Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

ET NETERA Správa digitálního obsahu v organizacích (A7B39SDO) Přednáška č. 6 Workflow a popis procesů Jiří Štěpán & Martin Kačer, 2009-2012.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "ET NETERA Správa digitálního obsahu v organizacích (A7B39SDO) Přednáška č. 6 Workflow a popis procesů Jiří Štěpán & Martin Kačer, 2009-2012."— Transkript prezentace:

1 ET NETERA Správa digitálního obsahu v organizacích (A7B39SDO) Přednáška č. 6 Workflow a popis procesů Jiří Štěpán & Martin Kačer,

2 39SDO Co je to workflow? Popis životního cyklu obsahu –„od myšlenky k uživateli“ Eviduje stav objektů, zdrojů, informací Sestává z různě provázaných akcí Řídí prováděné aktivity Zajišťuje spolupráci aktérů systému Správa digitálního obsahu v organizacích 2

3 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 3

4 39SDO Motivace, … aneb „proč“ Workflow používáme, abychom zajistili: … že se něco stane, … že se něco nestane, … že se něco stane správným způsobem, … že se něco stane ve stanovenou dobu, … atd. Správa digitálního obsahu v organizacích 4

5 39SDO WORKFLOW PROCES A JEHO DEFINICE Správa digitálního obsahu v organizacích 5

6 39SDO Proces ve workflow („business process“) Součást analýzy nasazení systému Popisuje, jak je činnost organizačně prováděna –WCMS: činnost = publikace obsahu Může obsahovat kroky mimo informační systém (!) Daný proces může být implementován různými technikami (s různou mírou vhodnosti) Správa digitálního obsahu v organizacích 6

7 39SDO Modelování procesů BPM: Business Process Modelling –mapování a analýza existujících procesů –modelování (neformálně, formálně, graficky, …) BPR: Business Process Reengineering –reorganizace procesů (typicky kvůli efektivitě) –dopad na organizační strukturu, pracovní místa a náplně BPI: Business Process Improvement –zlepšování bez zásadní reorganizace (V rámci CMS nás zajímá zejména BPM, případně BPI.) Správa digitálního obsahu v organizacích 7

8 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 8 Definice procesu Workflow proces je popsán svou definicí: Posloupnost prováděných akcí Vstupy, podmínky a výstupy akcí Vzájemné závislosti akcí Možnosti větvení podle definovaných podmínek Omezení na průběh procesu Zodpovědnost uživatelů (rolí) za konkrétní stavy a akce

9 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 9 Příklad definice workflow procesu

10 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 10 Vzory workflow procesu Definice procesu používá tzv. vzory Sekvence Paralelní souběh Synchronizace Výběr z možností Jednoduché sloučení … případně další Vzory jsou „stavebními kameny“ definice Měřítko „vyjadřovací síly“ workflow systémů

11 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 11 Vzory workflow: Sekvence Určitá akce může začít po skončení předchozí Příklad: Po přijetí platby vystavit daňový doklad. Též: Sequence, Serial Routing

12 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 12 Vzory workflow: Paralelní souběh Rozdělení do více současně běžících větví Příklad: Po přijetí závazné objednávky vygenerovat potvrzení a zahájit expedici ze skladu. Též: AND-Split, Parallel Split, Fork

13 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 13 Vzory workflow: Synchronizace Čekání na dokončení paralelních větví Příklad: Po expedici zboží ze skladu a uhrazení kupní ceny odeslat zásilku zákazníkovi. Též: Synchronizer, AND-Join, Randez-vous, Barrier

14 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 14 Vzory workflow: Výběr z možností Možnost pokračování v jedné z několika větví Příklad: Odeslat poštou nebo kurýrní službou. Též: Exclusive Choice, XOR-Split, Switch, Decision, Case

15 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 15 Vzory workflow: Jednoduché sloučení Čekání na dokončení jedné z předchozích větví Příklad: Při neobdržení platby nebo zrušení ze strany zákazníka stornovat objednávku. Též: Merge, XOR-Join, Asynchronous Join

16 39SDO Příklad: Publikační workflow s větvením Správa digitálního obsahu v organizacích 16

17 39SDO Příklad: schvalování smluv Správa digitálního obsahu v organizacích 17

18 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 18 „swimlanes“

19 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 19 1Přijetí faktury Vstupy procesu Přijatá faktura (včetně případných příloh) v tištěné podobě a fakturační podklady (např. dodací list) Popis procesu Pracovník podatelny FP (včetně případných příloh) naskenuje a v DMS vytvoří nový dokument - ekvivalent průvodky FP - a skeny původních dokumentů. Pracovník podatelny vyplní do průvodky následující údaje z FP:  Datum přijetí (může se lišit od data skenování)  Dodavatel (převzatý z číselníku ERP nebo CRM, v př., že jde o nového dodavatele, bude tento založen až na úrovni Ekonomického úseku v ERP)  Číslo FP  Variabilní symbol  Cena celkem včetně DPH  Poznámka (volitelně vyplňované textové pole pro komentář) Interakce s DMS Založení nového dokumentu – průvodky FP OmezeníMaximální možná doba trvání od přijetí (v h) VýstupyPrůvodka FP a sken původní FP (včetně případných příloh) RolePodatelna

20 39SDO Postupy návrhu Dva typické postupy návrhu workflow Obranné workflow (kdo všechno to musí schválit před publikací?) –Editor a X návazných schvalování –Schvalování má jen kontrolní funkci –Typické pro CMS Procesně orientované (provádění uživatelů procesem) –Postup kroků a delegace rolí –Typické pro DMS Správa digitálního obsahu v organizacích 20

21 39SDO Zásady dobrého návrhu Vždy zvažte, zda je workflow opravdu potřeba –Většina WCMS „skutečné“ workflow nepotřebuje –Striktní vynucování pravidel může být naopak překážkou Vyvarujte se razantních změn zavedených procesů –Nepřizpůsobovat skutečnost nasazenému systému Pokuste se mapovat: –Jak to nyní funguje –Kde to vysloveně vázne –Jak může pomoci nový CMS (DMS) Návrh zcela nového procesu používejte výjimečně! Správa digitálního obsahu v organizacích 21

22 39SDO Typické problémy: přiřazení úkolu roli Příklad – role „korektor“ schválí publikaci článku Problém: role nic sama neudělá –Role nemusí být aktuálně naplněna žádným uživatelem –Role je naplněna více uživateli, spoléhají na sebe navzájem Řešení: –K vykonání akce se generuje „úkol“ Co vykonat, s čím a do kdy Co se stane pokud čas vyprší Přiřazeno konkrétnímu uživateli Úkol přiřazuje systém nebo uživatel Správa digitálního obsahu v organizacích 22

23 39SDO Typické problémy: zástupnost Příklad – akce přiřazena uživateli, který –má dovolenou (to se dá plánovat předem) –onemocní (může být neočekávané i velmi náhlé) Problém: zástupnost –Workflow by mělo řešit, co se stane při nečinnosti uživatele Řešení: –Definování zástupnosti Za koho kdo zastupuje (pevně zadané nebo nastavitelné) –Časové limity na provedení úkolu (automatická „eskalace“) –Privilegovaná role uživatele umožňující přesun úkolů Ad hoc řešení nenadálých situací Správa digitálního obsahu v organizacích 23

24 39SDO Typické problémy: prokázání provedení Příklad – fakturu nad 10mio Kč musí schválit CEO Problém: síla autentizace –Opravdu víme, že je to generální ředitel? –Jak to prokážeme při účetním auditu? Řešení: –Digitální podpis kvalifikovaným certifikátem, podpis se stává neoddělitelnou součástí dokumentu –Papírový podpis (naskenovaný do systému?) Zvolené řešení musí schválit auditorská společnost. Správa digitálního obsahu v organizacích 24

25 39SDO FORMÁLNÍ MODELY POPISU WORKLOW Správa digitálního obsahu v organizacích 25

26 39SDO Možnosti modelování procesů Existuje řada způsobu zápisu (více či méně formální) Volte ten, který uživatel pochopí (a schválí) Mohou existovat i další požadavky (např. legislativa) Příklady –Dataflow diagramy / swimlines –Business process diagramy –Vývojové diagramy, … Správa digitálního obsahu v organizacích 26

27 39SDO Formální modely workflow Umožňují definici procesů na implementační úrovni CMS se liší poskytovanými formalismy –limitují, jak složité workflow je možné implementovat… Využití existujících formalismů –Stavové diagramy –Petriho sítě –Rozšířené Petriho sítě (barvené aj.) Specializované modelovací jazyky a nástroje –BPMN –YAWL (yet another workflow language) –UML (prostředky pro popis workflow: „activity diagram“) –BPEL Správa digitálního obsahu v organizacích 27

28 39SDO Formální modely: stavové diagramy Nejjednodušší případ, mění se pouze stav assetu Ke stavu jsou zpravidla vázána přístupová práva Správa digitálního obsahu v organizacích 28 Editor Korektor Nový Korektor Ke schválení Admin Publikovaný

29 39SDO Formální modely: vývojový diagram Správa digitálního obsahu v organizacích 29

30 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 30 Formální modely: Petriho sítě Graf definující místa a přechody mezi nimi Místa mohou obsahovat tokeny Přechod se aktivuje, pokud všechna místa připojená na jeho vstup obsahují token Při aktivaci se odstraní tokeny ze vstupních míst a vygenerují se tokeny do všech míst na výstupu

31 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 31 Jazyk BPEL Jazyk pro popis obchodních procesů Založen na XML „Programování ve velkém“ – koordinace aplikací Umožňuje definovat –Vzájemné závislosti webových služeb –Reakce na zasílané zprávy –Zotavení z chybějících odpovědí –… a další BPEL nástroje se používají k řízení workflow procesů

32 39SDO BPMN (Business Proc Modelling Notation) Reprezentace procesů –grafická –serializace do XML podoby, BPEL apod. Správa digitálního obsahu v organizacích 32

33 39SDO Konstrukty BPMN Události –startovací, ukončovací, ostatní –mohou přijmout nebo generovat zprávy Aktivity –práce, která musí být udělána –vnořené podprocesy Gateway –podmínky –rozdělení a sloučení Spoje –sekvence –zprávy –asociace Správa digitálního obsahu v organizacích 33

34 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 34

35 39SDO Příklad BPMN – vnořený proces Správa digitálního obsahu v organizacích 35

36 39SDO WORKFLOW V CMS/DMS Správa digitálního obsahu v organizacích 36

37 39SDO Workflow modul v CMS Řídí životní cyklus assetů a zajišťuje jejich interakci –S uživateli –S ostatními částmi aplikace –S dalšími aplikacemi Konfigurován modelem definice procesů Eviduje seznamy úkolů pro uživatele („TODO“) Zajišťuje komunikaci s okolím prostřednictvím –Receptorů (vstupy) –Efektorů (výstupy) Správa digitálního obsahu v organizacích 37

38 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 38 Postavení workflow v rámci CMS

39 39SDO CMS a workflow – co požadovat Hledejte CMS podporující navržené procesy Většina velkých CMS obsahuje vizuální návrhář workflow kombinující stavový diagram a různé akce U většiny lze vystavět programové workflow na bázi akcí Některé CMS umožňují integraci s externími workflow typu BPEL Workflow bývá podružné u WCMS, podstatné u DMS Správa digitálního obsahu v organizacích 39

40 39SDO Výběr – kontrolní otázky Potřebujete větvení a cykly nebo jen sekvenci? Jaká je potřebná míra notifikací a eskalací? (jak blízko u sebe sedí tým editorů obsahu?) Audit a reporty – co potřebují manažeři vědět? Co je přednější – rychlost nebo bezpečnost? Lze publikovat kritickou informaci do 10minut? Je potřeba zadávat úkoly bez vazby na assety? Bude workflow zahrnovat externí systémy? Jak často se workflow mění? Správa digitálního obsahu v organizacích 40

41 39SDO Správa digitálního obsahu v organizacích 41 Literatura Eyal Oren, Armin Haller: Formal Frameworks for Workflow Modelling Business_Process_Modeling_Notationhttp://en.wikipedia.org/wiki/ Business_Process_Modeling_Notation

42 ET NETERA Děkuji za pozornost Garant přednášky: Martin Kačer


Stáhnout ppt "ET NETERA Správa digitálního obsahu v organizacích (A7B39SDO) Přednáška č. 6 Workflow a popis procesů Jiří Štěpán & Martin Kačer, 2009-2012."

Podobné prezentace


Reklamy Google