Rozpočet a finanční řízení projektu

Prezentace na téma: "Rozpočet a finanční řízení projektu"— Transkript prezentace:

1 Rozpočet a finanční řízení projektu
v rámci kurzu "Efektivní realizace a rozvoj projektů"

2 Program semináře 9:00-12:10 Úvod do finančního řízení organizace
Tvorba projektového rozpočtu 12:10-13:15 Přestávka na oběd 13:15-16:25 Sestavení projektového rozpočtu - praktická část Finanční řízení projektu

3 Finanční řízení ORGANIZACE
Úvod do problematiky

4 Role finančního manažera
sestavení rozpočtu organizace a dalších finančních dokumentů průběžné sledování čerpání rozpočtu – zabezpečení souladu a případná korekce vzhledem k realitě vývoje nákladů nebo zdrojů dohled nad přípravou vyúčtování jednotlivých projektů, finančních zpráv pro poskytovatele sestavení účetní závěrky vypořádání daňových povinností

5 Role finančního manažera
komunikace s vedením a projektovými manažery komunikace s účetním / účetní firmou nastavení a průběžná optimalizace systému - účetnictví, výkaznictví, interní směrnice získávání zdrojů (?) …

6 Rozpočet organizace je nákladovým vyjádřením aktivit organizace, které jsou plánovány na předmětné období musí tedy vycházet z operativního plánu organizace nebo OP jednotlivých úseků při zohlednění poslání organizace, její cílů, priorit a definované strategie konkrétní podoba rozpočtu je odvozena od potřeb organizace

7 Rozpočet organizace skládá se:
z rozpočtu jednotlivých aktivit (projektů) + administrativního rozpočtu (?) z přímých a režijních nákladů potřeba existence administrativního rozpočtu záleží na vnímání režijních nákladů vzhledem k aktivitám jedná se o nepřímé náklady jedná se o přímé náklady, ovšem pouze v alikvotní výši

8 Alokace režijních nákladů
standardizovaný způsob přiřazení režijních nákladů jednotlivým aktivitám (projektům) v příslušné (alikvotní) výši kalkulace přiřazení dle: počtu pracovníků, objemu přímých nákladů… použitá metodika musí být logická a obhajitelná

9 Finanční plán reflektuje i výnosovou (zdrojovou) stránku pro plánované období v podstatě se jedná o rozpočet, do kterého je přidána informace s jakými zdroji je možné počítat pro krytí daných nákladů z finančního plánu lze poznat jestli jsou plánované aktivity plně pokryty nebo je pro ně nutné zabezpečit dodatečné zdroje v případě ztrátových aktivit je na rozhodnutí příslušného orgánu, zda je možné za těchto okolností realizovat danou aktivitu (projekt) na druhé straně se zde mohou objevit i případné rezervy

10 Plán peněžních toků poskytuje rozložení výdajů a příjmů v čase za sledované období zohledňuje režim plateb od donorů (příp. příjem jiných prostředků) na jedné straně a distribuci výdajů v čase na straně druhé navazuje na finanční plán je ovšem nutné korigovat náklady/výnosy z finančního plánu na výdaje/příjmy rozčlenění výdajů/příjmů dle zvolené časové jednotky je ho nutné sestavit v případě, kdy existuje reálné riziko, že se organizace může v určitém období dostat do insolventnosti

11 Účetnictví primární zdroj dat pro veškeré finanční plány a přehledy
jeho efektivní nastavení je klíčovým faktorem úspěšnosti finančního řízení musí být vedeno v souladu s příslušnými právními předpisy – finanční účetnictví je ovšem vhodné doplnit ho o prvky manažerského účetnictví

12 Interní předpisy právní předpisy předpokládají že organizace vnitřně upraví některé své postupy vztahují se zejména k způsobu účtování ale i k dalším skutečnostem příklady interních směrnic: oběh účetních dokladů pracovní cesty inventarizace dlouhodobý majetek cenné papíry

13 Tvorba projektového rozpočtu
Principy a postupy

14 Východiska Projektové aktivity
musí být definovány před sestavováním rozpočtu Tvorba projektového rozpočtu = identifikace vstupů potřebných pro realizaci jednotlivých projektových aktivit a jejich finanční kvantifikace Podmínky stanovené donorem

15 Struktura rozpočtu odráží ostatní podmínky donora
horizontální struktura (řádky) samotný obsah rozpočtu konkrétní rozpočtové položky členěné do kapitol / podkapitol důležitý je počet rozpočtových kapitol v návaznosti na podmínky pro změny (finanční přesuny) v rozpočtu položky na nejnižší hierarchické úrovni musí být definovány dostatečně přesně vertikální struktura (sloupce) údaje požadované k jednotlivým rozpočtovým položkám minimálně je zde k položce uvedena suma nákladu

16 Oprávněnost nákladů stanovená omezení pro použití prostředků
negativní vymezení taxativně vyjmenované položky kursové ztráty, splátky dluhů, debetní úroky… pozitivní vymezení oprávněné, pokud… posouzení z věcného a časového hlediska

17 Oprávněnost z věcného hlediska
nezbytné pro realizaci projektu vynaložené v souladu se zásadami řádného finančního řízení efektivní a přiměřené, obvyklé za dané plnění v příslušném místě a čase řádně vedené v účetnictví, doložitelné doklady musí být uhrazeny

18 Oprávněnost daní většinou není oprávněna žádná daň, u které je organizace poplatníkem (DPPO, silniční daň, daň dědická, daň darovací, daň z nemovitostí, daň z převodu a přechodu nemovitostí) oprávněným nákladem tedy může být pouze: DPFO jako součást hrubé mzdy zaměstnanců spotřební daň jako součást ceny vstupů (organizace není plátcem) DPH jako součást ceny vstupů (organizace není plátcem, anebo je plátcem, ale nemá možnost nárokovat odpočet daně na vstupu)

19 Oprávněnost z časového hlediska
náklady musí být vynaloženy v určitém definovaném období –v období realizace projektu co ale znamená „být vynaloženy“? být uhrazeny - VÝDAJ nebo být (vzniknout) – NÁKLAD

20 Náklady/Výdaje NÁKLAD:
pokles hodnoty aktiv (majetku) nebo zvýšení závazků skutečná spotřeba pořízeného plnění, obvykle spojena s výdejem peněz vzniká k datu kdy bylo dané plnění dodáno VÝDAJ: tok peněz ven z organizace úhrada za pořízené plnění vzniká k datu platby dle bankovního výpisu nebo výdajového pokladního dokladu

21 Oprávněnost z časového hlediska
výdajový přístup oprávněné jsou úhrady (platby) za dané období pokud je striktně dodržována věcná souvislost, tento přístup znevýhodňuje příjemce (mzdy za poslední měsíc realizace projektu, nájemné hrazené předem) nákladový přístup oprávněné jsou náklady, které vznikly (dle okamžiku uskutečnění účetního případu) za dané období datum úhrady nákladu v zásadě nemá na oprávněnost vliv (pouze existence úhrady k nákladu)

22 Přímé / nepřímé náklady projektu
vztahují se výlučně k realizaci projektu plně se na ně vztahuje charakteristika nezbytnosti pro projekt Nepřímé náklady omezeny % z celkových nákladů projektu možné přístupy nemají přímou vazbu na projekt režijní náklady nezbytné pro projekt podmínka doložení doklady Vnímání režijních nákladů buď jako nepřímé náklady (% omezení, taxativní vymezení co zde patří) nebo jako přímé náklady, ale pouze v jejich alikvotní výši (metodika – řádně zdůvodněna, poctivá a spravedlivá)

23 Jiné podmínky donora omezení stanovená pro míru přenesení realizace projektu na jiné subjekty partneři projektu dodavatelé omezení stanovená pro vybrané části rozpočtu např. náklady na vybavení nesmí přesáhnout určené % z celkových nákladů projektu

24 Měna rozpočtu V případě cizí měny je nutné zohlednit pravidla pro kursový přepočet Kurz stanovený pro: sestavení rozpočtu převod finančních prostředků vyúčtování

25 Časové rozvržení nákladů
může být vyžadováno zejména u delších projektů většinou rozlišení na roky, méně častěji - čtvrtletí, měsíce

26 PROJEKT = GRANT + SPOLUFINANCOVÁNÍ
Zdroje financování oprávněné projektové náklady plně financovány z grantu nebo nutnost vložit spolufinancování PROJEKT = GRANT + SPOLUFINANCOVÁNÍ povolené zdroje spolufinancování povinná výše % podmínky donora je nutné uplatňovat pro celý projekt nebo pouze pro část financovanou donorem

27 suma nákladů = suma zdrojů
Zdroje financování bilanční princip: suma nákladů = suma zdrojů projekt nesmí pro organizaci generovat žádný zisk přímé výnosy musí být vráceny do projektu nebo o ně bude krácen grant výjimky: kreditní úroky, kursové zisky

28 Osobní náklady pouze zaměstnanci dle Zákoníku práce - pracovní poměr, DPČ, DPP nebo i členové projektového týmu, kteří nejsou zaměstnanci smlouvy o dílo, mandátní smlouvy, příkazní smlouvy, autorské honoráře... OSVČ stanovené mzdové limity nebo „mzda v místě obvyklá“ oprávněné: hrubé mzdy + povinné zákonné odvody (SP, ZP, zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele) většinou neoprávněné: stabilizační náklady na zaměstnance (příspěvek na životní pojištění, penzijní připojištění) každá pozice – samostatná rozpočtová položka výkazy práce

29 Cestovné pouze cestovní náhrady zaměstnanců jako vyúčtování pracovních cest zvýšené stravovací výdaje (tzv. stravné) jízdné náklady na ubytování nutné vedlejší výdaje nebo i cestovní náklady refundované účastníkům projektových akcí

30 Nákup vybavení a spotřebního materiálu
Spotřební materiál – papír, kancelářské potřeby... Vybavení – výpočetní technika, nábytek... Stanovená objemová a položková omezení Dlouhodobý majetek doba použití více než 1 rok + hodnota nad stanoveno hranici vstupuje do nákladů postupně formou odpisů - pokud je oprávněný, je nákladem pořizovací cena nebo odpisy (účetní/daňové)? za dlouhodobý majetek jsou v rámci projektu považovány pouze plnění nad hranicí stanovenou ZDP (40 a 60 tisíc Kč), nebo přísněji i pod touto hranicí dle skutečného zaúčtování

31 Nákup služeb a energií lektorné, právní služby, výroba publikací, tisk, catering, překlady... energie, nájemné, internet, telefony... členové projektového týmu, kteří nejsou zaměstnanci organizace pozor na limit pro subdodávky a limit pro výběrová řízení

32 Další rozpočtové kapitoly - ESF
Drobné stavební úpravy nikoliv rekonstrukce a modernizace Přímá podpora mzdové příspěvky, cestovné, příspěvek na péči o dítě Křížové financování možnost zahrnout i jinak neoprávněné náklady např. pořízení dlouhodobého majetku, nábytku omezeno %

33 Sestavení projektového rozpočtu
Praktický nácvik Sestavení projektového rozpočtu

34 Režim plateb grantu všechny platby poskytnuty formou záloh nebo nutnost předfinancování - návaznost na celkový rozpočet organizace nezaměňovat předfinancování se spolufinancováním! může být vhodné sestavit plán peněžních toků (plán cash-flow) pro projekt

35 Bankovní účet samostatný - určený výhradně pro potřeby projektu
požadavek úhrady VŠECH projektových nákladů z tohoto účtu v podstatě není možné splnit (odvody, pokladní výdaje) nebo pouze identifikovaný pro příjem plateb grantu

36 Partnerství v projektu
NEMÁ charakter dodavatelsko-odběratelského vztahu !!! z projektu mohou být partnerovi uhrazeny pouze oprávněné náklady, doložitelné prvotními doklady - do těchto nákladů nesmí být zakalkulován zisk na partnera se vztahuje většina smluvních povinností, které platí pro příjemce

37 Zakázky/Subdodávky pro všechny zakázky - pravidlo transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení dodatečné podmínky v případě zakázek, hodnota kterých překročí stanovenou sumu – realizace výběrového řízení Zakázka - jakákoliv dodávka poptána organizací Subdodávka - druh zakázky, prostřednictvím které je ze strany organizace přenesena realizace některé aktivity projektu na dodavatele může zde být stanoven % limit z celkových nákladů

38 Publicita Donor stanovuje pro organizaci postupy, kterými ho má prezentovat jako dárce Většinou na všech hmotných výstupech projektu, na pořízeném vybavení, na veřejných akcích nebo v médiích

39 Neoprávněné náklady bankovní poplatky, kursové ztráty, daně (z věcného hlediska) náklady na přípravu žádosti, vyhodnocení projektu (z časového hlediska) nutno pokrýt „mimo projekt“ někdy je možné pokrýt je ze spolufinancování - v případě, že podmínky donora pro oprávněnost nákladů se vztahují pouze na část projektu financovanou z grantu

40 Finanční řízení PROJEKTU

41 Oddělená účetní evidence
samostatné středisko / zakázka pro projekt nebo systém analytických účtů paralelně i mimoúčetní evidence – pokud je to účelné

42 Průběžné sledování čerpání
pravidelné uzávěrky sledování také u partnerů projektu pravidelná konsolidace stavu čerpání strukturované informace od partnera pokud je vyúčtování v cizí měně, průběžně také přepočítávat náklady z Kč na tuto měnu

43 Administrace změn pravidla pro změny rozpočtu
Změna velkého rozsahu – dodatek ke Smlouvě významně se mění obsahová náplň projektu úprava nad stanovené % z původního rozpočtu Změna malého rozsahu – notifikace změny změny, které nemají zásadní vliv na obsah projektu úprava do stanoveného % z původního rozpočtu informace o formálních změnách

44 Vyúčtování rozpočet = předpoklad/kvalifikovaný odhad
vyúčtování = skutečnost průběžné / závěrečné většinou se podává ve struktuře dle schváleného rozpočtu

45 Vyúčtování nutnost dodržet celkovou výši čerpaných nákladů dle rozpočtu – rozpočet nemůže být přečerpán nebo je možné rozpočet přečerpat vložením dodatečných prostředků spolufinancování výše grantu stanovená ve Smlouvě ale nemůže být navýšena

46 Zálohové platby energie, nájemné, internet...
nejsou nákladem, jsou výdajem náklad nastane až dodávkou plnění a je vyčíslen v zúčtovacím dokladu – někdy je problém získat ho od dodavatele včas dohadné položky

47 Závěrečný audit je požadován pouze u některých donorů
musí být proveden nezávislým certifikovaným auditorem účelem je zejména ověřit že vyúčtování projektu odpovídá evidenci v účetnictví, že účetnictví je řádně vedeno v souladu s právními předpisy a smluvními podmínkami

48 Kursové rozdíly Mechanismus kursového přepočtu
Kursové ztráty nejsou oprávněným nákladem, na druhé straně kursové zisky nejsou přímým výnosem projektu Kurz stanovený pro: sestavení rozpočtu převod finančních prostředků vyúčtování