SOCIÁLNÍ KOMUNIKACE PRÁCE ASISTENTKY

Prezentace na téma: "SOCIÁLNÍ KOMUNIKACE PRÁCE ASISTENTKY"— Transkript prezentace:

1 SOCIÁLNÍ KOMUNIKACE PRÁCE ASISTENTKY
Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T.G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí Mgr. Eva Šreibrová 2009

2 ASISTENTKA – KDO TO JE? „Neexistuje ideální šéf, jako neexistuje ideální asistentka, mohou však spolu vytvořit ideální tým. 1+1 je víc než 2!!!“ +

3 POSLÁNÍ A NÁPLŇ PRÁCE účinná spolupráce a podpora vedoucích pracovníků v procesu řízení a v podnikatelských aktivitách, spolupráce s ostatními útvary firmy, podílí se na aktivitách směrem ven, mimo firmu. HLAVNÍ FUNKCE SEKRETARIÁTU: informační organizátorská pomocná specifická spoluvytváření image +

4 POSLÁNÍ A NÁPLŇ PRÁCE INFORMAČNÍ FUNKCE
centrum informací pro vnější partnery, vnitřní partnery, nadřízeného, svoji práci a zvyšování vlastní kvalifikace ORGANIZAČNÍ FUNKCE organizace času nadřízeného, organizace porad, návštěvního styku, služebních cest, telefonování POMOCNÁ FUNKCE psaní písemností, obsluha PC, faxu, kopírky, telefonu grafy, tabulky zajišťování kancelářských potřeb atd. +

5 POSLÁNÍ A NÁPLŇ PRÁCE SPECIFICKÁ FUNKCE
např. účetnictví, personalistika, fakturace… SPOLUVYTVÁŘENÍ IMAGE roli hraje vystupování, upravenost, kvalita práce atd. +

6 POSLÁNÍ A NÁPLŇ PRÁCE Posláním asistentky je uvolnit vedoucího tak, aby se mohl plně soustředit na svoji manažerskou činnost. DOSAHUJE TOHO TÍM, ŽE: pomáhá vedoucímu plánovat a organizovat jeho práci, chrání ho před zbytečným přerušováním práce, vykonává samostatně práce, kterými se vedoucí zabývat nemusí: zpracování pošty, plánování termínů, zakládání písemností, telefonování, příprava služebních cest, péče o návštěvy, příprava zasedání a porad, korespondence, vedení protokolu. +

7 PŘEDPOKLADY K PRÁCI ASISTENTKY
Asistentka musí za všech okolností reprezentovat. Bezpodmínečný je profesionální přístup. +

8 KVALIFIKAČNÍ PŘEDPOKLADY
administrativní činnosti organizační činnosti základní znalosti účetnictví a ekonomiky základní znalosti personální práce dobré znalosti práce s jazykem a jazyková vybavenost práce s PC (Word, Excel, PowerPoint) práce s informačními technologiemi znalost public relations (PR, tj. vztahy s veřejností) společenský protokol a vystupování +

9 OSOBNÍ VLASTNOSTI vytrvalost dobré vystupování diplomacie
sounáležitost s firmou umění jednat s lidmi komunikační schopnosti flexibilita smysl pro pořádek a uspořádání osobní vkus a společenský přehled akceschopnost pozitivní myšlení potřeba osobního rozvoje diskrétnost

10 POŽADAVKY NĚKTERÝCH ZAMĚSTNAVATELŮ - SHRNUTÍ
dobrá znalost PC (Office, Word, Excel) základy účetnictví organizační schopnosti pečlivost a příjemné vystupování, komunikativní schopnosti, samostatnost, rychlost časová flexibilita SŠ, VŠ, VOŠ vzdělání aktivní znalost nejlépe dvou světových jazyků +

11 SPOLEČENSKÁ ROLE ASISTENTKY
Asistentka je většinou „prvním styčným důstojníkem a spolutvůrcem image firmy“. Se všemi jedná se společenským taktem a citem. správně uplatňje pravidla společenského chování správně vystupuje ve všech situacích ovládá umění jednat s lidmi umí být příjemnou společnicí i pracovním partnerem +

12 SPOLEČENSKÁ ROLE ASISTENTKY
SLOVNÍ PROJEV musí být kultivovaný řeč je naše společenská vizitka důležitý je způsob řeči, artikulace, hlas, modulace hovoříme nejen ústy, ale i očima a úměrným gestem rozhovor je dvoustrannou záležitostí → umění naslouchat není o nic menší, než umění dobře hovořit +

13 SPOLEČENSKÁ ROLE ASISTENTKY
ÚPRAVA ZEVNĚJŠKU samozřejmostí je osobní hygiena upravený a praktický účes upravené a čisté nehty vkusně užívané kosmetické prostředky → ne příliš nápadné líčení, parfémy jemných vůní pro denní nošení... CHŮZE pohybovat se klidně a důstojně necupitat ani nerázovat držení těla je odrazem duševní rovnováhy a sebevědomí +

14 SPOLEČENSKÁ ROLE ASISTENTKY
OBLEČENÍ dotváří osobnost může být módní, ale musí být elegantní musí být přiměřené situaci, postavě a věku musí být čisté, vyžehlené, upravené musí být kvalitní je důležité vhodně zvolit módní doplňky +

15 SPOLEČENSKÁ ROLE ASISTENTKY

16 TABU PROFESIONÁLNÍHO OBLÉKÁNÍ
PŘÍLIŠNÁ VYZÝVAVOST  Příliš krátké sukně, „maxi mini“.  Velké výstřihy.  Odhalené bříško a pozadí.   Průhledné či průsvitné materiály.  Krajka a oblečení připomínající prádlo.  Rozevláté sukně.  Šortky, kraťasy.  Legíny. +

17 TABU PROFESIONÁLNÍHO OBLÉKÁNÍ
NEPADNOUCÍ OBLEČENÍ Vykasané rukávy a ohrnuté nohavice. Krátké nohavice. Příliš těsné či příliš volné oblečení. Beztvaré modely. VÝSTŘEDNÍ A INFANTILNÍ ÚČESY Dredy. Culíčky a copánky. Vyholené vzory. Výstřední pastelové barvy vlasů. Číra a kokrhele. +

18 TABU PROFESIONÁLNÍHO OBLÉKÁNÍ
NEVHODNÉ MATERIÁLY, BARVY A VZORY Kůže a její imitace. Džínovina. Vzory imitující zvířecí srst. Lesklé materiály. Nápadné geometrické či květinové vzory. Příliš křiklavé barvy či příliš usedlé - „šedá myš“. Volánky. Doma pletené či háčkované halenky a svetry. +

19 TABU PROFESIONÁLNÍHO OBLÉKÁNÍ
VÝRAZNÉ A NEVKUSNÉ DOPLŇKY Plastové náušnice. Kožené náramky a obojky. Mašle a nevkusné spony. Večerní či volnočasové šperky – např. štras, mušličky, dřevěné korálky. Příliš mnoho zlata. Sportovní kabely, pásky a čepice. Cokoliv s motivem lebky! +

20 TABU PROFESIONÁLNÍHO OBLÉKÁNÍ
VIDITELNÉ ZDOBENÍ TĚLA Piercing. Tetování. Zlaté flitry na pokožce.                      NEVHODNÁ OBUV Sportovní obuv, kecky. Sandály (nejhorší varianta je s ponožkou). Domácí bačkory. Pracovní obuv a zdravotní pantofle. +

21 DOVEDNOSTI ASISTENTKY
PŘIJÍMÁNÍ NEOHLÁŠENÝCH NÁVŠTĚV pozdrav + několik povzbudivých slov při příchodu návštěvy většinou nevstává nepředstavuje se rozhoduje, zda uvést hosta hned nebo ho odkázat na jiný termín či nasměrovat k někomu jinému uvádí-li hosta, vejde k šéfovi s navštívenkou, zavře dveře a šéfa stručně informuje, kdo přišel udělá si záznam do pracovního sešitu během návštěvy se nevzdaluje ze sekretariátu hlídá čas šéfa a v případě nutnosti mu sdělí, že čas uplynul +

22 DOVEDNOSTI ASISTENTKY
TAJNÁ DATABANKA vede si podrobnou evidenci o externích návštěvách značí si konkrétní údaje, ale i další zajímavé informace záznamy obsahují údaje o zálibách, problémech, potížích, suvenýrech a darech obdržených od firmy, zda pije čaj, kávu či cokoli jiného tyto informace mohou mít různou podobu → deník, kartotéku, počítačový záznam – v každém případě je nutno je zajistit před zneužitím +

23 DOVEDNOSTI ASISTENTKY
PÉČE O OBCHODNÍHO PARTNERA (ZEJM. CIZÍHO) převzít hosta buď v kanceláři nebo dle instrukcí (letiště, nádraží…) zavézt ho na jednání nebo do hotelu v hotelu ho zavést do recepce a vyčkat, až mu bude přidělen pokoj mezitím dohodnout další program, včetně obědů a večeří – rezervace přijel-li s partnerkou – zavést ji do speciálních obchodů se sklem, bižutérií, porcelánem… obstarat pro ni mapu města, jízdenky zařadit kulturu doprovodit při odjezdu + upomínkové předměty firmy +

24 DOVEDNOSTI ASISTENTKY
NÁVŠTĚVA ŠÉFA V JINÉ ORGANIZACI zajistit sjednání schůzky s pracovníky či asistentkami tamní firmy schůzku evidovat zajistit dopravní prostředek připravit potřebné podklady pro jednání připravit případně vlastní informace z osobní databanky provést příslušný záznam po návratu šéfa z jednání ve smyslu zachování kontinuity připravit veškeré cestovní doklady zajistit valuty, noclehy atd. připravit potřebné formuláře, razítka, firemní vizitky, katalogy, prospekty… +

25 DOVEDNOSTI ASISTENTKY
FILTRACE TELEFONNÍCH HOVORŮ pouze 1/3 hovorů musí vyřizovat vedoucí asistentka musí být dostatečně informována o problematice firmy, aby mohla filtrovat většinu hovorů do patřičných míst Nutno se od volajícího dovědět: kdo volá, vědět, kdo je kdo odkud a v jaké záležitosti volá případně poskytnout informaci sama nebo přepojit na příslušného pracovníka pouze v důležitých případech přepojit na vedoucího u tvrdošíjných situaci řešit např. tím, že provede záznam, neboť vedoucí…

26 DOVEDNOSTI ASISTENTKY
INFORMAČNÍ POHOTOVOST – „VŠEVĚD“ k tomu je vhodný pomocník → nejlépe kroužkový blok s různými oddíly na stole asistentky s následujícími údaji: adresy a telefonní čísla úřadů a firem, externích spolupracovníků, nadřízených a podřízených, pracovníků útvaru o víkendech a dovolené pracovní náplň vedoucího, podřízených pracovníků aj. přehled dlouhodobých úkolů pracovníků útvarů data narozenin, jmenin pracovníků i obchodních partnerů adresy a telefonní čísla hotelů, penzionů, restaurací adresy a telefonní čísla zdravotnických zařízení… důležitá dopravní spojení

27 JEDNODUCHÉ OBČERSTVENÍ V SEKRETARIÁTĚ
Hlavní zásada → asistentka není a ani nemá být servírkou!!! PODÁVÁNÍ KÁVY uchovávat ji v dóze čerstvou nádobí jednotně laděné, nepoškozené nejlepší jsou kávovary na překapávanou kávu nebo espresso konvičky na více porcí šálek nenalévat po okraj cukr hygienicky balený nebo kostky + kleštičky mít mléko nebo smetanu do kávy mít k dispozici umělé sladidlo

28 JEDNODUCHÉ OBČERSTVENÍ V SEKRETARIÁTĚ
PODÁVÁNÍ ČAJE v čajových šálcích na podšálku + další podšálek na sáček nabídnout originální balení čaje na tácku - i bylinné čaje vždy čerstvou vodu nemíchat kávové a čajové nádobí při více porcích do konvice – před podáním vyjmeme sáček + cukr, citrón – ten na podšálku + ubrousek na ruce možno i kondenzované mléko nebo smetanu +

29 JEDNODUCHÉ OBČERSTVENÍ V SEKRETARIÁTĚ
PODÁVÁNÍ NEALKOHOLICKÝCH NÁPOJŮ zejména v letních měsících různé minerálky, džusy, ovocné šťávy, coca-coly atd. vždy vychazené – chladnička možno k nim na přání hostů podávat led PODÁVÁNÍ OSTATNÍCH NÁPOJŮ víno a lihoviny máme již v sekretariátě připravené buď přímo nalité ve skleničkách nebo víno přelité do džbánu +

30 JEDNODUCHÉ OBČERSTVENÍ V SEKRETARIÁTĚ
JAK NÁPOJE PODÁVAT nejdříve návštěvníkům podle služebního pořadí potom hostitelské straně opět podle služebního pořadí pozor na teplotu podávaných nápojů +

31 JEDNODUCHÉ OBČERSTVENÍ V SEKRETARIÁTĚ
ZPŮSOB OBSLUHY vše servírujeme zprava nenutíme hosty si občerstvení vzájemně podávat vše nosíme zásadně na tácku lahve otvíráme vždy v sekretariátě skleničky klademe napravo před hosta použitý inventář odnášíme na tácu (servírovací stolek) šálky odebíráme zprava – nespěchat skleničky až po odchodu hostů – tím, že nedoléváme, naznačíme konec pivo – prázdnou sklenici před hosta, do ¾ nalít pivo a vpravo od sklenice postavit láhev etiketou k hostu na tácku mít textilní ubrousek +

32 SLOŽITĚJŠÍ OBČERSTVENÍ V SEKRETARIÁTĚ
servírování nápojů, obložených mís a pečiva nebo chlebíčků objednat si již připravené pohoštění buď mísy doprostřed stolu + překládací příbor a hosté se obslouží nebo každému vlastní talířek párky výjimečně, klobásy vůbec!! chlebíčky ano, ne na mísy, ale každému na talířek nejdříve nápoj, pak jídlo k chlebíčkům příbory ne, k párkům ano nejlepší jsou chuťovky – čtveřici hostů společný talíř + každému vlastní dezertní talířek a doleva ubrousek stejně i slané pečivo +

33 POHOŠTĚNÍ MIMO PRACOVIŠTĚ
přenecháme odborníkům nutno znát počet osob, finanční limit, čas při větším počtu zasedací pořádek do 8 osob může být volný výběr nad 8 osob stanovit menu s vedením restaurace konzultovat: místnost zasedací pořádek počet míst u stolu a formu uspořádání výzdobu stolu menu včetně případného aperitivu případně nápoje formu úhrady +

34 PROSTOR KANCELÁŘE

35 PROSTOR KANCELÁŘE Hlavní zásadou je skutečnost, že asistentka musí mít přímý vizuální kontakt s místem příchodů a odchodů návštěv a pracovištěm managera. DŮLEŽITÉ PRVKY pořádek na psacím stole žádné interní materiály na dohled „koutek hostů“ – určitý styl + nová čísla odborných časopisů a hlavních hospodářských novin, malá kytice čerstvých květin čisté nádobí skříň (věšák) na svršky hostů samostaná skříň (šatna) pro asitentku +

36 PROSTOR KANCELÁŘE PROHŘEŠKY PROTI PRAVIDLŮM
chaotický nepořádek na psacím stole šálky od kávy na úředních spisech židle pro hosty obložené hromadami spisů nevábně působící a natlučené nádobí upatlané sklenice boty asistentky v jednom rohu kanceláře kabelky pod psacím stolem pohlednice od kolegů jako jediná výzdoba zvadlé či suché květiny špatný vzduch různé nevhodné nápisy … +

37 PRÁCE ASISTENTKY Použity následující materiály :
Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T.G. Masaryka, Kos elec nad Orlicí Použity následující materiály : Úspěšná sekretářka, Vzdělávací zařízení Claudia Brno 1992