Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Kurz SPRÁVA MAJETKU A PROVOZ BUDOV Část SPRÁVA AREÁLU, PODKLADY PRO TVORBU SOFTWARU PRO SPRÁVU NEMOVITOSTÍ, DATOVÁ ANALÝZA Ing. Jan TICHÝ, Ph.D. www.jantichy.net.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Kurz SPRÁVA MAJETKU A PROVOZ BUDOV Část SPRÁVA AREÁLU, PODKLADY PRO TVORBU SOFTWARU PRO SPRÁVU NEMOVITOSTÍ, DATOVÁ ANALÝZA Ing. Jan TICHÝ, Ph.D. www.jantichy.net."— Transkript prezentace:

1 Kurz SPRÁVA MAJETKU A PROVOZ BUDOV Část SPRÁVA AREÁLU, PODKLADY PRO TVORBU SOFTWARU PRO SPRÁVU NEMOVITOSTÍ, DATOVÁ ANALÝZA Ing. Jan TICHÝ, Ph.D.

2 ZKUŠENOSTI Z VÝVOJE SOFTWARU PRO SPRÁVU NEMOVITOSTÍ V AREÁLU ÚAN PRAHA FLORENC cca 100 obsloužených dopravců cca odbavených autobusových spojů ročně cca odbavených cestujících cca návštěvníků

3 PRIMÁRNÍ CÍLE: • sjednocení datové základny k nemovitostem • online přístup k informacím o nemovitostech pro zaměstnance společnosti • standardizace typických (zejména pravidelných) reportů • snížení pracnosti reportů • snížení závislosti ekonomických reportů na možnostech účtárny • manažerské sledování zvolených technických (př. Obsazenost místností) a ekonomických ukazatelů (plán vs. skutečnost) 1. CÍLE ZAVÁDĚNÍ SOFTWARU

4 SEKUNDÁRNÍ CÍLE: • formální vymezení odpovědnosti za jednotlivé části agendy k nemovitostem • racionalizace pracovních postupů společnosti a popis jejich formálního obsahu • vymezení jasných pravidel komunikace mezi zaměstnanci • diverzifikace rizik souvisejících s evidencí dat o nemovitostech: a) rozložení evidovaných dat mezi více zaměstnanců b) data v databázi vznikají u zdroje c) spravedlivější rozdělení prací (reálných i evidenčních)

5 1. fáze vývoje SW 2. fáze vývoje SW 3. fáze vývoje SW 4. fáze vývoje SW 5. fáze vývoje SW Areály (vč. Objekty, Patra, Místnosti, Ústř), Méda, Firmy (Klienti), Smlouvy 2. FÁZE VÝVOJE SW pro FM (Účetní) doklady, Objednávky Bankovní transakce Majetek, Revize Reporty, Administrace (práva, filtry transakcí, hlásiče atd.)

6 3.1. DEFINICE STRUKTURY NEMOVITOSTÍ (ČLENĚNÍ NEMOVITOSTÍ) a) (POZEMEK) - AREÁL - OBJEKT - PATRO - MÍSTNOST 3. POSTUP PŘI TVORBĚ SOFTWARU Upozornění: Pozor na vymezení jednoznačné hranice každého objektu resp. mezi jednotlivými objekty !!

7 OBJEKT - PATRO - MÍSTNOST ZÁKLADNÍM STAVEBNÍM KAMENEM, tj. JEDNOTKOU, NA KTEROU JSOU NAVÁZÁNY VŠECHNY VÝZNAMNÉ PRVKY SYSTÉMU, JE MÍSTNOST ! MÍSTNOST / PATRO / OBJEKT a jejich vazba na ÚČETNÍ STŘEDISKO nákladové = nemovitost vs. výnosové = byznys

8 3.2. PASPORTIZACE NEMOVITOSTÍ a) (POZEMEK) - AREÁL - OBJEKT - PATRO - MÍSTNOST Ke zvážení: Je POZEMEK samostatný databázový prvek nebo pouze parametr OBJEKTU? Je PATRO samostatný databázový prvek nebo pouze parametr MÍSTNOSTI? ÚČETNÍ STŘEDISKA jsou tvořena z jednotlivých OBJEKTŮ nebo z MÍSTNOSTÍ? OBJEKT vs. ÚČETNÍ STŘEDISKA nebo MÍSTNOSTI vs. ÚČETNÍ STŘEDISKO 1 : N N : 1

9 OBJEKT ÚČETNÍ STŘEDISKO POZEMEK REVIZE SMLOUVY AREÁLMÍSTNOSTI 3.2.a) Objekt

10 Zásadní údaje: a)název objektu b)platnost (existuje) od – do c)vazba na Areál d)vazba na (účetní) Středisko

11 MÍSTNOST OBJEKT MĚŘÁK DOKLADYSMLOUVY REVIZEMAJETEK 3.2.b) Místnost

12 Zásadní evidenční údaje místnosti: a)název a číslo místnosti b)plocha místnosti c)druh místnosti (klasifikace!) d)objekt (příp. středisko) a jeho patro, v němž se místnost nachází e)platnost (existuje) od – do Vazby místnosti na: a)média resp. měřáky (elektro, voda, plyn, teplo, telefon, internet) b)smlouvy c)majetek (přiřazený na místnost) d)revize e)doklady

13 3.3. INŽENÝRSKÉ SÍTĚ (média) Zásadní evidenční údaje: a)druh média b)název měřáku c)číslo měřáku d)druh měřáku (klasifikace) e)nadřazený měřák f)platnost měřáku g)měření (vlastní, z faktury) h)místnosti

14 MĚŘÁK SMLOUVA MÍSTNOST VYDANÝ DOKLAD přefakturace HLAVNÍ MĚŘÁK PŘIJATÝ DOKLAD KLIENT

15 3.4. EVIDENCE KLIENTŮ KLIENT SMLOUVA OBJEDNÁVKA DOKLADY Zásadní údaje: a) evidence dle OR (píše se na smlouvy, objednávky atd.) b) kontakty

16 3.5. EVIDENCE ZAMĚSTNANCŮ Důležité z hlediska podpisového a organizačního řádu! ZAMĚST NANEC MAJETEK ROLE DOKLADY OBJEDNÁVKY ODDĚLENÍDIVIZE

17 3.6. SMLOUVY Zásadní údaje: a)směr smlouvy b)odpovědné oddělení c)typ smlouvy (klasifikace) d)číslo smlouvy e)klient (resp. protistrana) f)datum platnosti g)datum účinnosti h)stav smlouvy (klasifikace)

18 SMLOUVA KLIENT ODDĚLENÍ MÍSTNOST DOKLADY DODATKY SMLUV ROZPISY PLATEB

19

20 3.7. OBJEDNÁVKY Zásadní údaje: a)směr objednávky b)číslo objednávky c)cena d)datum realizace e)stav objednávky (klasifikace) f)objednávající g)klient OBJED NÁVKA KLIENT ZAMĚST NANEC DOKLAD

21 3.8. PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA A ROLE ZAMĚSTNANCŮ V SOFTWARU a)definice rolí na základě činností zaměstnanců b)zpřístupnění - celých záznamů - jednotlivým kartám - jednotlivým položkám na kartách - speciální funkce SW Výchozí nastavení práv: vše zakázáno / vše povoleno ZAMĚST NANEC ROLE Úroveň práv: a) zákaz b) čtení c) zápis d) zámek

22 3.9. ÚKOLNÍK, AUTOMATICKÁ HLÁŠENÍ ZPŮSOB VYVOLÁNÍ ÚKOLU: a)po akci - příklady: b)noční hlášení - příklady: c)ručně zaslané – doporučení: možnost přiložit přímý odkaz na databázovou entitu v mnoha případech významně urychlí komunikaci AKCE: a)splněno b)postoupit (předat jinému kolegovi) c)odložit (posunout v čase)

23 3.10. ÚČETNÍ DOKLADY Typy dokladů: a)faktura b)zálohová faktura c)daňový doklad k záloze d)paragon e)splátkový kalendář f)jiný (interní účetní) doklad Stav dokladů: a)v očekávání b)v oběhu c)vyřízeno d)nerealizováno / stornováno

24 Zásadní údaje: a)směr dokladu (přijatý / vydaný) f) data (doručení, DUZP, splatnost) b)typ dokladu (klasifikace) g) variabilní symbol c)stav dokladu (klasifikace) h) částky (bez DPH, DPH, s DPH, k úhradě) d)číslo dokladu (počet číselných řad) i) oddělení (klasifikace) e)protistrana (dodavatel / odběratel) j) zaměstnanec (osoba k vyřízení) k) druh nákladu / výnosu (příp. příjmu / výdaje) speciální funkce

25 DOKLAD ZAMĚST NANEC DOKLADY (zálohy apod.) MĚŘÁK SMLOUVA OBJED NÁVKA OBJEKT MÍSTNOST STŘEDISKO PLATBY

26 • účetní sledování (účetní standardy, účtová osnova) • manažerské sledování (zcela libovolná struktura dat, vlastní klasifikace) NÁKLADY vs. VÝNOSY PŘÍJMY vs. VÝDAJE

27 3.11. ÚHRADY DOKLADŮ (PLATBY) Typy úhrad (klasifikace): a)hotovostní b)bezhotovostní (možnost více účtů) c)zápočet d)dobropis e)externí platba (úhrada od pojišťovny) f)odpis pohledávky DOKLADY + ÚHRADY DOKLADŮ = POHLEDÁVKY A ZÁVAZKY PLATBADOKLAD

28 FUNKCE: a)import bankovních transakcí z internetového bankovnictví b)zápis hotovostních úhrad c)zadání jiných typů úhrad d)párování bankovních transakcí k dokladům

29 3.12. EVIDENCE MAJETKU Zásadní údaje: a)inventární číslo b)název předmětu c) druh předmětu (klasifikace) d)datum zařazení příp. vyřazení e)vazba na: a) místnost (pozor: určit osobu odpovědnou za majetek v místnosti) b) osobu (pozn. hmotná odpovědnost) MAJETEK MÍSTNOST ZAMĚST NANEC DOKLAD

30 3.13. REVIZE Zásadní údaje: a) číslo revize b) druh revize (klasifikace) c) popis revize d) platnost Podle povahy revizí: a) zákonné b) dobrovolné Objednatel (a plátce) revize: a) majitel / pronajímatel nemovitosti b) nájemník REVIZE MÍSTNOST OBJEKT MAJETEK DOKLAD

31 KDO zadává data? (konkrétní osoba, skupina osob, někdo ze skupiny osob) CO dotyčný zadává? (databázovou položku / parametry) KDY jsou data zadávána? (pravidelně, po nějaké události, na něčí vyzvání) JAK jsou data zadávána? (jednotlivě, hromadně (speciální funkce) CO dotyčný k zadání dat potřebuje? (zdroj dat) PROČ jsou data zadávána? (k čemu je evidence dat potřeba / na co mají tato data vliv) KDO jím zadaná data využívá? (kdo data sleduje / potřebuje, tj. komunikační kanály) 4. PRACOVNÍ PROCESY A POSTUPY

32 4.1. rozpočítání přijaté faktury za spotřebu médií PRACOVNÍ POSTUP: krok č.1: pasportér č. 1 - evidence a pasport areálů, objektů (a pozemků) krok č.2: pasportér č. 2 - evidence pater a místností krok č.3: obchodník - definuje typ místnosti resp. její pronajímatelnost krok č.4: právník - zadává obsah smluv do databáze (vazba na místnost, předpis plateb) krok č.5: technik inženýrských sítí - evidence měřáků, jejich parametrů a stavů krok č.6: sekretariát - evidence klientů, příjem přijatých dokladů krok č.7: účetní - zpracování přijaté faktury za spotřebu médií krok č.8: technik inženýrských sítí - rozpočítání faktury za spotřebu médií krok č.9: účetní - vystavení přefaktur za spotřebu médií

33 4.2. (smlouva na) pronájem nemovitosti PRACOVNÍ POSTUP: krok č.1: pasportér č. 1 - evidence a pasport areálů, objektů (a pozemků) krok č.2: pasportér č. 2 - evidence pater a místností krok č.3: obchodník – konkretizuje parametry smlouvy: a) předmět nájmu (jmenovitě místnosti) b) dobu trvání smlouvy (od, do) c) výši a pravidelnost plateb vč. DUZP, termínů splatnosti krok č.4: právník - zadává obsah smluv do databáze (stav NÁVRH ) krok č.5: účetní – vystaví účetní doklady, které jsou přílohou smlouvy (obvykle splátkový kalendář) krok č. 6: ředitel – podpis smlouvy krok č. 7: právník – změna stavu smlouvy (stav SCHVÁLENO PRONAJÍMATELEM ) krok č. 8: obchodník – dořešení obchodního vztahu s klientem krok č. 9: právník – změna stavu smlouvy (stav SCHVÁLENO KLIENTEM )

34 4.3. evidence klientů PRACOVNÍ POSTUP: krok č.1 - právník, zaměstnanci firmy, sekretářka - vytvoření nového klienta: a) nový (krátkodobý) klient – z objednávek (od / k zaměstnanců) b) nový (dlouhodobý) – ze smluv (u právníka) c) nový z účetního dokladu přijatého poštou –od kohokoliv krok č. 2 - sekretářka: kompletace údajů o firmě dle OR, ŽR a FIN Ú.

35 4.4. evidence účetních dokladů PRACOVNÍ POSTUP (uveden jen pro přijaté faktury): krok č.1 někdy: zaměstnanec: předevidence dokladů + pokladní: připsání úhrady krok č.2: sekretariát - evidence přijaté faktury, překlopení fa do stavu „v oběhu“ krok č.3: účetní: vystavení košilky, předání fa odpovědnému zaměstnanci krok č.4: zaměstnanci, vedoucí, ředitel: schvalovací podpisy na košilku krok č.5: ředitel (sekretariát): předání schválené faktury do účtárny krok č.6: účetní: zaúčtování, proplacení

36 4.5. evidence plateb PRACOVNÍ POSTUP: A. hotovostní platby krok č.1: klient – úhrad na pokladně krok č.2: pokladní - zápis úhrady do systému krok č.3: účetní – zaúčtování platby krok č.4: obchodník – dostane automatické info o úhradě B. bezhotovostní platby krok č.1: účetní – import plateb (a jejich automatické spárování) z eBankovnictví krok č.2: obchodník – dostane automat. info o úhradě, ruční párování nespár. plateb

37 5. REPORTY 5.1. DEFINICE REPORTŮ 1.definice reportů a ukazatelů z oblasti: a) technické (př. počet a plocha pronajímaných místností apod.) b) ekonomické (př. počet účetních dokladů, náklady, pohledávky apod.) c) organizační a procesní (počet zaměstnanců, počet úkolů apod.) TRVALÉ vs. JEDNORÁZOVÉ REPORTY 2. definice zcela přesného obsahu reportů, který odpovídá struktuře databáze (snaha zamezit kreativní tvorbě typických reportů) 3.definice termínů předkládání reportů 5.2. ANALÝZA VÝVOJE (očekávaný / požadovaný) 5.3. DEFINICE STRATEGIE A CÍLŮ PRO DALŠÍ OBDOBÍ

38 Za 5 let se počet smluv prakticky zdvojnásobil, ačkoliv je ve firmě stále stejný počet obchodníků. Počet aktivních smluv Počet účetních dokladů V posledních 3 letech enormní nárůst tzv. paragonů, což je způsobeno výrazným rozšířením tzv. doplňkových byznysů společnosti.

39 Zavedením automatického párování bezhotovostních plateb a dokladů odpadlo asi 50% práce. Počet bezhotovostních transakcí Je zde patrná stagnace počtu transakcí, nicméně...

40 Počet hotovostních plateb Za 5 let se počet úhrad v hotovosti sice zdvojnásobil, nicméně ke zvýšení počtu pokladních nedošlo. Nebylo to třeba, neboť jí byla redukována jiná činnost (povinnost). Počet se zvětšil o 30%, o kolik se zvětšila rozloha? Zvyšuje se díky zvýšení počtu místností obsazenost či tržby? Počet místností

41 Obsazenost parkingu Uvedené 2 poklesy obsazenosti vyplývají z fáze „rozšiřováním“ parkovacích ploch. Počet úkolů Uvedené období bylo velmi hektické z důvodů dokončování investic do nové odbavovací haly.

42 DĚKUJI ZA POZORNOST Ing. Jan TICHÝ, Ph.D.


Stáhnout ppt "Kurz SPRÁVA MAJETKU A PROVOZ BUDOV Část SPRÁVA AREÁLU, PODKLADY PRO TVORBU SOFTWARU PRO SPRÁVU NEMOVITOSTÍ, DATOVÁ ANALÝZA Ing. Jan TICHÝ, Ph.D. www.jantichy.net."

Podobné prezentace


Reklamy Google