Projektové řízení Dana Diváková, 24. května 2012 Dana Diváková.

Prezentace na téma: "Projektové řízení Dana Diváková, 24. května 2012 Dana Diváková."— Transkript prezentace:

1 Projektové řízení Dana Diváková, 24. května 2012 Dana Diváková

2 Po podpisu smlouvy První schůzka realizačního týmu  Rozdělení rolí  Zhodnocení realizace aktivit při zkrácení rozpočtu  Zhodnocení finanční situace organizace v překlenovacím období  Rozpracování podrobného harmonogramu realizace projektu, plánování realizace  PŘEČTĚTE SI SMLOUVU !!!  PROSTUDUJTE SI POKYNY PRO PŘÍJEMCE !!!

3 Zhodnocení realizace aktivit při zkrácení rozpočtu  Které aktivity jsou pro projekt klíčové  Jaké finanční prostředky – na jaké kapitoly – byly NOKD přiznány  Jsme schopni projekt s tímto snížením realizovat?  Jsou nezbytné další finanční zdroje?  Omezíme množství aktivit?  Omezíme rozsah rekonstrukce?

4 Zhodnocení finanční situace organizace v překlenovacím období  Smlouva podepsána oběma stranami k 31.8.,  první splátka připsána na účet organizace 20.9.,  projekt v realizaci,  průběžná zpráva podána k 31.12.,  30 dnů kontrola zprávy, v případě nedostatků se doba prodlužuje,  další splátka zaslána k 28.2.,  projekt v realizaci – nutnost zafinancovat z vlastních zdrojů,  NENÍ MOŽNO PŘESTAT S REALIZACÍ PROJEKTU JEN PROTO, ŽE NEMÁTE PENÍZE Z NOKD NA ÚČTĚ,  závěrečná zpráva,  30 dní, v případě nedostatků se doba prodlužuje, ve výjimečných případech může toto období trvat i 7 měsíců,  nutnost opět zafinancovat z vlastních zdrojů.

5 Výchozí podmínky řízení projektu Harmonogram realizace projektu Ganttovy diagramy Diagram ukazuje:  hlavní činnosti nebo fáze projektu,  hierarchii činností projektu,  jak činnosti následují za sebou,  trvání každé činnosti,  předpokládaný konec každé činnosti,  trvání celého projektu,  předpokládaný konec celého projektu.

6 Výchozí podmínky řízení projektu AktivitaLedenÚnor Propagace projektu pro získání cílové skupiny Propagační materiály15. Návrh 20. Hotovo 21. Tisk 28. Hotovo Tisková zpráva20. Návrh 21. Kontrola 28. odesláno Tisková beseda15. Výběr médií, místa 18. Pozvánky 28. rozesílka 10. realizace

7 Rizika při realizaci projektu  Ztráta osobností projektového týmu - některé projekty závisí na klíčových osobách. Protože je dobře známe, může připravit plán zastoupení.  Problémy s pracovníky - mnoho projektů závisí na dobrých vztazích vedení a pracovní síly. Finanční dopady požadavků pracujících lze vyhodnotit a zahrnout do rozpočtu projektu.  Finanční problémy – nedostatek financí na začátku projektu, jednozdrojové financování projektů, časové rozlišení v příjmech a výdajích.  Změny vnějších podmínek nebo okolní změny - mohou podstatně změnit průběh projektu.

8 Rizika při realizaci projektu Ošetření rizik Vyhýbání se  Nebo-li metoda „mrtvého brouka“. NEDOPORUČUJEME!  VYSTAVUJETE SE NEBEZPEČÍ NEPODPOŘENÍ V DALŠÍM KOLE. Kontrola plnění realizace projektu  Provádějte průběžnou evaluaci vašeho projektu, problémy je lepší řešit včas než est post.  Dostatečná a včasná komunikace s administrátory

9 Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv  Strukturu a termíny předkládání průběžných zpráv nesmíme podceňovat.  Čím více chyb v průběžných zprávách – často jen díky malým zkušenostem nebo nedostatečnému prostudování příručky pro příjemce – uděláme, tím více se prodlužuje lhůta zaslání další části finančních prostředků.  PROSTUDUJTE POKYNY PRO PŘÍJEMCE  PROSTUDUJTE SMLOUVU  KOMUNIKUJTE VČAS S ADMINISTRÁTORY

10 Aby…

11 Textová část průběžných a závěrečných zpráv Dosavadní vývoj projektu:  Jak se Vám daří naplnit cíle projektu?  Jakým způsobem naplňujete aktivity projektu?  Jak dodržujete časový plán projektu?  Popište výsledky, kterých jste dosáhli za dobu trvání projektu. Celkové zhodnocení projektu. Podrobně uveďte:  naplnění cílů projektu,  naplnění jednotlivých aktivit projektu,  dodržení stanoveného harmonogramu,  odchylky od projektového záměru, pokud byly a jejich zdůvodnění.

12 Textová část průběžných a závěrečných zpráv Cílové skupiny:  Podařilo se Vám zapojit cílovou skupinu dle Vašich představ?  Jaké cílové skupiny jste oslovili?  Uveďte rozsah cílové skupiny. Cílové skupiny:  Podařilo se Vám zapojit cílovou skupinu dle Vašich  představ?  Jaké cílové skupiny jste oslovili?  Jaké dopady měla realizace projektu na cílovou  skupinu?  Uveďte rozsah cílové skupiny.

13 Textová část průběžných a závěrečných zpráv Výstupy projektu:  Jak realizace projektu přispívá k rozvoji regionu, cílové skupině?  Co se Vám podařilo díky realizaci projektu změnit nebo zlepšit?  Zjišťujete, a pokud ano, jakým způsobem, zda realizací projektu došlo k pozitivní změně?  Výstupy projektu:  Jak se podařilo naplnit předpokládané výstupy projektu?  Jak realizace projektu přispěla k rozvoji regionu, cílové skupiny?  Co se Vám podařilo díky realizaci projektu změnit nebo zlepšit?  Zjišťovali jste, a pokud ano, jakým způsobem, zda realizací projektu došlo k pozitivní změně?

14 Textová část průběžných a závěrečných zpráv Informování o projektu:  Jakým způsobem informujete veřejnost, média, obce a další zájmové skupiny o průběhu projektu? Informování o projektu:  Jakým způsobem jste informovali o Vašem projektu veřejnost, média, obce a další zájmové skupiny? Spolupracující osoby a organizace:  Kdo se společně s Vámi na projektu podílí a jak?  Potvrdily se osoby či spolupracující organizace, které jste uvedli při přípravě projektu? Spolupracující osoby a organizace a další zdroje:  Kdo se společně s Vámi na realizaci projektu podílel a jak?  Potvrdily se osoby či spolupracující organizace, které jste uvedli při přípravě projektu?  Jaké další zdroje se Vám pro projekt podařilo získat?

15 Textová část průběžných a závěrečných zpráv Konkretizace plánů na další období:  Jak je dodržen harmonogram projektu?  Uveďte plánované aktivity v dalších fázích projektu a jejich časový harmonogram. Finanční situace:  Popište celkovou finanční situaci projektu, informujte o dosavadním využití poskytnutého nadačního příspěvku Nadace OKD, uveďte další předpokládané výdaje. Odchylky od projektového záměru:  Srovnejte záměr popsaný v žádosti o nadační příspěvek a skutečnost.  V případě, že se některé části projektu nepodařilo uskutečnit v předpokládané podobě, uveďte příčiny a možnosti nápravy.

16 Textová část průběžných a závěrečných zpráv Přínos projektu pro organizaci:  Jakým způsobem přispěla realizace projektu k rozvoji Vaší organizace?  Získali jste nové podporovatele?  Rozšířila se cílová skupina, pro kterou realizujete aktivity?  Zlepšil se marketing Vaší organizace? Shrnutí projektu:  Stručně popište, čeho bylo v rámci projektu dosaženo (rozsah cca 350 znaků).

17 Závěrem  Nikdy nic jenom předpokládat, vše si dodatečně ověřit.  Mít neustále na mysli účel projektu.  Neustále informovat ty, jichž se projekt týká.  Schvalovat jednotlivé fáze projektu.

18 Závěr

19 Děkujeme za pozornost