1 www.pvt.cz E-archiving Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů PVT, a.s. Kovanecká 30/2124, 190 00 Prague 9, Czech Republic Phone: +420 266 198.

Prezentace na téma: "1 www.pvt.cz E-archiving Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů PVT, a.s. Kovanecká 30/2124, 190 00 Prague 9, Czech Republic Phone: +420 266 198."— Transkript prezentace:

1 1 www.pvt.cz E-archiving Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů PVT, a.s. Kovanecká 30/2124, 190 00 Prague 9, Czech Republic Phone: +420 266 198 111, Fax: +420 284 829 340 E-mail: sales@pvt.cz, www.pvt.cz Miroslav Skokan Konzultant DFT

2 2 www.pvt.cz ISSS 2006 AGENDA Profil PVT, a. s. Základní aspekty digitální archivace Souborové formáty vhodné pro archivaci Co je nutné u archivovaných dokumentů zajistit? Elektronický podpis - v čem je vlastně problém? Informační systém Důvěryhodné úložiště

3 3 www.pvt.cz ISSS 2006 Profil PVT, a. s.

4 4 www.pvt.cz ISSS 2006 PROFIL SPOLEČNOSTI Společnost PVT se svými výsledky trvale řadí mezi pět nejvýznamnějších poskytovatelů IT služeb a deset nejlepších systémových integrátorů v České republice. Zákazníkům nabízíme řešení podnikových procesů, systémovou integraci a outsourcing včetně širokého spektra souvisejících technologií, produktů a služeb. Máme zavedený systém managementu jakosti podle normy ČSN EN ISO 9001 a systém environmentálního managementu podle normy ČSN EN ISO 14001. Garantujeme snadnou a rychlou dostupnost služeb na základě pokrytí celého území České republiky.

5 5 www.pvt.cz ISSS 2006 KLÍČOVÉ OBLASTI OBCHODNÍ NABÍDKY Bezpečnost Ukládání a zálohovaní dat Řízení firemního obsahu Podpora řídících a rozhodovacích procesů Systémová integrace Outsourcing a konzultační služby Správa podnikové infrastruktury Vývoj zákaznického SW Prodej a implementace standardních SW řešení Podnikové informační systémy Čipové karty a jejich aplikace E-solution

6 6 www.pvt.cz ISSS 2006 E-archiving

7 7 www.pvt.cz ISSS 2006 CO JE ELEKTRONICKÝ DOKUMENT? Elektronický dokument je binární datová struktura, kterou je nutné transformovat, aby mohla být vnímána lidskými smysly Vybraně vlastnosti digitálních dokumentů:  Bezeztrátová reprodukovatelnost (v důsledku toho přestává být rozdíl mezi originálem a kopií patrný) - nemusíme se bát, že se používáním dokument „opotřebuje“  Snadná manipulace  Aktuálnost (vydavatelský proces se výrazně zkracuje, navíc se při něm neuplatňují pouze formální komunikační kanály)  Distribuovanost (umožňující vzdálený a paralelní přístup de facto neomezeného počtu uživatelů, kteří mají k dispozici nekonečně mnoho “exemplářů” téhož dokumentu)  Multimedialita  Přidaná hodnota (např. Bezprostřední vazba metadata-primární data, vyhledávání ve strukturovaných datech nebo v plném textu v reálném čase, automatická konverze, generování dokumentu z databáze na základě uživatelského požadavku aj.)  Závislost na digitálním prostředí a nezávislost na datovém nosiči

8 8 www.pvt.cz ISSS 2006 OBECNÉ PROBLÉMY DIGITÁLNÍ ARCHIVACE Digitální archivace není všemocná, protože se mění: Software (aplikace, operační systémy) Souborové formáty Hardware (architektura, periferní zařízení, záznamová zařízení apod.) a navíc jeho životnost Technologie a technologické principy (kryptografie, komunikační standardy, …) Množina uživatelů (poskytovatelů a zpracovatelů) informací v elektronické podobě Legislativní prostředí

9 9 www.pvt.cz ISSS 2006 FORMÁTY ARCHIVOVANÝCH DAT Dlouhodobý problém „hledání vhodného souborového formátu“ Je velmi málo pravděpodobné, že dokážeme ovlivnit potřebné souborové formáty „Všeobecné“ formáty: TXT, RTF, GIF, JPG, TIFF, MP3, HTML, XML Proprietární formáty: MS Office (DOC, XLS, PPT), PDF, WPD, CDR - jistotou je jen konkrétní SW Obecný kompromis:  Archivace papírové dokumentace: TIFF 6.0  Archivace elektronické dokumentace: PDF 1.4, XML 1.0  Archivace obrazových dat: TIFF 6.0, SVG 1.0  Archivace multimédií: AIFF 1.3, MPEG-2 Závěr: univerzální dlouhodobý formát neexistuje ani v roce 2006!

10 10 www.pvt.cz ISSS 2006 HISTORIE FORMÁTŮ - MICROSOFT WORD/DOC Platforma MS Windows  1989: Word for Windows (16bit), nový formát  1991: Word 2 for Windows (16bit)  1993: Word 6.0 for Windows (16bit), nový formát  1995: Word 95/Office 95, int. verze 7, nový formát  1997: Word 97/Office 97, int. verze 8, VBA, podpora psaní zprava, nový formát  1999: Word 2000/Office 2000, int. verze 9  2001: Word 2002/Office XP, int. verze 10  2003: Office Word 2003/Office System 2003, int. verze 11, alternativně WordML  2006: Office Word 2007/Office System 2007, int. verze 12, primárně Open XML, alternativně formát Office 97

11 11 www.pvt.cz ISSS 2006 PŘI ARCHIVACI ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTŮ MUSÍME VĚDĚT … Kdy byl dokument vytvořen Zda dokument nebyl modifikován Kdo má přístup k dokumentům Zda je dokument originál Zda dokument nepřečte neautorizovaný uživatel Jaká je posloupnost dokumentů Zda může autor popřít, že podepsal dokument Dokument je k dispozici a lze jej přečíst Jaké operace byly s dokumentem prováděny a kdy Jaká existují doprovodná data Identifikace v čase Datová integrita Uživatelská oprávnění Autenticita Šifrování dat v návaznosti na uživatelská oprávnění Identifikace v posloupnosti Identifikace původu záznamu  Neodmítnutelnost zodpovědnosti Dostupnost a čitelnost Auditing Správa metadat

12 12 www.pvt.cz ISSS 2006 ELEKTRONICKÝ PODPIS - V ČEM JE VLASTNĚ PROBLÉM? Omezená platnost certifikátů veřejného klíče (expirace) Možnost odvolání platnosti certifikátů Slábnutí kryptografických algoritmů Nedostupnost validačních dat

13 13 www.pvt.cz ISSS 2006 DŮVĚRYHODNÉ ÚLOŽIŠTĚ Úložiště elektronických dokumentů poskytující důkazy o jejich autenticitě založené na:  Elektronickém podpisu jako vhodnému nástroji pro zajištění datové integrity a nepopiratelnosti  Trvalých a jedinečných identifikátorech dokumentů (metadatech)  Dlouhodobém ošetřování elektronických podpisů a časových razítek archivovaných dokumentů  Shromažďování dat, tzv. Důkazních záznamů, potřebných k verifikaci dokumentů  Poskytování důkazních záznamů o autenticitě dokumentu pro potřeby původce i jurisdikce (potvrzení o existenci dokumentu v určitém čase a jeho validitě)

14 14 www.pvt.cz ISSS 2006 POUŽITÉ STANDARDY A TECHNOLOGIE IP konektivita: TCP/IP Komunikační protokol: neanonymní HTTPS (SSL v3) Struktura podepsaných zpráv: PKCS#7 (CMS, RFC 3852), S/MIME Struktura certifikátů: X.509 v3/4 Ověření platnosti certifikátů: CRL seznamy Podpora dlouhodobé archivace: časová razítka (RFC 3161) Výměna dat: dokumenty zabalené ve formátu XML Validační mechanismy pro komunikační rozhraní a přenášená metadata: šablony ve formátu DTD, resp. XML Schema

15 15 www.pvt.cz ISSS 2006 ARCHITEKTURA SYSTÉMU

16 16 www.pvt.cz ISSS 2006 SLUŽBY DŮVĚRYHODNÉHO ÚLOŽIŠTĚ Definuje procesy přípravy dokumentů k archivaci Přijímá elektronické dokumenty k uložení do úložiště Poskytuje služby a funkce pro vydání dokumentů z úložiště Provádí komplexní řízení procesů úložiště Ošetřuje uložené dokumenty z hlediska autenticity dokumentu a časového razítka - podporuje dlouhodobou archivaci Prezentuje uložené dokumenty - poskytuje dokumenty a důkazní záznamy oprávněným uživatelům Zajišťuje dlouhodobou dostupnost uložených elektronických dokumentů Umožňuje snadné vyhledávání mezi uloženými dokumenty

17 17 www.pvt.cz ISSS 2006 OBĚH DOKUMENTŮ V ORGANIZACI

18 18 www.pvt.cz ISSS 2006 VÝHODY SYSTÉMU Systém je určen zákazníkům, kteří:  Potřebují uchovávat elektronické dokumenty s jasným důkazem o jejich integritě a neodmítnutelnosti zodpovědnosti za jejich vytvoření  Mají jakékoliv elektronické dokumenty a musí je díky zákonům nebo vnitřním předpisům archivovat po předem definovanou dobu  Pracují s elektronicky podepsanými dokumenty nebo využívají systémy založené na elektronickém podpisu  Chtějí mít jistotu, že elektronický podpis na dokumentech bude dlouhodobě zajištěn proti zneužití Řešení vhodně doplňuje systémy ERP, DMS, ECM a elektronickou podatelnu, která je povinnou výbavou úřadů veřejné správy, systémy spisových a archivních služeb a rovněž účetní systémy Produkt je dále určen pro finanční instituce, státní instituce, oblast veřejné správy, komerční organizace, notáře i jednotlivce

19 19 www.pvt.cz ISSS 2006 © PVT, a. s., 2006 Děkuji za pozornost