Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

© Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 1/24 3. Řízení změn v podniku  Provádění změn  Řízení změn, ad hoc přístup  Proces řízení.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "© Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 1/24 3. Řízení změn v podniku  Provádění změn  Řízení změn, ad hoc přístup  Proces řízení."— Transkript prezentace:

1 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 1/24 3. Řízení změn v podniku  Provádění změn  Řízení změn, ad hoc přístup  Proces řízení změn  Úspěšnost provádění změn  Rizika provádění změn  Bariéry zavádění změn

2 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 2/24 Provádění změn - 1  Způsoby provádění změn  Živelné postupy  nekoordinované přístupy  účelová řešení problémů (formou „rozhodnutí“) bez ohledu na ošetření jejich dopadů a vazeb – snížení počtu pracovníků, krácení nákladů, stěhování, nepodložené organizační změny…  izolovaná ad hoc řešení aj. nepodporující strategické cíle podniku. (Často jsou měřítkem mocenských posic)  Koordinovaný postupy

3 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 3/24 Provádění změn - 2  Realizovaná změna produktu/služby může měnit  jejich procesy (+ parametry)  způsob monitorování a měření  technické a obchodní parametry  popis a dokumentaci  způsob výkaznictví  proškolení obsluhy a provozních pracovníků  SW aplikace, technické vybavení..  počet, kvalifikaci a rozmístění pracovníků  motivaci a způsob odměňování  organizační uspořádání podniku…

4 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 4/24 Řízení změn, ad hoc přístup - 1 Obchodní procesy Řídící procesy Podpůrné procesy Vedení Divize 1 Útvar vývoje IT systému A Divize 2Divize 3Divize N Útvar vývoje IT systému B Útvar vývoje IT systému X rozhodnutí požadavek Organizační útvar Často stávající stav

5 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 5/24 Řízení změn, ad hoc přístup - 2  Nedostatky zadávání požadavků – ad hoc přístup  Požadavky jdou často přímo na řešitele  Zohledňují často pouze pohled a zájmy požadujícího útvaru (nejsou koordinovány s požadavky ostatních útvarů)  Není dostatečně analyzován dopad realizace požadavku na provoz stávajících i připravovaných aplikací, poskytované produkty a služby, personál, technické a další vybavení  Požadavek většinou neobsahuje odhad náročnosti jeho realizace  Požadavky jsou někdy upřesňovány,resp. měněny až v průběhu realizace nebo dokonce v průběhu pilotního provozu  Některé požadavky jsou na úrovni idejí, nejsou ekonomicky a obchodně podložené  Příčina Neexistuje jednoznačný a průhledný proces (s definovanými odpovědnostmi) pro přebírání požadavků na IT, jejich posouzení, přijmutí či odmítnutí, vykazování a posouzení přínosů jejich realizace

6 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 6/24 Proces řízení změn - 1 Vedení Požadavek Organizační útvar Change Management Obchodní procesy Řídící procesy Podpůrné procesy Útvar vývoje IT systému A Útvar vývoje IT systému B Útvar vývoje IT systému X Divize 1Divize 2Divize 3Divize N strategie

7 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 7/24 Proces řízení změn - 2  Základní principy  Proces řízení změn je řízen centrálně  Proces poskytuje aktuální informace o změnách, jejich stavu a měněných položkách. Ty jsou přístupné pro všechny role, podílející se na procesu řízení změn, a dále pro všechny projektové vedoucí a liniové manažery  Požadavek na změnu musí být jednoznačný, srozumitelný, postihující případné dopady na okolí a obchodně zdůvodnitelný. Požadavek předkládá pouze zplnomocněný pracovník (např. vedoucí projektu, příslušný liniový vedoucí, správce produktu apod.)  Analýza dopadů navrhované změny a způsobu její předpokládané realizace na okolí (na projekty, obchodní činnosti, infrastrukturu apod.) je prováděna důsledně a zodpovědně (např. v Technical Advisory Team)  Rozhodnutí o realizaci změny je rozhodnutí průřezové, obchodní a provádí ho určená manažerská úroveň  Proces řízení změn je navržen způsobem umožňujícím outsourcovat vybrané části procesu bez ztráty možnosti nadále řídit celý proces

8 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 8/24 Proces řízení změn - 3 RFC Request owner Přijetí, kontrola a monitorování Change manager Návrh řešení a analýza dopadů odmítnuto odložit na … Rozhodovací subjekt Řízení implementace změny Implementace změny Project Manager Protokol o předání Evaluation & Decision RFC realizovat realizovat po úpravě Change manager Request owner TAT Správa konfigurací Request owner Konfigurační DB

9 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 9/24 Proces řízení změn - 4  Základní činnosti  Přijetí, kontrola a monitorování RFC  Analýza dopadů a návrh řešení RFC  vliv na IT infrastrukturu, obchodní aplikace, současné IT služby, dokončované i plánované projekty, obslužný personál, kvalitu a schopnosti konečných uživatelů, potřebné prostory aj.  odhady rizik spojených s požadovanou změnou  Schvalování změny  Rozhodnutí o realizaci, odložení nebo zamítnutí RFC  Řízení schválené implementace změny, včetně  Monitorování klíčových kroků při vývoji a zavádění změny  Koordinace obnovy (plány návratu do stavu před změnou v případě vyskytnutí se závažných problémů, např. v IT prostředí)  Akceptace realizované změny, ukončení RFC a jeho archivace

10 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 10/24 Proces řízení změn - 5  Role  Request Owner (oprávněný žadatel o změnu - vedoucí projektu, příslušný liniový vedoucí, správce produktu apod.)  Předkládá a specifikuje požadavek na změnu  Zdůvodňuje požadavek v celém procesu řízení změny  Akceptuje realizovaný požadavek  Je zodpovědný za veškerou komunikaci v oblasti své působnosti ohledně požadované změny, resp. dalších relevantních změn  Change Manager (zodpovědný za řízení celého procesu řízení změn a koordinaci zdrojů v rámci procesu)  Přijímá, kontroluje a eviduje relevantní požadavky na změny, spravuje databázi všech přijatých požadavků a průběžně monitoruje jejich stav  Koordinuje přijaté požadavky co se týče rozsahu a časové posloupnosti  Zajišťuje vypracování návrhů řešení požadavků (včetně analýzy dopadů)  Předkládá technicky odsouhlasené návrhy k projednání a odsouhlasení příslušné autoritě (rozhodovací roli)  Řídí postup realizace změny

11 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 11/24 Proces řízení změn - 6  Role – pokračování  TAT (Technical Advisory Team) –je složený ze specialistů z různých oblastí a provádí analýzu dopadů navrhované změny a způsobu její předpokládané realizace na okolí (na projekty, obchodní činnost, infrastrukturu apod.)  Rozhodovací subjekt –Change Manager – rozhoduje o realizaci změn lokálního působení –Change Decision Commetee (výbor, složený z ředitelů a manažerů, do jejichž oblasti působení bude mít realizovaná změna dopad). Rozhoduje o realizaci průřezových (komplexních) změn do finančního objemu xy mil. Kč. –Vrcholové vedení - bude rozhodovat o realizaci strategických změn a o změnách, eskalovaných z úrovně Change Decision Commetee.  Project manager –řídí implementaci odsouhlasené změny projektovým způsobem –využívá interní i externí dodavatele

12 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 12/24 Proces řízení změn - 7  Přínosy  Možnost efektivního provádění velkého množství změn bez kolizí, neúnosných rizik a event. předělávek  Uplatnění celopodnikového přístupu při hodnocení oprávněnosti a efektivity jednotlivých požadavků, objektivní hodnocení vzájemných vazeb a dopadů mezi jednotlivými požadavky, probíhajícími i plánovanými projekty a okolím  Zkrácení doby realizace změn a zvýšení kvality výstupů (zásadní zkvalitnění analytických fází, minimalizace nutnosti předělávek a dodatečných úprav)  Vyhodnocování možných rizik, souvislostí a dopadů navrhovaných změn na klienty, kvalitu a dostupnost poskytovaných služeb a produktů  Zlepšení interní komunikace (mezi útvary i obory) Kontinuální rozvoj podniku

13 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 13/24 Proces řízení změn – 8 RFC Request owner Přijetí, kontrola a monitorování Návrh řešení a analýza dopadů Řízení implementace změny Implementace změny Protokol o předání Evaluation & Decision RFC realizovat Change DB Business Driven IT Driven IT cooperation Business cooperation

14 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 14/24 Proces řízení změn - 9 RFC Request owner Přijetí, kontrola a monitorování Návrh řešení a analýza dopadů odmítnuto odložit na … Rozhodovací subjekt Řízení implementace změny Implementace změny Project Manager Protokol o předání Evaluation & Decision RFC realizovat realizovat po úpravě Change manager Request owner Projekt Zadání projektu je klíčovým výstupem procesu řízení změn Koordinace aktivit zajištění zdrojů Fáze I Sponzor Iniciace (zahajování) projektu

15 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 15/24 Procesní controlling Řízení portfolia produktů a služeb Řízení změn Marketingový výzkum Zadání projektu realizace změny - vytvořit - modifikovat - zrušit Proces řízení změn - 10 Podniková strategie ? Procesní přístup ?

16 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 16/24 Úspěšnost provádění změn - 1  Fakta:  Ze všech sledovaných projektů reengineeringu uspělo pouze 20 až 30 % (Hammer, Champy)  Jen 23 % ze sledovaných akvizic a sloučení zaplatilo své náklady  Pouze 43 % ze sledovaných aktivit o zvýšení kvality bylo považováno za dostatečně úspěšné…

17 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 17/24 Úspěšnost provádění změn - 2 Porozumění “problému” Návrh řešení Projednávání změny Vyladění stanovisek zúčastněných stran Vypracování plánů Sledování dopadů změny Provedení plánovaných změn dopady návrat ?  Postup realizace změny - technický přístup

18 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 18/24 Úspěšnost provádění změn - 3 Vznik nespokojenosti Přechod A -> B Realizace (implementace) změny AB Přijetí nového stavu Projekt

19 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 19/24 Úspěšnost provádění změn - 4 Vyvolání pocitu naléhavosti (nespokojenosti se stávajícím stavem) Sestavení koalice schopné prosadit a realizovat změny Vytvoření vize a strategie Komunikace vize se všemi zúčastněnými stranami Vytváření krátkodobých vítězství Zakotvení realizované změny do podnikové kultury Využití výsledků pro podporu dalších změn  Postup realizace změny – vytváření „prostředí“ Relevantní zapojení

20 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 20/24 Rizika provádění změn - 1  Systémová  vyplývají ze způsobu –fungování organizace (v běžném provozu většinou skryté), např. Vrcholové řídící a rozhodovací procesy jsou neefektivní, nekonzistentní, nejsou provázány jednotlivé úrovně řízení Není jednotné porozumění potřebám podniku Rutinní rozhodování a operativní řízení neutralizují koncepční záměry a rozhodnutí Zaměření na specifická (účelová) řešení Nejsou dostatečně definovány role, zodpovědnosti, klíčové procesy, používané metodiky aj. –komunikace v organizaci (oficiální i neoficiální)

21 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 21/24 Rizika provádění změn - 2  Personální  rezistence vůči změnám (hrozí ve všech fázích realizace změny)  příčiny např. riziko změny je považováno jako větší než riziko zachování stávajícího stavu lidé postrádají vzorové role pro nové aktivity lidé se obávají skrytých zájmů realizátorů změny lidé si myslí, že navrhovaná změna je špatný nápad  důvody rezistence –informační úroveň nedostatek informací nesouhlas s myšlenkou změny nedorozumění –psychologická, např. ztráta moci a kontroly ztráta respektu pocit nepřipravenosti na novou situaci příliš mnoho změn v krátkém období Je nutné využívat oficiální komunikaci a nezaměřovat se na technické a organizační aspekty, taktizování aj.

22 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 22/24 Rizika provádění změn - 3  Profesní  celé útvary se obávají důsledků změny resistence nízká Prodej Marketing - Nákup - Výroba Výzkum a vývoj IT vysoká

23 © Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 23/24 Bariéry zavádění změn  Nedostatečná podpora managementu (zejména při změnách způsobu řízení, transformacích organizací, přechodu na procesně řízené podniky..)  Neochota (obava) managementu prosadit navržené a odsouhlasené  Nedostatek sebereflexe řídících pracovníků  „není co zlepšovat, děláme to skvěle“  Konzervativní myšlení a stereotypy  Změna vyžaduje kreativní myšlení, schopnost překonávání návyků, vidět „přes stromy les“  Negativní přístup pracovníků k odsouhlaseným změnám


Stáhnout ppt "© Ing. V. Šebek, CSc. Řízení projektů a podnikových procesů 1/24 3. Řízení změn v podniku  Provádění změn  Řízení změn, ad hoc přístup  Proces řízení."

Podobné prezentace


Reklamy Google