Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Best Practice v oblasti řízení zdrojů a kapacitního plánování

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Best Practice v oblasti řízení zdrojů a kapacitního plánování"— Transkript prezentace:

1 Best Practice v oblasti řízení zdrojů a kapacitního plánování
7+1 doporučení pro efektivní plánování Tomáš Krejča BenchCom Praha

2 S kým strávíte hodinu a půl….
Tomáš Krejča Katedra Ekonomiky a řízení ČVUT FEL Odborný konzultant Benchcom, s.r.o. Praxe s řízením zdrojů a kapacitním plánováním Specializace na Maconomy PeoplePlanner Představení…. Our sweetspot is European based organisations between 100 and... 1.2

3 Dnešní přednáška Základní pojmy – abychom si rozuměli 10’
Best Practice v řízení zdrojů a kapacitním plánování 60’ Diskuze ’ Struktura přednášky 1.2

4 Základní pojmy a opakování
Co je to Projekt? ERP - Enterprise Resource Planning PSO – Professional Services Organisations Utilizace zdrojů Řízení zdrojů Kapacitní plánování Projekt je koordinované úsilí skupiny lidí, které směřuje k vytvoření něčeho nového, dosud neexistujícího - ve stanoveném termínu a s přidělenými prostředky. 1.2

5 Projekt Koordinované a časově ohraničené úsilí, směřující k vytvoření unikátního produktu, nebo služby. Zdroj: wikipedia.org

6 Projekt Jedinečnost Vymezenost (termín, čas, rozpočet)
Různorodost – potřeba řešení týmem Komplexnost Nadprůměrné riziko Čas Cíl Náklady Projekt Trojimperativ 1.2

7 Deltek stručně Maconomy od 1989 zaměřena na společnosti v oblasti projektových služeb 2010 spojení s Deltek USA, vznik globálního leadra v systémech pro PSO: Konzultační firmy Výzkum a vývoj IT firmy Inženýringové a projekční Komunikační a PR agentury 1,8 mil+ uživatelů ve více jak 80 zemích veřejně obchodovatelná společnost (NASDAQ: PROJ) Maconomy was founded 20 years ago Direct presence in Northern Europe and North America and partners covering primarily emerging markets Over 600 customers and well over 100,000 daily, active users of maconomy All customers are professional services companies, several big and notable companies, with 1,000’s of employees Maconomy is a well founded, leading player in ERP for PSO’s 1.1

8 Leadership v ”erp pro pso”
analytiky celosvětově umístěna mezi top 10 světovými dodavateli jako vůdčí specialista v ”ERP pro pso” řada největších a nejvíce uznávaných PSO firem používá maconomy pro své podnikání Porter Novelli Limited Gavin Anderson advertising & related computer related audit & tax research legal engineering & architects advisors & design With 20 years of focus on PSO’s and a proven track-record on delivering on our promises Maconomy has built a solid reference list with many large and notable companies within professional services. Names like Deloitte, PwC, KPMG, Logica, BAE, WPP, Publicis, Ramboll, Semcon, ERGO, Deltares, LBI, etc. are arguably leaders within their categories. And with a customer churn around 3% we retain our customers better than most industry peers. 1.3

9 řídit zaměstnance, čas a projekty a zvýšit tak svou profitabilitu
Naše poslání pomáhat organizacím řídit zaměstnance, čas a projekty a zvýšit tak svou profitabilitu So our vision and what we are committed to is to “Help Professional Service firms manage people, time and projects – to increase profitability.” I hope that you agree that these 3 words are center point for what you do in your company. Transferring this into our solutions and products - it is all about managing and planning people and optimizing resource utilization – securing strong time capture and get as much of the employees time registered and invoiced – and finally planning of projects and controlling that costs don’t exceed the budget with focus on increasing project profitability – but we will talk more about our solutions later. Info: Please be aware that dependent on which sub-industry you are approaching the word project may not be hitting 100%. In an Audit company it may be “Engagement” and in an agency they call it a “job” – so please adjust to your presentation – or at least mention it that we know that. KEY MESSAGE / SO WHAT: We know your business and know where your pains are - our solution is centered around the core things in your business

10 Zdroje nejsou dostatečně plánovány a řízeny!
Project Portfolio Management Solutions Primavera CA Clarity Microsoft Project Server Planisware tc. Výzkum ukazuje, že více jak polovina společností neplánuje zdroje. Ti kteří zdroje plánují tak až na vyjímky používají Excel. Excel ale není databázový nástroj, data se v něm obtížně sdílejí – tabulku může používat jen jedna osoba a typicky Pouze ten kdo tabulku vytvořil se v ní dokáže dobře orientovat. Maconomy zaplnil mezeru na trhu, tím že se zaměřila na jednoduché řešení, které se ovládá jako Excel – proto věříme, že se PeoplePlanner stane vaším další krokem po Excelu… Založeno na výzkumu, který společnost Benchcom provedla v ČR v roce 2008 mezi inženýringovými a projektovými společnostmi

11 Problém nebo výzva Více projektů s nízkou marží
Méně disponibilních zdrojů Mnoho změn při realizaci projektů Méně času Zvýšení nejistoty při plánování So our vision and what we are committed to is to “Help Professional Service firms manage people, time and projects – to increase profitability.” I hope that you agree that these 3 words are center point for what you do in your company. Transferring this into our solutions and products - it is all about managing and planning people and optimizing resource utilization – securing strong time capture and get as much of the employees time registered and invoiced – and finally planning of projects and controlling that costs don’t exceed the budget with focus on increasing project profitability – but we will talk more about our solutions later. Info: Please be aware that dependent on which sub-industry you are approaching the word project may not be hitting 100%. In an Audit company it may be “Engagement” and in an agency they call it a “job” – so please adjust to your presentation – or at least mention it that we know that. KEY MESSAGE / SO WHAT: We know your business and know where your pains are - our solution is centered around the core things in your business Problémy musíme řešit včas, nejlépe ještě dříve než vzniknou, tedy jim předcházet! To je cílem našich Best Practice doporučení použití PeoplePlanner.

12 Best practice 1 přehled napříč celou organizací
Všechny projekty s datem zahájení, ukončení a základním rozpočtem Čas zaměstnanců je přiřazen na projekty alespoň v nejbližších týdnech Změny jsou zaváděny v okamžiku a místě jejich vzniku Management využívá online informace ke svému rozhodování

13 Best practice 2 součástí plánu je režijní čas a absence zaměstnanců
Zaměstnanci zadávají dovolené či jiné absence s možností schvalování Pro interní činnosti jsou zavedeny režijní projekty Pro administrativní čas či operativu se používají opakované alokace

14 Best practice 3 při plánování se využívají typové zdroje
Typové zdroje jsou zadány pro všechny typické kvalifikace v org. struktuře Přiřazení z typových zdrojů mění nadřízený nejpozději v týdenním výhledu Prognóza zatížení vzniká sečtením alokací skutečných a typ. zdrojů

15 Best practice 4 součástí plánu jsou potenciální projekty
Obchod zadává potenciální projekty ve fázi před podpisem smlouvy K potenciálním projektům se přiřazují zejména typové zdroje s pomocí vzorů Obchod díky online přehledu lépe časuje projekty s ohledem na kapacity

16 Best practice 5 projekty jsou vyhodnocovány průběžně
K projektům je evidována odpracovaná skutečnost nejpozději na týdenní bázi Skutečnost a výhled projektu je průběžně vyhodnocován Součástí vyhodnocení nejsou jen hodiny ale i náklady a výnosy

17 Best practice 6 vytížení lidí je vyhodnocováno dopředu
Každý zaměstnanec je odpovědný za svou plnou alokaci pro nejbližší týdny Nadřízení provádějí příslušná opatření pokud je zam. nevytížen či přetížen Plán projektů je optimalizován oproti úzkým místům (TOC)

18 Best practice 7 zaměstnanci jsou zapojeni do procesu plánování
Každý zaměstnanec má online přístup ke svému plánu Zaměstnanec jednoduše aktualizuje svou alokaci pokud dojde ke změně Zaměstnanec aktivně vyhledává možnosti zapojení ve výhledu týdnů

19 Identifikované problémy
Lidé se cítí velmi vytíženi, ale přesto celková úroveň utilizace je neuspokojivě nízká Neustálé přesouvání lidí mezi projekty a „hašení problémů“ činí zaměstnance nespokojenými. Nedokážeme naplno využít potenciál a talent našich zaměstnanců Zde jsou některé problémy (výzvy) se kterými se potýkají projektově orientované organizace a zároveň důvody pro plánování zdrojů… Našli jste se v nich? Nemáme pohotový přehled o celkové kapacitě zdrojů. Pouze lokálně v .xls tabulce Projekty jsou založené na hrubých odhadech a nemáme porovnání mezi odhadem a skutečně realizovaným rozsahem prací Někteří lidé jsou stále přetíženi, zatímco ostatní nejsou plně zapojeni do řešení. maconomy.com

20 = řízení projektů a zdrojů v jediné aplikaci!
spojení řízení projektů a zdrojů - snadno a rychle Deltek People Planner Planning Operativní úkolování We talked to a number of our clients and we realised that the clear need was for a solution that could make resource planning in a simple way and combine it with project planning – enabling project managers and others to really feed resource requirements in to the resource planning based on their project plans Sheduling – operativní úkolov This is what People Planner is all about – and we can see that our solution is the only solution that really does this – in a simple and easy to use way as People Planner. During the presentation you will understand why simplicity and ease of use is such a key parameter = řízení projektů a zdrojů v jediné aplikaci!

21 Tři fáze plánování 1 - Scheduling 2 – Plánování zdrojů a projektů
Kdo a co dělá nyní a v následujících dnech Máme správně vytížené zdroje v tomto a v následujícím měsíci? 1 - Scheduling Odpovídá naše kapacita rozjednaným projektům? 2 – Plánování zdrojů a projektů Naše doporučení !!! Začněte zde pro optimalizaci vytížení a zajištění informovanosti 3 – Dlouhodobé plánování zdrojů Timeline

22 Úspěšné řízení zdrojů Kriteria:
Riziko nerealistického plánování Úkol Etapa Projekt Měsíc Týden Den Hodina Efektivní/realistické plánování Best practice Kriteria: Přehled za celou společnost Jednoduchost Každý to zvládne y – axis you have the level of detail at which you plan (project – phase – task) – with PP you can plan on all 3 levels. x-axis you have the level of detail you plan at in terms of time horizon – by month-week-day-hour – again PP can handle all 4 levels. Doporučení je plánovat na projektové úrovni s rozlišením na měsíce a týdny (přidaná hodnota podrobného plánování není příliš vysoká Klíčová věc na kterou musí být nejdříve upřena pozornost – je získat přehled za celou společnost ! Příklad: 100 projektů, cca 20 úkolů a 10 zaměstnanců na projekt: => položek k přeplánování…

23 Zaměstnanec My Plan Web-based klient zobrazení vlastního plánu
přiřazení k projektu/úkolu MS Outlook zobrazení vlastního plánu přiřazení k projektu/úkolu

24 Řešení založené na rolích
Manažer zdrojů/ vedoucí oddělení kompletní přehled o situaci zdrojů Výhled – budoucí potřeba zdrojů Zdroje Projekty Projektový manažer Řízení projektů Přiřazení zdrojů k projektům Řešení je založeno na čtyřech základních rolích. Jakékoliv změny v alokaci zdrojů provedené PM je viditelné i pro RM Project Manager: Has an overview of his projects and is able to staff up his project with available resources. Remember the solution is integrated to the resource part, so any assignment made by resources made by the project manager is visible for the resource manager – and the other way around. Employee: The employee has an overview in the People Planner MyPlan (web client). Pokud má volnou kapacitu sám se může přiřadit k projektu Manager: Má přehled o situaci zdrojů na celkové úrovni – pomocí grafů (jako v Excel). Reporty o budoucí výkonnosti (Analytix) The manager can have access to the People Planner rich client and see the overview of the resources situation in a more overall level (presented in graph types known from Excel). Alternatively the Manager (CEO, CFO, COO) will get reports about future performance in his inbox through the usage of Analytix – where standard reports are available from People Planner – combining past performance and future performance in one overview. Here you could typically log in to the solution and show generic stuff on how the solution is working. Manažer (CEO, CFO, COO) Přehled o současné a budoucí utilizaci, tržbách Analytix Reporty Zaměstnanec - Přehled o naplánovaných úkolech Sám se může přiřadit k projektu! maconomy.com 24

25 Reporty - možnosti Wysiwyg print Export do Excelu Kontingenční tab.
Uložit jako pdf Datový sklad Grafy Reporting Within People Planner you have various options for reporting: Print from any perspective to PDF or mail – the print is based on WYSIWYG print meaning you print what you see on the screen. This is important to provide it this way as the flexibility of PP is extreme and you can group in many different ways. Export data including Gantt chart data to Excel Create pivot tables (as known from Excel) based on assignment, project or resource data Create charts based on any Gantt chart data (same chart functionality and chart types as known from Excel) Use People Planner data warehouse (see next slide)

26 People Planner | Proven Value
“We’ve been able to increase the proportion of time spent on analysis and management from 10-20% up to 50% thanks to People Planner. That’s a huge difference in any company.” Jon Mostyn, Worldwide Business Consulting Director Hill & Knowlton “The overall idea and scope of the People Planner solution is great– it’s a tool of genius.” Knut Brotnow, IT Manager The Norweigan Opera “People Planner has given us a better overview of how we use our resources. We have optimized allocation of our core competences so we use them on the right project. This will have a positive effect on the bottom line.” Carl Vad Jensen, CFO, Atkins “We have never had better control of our projects. Our project managers gain a more comprehensive overview of their projects with respect to cost, progress and resource planning,” John Erik Rustad, Thales

27 Porovnání s MS Project PeoplePlanner umožňuje:
Kapacitní plánování i na nejvyšší projektové úrovni Grafické ovládání, snadné „jako Excel“ Integrované Reportování, prvky Business Inteligence Projektové knowhow založené na „best practices“ Přímá integrace s ERP Maconomy Porovnání plánu se skutečností a ETC Export MS Outlook MS Excel MSP server je velmi složitý a tím málo přehledný PP vymysleli lidé kteří vyvíjeli projektově-plánovací SW u jiných společností, ale zjistili že skutečně použitelné řešení musí spojovat obě oblasti – kapacitní i projektové plánování MSP se používá obvykle jen v plánovací fázi, PP umí porovnávat se skutečností (překročení plánovaného rozsahu, milníků)

28 People Planner - praktická ukázka
Ukázat přeplánování drag $ drop

29 Děkuji za Vaši pozornost!
Praha


Stáhnout ppt "Best Practice v oblasti řízení zdrojů a kapacitního plánování"

Podobné prezentace


Reklamy Google