Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Plánování projektů pomocí MS Project lektor Pavel Škvor.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Plánování projektů pomocí MS Project lektor Pavel Škvor."— Transkript prezentace:

1 Plánování projektů pomocí MS Project lektor Pavel Škvor

2 Cíle kurzu  Hlavní cíl  Osvojit si základní znalost problematiky plánování projektů v programu MS Project  Dílčí cíle  Získat základní představu o problematice projektového plánování a řízení  Seznámit se s aplikací MS Project jako s nástrojem pro plánování projektů  Na praktických cvičeních si osvojit probíraná témata

3 Obsah kurzu  Úvod do teorie projektování (základní pojmy, názvosloví)  Vytváření projektů v prostředí MS Project  úkoly, vazby, zdroje, časová omezení, kalendáře, náklady,…  Ladění projektu  přetížení zdrojů, sledování pokroku, analýza nákladů, …  Případová studie

4 Osnova kurzu  Rozsah 1 den  Úvod do teorie projektového plánování a řízení  Proniknutí do práce s úkoly a termíny  Zvládnutí problematiky práce se zdroji a náklady  Kontrola a ladění projektu

5 Agenda kurzu  Předpokládané znalosti:  základní znalost ovládání prostředí MS Windows  práce s MS Office  Způsob výuky  interaktivní prezentace  Administrativa  přestávky, apod.  Představení

6 Vzájemné představení  Vaše jméno + jak Vás oslovovat  pracovní pozice - čím se zabýváte  zkušenost s řízením projektů / MS Project  očekávání od semináře

7 Projektové řízení Minimum nutné teorie

8 Co je cílem plánování?  „Plány nejsou vytvářeny proto, aby se dodržely“  Plánování je nutné proto, abychom věděli, co je třeba udělat  Plánování se využívá pro sestavení odhadů a rozpočtu  Plánování je zaměřeno na odstranění nejistoty  Plánování je nástrojem pro řízení

9 Aspekty plánování  Plánování obecně zahrnuje aspekty jako:  cíle organizace  možné způsoby jejich realizace  vnější a vnitřní činitelé, kteří ovlivňují možnosti  výběr alternativ  způsob, kterým je vybraná alternativa uskutečňována  rozvržení času a přidělení potřebných prostředků

10 Strategické plánování (dlouhodobé – řádově desítky let a více)  definice strategických cílů organizace  možné způsoby jejich dosažení  vnější a vnitřní činitelé  výběr alternativ

11 Taktické plánování (střednědobé – řádově měsíce až roky)  způsob, kterým je vybraná alternativa uskutečňována  přidělení potřebných zdrojů  rozvržení času

12 Operativní plánování (krátkodobé – řádově dny až měsíce)  evidence volného času  koordinace schůzek

13 Postup plánování  Strategické plánování definuje potřebné projekty.  Plán jejich realizace vzniká taktickým plánováním, kde je projekt rozdělen na jednotlivé úkoly.  Řešení každodenních problémů je věcí operativního plánování.  Plánování projektů s pomocí nástroje MS Project je zaměřeno na realizaci – podrobný popis dílčích činností na projektu, jejich vzájemné vztahy a rozvržení času, zdrojů a prostředků na tyto dílčí činnosti.

14 plánování projektů = taktické plánování MS Project je nástroj určený k taktickému plánování

15 Co je to projekt?  „Projekt je dobře definovaná posloupnost činností, která má určen začátek a konec, je zaměřena na dosažení nejistého cíle a je uskutečňována pomocí zdrojů – lidí, prostředků“  „Projekt je specifická nerutinní akce, která proto vyžaduje plánování.“  „Čím složitější je projekt, tím více vyžaduje plánování.“

16 Elementy plánu projektu  tasks (úkoly)  vyžadují čas a zdroje  specifickým typem úkolu je milestone (milník)  resources (zdroje)  lidé, vybavení, místa, materiál, …  assignments (přiřazení)  přiřazení zdrojů úkolům

17 Proces plánování projektu  Vytvoření a uspořádání plánu projektu – rozdělení plánové činnosti na jednodušší elementy  Rozvržení úkolů – analýza vztahů mezi elementy  Doplnění zdrojů (lidí, zařízení, prostředků) do projektu – odhad potřeb  Přiřazení nákladů úlohám a zdrojům – porovnání se skutečnými možnostmi  Úpravy a ladění plánu  Řízení projektu - monitorování a trasování plánu  Tiskové výstupy a zprávy

18 Definice projektových cílů  „Trojimperativ“ definuje projekt!  Specifikace provedení  Náklady (finanční rozpočet)  Čas (časový plán)  Je třeba zjistit, která z těchto podmínek je pro zadavatele nejdůležitější.  Změní-li se libovolná z těchto podmínek, ovlivní to minimálně jednu podmínku další.  Termíny lze zkrátit, jestliže rozpočet umožní využít efektivnější zdroje.

19 Elementy plánování projektu  Hierarchická struktura činností - WBS  Časový harmonogram  Zdroje projektu  Plánování rozpočtu  Rizika a rezervy  Úpravy a ladění

20 WBS  Work Breakdown Structure = hierarchická struktura činností  Slouží k rozdělování projektu do činností  Má většinou formu diagramu/struktura  Možno využít diagramy z MS Visio!

21 Proces řízení projektu  Definování  Definování projektových cílů  Naplánování  Plán jak dosáhnout podmínek trojimperativu  Vedení  Uplatnění manažerského stylu řízení lidských zdrojů (práce bude vykonávána včas a efektivně)  Sledování (monitorování) + aktualizace plánu  Kontrola stavu, odchylky + korekce  Ukončení  Ověření, zda došlo k naplnění podmínek a uzavření všech prací na projektu.

22 Techniky zobrazení plánu  atomy: tasks + resources + assignments  Gantt Charts (Ganttovy diagramy)  podle Henryho Gantta (původně nazývány sloupcové grafy)  PERT Diagramy (síťové diagramy)  Program Evaluation Review Technique; vyvinuta na zakázku pro armádu  MS Project používá upravené varianty těchto obecných technik

23 začátek A B čas Plánování podle Gantta konec úkol vazba

24 Plánování podle PERT : :00 A B : :00 číslo délka začátek konec úkol vazba 124d 132d

25 CPM  CPM (Critical Path Method) je metoda k hledání kritické cesty v grafu.  Critical Path (Kritická cesta) je nejdelší cesta mezi začátkem a koncem grafu.  Critical task (Kriticky úkol) je úkol ležící na kritické cestě. Změna doby trvání kritického úkolu ovlivňuje dobu trvání celého projektu.

26 MS Project Nástroj pro podporu plánování a řízení projektů

27 Možnosti MS Project  sada nástrojů pro  vytváření, zobrazování a trasování plánů projektů  sledování nákladů, využití zdrojů a času  podporu komunikace v projektu  vyhodnocení a analýzu projektu  modifikovatelný vzhled  otevřený produkt (makra ve Visual Basic)

28 MS Project: Lekce 1 Základy ovládání

29 Základy ovládání MS Project  spuštění MS Project  význam prvků okna MS Project  jak získat nápovědu  použití šablon  ukončení MS Project

30 Práce se zobrazeními  zobrazení je způsob prezentace projektových dat  pro každý druh práce na projektu potřebujeme jiný typ dat a jejich zobrazení  každé zobrazení prezentuje stejná data (úkoly, zdroje, přiřazení), pouze v jiném tvaru

31 MS Project: Lekce 2 Příprava projektového souboru

32 Nastavení souboru projektu  založení nového projektu  Vložení základních informací o projektu  informace o souboru  informace o projektu  vložení dalších informací o projektu  nastavení implicitních voleb  nastavení pracovní doby  uložení projektového souboru

33 Vložení informací o souboru  SOUBOR / UPŘESNIT VLASTNOSTI  zde je možné vyplnit příslušná pole informacemi o projektu  Název  Předmět  Autor  Manažer  Komentář ...

34 Vložení informací o projektu  PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU  Jak budeme náš projekt plánovat?  od začátku  od konce  Vyberte v položce Plánovat od jak má být projekt plánován  Potom vyplňte Datum zahájení, nebo Datum dokončení projektu  Nakonec vyberte Kalendář projektu

35 Nastavení implicitních voleb  SOUBOR / MOŽNOSTI / ZOBRAZENÍ  Formát data  Formát měny  počet desetinných míst  symbol měny ...

36 Změna pracovních dní a pracovní doby  PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT PRAC.DOBU  Zvolte požadovaný kalendář  Vyberte dny které chcete změnit  Výjimky (pro konkrétní dny) – státní svátky apod.  Pracovní týdny – pro nastavení výchozích hodin  a nastavte  Použít výchozí  Mimopracovní (nepracovní) čas  Konkrétní pracovní dobu (zadat hodiny)

37 Uložení souboru  ruční uložení  Soubor/Uložit jako (../Uložit)  nastavení automatického ukládání  Soubor/Možnosti/Ukládání

38 MS Project – uložené informace  Informace ukládané o plánu projektu:  Projektová data  seznam úkolů (tasks)  seznam zdrojů (resources)  seznam přiřazení zdrojů k úkolům (assignments)  Projektové nástroje  kalendáře, sestavy, zobrazení, makra,... (Soubor/Organizátor)

39 MS Project: Lekce 3 Základní práce s úkoly

40  Vložení úkolu  Přidání poznámky k úkolu  Odstranění úkolu  Přesun úkolu

41 Vložení úkolu  (GANTTŮV DIAGRAM)  vyberte prázdný řádek nebo úkol, před který chcete nový úkol vložit  do příslušného sloupce zadejte Název úkolu  ENTER (+automaticky se doplní další informace k úkolu)

42 Přidání poznámky k úkolu  Poklepejte dvakrát na úkol  Informace o úkolu / Poznámky  Zapište text poznámky (může být i formátovaný)  (GANTTŮV DIAGRAM)  Najeďte kurzorem myši na ikonu Poznámky v prvním sloupci („i“ - Ukazatele)

43 Odstranění úkolu  (GANTTŮV DIAGRAM)  Vyberte číslo úkolu, který chcete odstranit  klávesa Delete

44 Přesun úkolu  (GANTTŮV DIAGRAM)  Kliknutím na pole s identifikačním číslem vyberte úkol, který chcete přesunout  Jestliže je kurzor ve tvaru šipky můžete úkol přesouvat  Metodou „Drag and Drop“ přesuňte úkol (čára ukazuje místo, kam bude úkol umístěn)

45 MS Project: Lekce 4 Osnova projektu

46 Osnova projektu (Outline)  Co je to osnova?  Nastavení nadřízenosti/podřízenosti úkolů  Zobrazování/skrývání podřízených úkolů  Přiřazení čísel osnově, souhrnný úkol projektu

47 Práce s osnovou  Vytvoření osnovy – seskupování úkolů  Zvětšit/Zmenšit odsazení úkolu  skrytí/zobrazení dílčích úkolů  ZOBRAZENÍ / DATA / OSNOVA  doplnění čísel osnovy, souhrnného úkolu projektu  NÁSTROJE G.DIAGRAMU / FORMÁT / ZOBRAZIT ČI SKRÝT

48 Další možnosti práce s úkoly  Změna doby trvání úkolu (Duration)  Změna úkolu na milník (Milestone)  Vytvoření opakovaného úkolu (Recurring Task)

49 MS Project: Lekce 5 Zahrnutí času do projektu

50 Zanesení času do úkolů  časové jednotky pro plánování úkolů  doplnění plánu o milníky  závislosti mezi úkoly - Propojení  výchozí časy zahájení/dokončení  konečné termíny  omezení úkolů  použití různých kalendářů

51 Jednotky pro plánování doby trvání  SOUBOR / MOŽNOSTI / PLÁN  pracovní jednotky - plánované dle pracovní doby:  minuta „m“  hodina „h“  den „d“ (1d=8h)  týden „t“ (w) (1t=40h)  měsíc „měs“ (mo) (1měs/mo=20d)

52 Milníky  důležité momenty v plánu  vytvoření milníku  vložit úkol s nulovou dobou trvání  ÚKOL / VLOŽIT / MILNÍK  vytvoření milníku s nenulovou dobou trvání  vložit úkol s nenulovou dobou trvání  nastavit úkol jako milník  Informace o úkolu / Upřesnit / Označit úkol jako milník

53 MS Project: Lekce 6 Závislosti mezi úkoly

54  Co jsou to Propojení (Links)?  vytvoření Propojení mezi úkoly  zrušení Propojení mezi úkoly  úpravy Propojení mezi úkoly  nastavení prodlev a typů Propojení

55 Propojení úkolů  časovou návaznost dvou úkolů definuje jejich vzájemné propojení – způsob jakým jeden úkol ovlivňuje druhý  úkol ovlivňující (řídící) je nazýván předchůdce  ovlivňovaný úkol (závislý) je nazýván následník  propojení určuje, za jaké podmínky může následník začít nebo skončit ve vztahu ke svému předchůdci

56 Typy vazeb  FS (Finish-Start) - základní typ vazby  dokončení předchůdce rozhoduje o zahájení následníka  SS (Start-Start)  zahájení předchůdce rozhoduje o zahájení následníka  FF (Finish-Finish)  dokončení předchůdce rozhoduje o dokončení následníka  SF (Start-Finish)  zahájení předchůdce rozhoduje o dokončení následníka

57 Vytvoření vazby mezi úkoly  (GANTTŮV DIAGRAM)  V tabulce vyberte dva nebo více úkolů, které se mají propojit (při nesouvislém výběru více úkolů je nutno držet stisknutý Ctrl)  ÚKOL / PLÁN / PROPOJIT ÚKOLY

58 Zrušení propojení mezi úkoly  (GANTTŮV DIAGRAM)  v tabulce vyberte úkoly, které chcete rozpojit  ÚKOL / PLÁN / ROZPOJIT ÚKOLY

59 Uspořádání úkolů v projektu  Změna typu propojení (Task type) mezi úkoly  Přidání Náskoku (Lead) a Prodlevy (Lag) do rozvrhu úkolů  Nastavení Omezení úkolu (Constraint type)

60 Změna vazby mezi úkoly  (GANTTŮV DIAGRAM)  Poklepejte dvakrát na vazbu mezi úlohami – otevře se formulář Závislost mezi úkoly  V okénku Type vyberte požadovaný typ propojení (FS, SS, FF, SF)

61 Náskok a Prodleva Náskok (lead) – Př.: podlaha se může začít pokládat když je topení z 50% hotovo (zadá se jako Prodleva –50%) Prodleva (lag) – Př.: druhá malba může začít až řádně uschne první (zadá se např. jako Prodleva 2ed)

62 Přidání Náskoku a Prodlevy  (GANTTŮV DIAGRAM)  dvakrát klikněte na úkol  Informace o úkolu / Předchůdci  v políčku Prodleva vyplňte „Náskok“ (zápornou hodnotu) nebo „Prodlevu“ (kladnou hodnotu) doby trvání nebo prodlevy nebo jako procenta z trvání předchozího úkolu

63 Jednotky doby prodlevy  „uplynulé“(elapsed) - plánované bez ohledu na pracovní dobu:  minuta „um“ (em)  hodina „uh“ (eh)  den „ud“ (ed) (1ud=24uh)  týden „ut“ (ew) (1ut=7ud)  měsíc „uměs“ (emo) (1uměs=30ud)  nepoužívat pro úkoly s naplánovanými pracovními zdroji !!

64 MS Project: Lekce 7 Omezení úkolů

65 Varianty časových omezení úkolu  Konečný termín úkolu (Deadline)  Typ omezení úkolu (Constraint type)  Kalendář úkolu (Task Calendar)

66 Nastavení konečných termínů  (GANTTŮV DIAGRAM)  dvakrát klikněte na úkol  Informace o úkolu / Upřesnit  Konečný termín  zadejte Konečný termín  pouze zobrazuje výstrahu při překročení zadaného data  nedochází k přeplánování úkolu

67 Nastavení časových omezení úkolu  (GANTTŮV DIAGRAM)  dvakrát klikněte na úkol  Informace o úkolu / Upřesnit  Typ omezení úkolu  v políčku Typ omezení vyberte ze seznamu  pokud jste nevybrali pružný typ omezení, vyplňte ještě Datum omezení  přímo ovlivňuje plánování úkolu  nastaví zahájení/dokončení úkolu na zvolené datum

68 Omezení úkolu (Constraint type)  Co nejdříve – zahájit úkol co nejdříve  Co nejpozději – zahájit úkol co nejpozději  Dokončit po – ukončit úkol až po uved. datu  Dokončit před – ukončit úkol před uved. datem  Musí být dokončen – ukončit úkol k uved. datu  Musí být zahájen – zahájit úkol k uved. datu  Zahájit po – zahájit úkol až po uvedeném datu  Zahájit před – zahájit úkol před uvedeným datem

69 Použití omezení úkolů  Pružné (výchozí nastavení - nekonfliktní)  Co nejdříve/nejpozději  Omezené (konfliktní dle použití)  Zahájit/Dokončit před dnem  Zahájit/Dokončit po dni  Pevné (vždy konfliktní - vyhýbat se !!)  Musí být zahájen/dokončen

70 Základní práce s kalendáři  ve výchozím nastavení obsahuje MS Project tyto tři Základní kalendáře:  Standardní, „Noční směna“ a „24 hodin“  vytvoření nového Základního kalendáře  PROJEKT / ZMĚNIT PRACOVNÍ DOBU  práce s organizátorem  SOUBOR / ORGANIZÁTOR  přejmenování kalendáře  odstranění kalendáře  kopírování kalendáře do jiných souborů

71 Použití Kalendáře úkolu  implicitně se všechny úkoly řídí kalendářem projektu  PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU  pokud chceme úkol plánovat dle specifické pracovní doby, je třeba nejprve vytvořit nový Základní kalendář  přiřazení Základního kalendáře úkolu  ÚKOL / VLASTNOSTI / INFORMACE / UPŘESNIT

72 MS Project: Lekce 8 Opakované úkoly

73 Vytvoření opakovaného úkolu  (GANTTŮV DIAGRAM)  Vyberte úkol, před který se má opakovaný úkol vložit  ÚKOL / VLOŽIT / OPAKOVANÝ ÚKOL  vyplňte Název úkolu a Dobu trvání  v části Způsob opakování vyberte interval opakování v souvislosti se zvoleným Kalendářem  podle intervalu potom zvolte frekvenci opakování  nakonec určete Rozsah opakování zadáním dat Zahájení a Konce nebo Počtu výskytů

74 Další k opakovaným úkolům  vytvoření opakovaného úkolu  způsob opakování  vybraný den určuje konkrétní výskyt úkolu  rozsah (začátek/konec, počet výskytů)  určuje počet výskytů opak.úkolu  hodina u začátku určuje hodinu zahájení úkolu  úprava opakovaného úkolu  poklepat na opakovaný úkol  změnit nastavení

75 MS Project: Tipy Užitečné tipy k plánování

76 Přizpůsobení zobrazených údajů  ZOBRAZENÍ / DATA  Zvýraznění  připravené Filtry  Seskupování  automatické filtry  „zobáček“ v názvu sloupce tabulky

77 MS Project: Lekce 9 Práce se zdroji

78  typy zdrojů  vytvoření seznamu zdrojů  přiřazení zdroje k úkolu  odebrání zdroje z úkolu

79 Typy zdrojů  pracovní (jednotky / procenta)  vykonávají práci na úkolech  sledujeme vytížení a pracovní dobu  materiálové (jednotky)  položky používané při práci na úkolu  sledujeme pouze počet použitých jednotek  náklady  obecné náklady – poplatky apod.

80 Vytvoření seznamu zdrojů  (GANTTŮV DIAGRAM)  ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE  do sloupce Název zdroje zadejte Název zdroje  takto vytvořte seznam zdrojů, které máte pro projekt k dispozici nebo předpokládáte, že je budete potřebovat

81 Doplnění dalších informací o zdrojích  ZDROJ / ZOBRAZENÍ / SEZNAM ZDROJŮ  vyplňte další klíčové informace:  Typ zdroje  pracovní zdroje  Kalendář, Max.počet  materiálové zdroje  Popisek (použitá jednotka)

82 Přiřazení zdroje k úkolu  (GANTTŮV DIAGRAM)  vyberte úkol ke kterému chcete zdroj přiřadit  ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE  ve sloupci Název vyberte zdroj který chcete k úkolu přiřadit a zapište počet Jednotek  stiskněte tlačítko Přiřadit nebo Enter  vyberte jiný úkol a pokračujte v přiřazování

83 Odebrání zdroje z úkolu  (GANTTŮV DIAGRAM)  vyberte úkol ke kterému chcete zdroj přiřadit  ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE  ve sloupci Název vyberte zdroj, který chcete odebrat nebo nahradit  stiskněte tlačítko Odebrat nebo Nahradit  v případě Nahrazení vyberte zdroj, kterým nahrazovaný zdroj nahradíte

84 MS Project: Lekce 10 Výpočet množství práce na projektu

85 Práce na projektu  přiřazováním zdrojů k úkolům vytváříme tzv. přiřazení (assignments)  každé přiřazení má řadu vlastností  mezi hlavní z nich patří práce (work)  ve výpočtu Práce hrají klíčové role hodnoty Doby trvání a Jednotky přiřazených zdrojů práce (čh) = jednotky(č) * doba trvání(h) h – hodina č – člověkčh – „člověkohodina“

86 Typy úkolů  při přepočítávání hodnot úkolu vždy jednu hodnotu zadáváte, druhá je fixována (nastavena jako Pevná) a zbývající dopočítává MS Project  z výše uvedeného vyplývají tyto tři typu úkolů:  pevná Práce – měníte jednotky či dobu, celkový objem práce na úkolu se nebude měnit  pevné Jednotky – měníte práci či dobu, nebude se měnit počet jednotek zdroje přiřazených k úkolu  pevná Doba trvání – měníte jednotky či práci, doba trvání úkolu se nebude měnit

87 Práce řízená úsilím (Effort driven)  každý z úkolů také může či nemusí být „řízený úsilím“  tato volba se projeví pouze v momentu přiřazení/odebrání nového zdroje, nikoli při přepočítávání hodnot již přiřazených zdrojů  pokud úkol je řízený úsilím, budou hodnoty přiřazených zdrojů při změnách přiřazení přepočítávány  pokud úkol není řízený úsilím, dojde ke změnám přiřazení zdrojů bez přepočítání stávajících hodnot

88 Řízení práce zdroje na úkolu  (GANTTŮV DIAGRAM)  v tabulce Ganttova diagramu vyberte úkol  ÚKOL / VLASTNOSTI / PODROBNOSTI  kliknutím myší vyberte spodní část pohledu (Formulář úkolů)  zde se provádí změny Typu úkolu, Řízení úsilím a Přiřazení zdrojů

89 MS Project: Lekce 11 Pracovní doba a kalendáře

90 Kalendáře  MS Project rozeznává celkem tři typy kalendářů:  kalendář projektu (výchozí kalendář pro všechny úkoly)  kalendář úkolů (každý úkol může mít specifický kalendář)  kalendář zdroje - každému zdroji lze  přiřadit specifický kalendář  upravovat pracovní dobu přiřazeného kalendáře

91 Pracovní doba úkolů  úkoly se přestávají plánovat dle Kalendáře projektu (výchozí nastavení) pokud:  přiřadíme úkolům zdroje – úkoly se začnou plánovat dle pracovní doby jednotlivých zdrojů  přiřadíme úkolům specifické kalendáře - 2 varianty:  plánovat dle kalendáře úkolu a respektovat kalendáře zdrojů  plánovat dle kalendáře úkolu a ignorovat kalendáře zdrojů

92 Přiřazení kalendáře ke zdroji  (SEZNAM ZDROJŮ)  vyberte zdroj, kterému chcete zaměnit Základní kalendář  ve sloupci Základní kalendář vyberte kalendář, jehož pracovní doba se stane výchozí pro daný zdroj

93 Změna pracovní doby zdroje  poklikejte myší na zdroj  ZDROJ / VLASTNOSTI / INFORMACE  změňte pracovní dny a pracovní dobu  PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT PRACOVNÍ DOBU  v políčku Pro kalendář vyberte zdroj pro který chcete měnit nastavení pracovní doby  změňte pracovní dny a pracovní dobu

94 MS Project: Lekce 12 Doplnění nákladů

95 Typy nákladů  pevné náklady  pevné náklady na úkol - náklady počítané na úkol bez ohledu na dobu trvání úkolu (zadávané přímo jako Pevný náklad úkolu nebo jako Nákladový zdroj)  variabilní náklady  náklady na zdroje – vypočtené dle přiřazených jednotek, vztažené na jednotku doby trvání nebo zdroje  náklady za použití zdroje

96 Přiřazení pevných nákladů úkolům  (GANTTŮV DIAGRAM)  ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / Náklady  do pole Pevné náklady zapište fixní náklady úkolu  pole Nabíhání pevných nákladů udává cashflow (kdy bude náklad při realizaci projektu započítán)

97 Doplnění výchozích nákladů zdrojů  (SEZNAM ZDROJŮ)  ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / Zadávání  doplňte pole tabulky výchozími informacemi o nákladech zdrojů

98 Doplnění speciálních sazeb zdrojů  (POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ)  PŘIDAT NOVÝ SLOUPEC – Náklady  PŘIDAT NOVÝ SLOUPEC – Tabulka nákladových sazeb  poklepejte na zdroj  Informace o zdroji / záložka Náklady  doplňte pole jednotlivých tabulek B až E specifickými informacemi o nákladech  slouží pro nastavení speciálních sazeb zdrojů

99 Přiřazení sazeb zdrojů úkolům  (POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ)  poklepejte na úkol  INFORMACE O PŘIŘAZENÍ / OBECNÉ  vyberte v poli Tabulka nákladových sazeb odpovídající písmeno (slouží pro odlišení sazeb zdrojů pro různé úkoly)

100 Zobrazení celkových nákladů  (GANTTŮV DIAGRAM)  zobrazte tabulku Nákladů  ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / NÁKLADY  sloupec Celkové náklady

101 MS Project: Lekce 13 Úpravy a ladění plánu

102 Kontrola a ladění plánu  kontrola vazeb mezi úkoly  identifikace kritické cesty  vyhledání časových rezerv  přezkoušení omezení úkolů  vyhledání přetížených zdrojů

103 Kontrola vazeb mezi úkoly  (GANTTŮV DIAGRAM, SÍŤOVÝ DIAGRAM)  ÚKOL / VLASTNOSTI / PODROBNOSTI  vyberte spodní část okna  NÁSTROJE FORMULÁŘE ÚKOLŮ / PODROBNOSTI / PŘEDCHŮDCI A NÁSLEDNÍCI  zkontrolujte všechny vazby mezi úkoly a návaznosti v projektu

104 Identifikace kritické cesty  (GANTTŮV DIAGRAM)  Formátujte diagram  NÁSTROJE GANTTOVA DIAGRAMU / STYLY PRUHŮ / KRITICKÉ ÚKOLY

105 Vyhledání časových rezerv projektu  (GANTTŮV DIAGRAM)  ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / PLÁN  posuňte tabulku tak, aby byly vidět sloupce  Volná časová rezerva (Free Slack) – o kolik se může úkol zpozdit, aniž by tím byl ovlivněn jiný úkol  Celková časová rezerva (Total Slack) – o kolik se může úkol zpozdit, aniž by tím byla ovlivněna doba trvání celého projektu

106 Přezkoušení omezení úkolů  VIEW (ZOBRAZIT) | TABLE | MORE TABLES (DALŠÍ TABULKY) | CONSTRAINT DATES (DATA OMEZENÍ)  zkontrolujte zda jsou omezení všech úkolů nastavena správně

107 MS Project: Lekce 14 Řešení přetížení zdrojů

108 Příčiny přetížení zdrojů  na jeden úkol byl přiřazen větší počet jednotek zdroje, než máme celkově k dispozici (Max.jednotek)  zdroj byl přiřazen na více úkolů běžících souběžně a součet přiřazených jednotek zdroje je větší než max.počet jednotek, které máme k dispozici  jiné příčiny – chyby při zadání apod.

109 Kdy řešit přetížení zdrojů  na jeden úkol byl přiřazen větší počet jednotek zdroje, než máme celkově k dispozici  je třeba kontrola přiřazení a přetížení řešit vždy  zdroj byl přiřazen na více úkolů běžících souběžně a součet přiřazených jednotek zdroje je větší než počet jednotek, které máme celkově k dispozici  přetížení je třeba vyrovnat, pouze pokud množství práce přidělené zdroji překračuje množství pracovní doby dostupné pro zvolenou časovou jednotku  jiné speciální příčiny – chyby při zadání apod.  třeba řešit individuálně

110 Kontrola přiřazených jednotek  (SEZNAM ZDROJŮ)  ZDROJ / PODROBNOSTI  vybrat spodní část okna  FORMÁT / PODROBNOSTI / PRÁCE  kontrola sloupce Maximálně jednotek a počtu jednotek přiřazených na úkolu

111 Vyhledání přetížených zdrojů  (POUŽÍVÁNÍ ÚKOLŮ)  ZDROJ / VYROVNÁNÍ / DALŠÍ PŘETÍŽENÍ  vyhledá v plánu nejbližší místo s přetíženým zdrojem

112 Řešení přetížení zdrojů  automaticky – pomocí nástroje Vyrovnání  odsunutím nebo rozdělením úkolů  ZDROJ / VYROVNÁNÍ  / VYROVNAT VÝBĚR  / VYROVNAT ZDROJ  / VYROVNAT VŠE

113 Nastavení Možností vyrovnávání  ZDROJ / VYROVNÁNÍ / MOŽNOSTI VYROVNÁVÁNÍ  určete s jakou podrobností chcete přetížení v projektu hledat (Minutu po minutě až Měsíc po měsíci)  nastavte rozsah vyrovnání - Celý projekt, Od/Do  vyberte Automaticky nebo Ručně  pokud jste vybrali Automaticky, stiskněte OK  pokud Ručně, stiskněte Vyrovnat vše

114 Možnosti vyrovnávání – detaily  ZDROJ / VYROVNÁNÍ / MOŽNOSTI VYROVNÁVÁNÍ  Pořadí vyrovnání  možnost řídit vyrovnání Prioritou úkolu  Vyrovnat pouze v rámci časové rezervy  dojde k vyrovnání pouze nekritických úkolů  Vyrovnání může změnit jednotlivá přiřazení úkolu  jednotlivé zdroje jsou na sobě nezávislé  Vyrovnání může rozdělit zbývající práci  práce na úkolu může být přerušena

115 Jiná řešení přetížení - manuální  odebrání zdroje z úkolu  nahrazení zdroje na úkolu  přidání zpoždění zdroje nebo úkolu  změna naplánování úkolů (přesunutí, změna závislostí a omezení)  ruční rozdělení úkolu  změna rozvrhu práce

116 MS Project: Lekce 15 Řízení projektu

117  rozdělení úkolů  nastavení směrného plánu  zahájení projektu  sledování a aktualizace projektu  ukončení projektu  tiskové výstupy a sestavy

118 Nastavení směrného plánu  směrný plán (baseline)  ideální průběh projektu dosažený plánováním  PROJEKT / PLÁN / NASTAVIT SMĚRNÝ PLÁN  možnost nastavit/vymazat směrný plán

119 Sledování projektu - nastavení  (SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM)  šedivé pruhy ukazují nastavený Směrný plán  nastavte Datum stavu ( datum ke kterému vyhodnocujete a aktualizujete projekt)  PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU  PROJEKT / STAV / DATUM STAVU  klik pravým tl.myši v Gantt.diagramu  záložka Data a intervaly – volba Aktuální ukazatel průběhu - Zobrazit

120 Sledování a aktualizace projektu  (SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM)  ÚKOL / PLÁN  podle skutečných informací o průběhu projektu označujte pomocí tlačítek s procenty aktuální stav splnění úkolů  pokud úkol probíhá jinak, než bylo naplánováno, použijete tlačítko Aktualizovat úkoly  ÚKOL / ÚKOLY  pokud je třeba posuňte úkoly tlačítkem Přesunout  Dalším užitečným zobrazením je Kalendář

121 MS Project: Lekce 16 Tiskové výstupy

122 Tiskové výstupy a sestavy  každý pohled lze vytisknout (přístup WISIWIG – co vidím, to dostanu)  před tiskem je doporučeno zkontrolovat tisk pomocí Náhledu (Print Preview)  vyberte pohled, který chcete vytisknout  SOUBOR / TISK  nastavte hodnoty tisku - vlevo od Náhledu (Nastavení, Vzhled stránky)  další tiskové sestavy ZOBRAZENÍ / SESTAVY


Stáhnout ppt "Plánování projektů pomocí MS Project lektor Pavel Škvor."

Podobné prezentace


Reklamy Google