Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Školení zaměstnancůOffice 365Snímek 1 Školení zaměstnanců Office 365 (Efektivní komunikace) doc. Ing. Tomáš Kubálek, CSc. Ing. Markéta Kubálková,

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Školení zaměstnancůOffice 365Snímek 1 Školení zaměstnanců Office 365 (Efektivní komunikace) doc. Ing. Tomáš Kubálek, CSc. Ing. Markéta Kubálková,"— Transkript prezentace:

1 Školení zaměstnancůOffice 365Snímek 1 Školení zaměstnanců Office 365 (Efektivní komunikace) doc. Ing. Tomáš Kubálek, CSc. Ing. Markéta Kubálková, Ph.D. Prezentace dostupná na intranetu školy

2 Obsah 1. Office 365 Office OneDrive pro firmy OneDrive pro firmy 3. SharePoint SharePoint 4. Outlook Outlook 5. Lync Lync 6. Mobilní zařízení Mobilní zařízení 7. Studijní zdroje Studijní zdroje Office 365Snímek 2Školení zaměstnanců

3 1 Office K čemu slouží Microsoft Office 365K čemu slouží Microsoft Office Přehled aplikací Office 365Přehled aplikací Office Portál Office 365Portál Office Instalace klientských aplikací Office Pro PlusInstalace klientských aplikací Office Pro Plus 1.5 Instalace dalších aplikací Office 365Instalace dalších aplikací Office 365 Office 365Snímek 3Školení zaměstnanců

4 1.1 K čemu slouží Office 365 kancelářské aplikace Microsoftu a úložiště dat vytváření a zpracování dokumentů ukládání a sdílení dokumentů systém sjednocené komunikace formy webové aplikace není nutná instalace klientské aplikace více funkcí plán A2 webové aplikace dostupné všem klientské aplikace dostupné všem nepřerušeným studentům až na 5 zařízení Office 365Snímek 4Školení zaměstnanců

5 1.2 Přehled aplikací Office 365 OneDrive pro firmy osobní úložiště dokumentů o velikosti 1 TB knihovna dokumentů Dokumenty, popř. další aplikace SharePoint firemní úložiště 0,5 GB na uživatele (soukromé úložiště OneDrive o velikosti 15 GB) Outlook: pošta a správa osobních informací (kalendář, kontakty, úkoly) 50 GB na uživatele využití globálního adresáře Lync: rozšířená elektronická komunikace komunikace textově, hlasem, obrazem schůzky (konference), záznam Office 365Snímek 5Školení zaměstnanců

6 Office Pro Plus OneNote – strukturované uchovávání a sdílení poznámek Word – zpracování textu PowerPoint – zpracování prezentací Excel – zpracování tabulek Access – zpracování databází Publisher – zpracování grafických materiálů další aplikace mimo Office 365 Project (v Office 365 Project Online) – výběr a optimalizace projektů Visio (v Office 365 Visio Services) – kreslení diagramů, vizualizace dat Office 365Snímek 6Školení zaměstnanců

7 1.3 Portál Office 365 Kdo má licenci Office 365 zaměstnanci (na pracovní smlouvu či dohodu včetně osob s rolí pracovník bez úvazku), studenti akreditovaných studijních programů, zahraniční studenti výměnných programů, studenti celoživotního vzdělávání, studenti mimořádného studia, studenti Univerzity třetího věku. Office 365Snímek 7Školení zaměstnanců

8 Přihlášení do Office dvojí zadání uživatelského jména pokud přijímáme poštu do Office 365 Office 365Snímek 8Školení zaměstnanců

9 Distribuční server pošty Osobní administrativa, Přihlášení do osobní administrativy Technologie a jejich správa, Doručování univerzitní pošty Nastavit distribuční server (realizace asi 30 minut) Office 365Snímek 9Školení zaměstnanců

10 Profilová fotografie ISIS Přizpůsobení informačního systému, Uživatelská nastavení Nastavení údajů Souhlas s přenosem fotky do externího systému: ano (realizace do 2 dnů) Office 365 Outlook, fotografie, nastavení Změnit Office 365Snímek 10Školení zaměstnanců

11 Zobrazování fotografií Místa zobrazování Outlook v klientské i webové aplikaci karta kontaktu Lync Zobrazení fotografie uživatele bez profilové fotografie kontakt v Outlooku s fotografií uživatel má připojen firemní účet na sociální síit Facebook, LinkedIn (a máme připojen Office 365 k sociálním sítím) Office 365Snímek 11Školení zaměstnanců

12 1.4 Instalace Office Pro Plus pouze pro studenty Office 365 Nastavení Nastavení služeb Office 365 software Office Nainstalovat Office 365Snímek 12Školení zaměstnanců

13 1.5 Instalace dalších aplikací pro všechny uživatele Office 365 Nastavení služeb Office 365 software Lync OneDrive SharePoint Designer Office 365Snímek 13Školení zaměstnanců

14 2 OneDrive pro firmy 2.1 Koncepce OneDrive pro firmyKoncepce OneDrive pro firmy 2.2 Správa dokumentůSpráva dokumentů 2.3 Webové aplikace onlineWebové aplikace online 2.4 Klientské aplikaceKlientské aplikace 2.5 PrůzkumyPrůzkumy 2.6 Další aplikace a nový webDalší aplikace a nový web 2.7 SynchronizaceSynchronizace Office 365Snímek 14Školení zaměstnanců

15 2.1 Koncepce OneDrive pro firmy úložiště je rozděleno na kolekce webů různých typů: firemní 10 GB + 0,5 GB * počet licencí Office 365 a Projectu Online veřejný web kolekce webů PWA běžné kolekce osobní kolekce webů 1 TB (8000 x více dat, než si pamatuje průměrný člověk) knihovna Dokumenty možnost synchronizace Office 365Snímek 15Školení zaměstnanců

16 2.2 Správa dokumentů způsoby nahrávání dokumentů vyhledáním dokumentu v lokální složce tažením ikony dokumentu z Průzkumníka souborů tažením mezi dvěma okny Průzkumníka souborů nepřímo synchronizací Office 365Snímek 16Školení zaměstnanců

17 Verze souborů výběr souboru Spravovat Historie verzí další nabídka Zobrazit Obnovit Odstranit Office 365Snímek 17Školení zaměstnanců

18 Nový soubor využití webových aplikací Nový Document.docx, Sešit.xlsx, Prezentace.pptx poznámkový blok se zadaným názvem průzkum v Excelu složka později možné přejmenovat zaškrtnutí Spravovat nabídka, Upravit vlastnosti pohyb mezi složkami Office 365Snímek 18Školení zaměstnanců

19 Úprava dokumentu ve webové aplikaci ze zobrazení dokumentu  Upravit dokument, Upravit v aplikaci online z nabídky dokumentu  zaškrtnutí  Spravovat  Upravit v prohlížeči  uložení návratem zpět (kliknutím do jména uživatele) v klientské aplikaci z panelu nástrojů ze zobrazení dokumentu z nabídky dokumentu v klientské aplikaci Office 365Snímek 19Školení zaměstnanců

20 Vlastnosti souboru vlastnosti název nadpis možnost dalších vlastností Knihovna, Nastavení, Nastavení knihovny Sloupce, Přidat sloupec úprava vlastností zaškrtnutí Spravovat Upravit Uložit Office 365Snímek 20Školení zaměstnanců

21 Sledování dokumentu nastavení zaškrtnutí Spravovat, Sledovat seznam OneDrive pro firmy leva navigace: Sledované dokumenty Office 365Snímek 21Školení zaměstnanců

22 Sdílení zaškrtnutí Sdílet Sdílí se mnou Odkaz mimo firmu Získat odkaz tlačítko mobilu Office 365Snímek 22Školení zaměstnanců

23 Sdílení – pokračování Sdílí se s ukončení poslání u Upřesnit Sdílení složek není možné veřejné sdílení rezervace Spravovat Rezervovat ukončení  Vrátit se změnami  Zrušit rezervací odstranění v Průzkumníku z panelu nástrojů Office 365Snímek 23Školení zaměstnanců

24 2.3 Webové aplikace online snadné prohlížení Word, Excel, PowerPoint, OneNote, PDF náhledy OneNote – není náhled Office 365Snímek 24Školení zaměstnanců

25 2.4 Klientské aplikace práce s úložišti OneDrive pro firmy soukromý OneDrive přihlášení Soubor Účet (Přidat účet) Office 365Snímek 25Školení zaměstnanců

26 2.5 Průzkumy Veřejné průzkumy OneDrive vhodná složka Nový Průzkum v Excelu Office 365Snímek 26Školení zaměstnanců

27 Otázky interního průzkumu první otázka Otázka: Název a adresa firmy Podtitul otázky: Nezapomeňte uvést PSČ Typ odpovědi: Odstavcový text Povinná: zaškrtnuto Výchozí odpověď: žádná druhá otázka Otázka: Telefonní číslo Podtitul otázky: žádný Typ odpovědi: Text Povinná: zaškrtnuto Výchozí odpověď: žádná třetí otázka Otázka: Téma školení Podtitul otázky: V případě zájmu o více témat vyplňte průzkum vícekrát. Typ odpovědi: Volba Povinná: zaškrtnuto Volby:  Office 365 – přehled  Outlook  OneDrive  SharePoint  Lync  Office Pro Plus Výchozí odpověď: Office 365 – přehled čtvrtá otázka Otázka: Počet zájemců Podtitul otázky: Kolik zaměstnanců se o školení ve firmě zajímá. Typ odpovědi: Číslo Povinná: zaškrtnuto Formát: žádný Výchozí odpověď: žádná Office 365Snímek 27Školení zaměstnanců

28 Pohled respondenta a výsledky Office 365Snímek 28Školení zaměstnanců úprava tabulky průzkumu Domů, Tabulky, Průzkum, Sdílet průzkum

29 Interní průzkum OneDrive Nastavení Přidat aplikaci Průzkum Průzkum zájmu o školení Office 365 Přidat otázky Otázka: Téma školení Typ odpovědi na otázku: Ponecháme typ Volba (nabídka) Požadovat odpověď na otázku: Ano Vynutit jedinečné hodnoty: Ne Volby Office 365 – přehled Outlook OneDrive SharePoint Lync Office Pro Plus Způsob zobrazení voleb: Zaškrtávací políčko Povolit volby vyplňování: Ne Výchozí hodnota: žádná Office 365Snímek 29Školení zaměstnanců

30 2.6 Další aplikace a nový web Další aplikace Knihovna dokumentů Knihovna obrázků Knihovna stránek wikiwebu Odkazy Kontakty Vlastní seznam Nový web Nastavení Obsah webu Podřízené weby Nový podřízený web společné oprávnění domovská stránka navigace Office 365Snímek 30Školení zaměstnanců

31 2.7 Synchronizace předpokladem aplikace OneDrive pro firmy Office Pro Plus Office 365 zdarma ke stažení (pro uživatele bez licence Office365) https://onedrive.live.com/about/cs-cz/download https://onedrive.live.com/about/cs-cz/download nastavení synchronizace Office 365Snímek 31Školení zaměstnanců

32 Název a průběh synchronizace lokální složka uživatele c:\Users\Jméno uživatele prvotně je možné do lokální složky zkopírovat soubory např. z flash disku průběžné sledování synchronizace Office 365Snímek 32Školení zaměstnanců

33 3 SharePoint ve firmě řada webů ve firemních a osobních kolekcích webů, přístup odkazy z jiných webů přímý odkaz např. z ové zprávy  Stránka, Sdílet a odeslat, Odeslat odkaz em východiskem propagované weby portál Office 365, Weby Office 365Snímek 33Školení zaměstnanců

34 Propagované odkazy uživatele z F2 Office 365Snímek 34Školení zaměstnanců

35 Intranet FMV Akreditační komise Intranety kateder Centrum dokumentů vědy FMV Office 365Snímek 35Školení zaměstnanců

36 Sledování webu odkaz Sledovat Office 365Snímek 36Školení zaměstnanců

37 Složky webů, obsah webu složky webů OneDrive Složky webů abecední řazení obsah webu Nastavení, Obsah webu respektování oprávnění Stránky webu – domovská stránka Office 365Snímek 37Školení zaměstnanců

38 Upozorňování Weby Rozcestník VŠE Office 365 Nastavení Obsah webu Videoprůvodci Knihovna, Sdílet a sledovat Upozornit Knihovna stránek Zobrazit všechny stránky Upozornit Office 365Snímek 38Školení zaměstnanců

39 Pokročilejší akce RSS kanály načítání novinek např. do Outlooku Zobrazení Synchronizace jakákoliv knihovna dokumentů při nižších oprávněním jednostranná synchronizace Veřejné SharePoint weby anonymní přístup bez přihlášení Office 365Snímek 39Školení zaměstnanců

40 4 Outlook 4.1 Seznámení s aplikací OutlookSeznámení s aplikací Outlook 4.2 PoštaPošta 4.3 KalendářKalendář 4.4 KontaktyKontakty 4.5 ÚkolyÚkoly Office 365Snímek 40Školení zaměstnanců

41 4.1 Seznámení s aplikací Outlook K čemu slouží OutlookK čemu slouží Outlook Nastavení OutlookuNastavení Outlooku Struktura okna OutlookuStruktura okna Outlooku Office 365Snímek 41Školení zaměstnanců

42 4.1.1 K čemu slouží Outlook správa osobních informací pošta (elektronické zprávy) kalendář kontakty úkoly Office 365 využívá Microsoft Exchange Server každý uživatel má k dispozici 50 GB aplikace klientská: Outlook webová: OWA účty firemní soukromý účet Microsoftu (OneDrive, outlook.com): 15 GB další: seznam.cz, centrum.cz Office 365Snímek 42Školení zaměstnanců

43 4.1.2 Nastavení Outlooku Průvodce spuštěním první okno: Další druhé okno: Další třetí okno  Jméno: civilní jméno a příjmení  adresa: uživatelské jméno dle ISIS včetně  heslo: dle ISIS  heslo znovu: dle ISIS čtvrté okno  automatická konfigurace ve třech dílcích krocích Outlook zahájí synchronizaci dat další účty Soubor, Informace, Nastavení účtu Office 365Snímek 43Školení zaměstnanců

44 České názvy složek postup OWA, Outlook Nastavení (ozubené kolečko) Možnosti Nastavení místní Přejmenovat výchozí složky, aby jejich názvy odpovídaly určenému jazyku Uložit Office 365Snímek 44Školení zaměstnanců

45 4.1.3 Struktura okna Outlooku Office 365Snímek 45Školení zaměstnanců

46 4.2 Pošta SložkySložky PodpisyPodpisy Odeslání zprávyOdeslání zprávy Adresát zprávyAdresát zprávy Možnosti odeslání zprávyMožnosti odeslání zprávy HlasováníHlasování Čtení zprávy a odpověďČtení zprávy a odpověď Zpracování poštyZpracování pošty Hledání zprávyHledání zprávy Sdílené schránkySdílené schránky Oznámení o nepřítomnostiOznámení o nepřítomnosti Office 365Snímek 46Školení zaměstnanců

47 4.2.1 Složky Připravené složky Doručená pošta Koncepty (Ctrl S) Odeslaná pošta Odstraněná pošta společný pro všechny moduly Historie konverzací Informační kanály RSS Nevyžádaná pošta Domů, Odstranit, Nevyžádaná pošta, Možnosti nevyžádané pošty Pošta k odeslání Složky výsledků hledání z místní nabídky Nová složka hledání Pro zpracování: označená příznakem pro zpracování Větší než 100 kB: velká pošta Vytvořené složky 1 Pracovní 2 Osobní 3 Nabídky Složka Oblíbené Doručená pošta Odeslaná pošta Historie konverzací Pro zpracování z místní nabídky Zobrazit v oblíbených Office 365Snímek 47Školení zaměstnanců

48 4.2.2 Podpisy Soubor, Možnosti, Pošta, Vytváření zpráv, Podpisy Podpisy mají názvy. Podpisů může být více. Změnou podpisu ve zprávě se změní původní podpis ve zprávě. Podpisy se ukládají lokálně podpisy v systémové složce Users\Uživatel\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures V OWA může být podpis jen jeden. Office 365Snímek 48Školení zaměstnanců

49 4.2.3 Odeslání zprávy Domů, Nový Vložení, Zahrnout, Podpis (záměna podpisů) podpis může být výchozím textem Komu, Kopie, Skrytá (trvalé nastavení) z globálního adresáře Ctrl K (Kontrola jmen) stav, karta kontaktu (dvojité kliknutí na jméno) Vložení, Zahrnout, Připojit soubor Odeslat (Ctrl Enter) Office 365Snímek 49Školení zaměstnanců

50 Marie Sladká Petru Novákovi Office 365Snímek 50Školení zaměstnanců

51 4.2.4 Adresát zprávy přesný název adresy (Komu, Kopie, Skrytá) oddělovačem více adres středník jméno či neúplné jméno (doplnění dle globálního adresáre nebo dle osobních kontaktů – urychlení tlačítkem Kontrola jmen Ctrl K) výběr z adresáře (kliknutím do tlačítka Komu) Offline Global Adress List: synchronizace s AD jednou denně ve složce Users\Uživatel\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Adress Books – soubor s příponou oab  okamžitá aktualizace: Soubor, Nastavení účtu, Stáhnout adresář Globální adresář (GAL): globální adresář z Internetu Kontakty: hledání v Lidech dle účtů LinkedIn: kontakty ze sociální sítě LinkedIn Případné další vlastní složky kontaktů All Contacts: externí kontakty v Office 365 All Groups: distribuční skupiny Office 365 All Rooms: místnosti Office 365 vyhledávání příjmení: Více sloupců (např. P Novák) dvojitým kliknutím na vybrané jméno dole zobrazení podrobností Office 365Snímek 51Školení zaměstnanců

52 Našeptávač dříve použité adresy nabízené našeptávačem adresy pro našeptávač fungují na libovolném počítači (jsou uloženy ve složce zpráv jako skrytá zpráva) Office 365Snímek 52Školení zaměstnanců

53 Distribuční skupiny osobní: vytvořené v modulu Lidé Kontakty, Nový, Nová skupina kontaktů Členové, Přidat členy  z kontaktů aplikace Outlook  z adresáře  nový ový kontakt lze předávat dál sdílené v organizaci: generované z ISIS skupiny kateder  zaměstnanci, dohody, doktorandi skupiny orgánů školy a fakult  akademický senát, vedení fakulty, kolegium děkana, vědecká rada) Office 365Snímek 53Školení zaměstnanců

54 4.2.5 Možnosti odeslání zprávy 1 Oznámení o přečtení Možnosti, Sledování (pro jednu zprávu)  Požadovat oznámení o doručení  Požadovat oznámení o přečtení Důležitost standardně střední Zpráva, Značky, Vysoká/Nízká důležitost (Střední po spouštěči dialogového okna) Zpráva bez předmětu Office 365Snímek 54Školení zaměstnanců

55 Možnosti zprávy 2 Vypršení zprávy Možnosti, Další možnosti, spouštěč dialogového okna Platnost vyprší po zpráva bude v seznamu zpráv adresáta přeškrtnuta Odložit doručení Odpovědi doručovat na adresu Barvy stránky: pozadí textu zprávy Office 365Snímek 55Školení zaměstnanců

56 Možnosti zprávy 3 Odvolání Odeslaná pošta samostatné okno zprávy Další akce přesunutí Odvolat zprávu podmínky  adresát zprávu ještě nepřečetl  zprávu jsme zaslali na adresu serveru Exchange Opakované použití zprávy samostatné okno zprávy Zpráva, Přesunout, Akce, Znovu odeslat zprávu Úprava zprávy samostatné okno zprávy Zpráva, Akce, Upravit zprávu, Ctrl S Office 365Snímek 56Školení zaměstnanců

57 4.2.6 Hlasování a výsledky Komu: Encián Předmět: Modul ECDL M13 Plánování projektů Text Dobrý den, prosím o Vaše stanovisko (formou hlasování), zda máme zařadit do testování model M13 Možnosti, Sledování, Použít hlasovací tlačítka, Vlastní Rozhodně ano Spíše ano Nevím Spíše ne Rozhodně ne Office 365Snímek 57Školení zaměstnanců

58 Hlasování a výsledky Office 365Snímek 58Školení zaměstnanců

59 4.2.7 Čtení zprávy a odpověď Podokna složek (počet nepřečtených zpráv, minimalizace, Oblíbené) zpráv (sestupně, konverzace, Nepřečtené, seskupení dle dnů, začátek zprávy) čtení (vpravo, dle, vypnuté) osob (Zobrazení, Podokno osob, Podokno osob; normální, minimalizované, vypnuté) Konverzace Zobrazení, Zobrazit jako konverzace Nastavení konverzace Office 365Snímek 59Školení zaměstnanců

60 Marie Sladká Petru Novákovi Office 365Snímek 60Školení zaměstnanců

61 Reakce na přijatou poštu stav a fotografie odesílatele místní nabídka jména v textu, Kdo to je Reakce Odpovědět: nejsou znovu posílány připojené soubory Odpovědět všem: nejsou znovu posílány připojené soubory Předat dál Rychlé zprávy: rychlé zprávy Lyncu Další možnosti Otevřít v novém okně (např. pro doplnění formátování HTML) koncept Zahodit Tisk místní nabídka Rychlý tisk Soubor, Vytisknout Office 365Snímek 61Školení zaměstnanců

62 4.2.8 Zpracování pošty způsoby prohlížení zpráv podokno čtení okno zprávy (pohyb mezi zprávami) řazení dle pole Přijato Zobrazení, Uspořádání  Uspořádat podle  Obrátit pořadí řazení  Přidat sloupce způsoby zpracování značky  nepřečtené, přečtené  kategorie  zpracování pravidla rychlé kroky nevyžádaná pošta Office 365Snímek 62Školení zaměstnanců

63 Značky: nepřečtené, kategorie nepřečtené či přečtené (lze nastavit z místní nabídky) kategorie zpočátku 6 kategorií dle barev, názvy lze měnit společné pro všechny moduly  diferencované pro různé schránky Exchange uloženy na serveru klávesové zkratky rychlé kliknutí aplikace  možnost více kategorií  řazení, filtrování Office 365Snímek 63Školení zaměstnanců

64 Značky zpracování zobrazí zprávu v modulu Úkoly v Seznamu úkolů parametry Příznak: Zpracovat, Zavolat, Nepředávat dál,… Datum zahájení Termín splnění Připomenutí Nastavení rychlého klinutí Domů, Značky, Zpracovat, Nastavit rychlé kliknutí, Žádné datum Prohlížení úkolů Úkoly Kalendář  Zobrazení, Panel úkolů  Úkoly splnění úkolu (přeškrtnuté) Vymazat příznak Office 365Snímek 64Školení zaměstnanců

65 Třídění do složek Nové složky 1 Pracovní 2 Osobní 3 Nabídky Přesun tažením z místní nabídky Domů, Přesunout, Přesunout, 1 Pracovní Office 365Snímek 65Školení zaměstnanců

66 Pravidla Složka 4 Mapy Praha 9, Kbelská 44 Sdílet mapu Poslat em Komu: Vaše adresa Vzkaz: Mapa okolí firmy Encián Jako odkaz Odeslat Domů, Přesunout, Pravidla, Vždy přesunout zprávy od Mapy.cz 4 Mapy test pravidla znovu stejná zprávy z mapy.cz 3 Nabídky nabídky e-shopů Office 365Snímek 66Školení zaměstnanců

67 Správa pravidel Domů, Přesunout, Pravidla, Spravovat pravidla a upozornění Office 365Snímek 67Školení zaměstnanců

68 Rychlé kroky Domů, Rychlé kroky, Vytvořit nový Název: 1 Pracovní Přesunout do složky, 1 Pracovní Přidat akci Vymazat příznaky zprávy Ctrl+Shift+1 Text popisu: Ukončení zpracování pracovní zprávy otestování libovolná zpráva správa Rychlé kroky, spouštěč dialogového okna Office 365Snímek 68Školení zaměstnanců

69 Nevyžádaná pošta z místní nabídky zprávy Nevyžádaná pošta, Blokovat odesílatele (automaticky do složky Nevyžádaná pošta) Domů, Odstranit, Nevyžádaná pošta, Možnosti nevyžádané pošty Možnosti: úroveň ochrany Blokovaní uživatelé Kopie zprávy do kontaktů táhnutím zprávy na ikonu modulu Lidé zpráva v poznámkách Office 365Snímek 69Školení zaměstnanců

70 4.2.9 Hledání zprávy vyhledávací pole nebo Ctrl E (klient hledá zpočátku v synchronizované kopii, seznam kontaktů musí být indexovaný) Obor aktuální složka podsložky všechny položky Outlooku aktuální poštovní schránka (všechny složky) všechny poštovní schránky Upřesnit Od Předmět… zprávy musí být indexovány OWA hledá na serveru vhodné podkno čtení prohledává se i v připojených souborech ukončení Ukončit hledání nebo Esc Office 365Snímek 70Školení zaměstnanců

71 Sdílené schránky adresa sdílená více uživateli schránku může prohlížet a psát z ní zprávy více uživatelů z vybrané distribuční skupiny v poli Od je nutné vybrat při odesílání sdílenou schránku tvoří správce Office 365 v organizaci např. zobrazení schránky Soubor, Nastavení účtu, Nastavení účtu , svůj účet Office 365 Změnit, Další nastavení Upřesnit, Přidat Upřesnit: Univerzita třetího věku podokno složek: účet sdílené schránky se složkami složky pošty lze sdílet s jiným uživatelem či delegovat práva na odesílání zprávy, např. vedoucího katedry sekretářkou katedry schránky týmových webů v SharePointu Office 365Snímek 71Školení zaměstnanců

72 Oznámení o nepřítomnosti Soubor, Automatické odpovědi výjimky: Pravidla fialová hvězdička indikátorem stavu Mimo kancelář Office 365Snímek 72Školení zaměstnanců

73 4.3 Kalendář Uspořádání kalendářeUspořádání kalendáře UdálostUdálost SchůzkaSchůzka Sdílení kalendářůSdílení kalendářů Office 365Snímek 73Školení zaměstnanců

74 4.3.1 Uspořádání kalendáře přechod na kalendář tlačítko modulu Kalendář umístění ukazatele nad tlačítko Kalendář – Panelu úkolů  kliknutí: zobrazení událostí jiného dne  kliknutí v pravém horním rohu: ukotvení do Panelu úkolů  dvojité kliknutí: zobrazení vybraného dne v kalendáři zobrazení kalendáře jiná zobrazení, např. 3 dny či 3 týdny Seznam denních úkolů  Zobrazení, Rozložení, Seznam denních úkolů Dle data zahájení nebo dokončení Office 365Snímek 74Školení zaměstnanců

75 Modul Kalendář Office 365Snímek 75Školení zaměstnanců

76 Možnosti zobrazení kalendáře Soubor, Možnosti, Kalendář Možnosti kalendáře nezaškrtnout Výchozí připomenutí Časová pásma Zobrazit druhé časové pásmo Počasí Jednotka teploty: Stupně Celsia Office 365Snímek 76Školení zaměstnanců

77 4.3.2 Událost kategorie 13 schůzky kopie do kalendáře Petra Nováka Office 365Snímek 77Školení zaměstnanců

78 Opakovaná událost a další možnosti události opakující se porady vedení každý první pátek v měsíci Office 365Snímek 78Školení zaměstnanců

79 4.3.3 Schůzka schůzka :00 Událost, Účastníci, Pozvat účastníky Komu: Petr Novák Předmět: koncepce vybavení Místnost: All rooms, Encián 17 (38) zasedací místnost Čas ukončení: 12:00 vpravo návrhy termínů schůzek v půlhodinových intervalech nahoře upozornění: Toto pozvání jste ještě neodeslali Schůzka, Zobrazit, Pomocník při plánování měřítko vodorovné osy možnost potlačení odeslání pozvánky karta kontaktu účastníků zobrazení předmětu a umístění naplánovaných událostí potvrzení účasti na schůzce, sledování potvrzení potvrzení místnosti změna času schůzky, nutnost znovu potvrdit Office 365Snímek 79Školení zaměstnanců

80 Schůzka Office 365Snímek 80Školení zaměstnanců

81 4.3.4 Sdílení kalendářů Zobrazení dalších kalendářů Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendář Z adresáře / Ze seznamu místností Encián 17, 18, 27, 28 Domů, Spravovat kalendáře, Skupiny kalendářů, Zobrazit kalendáře týmu nadřízeného (Tým: nadřízený dle organizační struktury převzaté z ISIS) tvorba vlastní skupiny z místní nabídky libovolné skupiny Nová skupina kalendářů nový kalendář Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendář Vytvořit nový prázdný kalendář Office 365Snímek 81Školení zaměstnanců

82 Sdílení kalendáře Marie Sladká Domů, Sdílení, Sdílet kalendář Sharing invitation – název kalendáře  Komu: Petr Novák  Požádat o oprávnění v zobrazení složky Kalendář příjemce: zaškrtnutí  Podrobnosti: Úplné podrobnosti (s výjimkou soukromých událostí) Odeslat potvrzení Ano Petr Novák obdrží zprávu vidí podrobnější údaje o událostech Marie Sladké Office 365Snímek 82Školení zaměstnanců

83 4.4 Kontakty doplnění lokálního globálního adresáře: podrobnější údaje o svých kontaktech externí kontakty upřesnění kontaktu ředitele firmy Petra Nováka Hledat lidi: Petr Novák karta kontaktu Přidat/Upravit Uložit Lidé, Petr Novák Domů, Aktuální zobrazení, Vizitka dvojitě kliknout na Petra Nováka Office 365Snímek 83Školení zaměstnanců

84 Petr Novák Office 365Snímek 84Školení zaměstnanců

85 Podrobnosti kontaktu Vybraná pole Zařadit jako (seznam) Zobrazit jako (poštovní zpráva) Adresy Poznámka obrázek Další pole Podrobnosti (Oddělení, Kancelář, Jméno vedoucího), Všechna pole Office 365Snímek 85Školení zaměstnanců

86 Skupina kontaktů Domů, Nový, Nová skupina kontaktů Název: Start Skupina kontaktů, Členové, Přidat členy Z kontaktů aplikace Outlook Z adresáře Nový ový kontakt Skupina kontaktů, Zobrazit, Poznámky Skupina řešitelů projektu rekonstrukce zasedací místnosti možnost předat skupinu internetový formát vCard kontakt aplikace Outlook Office 365Snímek 86Školení zaměstnanců

87 4.5 Úkoly Seznam úkolů odkaz na úkoly ze všech ostatních složek úkolů odkazy na zprávy s příznakem zpracování* kontakty s příznakem zpracování* prvotně filtr zobrazování nedokončených úkolů Úlohy vlastní úkoly úkoly přiřazené jiným uživatelem ostatní vlastní složky * nezobrazovány ve Windows Phone Office 365Snímek 87Školení zaměstnanců

88 Vlastní úkol první úkol podklady pro jednání o koncepci vybavení (kap. 3.8) druhý úkol Domů, Nový, Nový úkol Předmět: občerstvení pro poradu vedení Datum zahájení: Termín splnění: Připomenutí: :30 Kategorie: 12 porady příznak zpracování nelze vymazat (úkoly jsou tedy v Seznamu úkolů) Office 365Snímek 88Školení zaměstnanců

89 Přiřazený úkol úkol Marie Sladké přiřazený Petru Novákovi Domů, Nový, Nový úkol Úkol, Přiřadit úkol Office 365Snímek 89Školení zaměstnanců

90 Reakce Petra Nováka přijetí úkolu Zpráva / Úkol, Odpovědět, Přijmout (bez odpovědi) plnění úkolu Hotovo: 50 % (Stav: Probíhá) dokončení úkolu Úkol, Spravovat úkol, Označit jako dokončené  Stav: Dokončeno  Hotovo 100 %  Datum dokončení: aktuální datum Marii Sladké se odešle zpráva Task Completed Office 365Snímek 90Školení zaměstnanců

91 5 Lync 5.1 K čemu slouží aplikace LyncK čemu slouží aplikace Lync 5.2 Instalace aplikace LyncInstalace aplikace Lync 5.3 Nastavení aplikace LyncNastavení aplikace Lync 5.4 Způsoby a formy komunikaceZpůsoby a formy komunikace 5.5 Rychlé (textové) zprávyRychlé (textové) zprávy 5.6 Zvukové voláníZvukové volání 5.7 Audiovizuální voláníAudiovizuální volání 5.8 Souběžné konverzaceSouběžné konverzace 5.9 Běžná schůzkaBěžná schůzka 5.10 Konference s pozvánkouKonference s pozvánkou 5.11 Obsah prezentace na schůzceObsah prezentace na schůzce 5.12 Virtuální obhajoba, instruktáž, vzdálená výukaVirtuální obhajoba, instruktáž, vzdálená výuka 5.13 Historie konverzacíHistorie konverzací 5.14 Další možnosti komunikace s využitím LyncuDalší možnosti komunikace s využitím Lyncu Office 365Snímek 91Školení zaměstnanců

92 5.1 K čemu slouží aplikace Lync aplikace sjednocené komunikace rychlé zprávy rychlejší konverzace než y zvukové hovory šetří poplatky oznámení o změně stavu konzultace vzdálené porady nepřítomní pracovníci lokálně rozptýlená pracoviště vzdálené konference odborné konference záznam vzdálené obhajoby virtuální obhajoby schůzka jednoho účastníka vzdálená výuka studenti ve škole studenti mimo školu diskuse na učebnách Office 365Snímek 92Školení zaměstnanců

93 5.2 Instalace aplikace Lync zdroje instalace součástí Office Pro Plus součástí Office 365 nastavení pro počítače Apple Mac tlačítko Advanced Internal Server Name: sipdir.online.lync.com:443 External Server Name: sipdir.online.lync.com:443 Windows 8, 8.1 chytré mobily (seznam kontaktů na počítači) Office 365Snímek 93Školení zaměstnanců

94 5.3 Nastavení řádek nabídek fotografie umístění seznam kontaktů, skupiny upozornění na změnu stavu karta kontaktu stav uživatele osobní zpráva oznámení o nepřítomnosti Office 365Snímek 94Školení zaměstnanců

95 Přidání kontaktu Office 365Snímek 95Školení zaměstnanců

96 Karta kontaktu Office 365Snímek 96Školení zaměstnanců

97 5.4 Způsoby a formy komunikace způsoby konverzace dvojice schůzka  přidání dalších kontaktů do konverzace dvojice  zahájení schůzky  naplánování v Outlooku formy rychlé zprávy zvukové volání audiovizuální volání odeslání souboru prezentace aplikace PowerPoint otázky a odpovědi tabule hlasování program plocha Office 365Snímek 97Školení zaměstnanců

98 5.5 Rychlé zprávy zahájení v Lyncu  pokliknutím na jméno  fotografie, Odeslat rychlou zprávu z jiných aplikací  karta kontaktu, Odeslat rychlou zprávu Office 365Snímek 98Školení zaměstnanců

99 Rychlé zprávy z OWA ze služby Outlook z místní nabídky uživatele Zobrazit podrobnosti z karty kontaktu Poslat rychlou zprávu okno pro zaslání rychlé zprávy ze služby Osoby zadání jména do pole Hledat lidi v záhlaví kontaktu Poslat rychlou zprávu okno pro zaslání rychlé zprávy Office 365Snímek 99Školení zaměstnanců

100 5.6 Zvukové volání zahájení z kontaktu ikona Volat uživateli v otevřené konverzaci ikona Zavolat přijetí hovoru Přijmout hovor Možnosti – Odpovědět rychlou zprávou Ignorovat informace délka rozhovoru síla signálu ikona volání Ztlumit Přidržet hovor Ukončit hovor Office 365Snímek 100Školení zaměstnanců

101 5.7 Audiovizuální volání ukazatel myši nad ikonou Video – náhled videa Video Přijmout audiovizuální volání souběžné rychlé zprávy tlačítka v pravém horním rohu minimalizace vlastního videa osamostatnění videa druhého účastníka tlačítka vpravo dole Vybrat rozložení Zobrazení mluvčího Kompaktní zobrazení ukončování konverzace nad video: Ukončit video ukončení zvukového volání (červené sluchátko) zavření okna rychlých zpráv Office 365Snímek 101Školení zaměstnanců

102 5.8 Souběžné konverzace zobrazování v samostatných záložkách pořadí záložek je možné měnit tažením z místní nabídky skupiny je možné otevřít rychlé zprávy skupiny Office 365Snímek 102Školení zaměstnanců

103 5.9 Běžná schůzka řádek nabídek, Zahájit schůzku Používat Lync Zdá se, že jste jediný(á), kdo volá ikona Účastníci Pozvat další lidi (Alt V) Office 365Snímek 103Školení zaměstnanců

104 Schůzka tří účastníků Office 365Snímek 104Školení zaměstnanců

105 5.10 Konference s pozvánkou příprava v roli Petra Nováka v Outooku Kalendář, Domů, Schůzka v Lyncu, Nová schůzka v Lyncu Komu: Eva Kolínská, Marie Sladká (skupina Encián) Předmět, čas, místnost Schůzka, Schůzka v Lyncu, Možnosti schůzky Office 365Snímek 105Školení zaměstnanců

106 Možnosti schůzky Office 365Snímek 106Školení zaměstnanců prezentující pouze Eva Kolínská

107 Role uživatelů ve schůzce role uživatelů organizátor prezentující účastník schůzka má jednoznačnou webovou adresu Office 365Snímek 107Školení zaměstnanců

108 Povolení účasti připojení Evy Kolínské a Marie Sladké Petr Novák povolí vstup z předsálí všem uživatelé potvrdí svou účast Office 365Snímek 108Školení zaměstnanců

109 Nastavení tlačítko Další možnosti (…) Možnosti schůzky v Lyncu Oznámit, když s uživatelé připojí nebo odejdou Kdo může používat poznámky? Kdo může samostatně prohlížet obsah?  Jen prezentující  Všichni  Nikdo Spustit nahrávání Spravovat nahrávky Velikost zobrazovaného textu rychlé zprávy Informace o přístupu na schůzku Office 365Snímek 109Školení zaměstnanců

110 Ukončení schůzky zavření okna – schůzka zůstává otevřena Další možnosti, Ukončit schůzku může ukončit pouze  organizátor  prezentující možná účast i uživatelů bez instalovaného Lyncu Office 365Snímek 110Školení zaměstnanců

111 5.11 Obsah prezentace PowerPoint Office 365Snímek 111Školení zaměstnanců

112 Otázky a odpovědi aktivaci provádí organizátor nebo prezentující přidáním obsahu Otázky a odpovědi, který je v samostatné záložce Moderované otázky Otevřené otázky možnost uložení Office 365Snímek 112Školení zaměstnanců

113 Tabule Petr Novák texty, šipky Marie Sladká zaškrtnutí Eva Kolínská značka X Petr Novák Obsah prezentace Spravovat obsah Další Přejmenovat Projekt rekonstrukce Office 365Snímek 113Školení zaměstnanců Zobrazení obsahu panel nástrojů ukazovátko výběr objektu pero guma značka obrazec vložený obrázek odstranění další

114 Hlasování tlačítko Akce hlasování (pouze prezentující) Hlasování je otevřeno Uzavřít hlasování Výsledky se nezobrazují účastníkům Výsledky se zobrazují všem Upravit hlasovací otázku a možnosti hlasování Vymazat hlasy všech účastníků Uložit výsledky hlasování Office 365Snímek 114Školení zaměstnanců

115 Výsledky hlasování Office 365Snímek 115Školení zaměstnanců

116 Sdílení programu Obsah prezentace, Program Microsoft Česká republika Eva Kolínská Požádat o řízení Petr Novák Ano Ukončení sdílení Eva Kolínská: Uvolnit řízení Petr Novák: Předat řízení, Opět převzít řízení obdobně sdílení plochy Office 365Snímek 116Školení zaměstnanců

117 Správa obsahu v horní části právě prezentovaný obsah v spodní části seznam objektů k dispozici Spravovat obsah pro prezentace Prezentovat Oprávnění (stahování objektu) Další  Uložit jako  Odeslat do One Note  Přejmenovat Odebrat Office 365Snímek 117Školení zaměstnanců

118 5.12 Virtuální obhajoby, instruktáž, vzdálená výuka význam záznamu pořídit záznam diskuse v rámci schůzky k další analýze otevřít schůzku jen pro sebe a zaznamenat např. obhajobu seminární práce či instruktáže k práci na počítači zaznamenat schůzku, jejímž předmětem je výuka postup naplánování v Outlooku Další možnosti, Spustit nahrávání ostatní upozornění (včetně jmen zaznamenávajících) Pozastavit nahrávání, Zastavit nahrávání po skončení zpracování Nahrávka Lyncu je teď dostupná. Office 365Snímek 118Školení zaměstnanců

119 Katalog nahrávek Další možnosti Spravovat nahrávky Správce záznamů Přehrát Procházet Publikovat (s možností redukce obsahu) Přejmenovat Movie Maker: ustřihnutí začátku a koncek OneDrive pro firmy: sdílení Office 365Snímek 119Školení zaměstnanců

120 Vzdálená výuka učitel z domova nebo služební cesty nejlépe naplánované v Outlooku (dopředu známá adresa) varianty v učebně někdo ze studentů či jiný učitel se připojí v Lyncu ke schůze a promítá dataprojektorem studenti se přidají jako účastníci z kolejí, z domova, odkudkoliv, možnost záznamu  zapojení studentů rychlými zprávami  vystoupení s referátem, obhajobou (jako prezentující) Office 365Snímek 120Školení zaměstnanců

121 5.13 Historie konverzací rychlé zprávy se ukládají v poště Outlooku složka Historie konverzací předmět Konverzace s účastníkem Konferenční hovor  uvedeny kontakty zúčastněných uživatelů  tlačítko Připojit znovu na zprávy v Historii konverzací je možné odpovědět Office 365Snímek 121Školení zaměstnanců

122 5.14 Další možnosti Lyncu komunikace s uživateli v Lyncu v jiné firmě komunikace s uživateli aplikace Skype účast na textové, zvukové, audiovizuální komunikaci i schůzce z mobilního telefonu webové rozhraní pro účastníky Office 365Snímek 122Školení zaměstnanců

123 6 Mobilní zařízení platformy Outlook Lync OneDrive Office 365Snímek 123Školení zaměstnanců

124 Windows Phone Office 365Snímek 124Školení zaměstnanců

125 Lync, One Note Office 365Snímek 125Školení zaměstnanců

126 OneDrive Office 365Snímek 126Školení zaměstnanců

127 7 Studijní zdroje záznam školení Záznamy ostatních akcí, 8 Školení Office 365 publikace Outlook 2013 Office 365 rady týmový web Office 365 externí zdroje Internet, zejména weby Microsoftuweby Microsoftu Office 365Snímek 127Školení zaměstnanců


Stáhnout ppt "Školení zaměstnancůOffice 365Snímek 1 Školení zaměstnanců Office 365 (Efektivní komunikace) doc. Ing. Tomáš Kubálek, CSc. Ing. Markéta Kubálková,"

Podobné prezentace


Reklamy Google