Struktura zápisu porady a měsíční plán porad Vypracovali: Gebhart, Benešová, Sinkulová.

Prezentace na téma: "Struktura zápisu porady a měsíční plán porad Vypracovali: Gebhart, Benešová, Sinkulová."— Transkript prezentace:

1 Struktura zápisu porady a měsíční plán porad Vypracovali: Gebhart, Benešová, Sinkulová

2 Porada/Jednání Porada: probíhá v rámci jedné strany (členové, zaměstnanci jedné společnosti či organizace) Porada: probíhá v rámci jedné strany (členové, zaměstnanci jedné společnosti či organizace) Jednání: probíhá mezi dvěma a více stranami (např. setkání dvou firem) Jednání: probíhá mezi dvěma a více stranami (např. setkání dvou firem)

3 Porady a jejich typy Informativní - sděluje základní důležité informace ostatním spolupracovníkům Informativní - sděluje základní důležité informace ostatním spolupracovníkům Řešitelská - snaží se úspěšně vyřešit daný problém Řešitelská - snaží se úspěšně vyřešit daný problém Rozhodovací - spočívá ve výběru optimálního řešení daného problému Rozhodovací - spočívá ve výběru optimálního řešení daného problému

4 Pozvánka Předchází každé mimořádné poradě Předchází každé mimořádné poradě Jejím účelem je obeznámit pozvané o konání porady Jejím účelem je obeznámit pozvané o konání porady

5 Pozvánka Měla by obsahovat: Označení pořádající organizace - záhlaví Název písemnosti: Pozvánka (tučně na střed) Účel porady, den, místo a doba začátku porady (tučně na střed) Program porady s časovým rozvrhem Organizační pokyny a předběžný termín ukončení Místo a datum vyhotovení pozvánky Jméno a funkce pracovníka, který poradu svolává (funkce se udává pod jménem)

6 ČZU, Kamýcká, Praha 6 – Suchdol POZVÁNKA POZVÁNKA na poradu děkanů fakult ČZU, která se bude konat v pátek 27.února 2009, od 9:00 h v pátek 27.února 2009, od 9:00 h v budově SIC na ČZU Program 1)Přijímací řízení do bakalářského studia 2)Přijímací řízení do magisterského studia 3)Diskuze Praha, 6.ledna 2009 doc. PhDr. Tomáš Marný Rektor ČZU

7 Zápis z porady Je jediným písemným dokladem o jednání Je jediným písemným dokladem o jednání Prováděn zapisovatelem nebo sekretářkou Prováděn zapisovatelem nebo sekretářkou Čistopis zápisu schvaluje pracovník, který poradu vedl Čistopis zápisu schvaluje pracovník, který poradu vedl Musí být: Musí být: –Jasně formulovaný –Pravdivý –Přehledný

8 Zápis z porady Druhy zápisu: Druhy zápisu: 1)Doslovný zápis - vyhotoven písemně či nahráním na magnetofon, vysoká přesnost a velká obsáhlost 2)Zápis základních myšlenek - zdůraznění hlavní myšlenky 3)Věcný zápis - stručné zaznamenání průběhu porady, pod myšlenky se autoři neuvádí, záznam často zapsán v několika bodech 4)Zápis o výsledku a závěrech - přesné znění závěrečných ustanovení jednání nebo porady

9 Zápis z porady Měl by obsahovat: Měl by obsahovat: - název organizace, druh porady, datum a místo konání (záhlaví) - název písemnosti a jeho označení - údaje o přítomných, omluvených a hostech

10 Zápis z porady - Program porady - Stručný obsah jednotlivých druhů jednání - Uložené úkoly, jména odpovědných pracovníků, termíny splnění uložených úkolů - Datum a místo vyhotovení zápisu - Jméno zapisovatele - Jméno a funkce pracovníka, který poradu vedl

11 Zápis z porady Zápisy se uchovávají v podniku založené v pořadačích označených Porady. Mohou sloužit ke kontrole plnění cílů. Zápisy se uchovávají v podniku založené v pořadačích označených Porady. Mohou sloužit ke kontrole plnění cílů.

12 Plán porad Každá organizace plánuje porady jinak Každá organizace plánuje porady jinak Měsíční porada - jednou za měsíc (zpravidla v první dekádě následného měsíce) Měsíční porada - jednou za měsíc (zpravidla v první dekádě následného měsíce) Schází se na ní pouze vedení společnosti Schází se na ní pouze vedení společnosti Řeší trvalé body porady (např. kontrola úkolů z minulé porady, průběžná informace o vývoji hospodářského výsledku atd.) Řeší trvalé body porady (např. kontrola úkolů z minulé porady, průběžná informace o vývoji hospodářského výsledku atd.)

13 Plán porad Týdenní porada - zpravidla na začátku týdne Týdenní porada - zpravidla na začátku týdne Řešení operativních úkolů společnosti Řešení operativních úkolů společnosti Není nutná pozvánka Není nutná pozvánka

14 Zdroje: Plamínek, Jiří:Vedení porad, 2007, nakladatelství Grada Plamínek, Jiří:Vedení porad, 2007, nakladatelství Grada Wieke, Thomas: Porady a jednání, 2000, nakladatelství Grada Wieke, Thomas: Porady a jednání, 2000, nakladatelství Grada Šuleř, Oldřich: Jak řídit a vést porady, 2001, Computer Press Šuleř, Oldřich: Jak řídit a vést porady, 2001, Computer Press http//:Projekty.sosptu.cz http//:Projekty.sosptu.cz http//:Projekty.sosptu.cz