Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

2OP484 Manažerská informatika 4OutlookSnímek 1 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2013 doc. Ing. Tomáš Kubálek,

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "2OP484 Manažerská informatika 4OutlookSnímek 1 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2013 doc. Ing. Tomáš Kubálek,"— Transkript prezentace:

1 2OP484 Manažerská informatika 4OutlookSnímek 1 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook doc. Ing. Tomáš Kubálek, CSc.

2 Obsah 1. K čemu slouží Microsoft Outlook K čemu slouží Microsoft Outlook 2. Pošta Pošta 3. Kalendář Kalendář 4. Kontakty Kontakty 5. Úkoly Úkoly OutlookSnímek 22OP484 Manažerská informatika 4

3 1 K čemu slouží Microsoft Outlook 1.1 Organizace osobních informacíOrganizace osobních informací 1.2 Firma EnciánFirma Encián 1.3 Seznámení s aplikací OutlookSeznámení s aplikací Outlook OutlookSnímek 32OP482 Manažerská informatika 2

4 OutlookSnímek 42OP482 Manažerská informatika Organizace osobních informací správa osobních informací zpravidla uloženy na serveru Microsoft Exchange Server: y, kalendáře, kontakty, úkoly hostování firemní  Exchange Online  Office 365: 50 GB (+ 25 GB SkyDrivePro)  Active Directory soukromé  Outlook.com: 7 GB (+ 7 GB SkyDrive) možnost propojení: Facebook, Twitter, LinkedIn, Google bez cílené reklamy

5 Druhy osobních informací Outlook = vyhlídka pošta poštovní klient jeden či více poštovních účtů snadné třídění kalendář plánované akce či celodenní události možnost více kalendářů a jejich sdílení kontakty osobní kontakty odesílání elektronické pošty, papírové pošty telefonování vyhledávání webových kontaktů úkoly možnost přidělit termíny sledování plnění další informace poznámky deník RSS kanály historie konverzací z Lyncu OutlookSnímek 52OP484 Manažerská informatika 4

6 Účty OutlookSnímek 62OP484 Manažerská informatika 4

7 Nastavení účtu Soubor, Informace, Nastavení účtu, Nastavení účtu (plán A2 Office 365) Active Directory (ISIS) Profily ovládací panely Windows Uživatelské účty a zabezpečení rodiny Pošta Zobrazit profily OutlookSnímek 72OP484 Manažerská informatika 4

8 Karty nastavení Datové soubory ost (offilne storage table)  informace z firemního a soukromého účtu pst (personal information store)  odběry internetových kalendářů  seznam služby SharePoint Informační kanály RSS Nový, Přidat ukládání do ost souboru, do složky Informační kanály RSS možno přidávat přímo ze SharePointu  Seznam, Sdílet a sledovat, Informační kanál RSS Seznamy serveru SharePoint Seznam, Připojit a exportovat, Připojit k aplikaci Outlook složka Jiné kalendáře (kontakty, úkoly) Internetové kalendáře Domů, Sdílení, Publikovat online, Publikovat tento kalendář, Spustit publikování Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendáře, Z Internetu OutlookSnímek 82OP484 Manažerská informatika 4

9 1.2 Firma Encián 20 zaměstnanců Petr Novák, ředitel firmy Marie Sladká, asistentka ředitele firmy Eva Kolínská, vedoucí oddělení Programování Petr Novák využívá mobilní zařízení Windows Phone iOS Android OutlookSnímek 92OP484 Manažerská informatika 4

10 1.3 Seznámení s aplikací Outlook OutlookSnímek 102OP484 Manažerská informatika 4

11 2 Pošta 2.1 SložkySložky 2.2 PodpisyPodpisy 2.3 Odeslání zprávyOdeslání zprávy 2.4 Adresát zprávyAdresát zprávy 2.5 Formátování textu zprávyFormátování textu zprávy 2.6 Vkládání objektů do zprávyVkládání objektů do zprávy 2.7 Revize zprávyRevize zprávy 2.8 Možnost odeslání zprávyMožnost odeslání zprávy 2.9 Čtení zprávy a odpověďČtení zprávy a odpověď 2.10 Zpracování poštyZpracování pošty 2.11 Způsoby zobrazeníZpůsoby zobrazení 2.12 Hledání zprávyHledání zprávy 2.13 ArchivaceArchivace 2.14 Informační kanály RSSInformační kanály RSS 2.15 Sdílení, delegaceSdílení, delegace 2.16 Pošta z jiných serverů a sdílené schránkyPošta z jiných serverů a sdílené schránky 2.17 Rychlé zprávy a historie konverzacíRychlé zprávy a historie konverzací 2.18 Oznámení o nepřítomnostiOznámení o nepřítomnosti OutlookSnímek 112OP484 Manažerská informatika 4

12 2.1 Složky Připravené složky Doručená pošta Koncepty (Ctrl S) Odeslaná pošta Odstraněná pošta společný pro všechny moduly Historie konverzací Informační kanály RSS Nevyžádaná pošta Domů, Odstranit, Nevyžádaná pošta, Možnosti nevyžádané pošty Pošta k odeslání Složky výsledků hledání z místní nabídky Nová složka hledání Pro zpracování: označená příznakem pro zpracování Větší než 100 kB: velká pošta Vytvořené složky 1 Pracovní 2 Osobní 3 Nabídky Složka Oblíbené Doručená pošta Odeslaná pošta Historie konverzací Pro zpracování z místní nabídky Zobrazit v oblíbených OutlookSnímek 122OP484 Manažerská informatika 4

13 Doporučení pro zpracování pošty Do 2 minut: 1. Na zprávu odpovíme a přesuneme ji do složky 1 Pracovní či 2 Osobní 2. Zprávu přesuneme do složky 1 Pracovní či 2 Osobní, nevyžaduje odpověď, chceme uchovat. 3. Zprávě přiřadíme příznak pro další zpracování. Zobrazí se v seznamu úkolů 4. Zprávu automaticky přesuneme do složky 3 Nabídky dle odesílatele. 5. Zprávu odstraníme. OutlookSnímek 132OP484 Manažerská informatika 4

14 2.2 Podpisy Soubor, Možnosti, Pošta, Vytváření zpráv, Podpisy Calibri 11, Verdana %2C _1&t=s&q= N%252C% E&qp= _ _ _ _ %2C _1&t=s&q= N%252C% E&qp= _ _ _ _17 OutlookSnímek 142OP484 Manažerská informatika 4

15 2.3 Odeslání zprávy Domů, Nový Vložení, Zahrnout, Podpis (záměna podpisů) podpisy v systémové složce Users\Uživatel\AppData\Roaming\Microsoft\Signa tures podpis jako výchozí text Komu, Kopie, Skrytá stav, karta kontaktu Vložení, Zahrnout, Připojit soubor Odeslat (Ctrl Enter) OutlookSnímek 152OP484 Manažerská informatika 4

16 Marie Sladká Petru Novákovi OutlookSnímek 162OP484 Manažerská informatika 4

17 2.4 Adresát zprávy přesný název adresy (Komu, Kopie, Skrytá) oddělovačem více adres středník, čárka či mezerník (transformovány na středník) jméno či neplné jméno (doplnění dle Active Directory nebo dle osobních kontaktů) výběr z adresáře (kliknutím do tlačítka Komu) Offline Global Adress List: synchronizace s AD jednou denně ve složce Users\Uživatel\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Adress Books – soubor s příponou oab  okamžitá aktualizace: Soubor, Nastavení účtu, Stáhnout adresář Globální adresář (GAL): AD z Internetu Kontakty: hledání v Lidech dle účtů LinkedIn: kontakty ze sociální sítě LinkedIn Případné další vlastní složky kontaktů All Contacts: externí kontakty v Office 365 All Groups: distribuční skupiny Office 365 All Rooms: místnosti Office 365 OutlookSnímek 172OP484 Manažerská informatika 4

18 2.5 Formátování textu zprávy Formátování textu, Formát HTML: individuální, styly Prostý text Formát RTF Marie Sladká Petru Novákovi Komu: Petr Novák Předmět: Styly zpráv v Outlooku Vložení, Tabulky, Tabulka 1 x 4 Rozložení, Zarovnání, Zarovnat doleva na střed Formátování textu, Styly Styly, Více,  Vytvořit styl  Vytvořit nový styl podle formátování, Styl Encián, Změnit  Barva písma, Oranžová (Zvýraznění 2) OutlookSnímek 182OP484 Manažerská informatika 4

19 Marie Sladká Petru Novákovi OutlookSnímek 192OP484 Manažerská informatika 4

20 Motivy a sady stylů OutlookSnímek 202OP484 Manažerská informatika 4

21 Další možnosti formátování Formátování textu, Styly, Změnit styly, Sada stylů, 17 sad Možnosti, Motivy, Motivy, 9 motivů Formátování textu Styly, Změnit styly, Barvy, 23 kombinací 8 barev Přizpůsobit barvy, další kombinace barev Změnit styly, Písmo, 26 kombinací typů písma pro nadpisy a pro běžný text Přizpůsobit písma, další vlastní kombinace Možnosti, Motivy, Motivy, Uložit aktuální motiv (i pro další aplikace Office) Vložení, Ilustrace, Obrazce Možnosti, Motivy, Efekty Vlastní styly Formátování textu, Styly, spouštěč dialogového okna, seznam stylů z místní nabídky Změnit Nový styl Kontrola stylů Vlastní sada modifikovaných stylů, Uložit jako novou sadu stylů OutlookSnímek 212OP484 Manažerská informatika 4

22 2.6 Vkládání objektů do zprávy Rychlé části Marie Sladká Petru Novákovi Dobrý den, Vložení, Text, Rychlé části, Uložit výběr do galerie rychlých částí Nový stavební prvek Název: pozdrav Galerie: rychlé části Kategorie: obecné Popis: Dobrý den Uložit do: Normal .dotm Možnosti: Vložit pouze obsah Aplikace pozd Enter Vložení, Text, Rychlé části Místní nabídka Vložit na aktuální pozici v dokumentu Vložit na začátek dokumentu Vložit na konec dokumentu Upravit vlastnosti Uspořádat a odstranit Přidat galerii na panel nástrojů Rychlý přístup Vložení, symboly, Vodorovná čára OutlookSnímek 222OP484 Manažerská informatika 4

23 Rychlý text ECDL zapíšeme text Revize, Jazyk, Jazyk, Nastavit jazyk kontroly pravopisu, Angličtina (Spojené království) Vložení, Odkazy, Hypertextové odkazy Zobrazený text: na webu ECDL Adresa: Vložení, Ilustrace, Obrázky, logo ECDL Vložení, Rychlé části, Uložit do galerie rychlých částí Parametry stavebního prvku Název: ECDL Galerie: rychlé části Kategorie: informace Popis: Základní informace o ECDL Uložit do: Normal .dotm Možnosti: Vložit obsah do samostatného odstavce oddělující čára Odeslání zprávy OutlookSnímek 232OP484 Manažerská informatika 4

24 Ostatní objekty Vložení Zahrnout Připojit soubor (též tažením) Položka aplikace Outlook Vizitka (libovolný kontakt) Kalendář Podpis Tabulky Tabulka  grafickým výběrem  Vložit tabulku  Navrhnout tabulku  Převést text na tabulku  Tabulka Excelu  Rychlé tabulky (opakované využití) Ilustrace  Obrázky  Online obrázky  Obrazce  SmartArt  Graf  Snímek obrazovky Odkazy  Hypertextový odkaz  Záložka Text  Textové pole  Rychlé části  WordArt  Inciála  Datum a čas  Objekt Symboly  Rovnice (karta Nástroje rovnice)  Symbol  Vodorovná čára OutlookSnímek 242OP484 Manažerská informatika 4

25 2.7 Revize zprávy Revize Kontrola pravopisu Pravopis a gramatika (F7) Zdroje informací: hledání v nastavené službě (Bing) Tezaurus: synonyma Počet slov: slova, znaky, odstavce, řádky Jazyk Přeložit: odešle text zprávy do překladače Microsoftu Jazyk: nastavení jazyka pro označenou část textu OutlookSnímek 252OP484 Manažerská informatika 4

26 2.8 Možnosti odeslání zprávy Možnosti, Sledování Požadovat oznámení o doručení Požadovat oznámení o přečtení Možnosti, Sledování, Použít hlasovací tlačítka, Vlastní Rozhodně ano Spíše ano Nevím Spíše ne Rozhodně ne OutlookSnímek 262OP484 Manažerská informatika 4

27 Hlasování a výsledky OutlookSnímek 272OP484 Manažerská informatika 4

28 Další modifikace karty Možnosti Další možnosti Uložit odeslanou položku do Odložit doručení Odpovědi doručovat na adresu: změna, rozšíření Motivy: pozadí (barva, efekt výplně) Odvolání zprávy otevřeme zprávu Zpráva, Přesunout, Další akce přesunutí, Odvolat zprávu  Odstranit nepřečtené kopie zprávy  Odstranit nepřečtené kopie zprávy a nahradit je novou zprávou Informovat o úspěšnosti odvolání u každého příjemce Podmínky  nepřečtení příjemcem  příjemce používá Exchange OutlookSnímek 282OP484 Manažerská informatika 4

29 Další nástroje odesílání Zpráva bez předmětu Vypršení zprávy Možnosti, Další možnosti, spouštěč dialogového okna Vlastnosti, Platnost vyprší do (potom u odesílatele přeškrtnuta) Důležitost Zpráva, Značky  Vysoká důležitost  Nízká důležitost Utajení okno Vlastnosti Normální, Osobní, Soukromé, Důvěrné zobrazeno v záhlaví zprávy neomezuje operace se zprávou (IRM – Information Rights Management) Kontakty zprávy automaticky vyplněno při odesílání z modulu Lidé  Zobrazení, Uspořádání, Přidat sloupec  zobrazení zprávy, Soubor, Vlastnosti Šablona zprávy ze zprávy Materiály pro poradu vedení Soubor, Znovu odeslat nebo odvolat, Znovu odeslat zprávu Soubor, Uložit jako aplikace  dvojitým kliknutím na soubor šablony  tažení souboru na ikonu Outlooku na hlavním panelu Windows, spouštění z místní nabídky OutlookSnímek 292OP484 Manažerská informatika 4

30 2.9 Čtení zprávy a odpověď Podokna složek (počet nepřečtených zpráv, minimalizace, Oblíbené) zpráv (sestupně, konverzace, Nepřečtené, seskupení dle dnů, začátek zprávy) čtení (vpravo, dle, vypnuté) osob (Zobrazení, Podokno osob, Podokno osob; normální, minimalizované, vypnuté) OutlookSnímek 302OP484 Manažerská informatika 4

31 Marie Sladká Petru Novákovi OutlookSnímek 312OP484 Manažerská informatika 4

32 Reakce na přijatou poštu místní nabídka jména v textu, Kdo to je Reakce Odpovědět: nejsou znovu posílány připojené soubory Odpovědět všem: nejsou znovu posílány připojené soubory Předat dál Rychlé zprávy: rychlé zprávy v Lyncu Další možnosti Otevřít v novém okně Petr Novák Marii Sladké Dobrý den, děkuji za diagram. Materiály pro poradu právě připravuji a brzy pošlu. S pozdravem Petr Novák koncept Zahodit Tisk místní nabídka Rychlý tisk Soubor, Vytisknout OutlookSnímek 322OP484 Manažerská informatika 4

33 2.10 Zpracování pošty způsoby prohlížení zpráv podokno čtení okno zprávy (pohyb mezi zprávami) řazení dle pole Přijato Zobrazení, Uspořádání  Uspořádat podle  Obrátit pořadí řazení  Přidat sloupce OutlookSnímek 332OP484 Manažerská informatika 4

34 Značky: nepřečtené, kategorie nepřečtené či přečtené (lze nastavit z místní nabídky) kategorie zpočátku 6 kategorií dle barev, názvy lze měnit společné pro všechny moduly uloženy na serveru Domů, Zařadit do kategorií, Všechny kategorie, Odstranit Nová  Název: 11 školení  Barva: červená  Klávesová zkratka: Ctrl F2 aplikace  žádost Petru Novákovi o materiály 12 porady  Styly zpráv v Outlooku 11 školení  možnost více kategorií  řazení, filtrování OutlookSnímek 342OP484 Manažerská informatika 4

35 Značky zpracování zobrazí zprávu v modulu Úkoly parametry Příznak: Zpracovat, Zavolat, Nepředávat dál,… Datum zahájení Termín splnění Připomenutí Domů, Značky, Zpracovat, Nastavit rychlé kliknutí, Žádné datum RE: Materiály pro poradu vedení Vlastní  Příznak: Prověřit  Datum zahájení: aktuální datum  Termín splnění: datum za týden  Připomenutí: za 6 dní od aktuálního data záhlaví zprávy Úkoly Kalendář  Panel úkolů  Seznam denních úkolů splnění úkolu (přeškrtnuté) Vymazat příznak filtrování  Všechny, Nepřečtené  Domů, Najít, Filtrovat y  Nepřečtené  Obsahuje přílohy  Tento týden  Zařazené do kategorií  S příznakem…  Další filtry OutlookSnímek 352OP484 Manažerská informatika 4

36 Třídění do složek Nové složky 1 Pracovní 2 Osobní 3 Nabídky Přesun tažením z místní nabídky Domů, Přesunout, Přesunout, 1 Pracovní OutlookSnímek 362OP484 Manažerská informatika 4

37 Pravidla Složka 4 Mapy Praha 9, Kbelská 44 Sdílet mapu Poslat em Komu: Vaše adresa Vzkaz: Mapa okolí firmy Encián Jako odkaz Odeslat Domů, Přesunout, Pravidla, Vždy přesunout zprávy od Mapy.cz 4 Mapy test pravidla znovu stejná zprávy z mapy.cz 3 Nabídky nabídky e-shopů OutlookSnímek 372OP484 Manažerská informatika 4

38 Správa pravidel Domů, Přesunout, Pravidla, Spravovat pravidla a upozornění OutlookSnímek 382OP484 Manažerská informatika 4

39 Rychlé kroky Domů, Rychlé kroky, Vytvořit nový Název: 1 Pracovní Přesunout do složky, 1 Pracovní Přidat akci Vymazat příznaky zprávy Ctrl+Shift+1 Text popisu: Ukončení zpracování pracovní zprávy otestování RE: Materiály pro poradu vedení správa Rychlé kroky, spouštěč dialogového okna OutlookSnímek 392OP484 Manažerská informatika 4

40 Zásady složka 4 Mapy Domů, Značky, Přidat zásady, Nastavit zásady složek Zásady složek: 1 Week Delete Domů, Značky, Přidat zásady, Zobrazit položky, jejichž platnost brzy vyprší záhlaví zpráv: upozornění Odstraněná pošta: Deleted Items (30 dnů) OutlookSnímek 402OP484 Manažerská informatika 4

41 Nevyžádaná pošta z místní nabídky zprávy Nevyžádaná pošta, Blokovat odesílatele (automaticky do Nevyžádaná pošta) Domů, Odstranit, Nevyžádaná pošta, Možnosti nevyžádané pošty Možnosti: úroveň ochrany Blokovaní uživatelé Čištění konverzací zpráva již obsažena v odpovědi aplikace na složky, případně i podsložky Domů, Odstranit, Vyčistit OutlookSnímek 412OP484 Manažerská informatika 4

42 Úprava zprávy otevření v samostatném okně Zpráva, Akce, Upravit zprávu Materiály pro poradu vedení  Pan ředitel slíbil brzké zaslání programu jednání  Formátování textu, Písmo, Barevné zvýraznění textu Předmět: + příslib programu jednání Ctrl+S Zobrazení Zobrazení, Aktuální zobrazení, Nastavení zobrazení Upřesnit natavení zobrazení: Kompaktní, Sloupce přidat Předmět úkolu za sloupec Předmět odebrat Předmět OutlookSnímek 422OP484 Manažerská informatika 4

43 Další zpracování Odeslání do OneNote 1 Pracovní Domů, Přesunout, OneNote poznámkový blok, skupina oddílu, oddíl parametry zprávy v tabulce, text zprávy Kopie zprávy do kontaktů tažením zprávy na ikonu modulu Lidé OutlookSnímek 432OP484 Manažerská informatika 4

44 2.11 Způsoby zobrazení typy zobrazení Tabulka (na jeden či více řádků) Časová osa (z místní nabídky různá měřítka) Den/týden/měsíc (včetně barevných kategorií) připravená zobrazení (Zobrazení, Aktuální zobrazení, Změnit zobrazení) Kompaktní: tabulkové kompaktní zobrazení Jednoduché: tabulkové řádkové zobrazení Náhled: tabulkové kompaktní bez podokna čtení modifikace zobrazení Zobrazení, Aktuální zobrazení, Nastavit zobrazení případně Obnovit zobrazení OutlookSnímek 442OP484 Manažerská informatika 4

45 Vlastní zobrazení Zobrazení, Aktuální zobrazení, Změnit zobrazení, Spravovat zobrazení Kompaktní, Kopírovat _Vlastní zobrazení Sloupce: Předmět  Předmět úkolu Podmíněné formátování  Přidat  Název: Petr Novák  Písmo: fialová barva  Podmínka: Odesílatel Petr Novák  Velké přílohy: kaštanová barva (Další volby: větší než 1000 kB) Nastavené podmíněné formátování nepřečtené zprávy: modře tučně zpráva s příznakem zpracování nesplněným v termínu: červeně zprava v konverzaci z jiné složky: kurzívou OutlookSnímek 452OP484 Manažerská informatika 4

46 Další akce zobrazení tlačítka v kartě Zobrazení kliknutí do záhlaví sloupců v tabulce zpráv obrázky z jiných serverů mapy.cz Praha 9, Kbelská 44 Sdílet mapu  Odesílatel: Marie Sladká  Komu: nám  Vzkaz: Mapa okolí firmy Encián, Jako obrázek, Odeslat zpráva Mapa ze serveru Mapy.cz z místní nabídky: Přidat do seznamu bezpečných odesílatelů. OutlookSnímek 462OP484 Manažerská informatika 4

47 2.12 Hledání zprávy vyhledávací pole nebo Ctrl E Obor aktuální složka podsložky všechny položky Outlooku aktuální poštovní schránka (všechny složky) všechny poštovní schránky Upřesnit Od Předmět… Možnosti Poslední hledání Nástroje hledání (prohledávání i v připojených souborech) Stav indexování Prohledávaná umístění Rozšířené hledání Možnosti hledání OutlookSnímek 472OP484 Manažerská informatika 4

48 2.13 Archivace synchronizace zpráv v souboru s příponou ost, v cloudu kapacita 50 GB Archivace Soubor, Možnosti Upřesnit, Automatická archivace, Nastavení automatické archivace možnost diferencovaného nastavení pro jednotlivé složky místní nabídka složky, Vlastnosti, Automatická archivace archivované zprávy dostupné z lokálního pst OutlookSnímek 482OP484 Manažerská informatika 4

49 Vyčištění poštovní schránky Soubor, Nástroje pro čištění, Vyčištění poštovní schránky OutlookSnímek 492OP484 Manažerská informatika 4

50 2.14 Informační kanály RSS RSS – Rich Site Summary RSS kanály Technet iDnes.cz, z místní nabídky Kopírovat zástupce Outlook místní nabídka složky Informační kanály RSS: Přidat nový informační kanál RSS Ctrl V, Přidat modifikace zobrazení RSS Domů, Aktuální zobrazení, Změnit zobrazení, Spravovat zobrazení, RSS, Změnit podmíněné formátování Windows, slovo Windows, zeleně první zpráva Domů, RSS, Stáhnout obsah, Stáhnout článek složka 9 Oblíbené RSS rychlý krok 9 Oblíbené RSS: přesun do složky 9 Oblíbené RSS složkám jednotlivých RSS kanálů přiřadíme zásadu složky 1 Month Delete (30 dnů) OutlookSnímek 502OP484 Manažerská informatika 4

51 2.15 Sdílení, delegace Sdílení Marie Sladká složka 1 Pracovní Složka, Vlastnosti, Oprávnění složky Přidat obdobně nutné nastavit na úrovni složky účtu OutlookSnímek 512OP484 Manažerská informatika 4

52 Zobrazení cizí pošty Petr Novák Soubor, Nastavení účtu, Nastavení účtu , Petr Novák, Změnit Další nastavení, Upřesnit, Přidat Marie Sladká Další, Dokončit účet Marie Sladká v podokně složek pouze prohlížení OutlookSnímek 522OP484 Manažerská informatika 4

53 Delegace Petr Novák Soubor, Nastavení účtu, Přístup delegáta Přidat Doručená pošta: Šéfredaktor Automaticky odeslat delegátovi zprávu… OutlookSnímek 532OP484 Manažerská informatika 4

54 Využití delegace Marie Sladká Domů, Nové, Nový Možnosti, Zobrazit pole, Od Od, Jiná ová adresa, Petr Novák ve zpráva v záhlaví Marie Sladká za uživatele Petr Novák zpráva také v odeslané poště Marie Sladké otevření složky Doručená pošta Petra Nováka Soubor, Otevřít a exportovat, Složka jiného uživatele Petr Novák, Doručená pošta doplnění složky účtu Petra Nováka Marii Sladké Petr Novák v místní nabídce svého účtu Oprávnění složky oprávnění Revidující Marii Sladké Marie Sladká Soubor, Nastavení účtu, Nastavení účtu , svůj účet Změnit, Další nastavení, Přidat zapíšeme účet Petr Novák zpřístupní ještě na úrovni šéfredaktora složku Odeslaná pošta OutlookSnímek 542OP484 Manažerská informatika 4

55 2.16 Pošta z jiných serverů a sdílené schránky Pošta z jiného serveru Soubor, Nastavení účtu, Nastavení účtu, Nový, Přidat účet Další Sdílené schránky zakládá správce Office 365 v organizaci Soubor, Nastavení účtu, Nastavení útu , svůj účet Změnit Další nastavení, Upřesnit, Přidat zapsat adresu schránky, např. OutlookSnímek 552OP484 Manažerská informatika 4

56 2.17 Rychlé zprávy a historie konverzací Rychlé zprávy z karty kontaktu Panel úkolů  Zobrazení, Rozložení, Panel úkolů, Lidé  Přidat k oblíbeným složka Historie konverzací zahrnuta do vyhledávání odpověď či přeposlání  Formátování textu, Styly, Změnit styly, Sada stylů  Čáry (jednoduché) či Word 2003 OutlookSnímek 562OP484 Manažerská informatika 4

57 2.18 Oznámení o nepřítomnosti Soubor, Automatické odpovědi výjimky: Pravidla fialová hvězdička indikátorem stavu Mimo kancelář OutlookSnímek 572OP484 Manažerská informatika 4

58 3 Kalendář 3.1 Uspořádání kalendářeUspořádání kalendáře 3.2 UdálostUdálost 3.3 SchůzkaSchůzka 3.4 Opakovaná událost a další možnosti událostíOpakovaná událost a další možnosti událostí 3.5 Poznámky k událostem ve OneNotePoznámky k událostem ve OneNote 3.6 Schůzka v LyncuSchůzka v Lyncu 3.7 Sdílení kalendářůSdílení kalendářů 3.8 Zobrazení kalendářeZobrazení kalendáře OutlookSnímek 582OP484 Manažerská informatika 4

59 3.1 Uspořádání kalendáře přechod na kalendář tlačítko modulu Kalendář umístění ukazatele nad tlačítko Kalendář – Panelu úkolů  kliknutí  kliknutí v pravém horním rohu  dvojité kliknutí zobrazení kalendáře čísla týdnů jiná zobrazení, např. 3 dny či 3 týdny Seznam denních úkolů OutlookSnímek 592OP484 Manažerská informatika 4

60 Modul Kalendář OutlookSnímek 602OP484 Manažerská informatika 4

61 3.2 Událost kategorie 13 schůzky kopie do kalendáře Petra Nováka OutlookSnímek 612OP484 Manažerská informatika 4

62 3.3 Schůzka schůzka :00 Událost, Účastníci, Pozvat účastníky Komu: Petr Novák Předmět: koncepce vybavení Místnost: All rooms, Encián 17 (38) zasedací místnost Čas ukončení: 12:00 vpravo návrhy termínů schůzek v půlhodinových intervalech nahoře upozornění: Toto pozvání jste ještě neodeslali Schůzka, Zobrazit, Pomocník při plánování měřítko vodorovné osy možnost potlačení odeslání pozvánky karta kontaktu účastníků zobrazení předmětu a umístění naplánovaných událostí tlačítko Možnosti potvrzení účasti na schůzce, sledování potvrzení potvrzení místnosti změna času schůzky, nutnost znovu potvrdit OutlookSnímek 622OP484 Manažerská informatika 4

63 Schůzka OutlookSnímek 632OP484 Manažerská informatika 4

64 3.4 Opakovaná událost a další možnosti události opakující se porady vedení každý první pátek v měsíci OutlookSnímek 642OP484 Manažerská informatika 4

65 Modifikace opakované schůzky přesun termínu porady z na dvojité kliknutí na schůzku Jenom tuto položku při změně opakování zrušen výjimek možnosti schůzky Zobrazit jako: Volno, Práce jinde, Nezávazně, Zaneprázdněn, Mimo kancelář Připomenutí: možnost zvuku Opakování značky Zařadit do kategorií Soukromé Vysoká důležitost Nízká důležitost OutlookSnímek 652OP484 Manažerská informatika 4

66 3.5 Poznámky k událostem ve OneNote událost porada vedení text: Porada vedení se zaměří na přípravu projektu rekonstrukce zasedací místnosti Výskyt schůzky, Poznámky ze schůzky, Poznámky ze schůzky Sdílet poznámky s tímto výskytem schůzky výběr poznámkového bloku sdíleného v OneDrive Pro s účastníky schůzky odkaz Zobrazit poznámky ze schůzky (web) OutlookSnímek 662OP484 Manažerská informatika 4

67 Poznámky ve OneNote po dopsání poznámek odešleme aktualizaci schůzky poznámky dostupné všem účastníkům (musí mít oprávnění k poznámkovému bloku) OutlookSnímek 672OP484 Manažerská informatika 4

68 3.6 Schůzka v Lyncu schůzka v úterý od 8 h Domů, Schůzka v Lyncu, Nová schůzka v Lyncu do poznámek k události se doplní Nová schůzka v Lyncu Komu: Petr Novák (popř. využití distribučního seznamu) Předmět: Příprava porady vedení Čas ukončení: :00 Schůzka, Schůzka v Lyncu, Možnosti schůzky (prezentující a účastníci) připojit se ke schůzce je možné i mimo čas jejího konání stav v Lyncu v průběhu konání schůzky v Lyncu nastavení stavu uživatelů: Zaneprázdněn, popř. Probíhá hovor, Konferenční hovor v průběhu konání běžné schůzky nastavení stavu uživatelů: Zaneprázdněn OutlookSnímek 682OP484 Manažerská informatika 4

69 3.7 Sdílení kalendářů Zobrazení dalších kalendářů Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendář Z adresáře / Ze seznamu místností Encián 17, 18, 27, 28 Domů, Spravovat kalendáře, Skupiny kalendářů, Zobrazit kalendáře týmu nadřízeného kalendář z SharePointu https://vse.sharepoint.com/sites/fmv/mn/Lists/rozvrh Kalendář, Připojit a exportovat, Připojit k aplikaci Outlook Podokno složek: kalendář Manažer obchod – Rozvrh kalendář z internetu Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendář, Z internetu vse.cz/Semestr/calendar.ics vse.cz/Semestr/calendar.ics OutlookSnímek 692OP484 Manažerská informatika 4

70 Kalendář služby Google Google zobrazíme kalendář Google Nastavení, Nastavení Kalendáře, název kalendáře Soukromá adresa, tlačítko ICAL kopie zobrazené adresy do schránky Outlook Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendář Z internetu kopie adresy ze schránky OutlookSnímek 702OP484 Manažerská informatika 4

71 Soukromé kalendáře Marie Sladká a děti Petra Nováka mají soukromý účet na serveru outlook.com děti poskytnou ke sdílení své kalendáře Marii Sladké onedrive.cz Onedrive, Kalendář Sdílet, svůj kalendář Komu: Marie Sladká, Spoluvlastník pozvánka Marii Sladké, vidí kalendář dítěte, možnost filtrování zobrazených kalendářů (Nastavení) Marie Sladká outlook.com: Nastavení, Možnosti, barevné odlišení, název, symbol, popis, oznámení o změnách Outlook  Soubor, Přidat účet  , heslo, Další  Podokno složek: Vlastní kalendáře OutlookSnímek 712OP484 Manažerská informatika 4

72 Skupiny kalendářů z vybraných kalendářů Podokno složek, zaškrtnout (např. soukromé) kalendáře Domů, Spravovat kalendáře, Skupiny kalendářů, Uložit jako novou skupinu kalendářů, Soukromé ze stávajících kalendářů z místní nabídky libovolné skupiny Nová skupina kalendářů, VŠE tažením přesuneme kalendáře  Semestr  Manažer obchodu – Rozvrh tažením lze změnit pořadí skupin snadné zobrazení všech kalendářů zaškrtnutím skupiny Zobrazení časového plánu (max. 30 kalendářů) OutlookSnímek 722OP484 Manažerská informatika 4

73 Nový kalendář Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendář Vytvořit nový prázdný kalendář Školení Office 365 Událost Předmět: školení Encián Místo konání: školící středisko na Šumavě Čas zahájení: sobota :00 Čas ukončení: sobota :00 OutlookSnímek 732OP484 Manažerská informatika 4

74 Sdílení kalendáře Domů, Sdílení, Sdílet kalendář Sharing invitation – název kalendáře Komu: Petr Novák Požádat o oprávnění v zobrazení složky Kalendář příjemce: zaškrtnutí Podrobnosti: Úplné podrobnosti (s výjimkou soukromých událostí) Odeslat OutlookSnímek 742OP484 Manažerská informatika 4

75 Kalendář em statický snímek Domů, Odeslat kalendář e- mailem Kalendář Rozsah Podrobnosti Zobrazit čase pouze během pracovní doby Upřesnit  soukromé  přílohy  rozložení u formát ICS OutlookSnímek 752OP484 Manažerská informatika 4

76 Kalendář na web Školení Office 365 Domů, Sdílení, Publikovat online, Publikovat tento kalendář OutlookSnímek 762OP484 Manažerská informatika 4

77 Státní svátky Domů, Uspořádat, spouštěč dialogového okna Možnosti kalendáře, Přidat svátky výběr státu celodenní události do základního kalendáře s kategorií Svátek OutlookSnímek 772OP484 Manažerská informatika 4

78 3.8 Zobrazení kalendáře Barvy kalendáře barva záložky kalendáře barva záhlaví dnů barva událostí (x barva kategorií, podmíněné formátování) barva automaticky nebo přiřazena Zobrazení, Barva, Barva, nabídka 9 barev Marie Sladká: 3 oranžová Petr Novák: 2 zelená Manažer obchodu: 1 modrá Semestr: 4 světle šedá Encián 17: 5 žlutá Lukáš: 6 světle modrá Erika: 9 červená Překrytí Zobrazení, Překrýt sebe nebo šipky v záložce OutlookSnímek 782OP484 Manažerská informatika 4

79 Zobrazení časového plánu OutlookSnímek 792OP484 Manažerská informatika 4

80 Seznam denních úkolů Zobrazení, Rozložení, Seznam denních úkolů, Normální úkol Marii Sladké Domů, Nové Položky, Úkol Předmět: připravit podklady pro jednání o koncepci vybavení Datum zahájení: pá Termín splnění: po Připomenutí: po :00 Kategorie: 12 porady OutlookSnímek 802OP484 Manažerská informatika 4

81 4 Kontakty 4.1 KontaktKontakt 4.2 ZobrazeníZobrazení 4.3 Podokno osobPodokno osob 4.4 Návaznost na další modulyNávaznost na další moduly 4.5 Hromadná korespondenceHromadná korespondence 4.6 Poznámky ke kontaktům ve OneNotePoznámky ke kontaktům ve OneNote 4.7 Sdílení kontaktůSdílení kontaktů OutlookSnímek 812OP484 Manažerská informatika 4

82 4.1 Kontakt zdroje kontaktů Active Directory Lidé  podrobnější údaje  externí kontakty Domů, Vizitka Domů, Nový, Nový kontakt OutlookSnímek 822OP484 Manažerská informatika 4

83 Petr Novák OutlookSnímek 832OP484 Manažerská informatika 4

84 Podrobnosti kontaktu Kontakt, Aktualizovat, Aktualizovat (z Active Directory) Kontakt, Zobrazit, Podrobnosti Kontakt, Zobrazit, Všechna pole Záliby: přemýšlivý Volné pole 1 – 4 Uživatelská pole  Oslovení pro obálku: Vážený pan  Osloven pro text: Vážený pane řediteli OutlookSnímek 842OP484 Manažerská informatika 4

85 Další kontakty z Active Directory Domů, Najít, Adresář Eva Kolínská (vedoucí oddělení) Přidat do kontaktů Společnost: Encián Oslovení pro obálku: Vážená paní Oslovení pro text: Milá Evo Volné pole1: výběr a objednání počítačů Marie Sladká Společnost: Encián OutlookSnímek 852OP484 Manažerská informatika 4

86 Skupina kontaktů Domů, Nový, Nová skupina kontaktů Název: Start Skupina kontaktů, Členové, Přidat členy Z kontaktů aplikace Outlook Z adresáře Nový ový kontakt Skupina kontaktů, Zobrazit, Poznámky Skupina řešitelů projektu rekonstrukce zasedací místnosti možnost předat skupinu internetový formát vCard kontakt aplikace Outlook OutlookSnímek 862OP484 Manažerská informatika 4

87 4.2 Zobrazení Lidé Vizitka (možnost modifikace) Karta Zobrazení, Aktuální zobrazení Nastavení zobrazení Sloupce  Volné pole 1  Oslovení pro obálku  Oslovení pro text vhodné měřítko Telefon Seznam OutlookSnímek 872OP484 Manažerská informatika 4

88 4.3 Podokno osob Připojení k sociálním sítím Podokno složek, pod seznamem složek, Připojit k sociální síti Facebook, LinkedIn, SharePoint dostupné profilové fotografie Zobrazení, Podokno osob, Normální OutlookSnímek 882OP484 Manažerská informatika 4

89 Karta kontaktu z pošty OutlookSnímek 892OP484 Manažerská informatika 4

90 4.4 Návaznost na další moduly Pošta ze seznamu kontaktů: Domů, Komunikace, z okna kontaktu: Kontakt, Komunikace, tažením kontaktu ze seznamu kontaktů na tlačítko modulu Pošta tažením zprávy z Pošty na tlačítko modulu Lidé Kalendář ze seznamu kontaktů: Domů, Komunikace, Schůzka z okna kontaktu: Kontakt, Komunikace, Schůzka tažením kontaktu ze seznamu kontaktů na tlačítko modulu Kalendář tažením schůzky na tlačítko modulu Lidé Úkol ze seznamu kontaktů: Domů, Komunikace, Další, Přiřadit úkol z okna kontaktu: Kontakt, Komunikace, Další, Přiřadit úkol tažením kontaktu ze seznamu kontaktů na tlačítko modulu Úkoly tažením úkolu na tlačítko modulu Lidé OutlookSnímek 902OP484 Manažerská informatika 4

91 4.5 Hromadná korespondence Zobrazení, Aktuální zobrazení, Změnit zobrazení, Karta Eva Kolínská, Ctrl Petr Novák Domů, Akce, Hromadná korespondence Kontakty: Pouze vybrané kontakty Pole e slučování: Pole kontaktu v aktuálním zobrazení Soubor dokumentu: Nový dokument Soubor pro data kontaktů: nezaškrtneme Trvalý soubor Typ dokumentu: Formulářové dopisy Sloučit do: Řádek předmětu zprávy: Pozvánka na poradu vedení OutlookSnímek 912OP484 Manažerská informatika 4

92 Kontakty pro hromadnou korespondenci OutlookSnímek 922OP484 Manažerská informatika 4

93 Text zprávy Korespondence, Zapsat a vložit pole, Vložit slučovací pole, Oslovení pro text Korespondence, Náhled výsledků, Náhled výsledků OutlookSnímek 932OP484 Manažerská informatika 4

94 Sloučení Korespondence, Dokončit, Dokončit a sloučit, Odeslat ové zprávy Parametry slučování OutlookSnímek 942OP484 Manažerská informatika 4

95 Hromadná korespondence z Wordu Korespondence, Spustit hromadnou korespondenci, Vybrat příjemce, Vybrat z kontaktů Outlooku význam pole Na tuto adresu zasílat poštu OutlookSnímek 952OP484 Manažerská informatika 4

96 4.6 Poznámky ke kontaktům ve OneNote ze seznamu kontaktů: Domů, Akce, OneNote z kontaktu: Kontakt, Akce, OneNote poznámkový blok sdílený ve OneDrive Pro a v něm oddíl nová stránka název stránka: příjmení a jméno kontaktu začátek stránky: rekapitulace informace o kontaktu včetně jeho obrázku odkaz na položku Outlooku OutlookSnímek 962OP484 Manažerská informatika 4

97 4.7 Sdílení kontaktů ze seznamu kontaktů: Domů, Sdílení z kontaktu: Akce, Předat dál možnosti Jako vizitku (vizitka a formát vcf) V internetovém formátu (vCard) Jako kontakt aplikace Outlook sdílení účelové složky kontaktů Domů, Sdílení, Sdílet kontakty sdílení kontaktů jiného uživatele Domů, Sdílení, Otevřít sdílené kontakty OutlookSnímek 972OP484 Manažerská informatika 4

98 5 Úkoly 5.1 Složky úkolůSložky úkolů 5.2 Vlastní úkolVlastní úkol 5.3 Přiřazený úkolPřiřazený úkol 5.4 Zobrazení úkolůZobrazení úkolů 5.5 Poznámky k úkolům ve OneNotePoznámky k úkolům ve OneNote 5.6 Sdílení úkolůSdílení úkolů OutlookSnímek 982OP484 Manažerská informatika 4

99 5.1 Složky úkolů Seznam úkolů odkaz na úkoly ze všech ostatních složek úkolů odkazy na zprávy s příznakem zpracování* kontakty s příznakem zpracování* prvotně filtr zobrazování nedokončených úkolů Úlohy vlastní úkoly úkoly přiřazené jiným uživatelem ostatní vlastní složky * nezobrazovány ve Windows Phone OutlookSnímek 992OP484 Manažerská informatika 4

100 5.2 Vlastní úkol první úkol podklady pro jednání o koncepci vybavení (kap. 3.8) druhý úkol Domů, Nový, Nový úkol Předmět: občerstvení pro poradu vedení Datum zahájení: Termín splnění: Připomenutí: :30 Kategorie: 12 porady příznak zpracování nelze vymazat (úkoly jsou tedy v Seznamu úkolů) OutlookSnímek 1002OP484 Manažerská informatika 4

101 5.3 Přiřazený úkol úkol Marie Sladké přiřazený Petru Novákovi Domů, Nový, Nový úkol Úkol, Přiřadit úkol OutlookSnímek 1012OP484 Manažerská informatika 4

102 Reakce Petra Nováka přijetí úkolu Zpráva / Úkol, Odpovědět, Přijmout (bez odpovědi) plnění úkolu Hotovo: 50 % (Stav: Probíhá) dokončení úkolu Skutečná práce: 3 hod. Úkol, Spravovat úkol, Označit jako dokončené  Stav: Dokončeno  Hotovo 100 %  Datum dokončení: aktuální datum Marii Sladké se odešle zpráva Task Completed OutlookSnímek 1022OP484 Manažerská informatika 4

103 Finalizace Marií Sladkou Úkol, Podrobnosti, Vytvořit nepřidělenou kopii poznámky úkolu (tlačítko Úkol): Program i materiály vloženy další úkol Petru Novákovi: koncept zápisu s termínem do OutlookSnímek 1032OP484 Manažerská informatika 4

104 5.4 Zobrazení úkolů Podrobné Stručný seznam Seznam úkolů (nesplněné úkoly) filtr Datum dokončení neexistuje, Příznak dokončení neexistuje Podle priority seskupení dle priority a kategorie Aktivní filtr Stav se rovná Nezahájeno nebo Probíhá nebo Čeká se na někoho dalšího Dokončené filtr Stav se rovná Dokončeno Dnes filtr Termín splnění před dnem (včetně) Dnes a Dům dokončení neexistuje nebo po dni (včetně) Dnes Příštích 7 dní Zpožděné Přiřazeno Úlohy serveru OutlookSnímek 1042OP484 Manažerská informatika 4

105 Podmíněné formátování Dokončené a nepřečtené úkoly: přeškrtnuté tučné písmo Dokončené a přečtené úkoly: přeškrtnuté písmo Zpožděné úkoly: červené písmo Nepřečtené úkoly: tučné písmo Záhlaví nepřečtených skupin pro úkoly: tučné písmo OutlookSnímek 1052OP484 Manažerská informatika 4

106 5.5 Poznámky k úkolům ve OneNote obdobné jako v modulech Kalendář a Kontakty OutlookSnímek 1062OP484 Manažerská informatika 4

107 5.6 Sdílení úkolů možné sdílet složku úkolů z místní nabídky Sdílet, Sdílet úkoly okno Sharing Invitation (nelze sdílet složku odkazů Seznamu úkolů) z místní nabídky Sdílet, Oprávnění složky karta Oprávnění  možnost modifikace, přidávání, odebírání OutlookSnímek 1072OP484 Manažerská informatika 4


Stáhnout ppt "2OP484 Manažerská informatika 4OutlookSnímek 1 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2013 doc. Ing. Tomáš Kubálek,"

Podobné prezentace


Reklamy Google