Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Příprava a realizace projektu II.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Příprava a realizace projektu II."— Transkript prezentace:

1 Příprava a realizace projektu II.
, Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

2 Pracovně – právní vztahy
NK ČR - Školení projektových manažerů

3 Školení projektových manažerů
ESF Rozpočet ve schváleném znění - jednoznačně stanovena částka celkových osobních nákladů na pracovníky v projektovém týmu, včetně jednotkových mezd a skupin pracovníků v členění odborný/administrativní personál. Případné změny struktury a rozdělení mzdových prostředků projektového týmu jsou možné. Příjemce podpory je musí odůvodnit v nejbližší monitorovací zprávě následující po jejich realizaci a dbát přitom na efektivní vynaložení mzdových prostředků. I nových pracovních míst v realizačním týmu se týká zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, který ve svém § 35 vyžaduje, aby zaměstnavatel do 10 kalendářních dnů oznámil příslušnému úřadu práce volná pracovní místa a jejich charakteristiku (§ 37) a neprodleně, nejpozději do 10 kalendářních dnů, oznámil obsazení těchto míst. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů NK ČR - Školení projektových manažerů

4 Školení projektových manažerů
ESF Osobní výdaje: • výdaje na zaměstnance žadatele a jeho projektových partnerů, kteří jsou přímo zapojeni do realizace projektu (včetně pracovníků zaměstnaných na základě dohod o pracovní činnosti a dohod o provedení práce) • výdaje musí odpovídat nominálním mzdám, event. platům a zákonným odvodům na sociální a zdravotní pojištění hrazeným zaměstnavatelem • případné další výdaje na zaměstnance žadatele a jeho projektových partnerů, které je zaměstnavatel povinen hradit na základě platných právních předpisů (odvody do Fondu kulturních a sociálních potřeb,zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání) • pokud se zaměstnanec podílí přímo na projektu pouze částí svého pracovního úvazku, musí být výdaje související s jeho pracovní činností rozděleny na základě prokazatelného kritéria na výdaje související s projektem a na výdaje s projektem nesouvisející. Použití zvoleného kritéria musí být žadatel (partner) schopen kdykoliv (v průběhu i po skončení projektu) doložit. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

5 Školení projektových manažerů
ESF Příjemce podpory musí být schopen doložit, že rozpočtem stanovené prostředky na mzdové náklady pracovníků jsou obvyklé v místě realizace projektu (např.porovnáním s údaji obsaženými v Informačním systému o průměrných výdělcích,které jsou k dispozici na záložka Příjmy a životní úroveň/Výsledky informačního systému o průměrném výdělku), odpovídají jejich požadované odbornosti a byly příjemcem v plné výši uhrazeny. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

6 Školení projektových manažerů
ESF Výkazy odpracovaných hodin Výkazy všech odpracovaných hodin jednotlivých pracovníků placených z kapitoly Osobní náklady budou podléhat kontrole poskytovatele podpory i dalších kontrolních orgánů. Mohou být kontrolovány jak vykázané počty odpracovaných jednotek, tak jednotkové ceny uvedené v rozpočtu Poskytnutí podpory včetně změn oznámených v Monitorovací zprávě oproti výkazům práce a příslušným pracovním smlouvám příjemce a jeho partnerů. Formuláře – každý poskytovatel má svůj doporučený vzor! , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

7 Školení projektových manažerů
, Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

8 Školení projektových manažerů
ESF Pokud příjemce podpory nebude moci požadovaným způsobem při kontrole žádosti o platbu, resp. při kontrole projektu na místě, doložit proplacení mezd, nebudou moci být tyto náklady uznány způsobilými. Není možné, aby jedna osoba byla placena za práci ve stejném čase z více projektů (nebo souběžně z prostředků zaměstnavatele a zároveň z prostředků projektu). Pracovní úvazky se mohou doplňovat, ale nikoli překrývat. V zásadě je možné, aby jednotliví pracovníci vykazovali celkovou práci pro jednoho zaměstnavatele v objemu vyšším než odpovídá fondu pracovní doby pro jeden pracovní úvazek. Takové řešení ale musí být umožněno pracovní smlouvou a nesmí odporovat Zákoníku práce. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

9 Školení projektových manažerů
ESF Poskytovatel podpory nezasahuje do formy pracovně- právních vztahů, které příjemce či partner uzavírají. Je nutné, aby všechny pracovně-právní vztahy byly uzavírány písemně a byly v souladu s českou legislativou. (Mj. musí obsahovat druh prováděné činnosti a výši odměny, event. rozsah práce pro projekt.) V případě nedodržení těchto podmínek nebudou moci být takto vynaložené náklady akceptovány jako uznatelné výdaje. Je-li Příjemcem podpory osoba samostatně výdělečně činná (např. podnikatel), vztahují se na vyúčtování jeho osobních nákladů jako zaměstnance projektu stejná pravidla jako na ostatní členy realizačního týmu (výkaz práce). (Zpravidla ale bývá zahrnut do rozpočtové kategorie Nákup služeb) , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

10 Školení projektových manažerů
ERDF Investiční projekty – osobní výdaje nejsou způsobilý výdaj Neinvestiční projekty – obdobné jako u JPD 3, nejsou způsobilé výdaje na stávající pracovníky , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

11 Vztahy s dodavateli Výběrová řízení
, Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů NK ČR - Školení projektových manažerů

12 Školení projektových manažerů
ESF Jakékoliv výdaje (zboží nebo služby) musejí být pro projekt nezbytné. V opačném případě (např. neodůvodněný nákup před koncem projektu) = výdaj považován za neuznatelný. Při pořizování zboží a služeb musí být dodrženy stanovené limity rozpočtu pro uznatelné výdaje: • Náklady na nákup nového a použitého zařízení a vybavení a na jeho nájem a splátky leasingových smluv operativního leasingu (vynaložené po dobu projektu) by neměly dohromady přesáhnout 25 % z uznatelných nákladů projektu. • Náklady v subkapitole 5 Rozpočtu - Nákup služeb nesmí u grantových projektů přesáhnout 49 % z uznatelných nákladů projektu, pokud ve výzvě k předkládání žádostí není stanoveno jinak. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů NK ČR - Školení projektových manažerů

13 Školení projektových manažerů
ESF Při výběru vhodného dodavatele zboží nebo služby je příjemce povinen dodržet stanovené postupy. Výjimka = Nájem existujících nemovitostí či nebytových prostor nebo s nimi souvisejících práv (kancelářské a školící prostory). Příjemce může přímo vstoupit do jednání s pronajimatelem nemovitosti, kterou si zvolil, a není povinen provádět výběr z více dodavatelů dle povinných postupů. POZOR!!! - neplatí, jedná-li se o krátkodobý jednorázový pronájem prostor např. pro účely konference, kdy součástí takové zakázky budou catering a další doprovodné služby. V tomto případě je třeba provést výběr podle povinných postupů. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

14 Školení projektových manažerů
ESF Princip transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace: a) Transparentnost = zajištění co největší průhlednosti řízení = přezkoumatelnost celého řízení a možnost kontroly postupu v řízení: • o všech významných úkonech souvisejících s výběrem dodavatele pořizovat a uchovávat písemnou dokumentaci v dostatečném rozsahu • jasně vymezit kritéria, podle kterých budou hodnoceny nabídky dodavatelů vždy v dostatečném předstihu před samotným vypracováním nabídek • opatřit všechna rozhodnutí řádným odůvodněním b) Rovné zacházení = zadavatel je v průběhu zadávání zakázky, resp. již od okamžiku přípravy řízení, povinen přistupovat stejným způsobem ke všem dodavatelům, kteří mohou podat či podávají nabídky: Zadavatel definuje přesné podmínky tak, aby všichni uchazeči předem věděli, jak bude řízení probíhat (tedy např. bude-li omezován počet zájemců, jaké jsou přesné podmínky pro toto omezování, které musí dodavatel splnit, případně jakým způsobem bude probíhat hodnocení nabídek, atp.). c) Nediskriminace = zadavatel je povinen v průběhu zadávání zakázky postupovat vždy tak, aby jeho jednáním nedošlo k diskriminaci žádného z dodavatelů. Podmínky pro zadání zakázky musí být zadavatelem vždy stanoveny tak, aby zároveň umožňovaly výběr nejvhodnějšího uchazeče, ale na druhé straně neuzavíraly přístup jinému dodavateli do řízení, např. z důvodů, které nesouvisejí s předmětem veřejné zakázky. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

15 Školení projektových manažerů
ESF Postup při výběru dodavatele Pro výběr dodavatele jsou stanoveny čtyři postupy. K určení postupu je třeba vycházet z předpokládané hodnoty zakázky: Kč - výše Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez DPH, a to cena ke dni odeslání či uveřejnění výzvy k podání nabídky. Při určování předpokládané hodnoty zakázky je zadavatel povinen postupovat hospodárně a zboží a služby pořizovat za cenu obvyklou v místě plnění zakázky. Při určování předpokládané hodnoty je příjemce povinen vycházet z ceny zakázek s obdobným plněním. Pokud příjemce v minulosti nerealizoval obdobnou zakázku a ani není schopen si zjistit cenu jiným způsobem, musí si před zahájením výběru dodavatele provést průzkum cen v místě plnění zakázky. Příjemce tedy nemůže ve výzvě k podání nabídky automaticky uvést částku, kterou uvedl při sestavování rozpočtu v žádosti, pokud tato cena nebyla vytvořena výše uvedeným způsobem. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

16 Školení projektových manažerů
ESF Příjemce je povinen vzít v úvahu všechna obdobná, spolu související plnění, která zamýšlí pořídit v průběhu projektu, nebo alespoň v průběhu jednoho účetního období a tato plnění sečíst = předpokládaná cena zakázky. Příjemce by měl posoudit, zda je vhodné zadat předmět zakázky jako jednu zakázku, a to s ohledem na věcné hledisko předmětu zakázky (tj. věcný obsah služby) a hledisko geografické (tj. dostupnost dodavatelů v daném místě plnění zakázky). Příjemce povinen postupovat tak, aby nedocházelo k dělení předmětu zakázky na menší zakázky s cílem snížit hodnotu zakázky pod stanovené limity pro jednotlivé postupy! , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

17 Školení projektových manažerů
ESF Postup při hodnotě zakázky do Kč bez DPH Nemusí být prováděno výběrové řízení a bude dostačující zaslat přímo písemnou nebo elektronickou objednávku jednomu vhodnému dodavateli nebo písemně vyzvat takového dodavatele k podání nabídky. S vybraným dodavatelem nemusí být nutně uzavřena písemná smlouva s podpisy na jedné listině. Příjemce musí při pořizování zboží a služeb postupovat hospodárně. V případě nákupu drobných položek v obchodě stačí doložit paragon z obchodu (tj. stvrzenka o nákupu) s doplněnými náležitostmi účetního dokladu dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví nebo paragon z obchodu a výdajový pokladní doklad příjemce, které spolu tvoří jeden účetní doklad. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

18 Školení projektových manažerů
ESF Postup při hodnotě zakázky od Kč do Kč bez DPH (včetně) Příjemce je povinen písemně vyzvat k podání nabídky alespoň 3 dodavatele. Tato výzva musí být zaslána dopisem nebo elektronicky. Výběr musí provádět osoba, která je vzhledem k zakázce nestranná, což potvrdí písemným prohlášení. (vzor prohlášení je k dispozici ke stažení - v záložce „Zadávací řízení“.) O provedení výběru musí příjemce sepsat zápis (zápis se přikládá k MZ). S vybraným dodavatelem musí být uzavřena písemná smlouva s podpisy na jedné listině nebo musí být na plnění vydána alespoň písemná objednávka písemně potvrzená dodavatelem. O výsledku výběru musí být všichni oslovení dodavatelé písemně informováni. Informace o výsledku musí být zaslána dopisem nebo elektronicky. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

19 Školení projektových manažerů
ESF Postup při hodnotě zakázky od Kč do Kč bez DPH Příjemce je povinen uveřejnit výzvu k podání nabídek na webových stránkách Výzva musí být uveřejněna po dobu alespoň 15 dnů. (Formulář pro uveřejnění výzvy - v záložce „Zadávací řízení“.) Příjemce je oprávněn uveřejnit výzvu také na jiných všeobecně dostupných místech, např. v tisku, na dalších webových stránkách apod. O provedení výběru – zápis! (k MZ spolu s Výzvou a Výsledkem výzvy) S vybraným dodavatelem musí být uzavřena písemná smlouva s podpisy na jedné listině. Výsledek výběru musí být písemně sdělen všem zúčastněným dodavatelům. Informace o výsledku musí být zaslána dopisem nebo elektronicky. Po uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem musí být informace o výsledku řízení uveřejněna také na webových stránkách (Pro uveřejnění výsledku - formulář - v záložce „Zadávací řízení“.) , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

20 Školení projektových manažerů
ESF Postup při hodnotě zakázky od Kč bez DPH (včetně) a) Příjemce není veřejným zadavatelem - obdobná pravidla a postupy jako jsou pravidla pro zadávání veřejných zakázek veřejným zadavatelem ve zjednodušeném podlimitním řízení dle § 38 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách = příjemce je povinen písemně vyzvat k podání nabídky nejméně 5 dodavatelů. Výzva k podání nabídek musí být kromě zaslání dodavatelům současně uveřejněna na webových stránkách a to po dobu alespoň 15 dnů. Příjemce může uveřejnit výzvu také na jiných všeobecně dostupných místech, např. v tisku, na dalších webových stránkách apod.. O provedení výběru – zápis! (k MZ s Výzvou a Výsledkem) Výsledek výběru musí být písemně sdělen nejen všem zúčastněným dodavatelům, ale i současně uveřejněn na webových stránkách (Pro uveřejnění výsledku – formulář ke stažení na v záložce „Zadávací řízení“.) , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

21 Školení projektových manažerů
ESF b) Příjemce je veřejným zadavatelem V případě, že se příjemce řadí do některé z kategorií zadavatelů dle § 2 zákona č.137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, tj. zejména do kategorie tzv. veřejného zadavatele (např. příspěvkové organizace, obce, kraje), je povinen postupovat podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Oznámení o zahájení zadávacího řízení musí být uveřejněno na webových stránkách O provedení vývěru – Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek! (K MZ včetně Oznámení o zahájení a Výsledkem) Výsledek zadávacího řízení musí být uveřejněn na webových stránkách Informace k zákonu o veřejných zakázkách č. 137/2006 Sb. je možné získat např. na webových stránkách nebo , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

22 Školení projektových manažerů
ESF Výzva k předložení nabídky u zakázek v hodnotě od Kč do Kč bez DPH Součástí výzvy k podání nabídek musejí být požadavky na předmět zakázky a podmínky plnění. Výzva musí obsahovat alespoň tyto údaje: • Název / obchodní firma příjemce • Sídlo příjemce • Osoba oprávněná jednat jménem příjemce • IČ, DIČ příjemce • Kontaktní osoba příjemce, její telefon a ová adresa • Lhůta pro podání nabídky • Popis předmětu zakázky • Požadavky na prokázání kvalifikace dodavatele (výpis z obchodního rejstříku nebo jiný obdobný doklad o právní subjektivitě, čestné prohlášení o bezdlužnosti vůči finančnímu úřadu a příslušnému úřadu sociálního zabezpečení) • Předpokládaná cena bez DPH • Lhůta dodání / časový harmonogram plnění / doba trvání zakázky • Místo dodání / převzetí plnění • Hodnotící kritéria, z nichž jedním kritériem musí být vždy cena • Povinnost dodavatele umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu 10 let po skončení plnění zakázky • Logo ESF a vlajka EU , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

23 Školení projektových manažerů
ESF Příjemce může dále do výzvy uvést např.: • Platební podmínky • Povinnost dodavatele předložit návrh smlouvy včetně obchodních podmínek • Výše smluvní pokuty, která bude uložena v případě nesplnění nebo porušení povinnosti vyplývající ze smlouvy • Formální požadavky na formu nabídky (znění v českém jazyce, požadovaný počet kopií, podání nabídky na elektronickém médiu atd.) • Právo příjemce jakožto zadavatele na zrušení řízení bez udání důvodu. Podrobná specifikace údajů uvedených ve výzvě nebo další podmínky pro plnění zakázky mohou být uvedeny také v samostatné zadávací dokumentaci. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

24 Školení projektových manažerů
ESF Smlouva s dodavatelem Smlouva nebo potvrzená objednávka musí obsahovat alespoň tyto náležitosti: • Předmět plnění (pořizovaného zboží nebo služby) • Cena • Lhůta dodání nebo harmonogram plnění • Místo dodání / převzetí zboží nebo výstupu plnění • Povinnost dodavatele umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu 10 let po skončení plnění zakázky Dále je možné ve smlouvě příp. v objednávce upravit např. smluvní pokutu, platební podmínky, povinnost poskytnout zadavateli podklady pro zpracování monitorovací zprávy, povinnost mlčenlivosti, atd. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

25 Školení projektových manažerů
ESF Při vymezování požadavků na dodávané zboží je nutné postupovat tak, aby nedocházelo ke zvýhodňování některých dodavatelů dané zakázky (není možné uvádět odkazy na obchodní firmy, specifické označení zboží typické pro určitou osobu, ochranné známky apod. tak, aby nedocházelo ke zvýhodňování určitých dodavatelů.) Pokud je použito více kritérií, jedním z nich musí být vždy cena. Dalšími kritérii může být např. kvalita realizačního týmu, způsob poskytování požadované služby, metodologie, délka záruky apod. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

26 Školení projektových manažerů
ESF Hodnotící komise U zakázek od bez DPH provádí výběr z došlých nabídek hodnotící komise. Hodnotící komisi jmenuje příjemce. Hodnotící komise musí mít alespoň tři členy. (Od 2mil. – musí mít alespoň 5 členů!) Alespoň jeden z členů musí mít odbornou kvalifikaci nebo odborné zkušenosti odpovídající povaze předmětu zakázky! Členové hodnotící komise musejí být vzhledem k zakázce nestranní. Každý člen před zahájením výběru musí potvrdit svoji nestrannost formou čestného prohlášení. (vzor prohlášení - v záložce „Zadávací řízení“.) O průběhu řízení a hodnocení musí být sepsán zápis. Zápis je poté předložen osobě oprávněné jednat jménem příjemce, případně osobě oprávněné jednat jménem příjemce ve věci zakázky. Podpisem oprávněné osoby na zápisu je rozhodnuto o výběru dodavatele. Pokud tato osoba neschválí výběr provedený komisí, zdůvodní své rozhodnutí v zápisu o hodnocení. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

27 Školení projektových manažerů
ESF Informace o výsledku řízení O výsledku řízení musejí být písemně informováni všichni oslovení dodavatelé. Tato informace musí být zaslána dopisem nebo elektronicky. V případě, že výzva k podání nabídky byla uveřejněna na informace o výsledku musí být uveřejněna i na těchto webových stránkách. Pro uveřejnění výsledku – formulář - v záložce „Zadávací řízení“. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

28 Školení projektových manažerů
ESF Další informace k postupům při výběru dodavatele V případě, že poptávané plnění může z technických nebo uměleckých důvodů, z důvodu ochrany výhradních práv, práva duševního vlastnictví k poptávanému plnění nebo z důvodu vyplývajícího ze zvláštního právního předpisu poskytnout pouze jeden určitý dodavatel, příjemce může oslovit tohoto jediného dodavatele Tuto skutečnost je však třeba písemně odůvodnit a doložit, a to např. pomocí analýzy průzkumu trhu nebo jiného dokladu prokazujícího tuto skutečnost. Také může nastat situace, že příjemce sice osloví více dodavatelů nebo řádně uveřejní výzvu k podání nabídek, ale nabídku obdrží pouze od jednoho dodavatele. V tomto případě příjemce může buď prodloužit lhůtu k podání nabídky nebo zahájit nové řízení, anebo s dodavatelem, který předložil tuto jednu nabídku, uzavřít smlouvu. To ovšem pouze za předpokladu, že nabídka je vyhovující! , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

29 Školení projektových manažerů
ESF Pokud příjemce prodlouží lhůtu k podání nabídek, musí tuto informaci písemně sdělit všem již osloveným dodavatelům a současně oslovit další dodavatele, příp. upravenou výzvu uveřejnit na všeobecně dostupném místě, tj. v tisku, na webových stránkách apod. V případě, že se během lhůty k podání nabídek změní podmínky výzvy, např. změní se termín dodání, změní se parametr požadovaného plnění apod., příjemce musí tuto změnu sdělit všem osloveným dodavatelům. Pokud výzva byla uveřejněna na webových stránkách, musí být informace uveřejněna i na těchto stránkách. V případě že se jedná o tak závažnou změnu výzvy, která by vyžadovala zásadní přepracování nabídky, je třeba prodloužit lhůtu k podání nabídky. V případě, že během lhůty k podání nabídek dojde ke zrušení řízení a jedná se o zakázku v hodnotě plnění přesahující Kč bez DPH, i v tomto případě je příjemce povinen uveřejnit tuto informaci na pomocí formuláře pro uveřejnění výsledku, přičemž v poli „Název / obchodní firma dodavatele“ musí být uveden důvod zrušení. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

30 Školení projektových manažerů
ERDF Konečný příjemce nesmí platit dodavatelům nebo zhotovitelům v hotovosti ani šekem s výjimkou nevyhnutelných plateb v hotovosti (např. notářské poplatky). Dokladem o provedení těchto plateb budou pokladní doklady. Jedna taková platba může dosahovat výše max ,- Kč. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

31 Školení projektových manažerů
ERDF Zadávání zakázek Konečný příjemce je povinen při realizaci projektu uskutečňovat zadávání zakázek v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. V případě, že příjemce dotace započal výběrové řízení před 1. červencem 2006 podle zákona č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, dokončí výběrové řízení podle zákona č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. Konečný příjemce přitom musí respektovat, že zadávání zakázek vychází z celkových předpokládaných nákladů na danou zakázku na dodávky, služby a stavební práce bez DPH. Předmětem zakázky je buď celý projekt nebo jeho funkčně ucelené části (pokud objektivně není možné zadat jednu zakázku na projekt jako celek). Průběh výběru dodavatele je konečný příjemce povinen náležitě dokladovat. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

32 Školení projektových manažerů
ERDF Zadávání zakázek podléhá kontrole ze strany CRR. Konečný příjemce může přípravu zadávacího řízení s pobočkou CRR konzultovat. Konečný příjemce je povinen respektovat stanovisko CRR k zadávacímu řízení. Konečnému příjemci z Podmínek Rozhodnutí vyplývá povinnost předložit zadávací dokumentaci zakázky ke stanovisku CRR 14 dnů před zahájením zadávacího řízení tedy 14 dnů před odesláním formuláře „Oznámení zadávacího řízení „ na Centrální adrese (v případě postupů s uveřejněním) nebo oslovovaným dodavatelům (u postupů bez zveřejnění) předložit zadávací dokumentaci k posouzení CRR nebo v případě jednacího řízení bez uveřejnění 14 dnů před rozesláním zadávací dokumentace potenciálním uchazečům (lhůta může být po dohodě s CRR zkrácena) a umožnit pracovníkům CRR účastnit se jednání hodnotících komisí v roli pozorovatele. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

33 Školení projektových manažerů
ERDF Pokud konečný příjemce připravuje zasedání hodnotící komise (po vydání Rozhodnutí) je povinen zaslat CRR nejpozději 7 kalendářních dnů před jejím konáním pozvánku na toto zasedání. Pověřený pracovník CRR se následného jednání zúčastní v roli pozorovatele, nebo sdělí, že se jednání komise nezúčastní. CRR má možnost kontrolovat i průběh výběrového řízení, které bylo uskutečněno před vydáním Rozhodnutí a vyžádat si příslušnou dokumentaci již v průběhu ex-ante kontrol. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

34 Školení projektových manažerů
ERDF Konečný příjemce zašle pobočce CRR k odsouhlasení návrh smlouvy s vítězným dodavatelem, nebyla-li dodavatelská smlouva uzavřena již před vydáním Rozhodnutí. Pracovník CRR může provést namátkovou kontrolu průběhu zadávacího řízení: může se osobně v roli pozorovatele zúčastnit jednání komisí pro otevírání obálek resp. hodnocení nabídek, může si vyžádat předložení kompletní dokumentace zadávacího řízení kdykoliv v průběhu realizace projektu. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

35 Školení projektových manažerů
Důležité Příručka pro příjemce – stanovuje závazná pravidla, kterými se příjemce musí řídit! V případě nejasností – vždy konzultovat s poskytovatelem dotace !!!! , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

36 Přílohy monitorovacích zpráv Monitorovací indikátory
Monitorovací zprávy Přílohy monitorovacích zpráv Monitorovací indikátory Žádost o platbu , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

37 Školení projektových manažerů
ESF Monitorování je průběžné sledování, sběr dat a informací o projektech financovaných z prostředků JPD 3. Monitorování zabezpečuje dohled nad tím, aby tyto finanční prostředky byly využity maximálně efektivně k naplnění cílů, které byly stanoveny JPD 3 a rozvinuty v jednotlivých projektech, které byly vybrány k financování. Monitorování slouží jak příjemcům podpory, tak i poskytovatelům podpory ke sledování průběhu realizace projektů i k případné včasné identifikaci možných rizik a zabránění chybám a nesrovnalostem ve financování projektů. Tyto zprávy musí obsahovat popis uskutečněných a plánovaných aktivit, čerpání rozpočtu, uvedení podstatných i nepodstatných změn v projektu a dále naplňování předepsaných monitorovacích indikátorů. Dlouhodobé a opakované nenaplňování těchto indikátorů může vést k omezení poskytované podpory, k jejímu úplnému zastavení či odebrání. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů NK ČR - Školení projektových manažerů

38 Školení projektových manažerů
ESF Příjemci podpory jsou povinni v rámci pravidelných monitorovacích zpráv informovat poskytovatele podpory o průběhu celého projektu (tj. vč. těch částí projektu, za které jsou odpovědni případní partneři resp. dodavatelé). Za tímto účelem jsou příjemci podpory povinni zajistit sběr požadovaných údajů a informací od svých partnerů i od dodavatelů služeb, které mají bezprostřední vliv na postup plnění projektu. Součástí monitorovací zprávy jsou také výsledky kontroly na místě. Pokyny k vyplňování monitorovacích zpráv – na a na stránkách poskytovatelů , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

39 Školení projektových manažerů
ESF Finanční plnění a naplňování monitorovacích indikátorů projektu je sledováno poskytovatelem podpory pomocí Monitorovacího systému strukturálních fondů (MSSF-MONIT), do kterého se průběžně načítají informace z jednotlivých monitorovacích zpráv. Formulář Monitorovací zprávy o realizaci projektu - aktuální verze platná k datu podání monitorovací zprávy - (záložka - MONITOROVACÍ ZPRÁVY. Monitorovací zprávy v českém jazyce předkládá příjemce podpory poskytovateli podpory v elektronické a tištěné podobě – podepsaný originál (případně kopie v počtu stanoveném poskytovatelem podpory). Elektronickou verzi zprávy zašle příjemce dotace poskytovateli em (nestanoví-li poskytovatel jinak). , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

40 Školení projektových manažerů
ESF Příjemce podpory předkládá v průběhu realizace projektu dva typy monitorovacích zpráv - mají stejný formát; liší se v rozsahu požadovaných informací: 1. průběžné zprávy - předkládají se v průběhu realizace projektu 2. závěrečnou zprávu - předkládá se po ukončení realizace projektu. Poskytovatel podpory si při schvalování monitorovací zprávy vyhrazuje právo požadovat dodatečné informace ke způsobu realizace projektu a k jeho výsledkům. Takové informace musí být dodány do 30 dnů od doručení konkrétního požadavku, nestanoví-li Poskytovatel podpory kratší lhůtu. Všechny monitorovací zprávy musí být archivovány příjemci podpory!!! Monitorovací zpráva musí být také vždy připojena k žádosti o platbu. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

41 Školení projektových manažerů
ESF Průběžné monitorovací zprávy Průběžná monitorovací zpráva o realizaci projektu musí být předkládána zpravidla společně s průběžnou žádostí o platbu, a to za každé tři měsíce realizace projektu. První zprávu musí Příjemce podpory předložit nejpozději do 30 dnů po uplynutí prvních 3 kalendářních měsíců od zahájení projektu. Monitorovací zpráva musí být také vždy připojena ke každé mimořádné Žádosti o platbu. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

42 Školení projektových manažerů
ESF Nově: Monitorovací zpráva o zahájení projektu – cca do 2 měsíců po zahájení Průběžná monitorovací zpráva – po 6 měsících Monitorovací zpráva musí být předložena i s mimořádnou žádostí o platbu. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

43 Školení projektových manažerů
ESF Pokud má být průběžná monitorovací zpráva za projekt vypracována 1 měsíc před jeho závěrečnou zprávou, sdělí písemně příjemce podpory tuto skutečnost poskytovateli podpory, který může povolit vypracování pouze závěrečné zprávy příslušného projektu. Každá zpráva musí být vypracována v požadovaném formátu a s náležitými přílohami. V případě, kdy se jedná o projekt se zapojením partnera/partnerů Smlouva/smlouvy o partnerství se předkládají nejpozději s první průběžnou monitorovací zprávou. Smlouvy, objednávky, metodiky výpočtů (např. režijních nákladů) se předkládají pouze jednou, nejpozději s Monitorovací zprávou se žádostí o platbu, která obsahuje prokazované uznatelné výdaje, ke kterým se vztahují. Formuláře MZ – a poskytovatelů , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

44 Školení projektových manažerů
ESF Závěrečná monitorovací zpráva Závěrečná monitorovací zpráva zhodnotí úspěšnost celého projektu a bude informovat o výsledcích a splněných aktivitách realizovaných v rámci projektu. Závěrečná zpráva musí obsahovat podrobný popis podmínek, v nichž byl celý projekt realizován, informace o publicitě projektu a zdrojů jeho financování a o skutečnostech, které mohou být použity k vyhodnocení dopadu projektu. Pokud je v textu Poskytnutí podpory uveden požadavek provést audit po skončení projektu, bude přiložena zpráva z externího auditu projektu. Závěrečná zpráva musí být předložena v termínu stanoveném poskytovatelem podpory (zpravidla do 2 měsíců po skončení projektu). , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

45 Školení projektových manažerů
ESF Spolu se závěrečnou monitorovací zprávou je vždy předkládána i závěrečná žádost o platbu (s výjimkou případu, kdy příjemce nevyužil všechny poskytnuté zálohy). Monitorovací indikátory Příjemce podpory v žádosti o poskytnutí finanční podpory uvedl výchozí a plánovanou hodnotu monitorovacích indikátorů - ukazatelů výstupů a výsledků projektu. Při monitorování realizace projektu musí příjemce průběžně sledovat naplňování těchto monitorovacích indikátorů v podrobnějším členění (např. celkem a ženy, podle vymezených skupin osob, typů kurzů apod.). , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

46 Školení projektových manažerů
ESF Přílohy monitorovacích zpráv: Monitorovací indikátory Soupiska mzdových nákladů Soupiska účetních dokladů Soupiska výběrových řízení Soupiska poskytnuté veřejné podpory Výkazy práce Změnový rozpočet Změnový harmonogram Auditorská zpráva Prezenční listiny , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

47 Školení projektových manažerů
ESF Proplácení výdajů projektu Zálohové – poskytnutí zálohy až do 25% celkových uznatelných nákladů. Maximálně 90% v průběhu projektu. Povoleno pouze u některých subjektů. Zpětné – financování projektu z vlastních zdrojů, poskytovatel zpětně proplácí prokázané náklady (zpravidla u podnikatelských subjektů). , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

48 Školení projektových manažerů
ESF Změny a doplnění projektu – nutné uvádět v monitorovacích zprávách! Nepodstatné změny projektu Příjemce podpory je oprávněn projekt upravit a pozměnit bez předchozího souhlasu poskytovatele podpory, avšak pouze za předpokladu, že taková změna neovlivní dosažení cílů projektu, vč. naplňování schválených kvantifikovaných indikátorů. V případě tzv. nepodstatných změn projektu – nutno o  takové změně písemně informovat v nejbližší monitorovací zprávě poskytovatele podpory. Součástí této informace musí být uvedení data platnosti změny, zdůvodnění, proč ke změně došlo a případně doložení další požadované dokumentace. Změny v kontaktních údajích (změna adresy, telefonického spojení příjemce podpory a změna kontaktní osoby) je třeba nahlásit bez prodlení. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

49 Školení projektových manažerů
ESF změna rozpočtu projektu omezená na přesun prostředků v rámci jedné kapitoly rozpočtu, (aktualizovaný rozpočet jako příloha MZ, pokud je požadován) přesun prostředků mezi jednotlivými kapitolami do výše 15% částky celkových uznatelných výdajů projektu, počítáno kumulativně za dobu realizace projektu. Součástí oznámení o změně rozpočtu musí být aktualizovaný rozpočet projektu; změna kontaktních údajů, sídla a statutárního zástupce příjemce podpory – nahlásit ihned! změna kontaktní osoby projektu a manažera projektu – nahlásit ihned! změna auditora (pokud je povinností příjemce projektu nechat provést audit), vytvoření nové položky v rozpočtu / příp. její zrušení za podmínky, že neznamená začátek nové aktivity, resp. zrušení stávající klíčové aktivity změny časového harmonogramu projektu týkající se jednotlivých aktivit, uzavření a změny (formálního charakteru) smluv s partnery další změny v realizaci projektu a plnění jednotlivých klíčových aktivit, které neovlivní dosažení monitorovacích indikátorů a plnění cílů proj. Každý přesun prostředků či úprava oproti schválenému rozpočtu musí být pro projekt nezbytné a nově navržené využití těchto prostředků efektivní. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

50 Školení projektových manažerů
ESF Podstatné změny projektu Podstatné změny projektu zakládají povinnost upravit právní akt o poskytnutí podpory písemným dodatkem. Věcný návrh změny či dodatku připraví příjemce podpory a doloží jej písemnou žádostí o změnu, a to včetně vysvětlení, proč k navrhovaným změnám dochází. Návrh na změnu či doplnění Poskytnutí podpory se žádostí o změnu projektu a případnými přílohami může být poskytovateli podpory předložen nejpozději 60 kalendářních dnů před termínem ukončení projektu. Změny textu Poskytnutí podpory reagující na průběh projektu musí mít těsnou vazbu na charakter a hlavní cíle projektu, které jsou předmětem původního schváleného návrhu projektu a smlouvy. Přijaté změny projektu mohou vést k úpravám struktury rozpočtu, event. k jeho snížení. Navýšení rozpočtu projektu není možné. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

51 Školení projektových manažerů
ESF Změna data ukončení projektu je považována za podstatnou změnu projektu. Jakákoli změna spočívající v navýšení rozpočtu projektu v části týkající se soukromého financování projektu, která povede ke zvýšení celkového schváleného rozpočtu projektu, je podstatnou změnou. Poskytovatel podpory návrh zváží a případně jej po diskusi s navrhovatelem upraví. Dodatek nabývá platnosti datem podpisu oprávněnou osobou poskytovatele podpory, účinný je dnem jeho akceptování příjemcem podpory. O případném zamítnutí žádosti o změnu musí být příjemce podpory písemně informován poskytovatelem podpory nejpozději do 21 kalendářních dnů od doručení žádosti o změnu. Podstatné změny nesmí příjemce podpory provést před jejich odsouhlasením poskytovatelem. Odsouhlasení změn poskytovatelem nelze provést se zpětnou platností. Výjimkou je odsouhlasení změny začátku realizace projektu. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

52 Školení projektových manažerů
ESF Podstatné změny projektu by měly být odsouhlaseny partnery příjemce podpory ještě před podáním příslušných návrhů změn Poskytnutí podpory. V případě, že takového souhlasu nebylo dosaženo, musí žadatel tuto informaci uvést při předkládání žádosti o schválení změn a odůvodnit, proč k získání souhlasu partnerů nedošlo. Změna data ukončení projektu je považována za podstatnou změnu projektu. Nárokovat navýšení poskytnutých prostředků podpory není možné ani v případě prodloužení projektu (do maximální možné doby trvání projektu – 24 měsíců u grantových projektů) Jakákoliv změna týkající se monitorovacích indikátorů je považována za změnu podstatnou – příjemce musí požádat o změnu Poskytnutí podpory. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

53 Školení projektových manažerů
ESF Změna bankovního účtu projektu je považována za podstatnou změnu projektu. Záměr změnit banku je příjemce podpory povinen předem oznámit poskytovateli podpory. Příjemce podpory zašle do 7 kalendářních dnů od realizace změny poskytovateli podpory oznámení o provedené změně bankovního účtu, jejíž součástí musí být kopie smlouvy o zřízení nového účtu, doložení převodu všech prostředků z původního účtu projektu a nová finanční identifikace. Změna bankovního účtu musí být specifikována v následných žádostech o platbu. V případě, že změna banky je vynucena uzavřením bankovních operací banky, u které byl otevřen původní účet projektu, oznámí to příjemce podpory poskytovateli podpory bezodkladně a do 5 pracovních dnů zašle poskytovateli podpory oznámení o provedené změně bankovního účtu, jejíž součástí musí být kopie smlouvy o zřízení nového účtu a nová finanční identifikace. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

54 Školení projektových manažerů
ERDF Monitorování postupu realizace projektu informování pobočky CRR o postupu projektu a jeho udržitelnosti = Monitorovací zprávy konečný příjemce je povinen předkládat pobočce CRR tyto zprávy v tištěné a elektronické verzi. vzory monitorovacích zpráv - Příručka pro příjemce, web stránky CRR a poskytovatelů dotace Vzor monitorovací zprávy o průběhu projektu slouží pro tři druhy (typy) zpráv - průběžnou, etapovou a závěrečnou; konečný příjemce vždy vymaže nevyhovující termíny. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

55 Školení projektových manažerů
ERDF Jednoetapové projekty Konečný příjemce předkládá pobočce CRR: Průběžné zprávy o postupu projektu Závěrečnou zprávu o projektu Průběžná zpráva o postupu projektu Průběžná zpráva slouží k informaci o pokroku v realizaci projektu. Konečný příjemce předkládá průběžnou zprávu nejpozději do 30 kalendářních dnů po ukončení každých 6 měsíců od data vydání Rozhodnutí. Pokud by měla průběžná zpráva být vypracována 30 kalendářních dnů před závěrečnou zprávou, příjemce informuje pobočku CRR. Pobočka CRR je oprávněna udělit v odůvodněných případech výjimku, takže příjemce nemusí průběžnou zprávu vypracovat, postačí pouze vypracování závěrečné zprávy. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

56 Školení projektových manažerů
ERDF Povinné přílohy: kopie dokladů související se zadávacím řízením na dodavatele (nepředkládá se, jestliže bylo předloženo s některou z předešlých zpráv), kopie smluv uzavřených s dodavateli (nepředkládá se, jestliže bylo předloženo s některou z předešlých monitorovacích zpráv), přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců konečného příjemce za posledních 6 kalendářních měsíců předcházejících datu předložení monitorovací zprávy (v první průběžnou zprávě se předkládá také přepočtený stav zaměstnanců k datu vydání Rozhodnutí za období 6 kalendářních měsíců předcházejících vydání Rozhodnutí), zápisy z kontrolních dnů v případě staveb (za sledované časové období), pojistná smlouva na předmět projektu (předkládá se s nejbližší monitorovací zprávou následující po pořízení majetku), doklad o první splátce pojistného (předkládá se s nejbližší monitorovací zprávou následující po pořízení majetku), u měkkých projektů prezenční listiny, pozvánky apod. (za sledované časové období), další přílohy, relevantní ke sledování postupu realizace konkrétního projektu, mohou být příjemci upřesněny pobočkou CRR. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

57 Školení projektových manažerů
ERDF Závěrečná zpráva o projektu Závěrečná zpráva slouží jako podklad pro žádost o platbu. Závěrečnou zprávu konečný příjemce předloží nejpozději do 30 kalendářních dnů od ukončení realizace projektu dle Rozhodnutí. Pokud by měla závěrečná zpráva být vypracována do 30 kalendářních dnů po průběžné zprávě, příjemce informuje pobočku CRR. Ta je oprávněna v takovém případě udělit v odůvodněných případech výjimku, takže příjemce nemusí průběžnou zprávu vypracovat, postačí pouze vypracování závěrečné zprávy. Spolu se závěrečnou zprávou předkládá konečný příjemce Žádost o platbu. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

58 Školení projektových manažerů
ERDF Víceetapové projekty Průběžné a etapové zprávy o postupu projektu Závěrečná zpráva Průběžná zpráva o postupu projektu Konečný příjemce předkládá průběžnou zprávu do 30 kalendářních dnů po ukončení každých 6 měsíců od data vydání Rozhodnutí. Pokud by měla průběžná zpráva být vypracována 30 kalendářních dnů před etapovou nebo závěrečnou zprávou, konečný příjemce informuje pobočku CRR. Pobočka CRR je oprávněna udělit v odůvodněných případech výjimku, takže příjemce nemusí průběžnou zprávu vypracovat, postačí pouze vypracování etapové nebo závěrečné zprávy. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

59 Školení projektových manažerů
ERDF Etapová zpráva o postupu projektu Etapová zpráva slouží jako podklad pro žádost o platbu. Etapovou zprávu předkládá konečný příjemce do 30 kalendářních dnů od ukončení příslušné etapy realizace projektu. Spolu s etapovou zprávou předkládá konečný příjemce Žádost o platbu. Přílohou zprávy jsou kopie účetních a případně jiných dokladů, které se vztahují na uhrazené způsobilé výdaje za období dané etapy projektu. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

60 Školení projektových manažerů
ERDF Závěrečná zpráva o projektu Závěrečná zpráva slouží jako podklad pro žádost o platbu a také jako poslední etapová zpráva. Závěrečnou zprávu předloží konečný příjemce pobočce CRR do 30 kalendářních dnů od ukončení realizace projektu dle Rozhodnutí (v případě, že je konečný příjemce povinen předkládat zprávu z nezávislého auditu projektu, předkládá závěrečnou zprávu nejpozději do 60 kalendářních dnů od ukončení realizace projektu). Pokud by měla závěrečná zpráva být vypracována do 30 kalendářních dnů po průběžné zprávě, příjemce informuje pobočku CRR. Ta je oprávněna v takovém případě udělit v odůvodněných případech výjimku, takže příjemce nemusí průběžnou zprávu vypracovat, postačí pouze vypracování závěrečné zprávy. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

61 Školení projektových manažerů
ERDF Všechny projekty Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Konečný příjemce je povinen odevzdat tuto zprávu pobočce CRR vždy do 30 kalendářních dnů od uplynutí každých 12 měsíců po ukončení realizace projektu. Poslední zprávu odevzdává konečný příjemce do 30 kalendářních dnů po uplynutí pěti let ode dne vydání Rozhodnutí. V případě, že by mezi odevzdáním posledních dvou zpráv měla uplynout doba kratší než tři měsíce, předloží konečný příjemce pouze poslední zprávu, tj. zprávu předkládanou po uplynutí pěti let ode dne vydání Rozhodnutí. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

62 Školení projektových manažerů
ERDF Proplácení výdajů projektu Zpravidla pouze zpětné, zálohové je poskytováno pouze výjimečně vybraným subjektům. Prokázání předfinancování , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

63 Školení projektových manažerů
ERDF Změny projektu Jakékoliv změny, ke kterým v průběhu realizace projektu dojde, musí konečný příjemce neprodleně písemně oznámit CRR na formuláři Oznámení konečného příjemce o změnách v projektu. Popis těchto změn musí být také uveden v monitorovacích zprávách, které konečný příjemce pravidelně vyhotovuje. Pobočka CRR může v souvislosti se změnou projektu provést kontrolu projektu. Konečný příjemce je povinen odevzdat spolu s Oznámením konečného příjemce o změnách v projektu CRR také aktualizované formuláře ISPROFIN v případě, že změna má vliv na údaje v nich uvedené. (Pomůcku pro vyplňování formulářů ISPROFIN – Příručka pro příjemce). Veškeré změny Rozhodnutí je možno provádět pouze na základě vzájemné dohody Řídícího orgánu a konečného příjemce. Změnou Rozhodnutí není možné měnit příjemce a poskytovatele dotace a účel, na který je dotace poskytována. , Havlíčkův Brod Školení projektových manažerů

64