e_žádanky, správci a příkazci, PKI

Prezentace na téma: "e_žádanky, správci a příkazci, PKI"— Transkript prezentace:

1 e_žádanky, správci a příkazci, PKI
INIS & Objednávky e_žádanky, správci a příkazci, PKI

2 Motivace Zabezpečení předběžné finanční kontroly
Předběžná řídící kontrola je jednou ze součástí systému finanční kontroly. Systém finanční kontroly se řídí samostatnou směrnicí ZČU. Tento stupeň vnitřního kontrolního systému má za úkol zabezpečit průkaznou kontrolu při používání veřejných finančních prostředků, zejména při operacích výdajového charakteru. Efektivní oběh žádanek – elektronicky Implementace elektronického podpisu

3 Legislativní vymezení
Zákon č. 320/2001 o finanční kontrole Směrnice ZČU   4R/2006 Stanovení příkazců operací, správců rozpočtu a hlavních účetních na Západočeské univerzitě v Plzni 

4 Současné možnosti Papírový formulář – toho se chceme zbavit a urychlit oběh Žádanka v Magionu – formální nedostatky (pouze jeden schvalovatel, identifikace pouze přihlášením), přestane se používat INIS – eviduje správce a příkazce, využívá elektronický podpis V současnosti jsou možné dočasně všechny varianty

5 Průběh kontrolního procesu

6 Životní cyklus objednávky

7 Procesy Založení žádanky a předání ke schválení Schválení správcem
Schválení příkazcem Přenos do Magionu

8 Subjekty Žadatel – jakýkoli zaměstnanec mající konto
Příkazce – oprávněný schvalovat Správce – oprávněný schvalovat Administrátor – eviduje příkazce a správce na libovolné úrovni (univerzita, fakulta, katedra) Správce a příkazce lze evidovat na nákladovém středisku (katedře) či na konkrétní zakázce Správce certifikátů - CIV

9 Přihlášení http://inis.zcu.cz
Jméno a heslo z Orionu

10 Volba Objednávky Volba Objednávky

11 Nabídka dle práv Pořízení

12 Seznam rozpracovaných
Nová

13 Filtr Omezuje seznam zobrazených objednávek, zpočátku doporučuji nepoužívat Výjimkou je „Stav“ (implicitně „Rozpracováno“) – umožňuje sledovat vyřizování

14 Zobrazení všech objednávek
Vybrat stav a stisknout „Filtrovat záznamy“

15 Stavy objednávky Rozpracováno – vidí pouze žadatel, do procesu zařadí tlačítkem „Předat ke schválení“ Schvaluje správce – může údaje opravit (doplnit), posouvá dál volbou „Schválit: Ano/Ne“ a „Podepsat a uložit“ – podepisuje certifikátem (nutno zadat PIN) Schvaluje příkazce – nemůže opravovat, jen schvaluje Uzavřená, schválená, přenesená Zrušená

16 Nová objednávka

17 Pojmy - objednávka Místo – fakulta, ústav atd.
Deník – objednací místo nebo jeho část, vystavuje objednávku Pořadí – bude doplněno z Magionu po přenosu Konečný příjemce – tištěno na objednávce, slouží při převzetí objednaného Dodavatel – výběr z číselníku, pokud chybí, napíše se do poznámky Skupina zdanitelné plnění – dle pravidel EO Popis – slouží k orientaci při vyhledávání Poznámka – komunikační zóna pro žadatele, příkazce, správce i objednací místo Popis ani poznámka se na objednávku netiskne

18 Popis – položky objednávky
Popis položky - předmět objednávky Objednáno - množství udávané v následných měrných jednotkách MJ - měrná jednotka Cena MJ - cena za měrnou jednotku Cena celkem = Objednáno * CenaMJ (automaticky) Pracoviště, zakázka a činnost se předvyplní dle zařazení žadatele, jinak výběr z číselníku Příkazci a správci se nabízejí dle jejich zařazení Kopie – vytvoří další shodnou položku Nová položka – vytvoří další prázdnou položku

19 Implicitní předvyplnění
Nová objednávka není zcela prázdná, položky se předvyplní tak, že stačí dopsat „Popis“ a „Popis položky“ (ovšem bez ceny to sotva kdo schválí) Místo, středisko, zakázka a činnost je vyplněná dle zařazení pracovníka Zadavatel a konečný příjemce je vyplněno dle toho, kdo objednávku vystavuje

20 Vyplňování Popis - povinné Položka - povinné Firma - číselník
Správce – výběr, kontrola středisko - číselník

21 Napsat IČO (vlevo) nebo název (vpravo, stačí začátek) a stisknout „Najít“
Výběr z číselníků Vybrat požadovaný řádek

22 Výběr z číselníků Napsat libovolné kritérium nebo jejich kombinaci a stisknout „Najít“ Vybrat požadovaný řádek

23 Varianta pro knihovnu Tlačítko „K“ pro knihovnu

24 Formulář pro knihovnu Celkové množství se automaticky doplní

25 Formulář pro knihovnu Celkové množství (12) se automaticky dopočte z jednotlivých množství dle umístění (16) Název, autor, ISBN a vydavatel se po uložení poskládá do popisu položky Množství, cena za kus a cena celkem se přenášejí do objednávky Do položky POPIS uvádějte pouze: knihy, periodika, ostatni

26 Příloha K objednávce je možno přiložit přílohu tlačítkem „Přidat přílohu“ V otevřeném okně se tlačítkem „Procházet“ dostaneme na adresáře dostupné z daného počítače Vybereme soubor („Otevřít“) a záznam uložíme („Uložit záznam“) Tlačítko „Přidat přílohu“ se změní na „Příloha“ Po přenosu do Magionu je objednací místo na tuto přílohu upozorněno em

27 Příloha 2. Procházení adresářů 3. Výběr souboru 1. Přidání přílohy

28 Vyplněná objednávka Předat

29 Co dál Uložit rozpracované – nechci to ještě nechat schvalovat
Uložit jako novou – v případě opakujících se objednávek nebo u zrušených (zamítnutých) je možno vytvořit novou obsahově shodnou se stavem „rozpracováno“ Tisk – asi zbytečné Zavřít – neukládat tj. nová se vyhodí, u opravované se změny ignorují Předat ke schválení – dál už mohu jen sledovat

30 Schvalování Příkazce a správce (v případě vícezdrojového financování jich může být i více) může objednávku schválit nebo zamítnout Pokud kdokoli zamítne, objednávka se dostane to stavu „zrušená“ (dále lze pouze otevřít, uložit jako novou, opravit a proces schvalování opakovat) Pokud všichni příkazci a správci objednávku schválí, přenese se do Magionu

31 Schvalování správcem Podepsat Rozhodnout

32 Schvalování příkazcem
Možnost ověření Podepsat Rozhodnout

33 Pravidla rozesílání e-mailů
Po předání objednávky ke schválení jde mail Správci s pořadím 1 dané zakázky (střediska) dle číselníku Pokud byl na žádance uveden jiný správce, jde mail také jemu Nabízejí se jen správci pro danou kombinaci středisko/zakázka/činnost Po schválení všemi správci jde mail příkazcům dle stejných pravidel Pokud během schvalování někdo z příkazců / správců zamítne jakoukoliv položku žádanky, přechází tato do stavu ZRUŠENA a jde mail o zrušení tomu, kdo žádanku vystavil i konečnému příjemci. Pokud všichni příkazci/správci schválili všechny položky, jde mail tomu, kdo žádanku vystavil i konečnému příjemci.

34 Příklad upozornění Přechod na schvalování

35 Přístup ke schvalování
Z u přímo na formulář V rámci nabídek Objednávky – „schválení příkazcem“ nebo „schválení správcem“ Nutné vlastnit funkční osobní certifikát na autentizačním tokenu nebo JIS kartě

36 Přístup k aplikaci Prostřednictvím prohlížeče Internetu
podporované prohlížeče: Mozilla Firefox, Internet Explorer jednotné přihlášení WebAuth Pro schvalování příkazcem/správcem musí být na počítači nainstalován: Java Runtime Environment Version 1.5.0_03 a výš ( Podpora čipové JIS karty – více na Zajištěno pro počítače IS

37 El. podpis objednávky podepsány jsou klíčové položky objednávky
pozdější změna je zjištěna při kontrole podpisu zobrazením certifikátu schvalovatele určím osobu pouze certifikáty ZČU

38 Osobní certifikát jednoznačně určuje osobu držitele
vydáván certifikační autoritou ZCU root CA obsahuje login ovou adresu privátní klíč (PK) – prokazuje oprávněné držení certifikátu, největší tajemství el. podpisem prokazuji držení PK PK pro os. certifikát pouze na JIS kartě

39 Autentizační (čipová) JIS karta
chrání privátní klíč pro použití PK vyžaduje zadat PIN Název: key_<login> potřebuje ovladače nutné nastavit pro Firefox a Thunderbird

40 JIS karta + osobní certifikát
přihlašování SSO přes WebAuth el. podpis u šifrování u po výměně el. podepsaných zpráv

41 Problematika přechodu na výhradně elektronické objednávky
Úprava SW – není potřeba Organizační opatření – stačí přestat přijímat papírové formuláře Vybavení certifikáty Dovybavení HW

42 Vybavení certifikáty Aktuálně je evidováno 615 správců, příkazců či jejich zástupců Cca polovina má funkční čipovou JIS kartu Běžné zásoby nových karet nestačí, bude potřeba koupit min. 300 ks po 500 Kč Dodací doba 1-2 měsíce Výroba 2-3 týdny JIS karty jsou hrazeny z rozpočtu CIV

43 Dovybavení HW Pro použití čipové JIS karty je potřeba čtečka (jako součást klávesnice či externí) Pro zajištění funkčnosti je potřeba instalace ovladačů Podrobnosti: Počítače pořízené z výběrových řízení jsou čtečkou vybaveny Dovybavení je hrazeno z rozpočtu pracoviště

44 Předpokládané finanční náklady
Zakoupení ks JIS karet – Kč Zakoupení 100 ks externích USB čteček Kč

45 Zpracoval: Ing. Pavel Grigar
Ing. Pavel Jindra