Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Projektová dokumentace. 1. Business case 2. Zadávací dokumentace 3. Zpráva hodnotící komise 4. Smlouvy 5. Projektový záměr (project charter) 6. Status.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Projektová dokumentace. 1. Business case 2. Zadávací dokumentace 3. Zpráva hodnotící komise 4. Smlouvy 5. Projektový záměr (project charter) 6. Status."— Transkript prezentace:

1 Projektová dokumentace

2 1. Business case 2. Zadávací dokumentace 3. Zpráva hodnotící komise 4. Smlouvy 5. Projektový záměr (project charter) 6. Status projektu (project baseline) 7. Registr rizik 8. Plán řízení projektu (Project management plan) 9. Projektová dokumentace 10. Zápisy z porad projektového týmu (Work performance information) 11. Seznam eskalujících a vyřešených problémů 12. Požadavek na změnu 13. Auditorská zpráva 14. Krizový plán projektu

3  Dokument, který popisuje projekt jako investici – jakou hodnotu přinesou vynaložené prostředky  zhodnocení souladu dané investiční akce s podnikovou strategií a cílovou EA (např. identifikace strategických cílů podniku, které investiční akce podporuje apod.)  zhodnocení očekávaných finančních výnosů po celý životní cyklus (např. určení doby návratnosti vložených investic, shrnutí finančních toků spojených s realizací investiční akce apod.)  zhodnocení očekávaných nefinančních výnosů po celý životní cyklus investiční akce (např. dopady investiční akce na loajalitu odběratelů, dopady akce na tržní vnímání podniku apod.)  zhodnocení rizik investiční akce (např. omezené schopnosti zvládnout možnosti moderních technologií ze strany uživatelů apod.)  Vzory dokumentů, např. templates/business-case.html

4  Podle zákona 137/2006 Sb.o veřejných zakázkách (poslední aktualizace ):  Zadávací dokumentace je soubor dokumentů, údajů, požadavků a technických podmínek zadavatele vymezujících předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky. Za správnost a úplnost zadávacích podmínek odpovídá zadavatel.

5  a) obchodní podmínky, včetně platebních podmínek, případně též objektivních podmínek, za nichž je možno překročit výši nabídkové ceny,  b) technické podmínky (§ 45) nebo zvláštní technické podmínky (§ 46a), je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky,  c) požadavky na opatření k ochraně utajovaných informací (§ 46b), je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky,  d) požadavky na zabezpečení dodávek (§ 46c), je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky,  e) požadavky na varianty nabídek podle § 70, pokud je zadavatel připustil,  f) požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny,  g) podmínky a požadavky na zpracování nabídky,  h) způsob hodnocení nabídek podle hodnotících kritérií,  i) požadavek na podání nabídky pouze v elektronické podobě prostřednictvím elektronického nástroje, pokud tak zadavatel stanovil, a  j) jiné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky.

6  O posouzení a hodnocení nabídek pořídí hodnotící komise písemnou zprávu:  seznam posouzených nabídek,  seznam nabídek, které byly hodnotící komisí ze zadávacího řízení vyřazeny spolu s uvedením důvodu,  popis způsobu hodnocení zbývajících nabídek s odůvodněním,  výsledek hodnocení nabídek,  popis hodnocení jednotlivých nabídek v rámci všech hodnotících kritérií,  údaj o složení hodnotící komise.

7  Závisí na předmětu projektu, příklad ERP systém:  Smlouva na implementaci  Smlouva licenční  Smlouva na údržbu  Smlouva na systémovou integraci  Jedna smlouva na implementaci  Více smluv podle etap projektu:  Základní dokument projektu  Cíl, rozsah, časový harmonogram, etapy, milníky, složení týmů, pravidla spolupráce, reporting, rozpočet  Cílový koncept, specifikace řešení  Realizace, parametrizace, testování  Příprava produktivního provozu, přenos dat  Produktivní provoz a jeho optimalizace

8  Dokument, který formálně zahajuje projekt  Obsahuje požadavky na projekt, které uspokojují potřeby zájmových skupin  Je základem pro spolupráci mezi různými zúčastněnými stranami  Před jeho vytvořením by měl být ustanoven vedoucí, protože se účastní návrhu dokumentu (dokument stanoví jeho pravomoce pro využívání zdrojů  Vůči projektu externí subjekt svým podpisem stvrzuje platnost projektu (PMO, sponzor, výbor pro řízení portfolia,..)

9

10  Volným textem popsaný výstup (produkt, služba)  Interní projekty: definuje uživatel nebo sponzor  Externí projekt: součást poptávkového dokumentu, nebo smlouvy  Obsah:  Potřeba businessu: technologická, legislativní, podnikatelská, vliv trhu, požadavek státu, vlastníka, atd.  Popis rozsahu produktu/služeb a jejich vazba na potřebu businessu  Strategický plán organizace: všechny projekty mají vazbu na strategii

11  Porovnání aktuálního stavu projektu proti očekávání  Je součástí Plánu projektu – je to postupně měněná a schvalovaná část Plánu projektu, která se týká tří základních aspektů řízení projektu:  Časový rozvrh (Schedule baseline)  Náklady (Cost performance baseline)  Rozsah (Scope baseline)  Základní dokument pro všechny účastníky projektu

12

13

14 Směrná data rozsahu projektu (Scope baseline) – základ WBS plus popis

15  Na začátku projektu Projektový tým identifikuje rizika projektu a vytvoří tzv. Registr rizik projektu  Podklad pro přijetí opatření pro snížení největších rizik  Za návrh a údržbu Registru rizik je zodpovědný Projektový manažer  Registr rizik je aktualizován vždy, když dojde ke změně v plánu realizace projektu či k identifikaci nového rizika

16  Dokument, který definuje jak má být řízení projektu vykonáváno, monitorováno a kontrolováno  Může být rozčleněn na hlavní plán a dílčí plány, rozdělen do více dokumentů podle jednotlivých témat (plán projektu, plán protirizikových opatření, plán řízení kvality, komunikační standardy projektu, komunikační plán, apod.)  Primárním účelem plánu řízení projektu je definovat procesy a výstupy řídících procesů  Usnadňuje komunikaci mezi zainteresovanými stranami a podporuje vznik týmových procesů

17

18  Plán rozsahu  Plán řízení požadavků  Plán časový  Plán řízení nákladů  Plán řízení kvality  Plán zlepšování procesů  Plán řízení lidských zdrojů  Plán řízení komunikace  Plán řízení rizika  Plán subdodávek / zásobování

19  Druh životního cyklu, který se bude aplikovat na projekt (Životní cyklus projektu a životní cyklus řízení projektu)  Výsledky přizpůsobení životních cyklů  Přehled vybraných procesů  Úroveň implementace pro každý vybraný proces  Popis nástrojů a technik využívaných pro realizaci procesu  Vazby mezi procesy, jejich vstupy/výstupy  WBS, vazby mezi činnostmi, vedoucími ke splnění cíle projektu,  Plán pro řízení změn (identifikace, rozhodování a implementace změn  Plán řízení konfigurace  Jak bude udržována integrita statusu projektu  Způsoby komunikace mezi stakeholdery projektu  Milníky projektu (kontroly obsahu, rozsahu a času)

20  Výchozí (primární) formalizovaný dokument projektu - tzv. Projektový záměr (project charter);  Obsah: 1. Právně závazné nebo smluvně podložené formalizované projektové dokumenty  Jsou předpokladem zahájení nebo výsledkem uzavření jednotlivých fází projektu  podléhají procesu akceptace nebo jsou jeho součástí (např. Předávací protokol, Akceptační protokol apod.);

21 2. Formalizované dokumenty určené pro potřeby Projektového manažera  zápisy z porad Projektového týmu a další adekvátní dokumenty (např. zprávy o kontrole, dokumentace procedur řízení požadavků, řízení změn, řešení problémů apod.); 3. Neformalizované dokumenty vytvářené v průběhu celé doby trvání projektu  slouží potřebám pouze některých členů Projektového týmu a mohou proto mít méně formalizovaný charakter (např. poznámky, vzájemná výměna informací elektronickou poštou apod.); 4. Externí dokumenty, které nejsou vytvářeny v průběhu projektu  slouží jako zdroj informací o procedurách a určují obecné prostředí, v jehož rámci je projekt realizován a dokumentován.

22

23  Je nezbytné, aby všechny formalizované projektové dokumenty:  splňovaly všechny standardy projektové dokumentace;  byly uloženy odpovídajícím způsobem na sdíleném serveru (v Projektové knihovně) a byl k nim po celou dobu trvání projektu udržován přístup dle nadefinovaných uživatelských práv

24  autor dokumentu určí identifikaci formalizovaného dokumentu a jeho datové podoby;  každý formalizovaný dokument, který je součástí dokumentace projektu, musí být označen jednoznačnou identifikací;  hlavička dokumentu obsahuje vždy vlevo název dokumentu, vpravo logo organizace  patička dokumentu obsahuje vždy vpravo číslo strany a celkový počet stran;  dokumenty většího rozsahu mohou mít samostatnou titulní stranu a samostatný list Shrnutí;  dokumenty vyžadující sledování revizí mají samostatnou stranu Historie změn;  dokumenty vyžadující schválení mají samostatnou stranu Schvalovací doložka;  v případě, že je dokument ve zvláštním režimu ochrany informací, je tato skutečnost vyznačena v patičce na titulní straně a uprostřed na patičce dokumentu.

25  Jmenná konvence je dohodnutý systém pojmenovávání dokumentů pro jejich jednodušší identifikaci. Dodržení této konvence umožní budoucí automatické zpracování dokumentů.  Vzor pojmenování dokumentů:  ZkratkaNázvuProjektu_TypDokumentu_VerzeDokumen tu_Datum  Zkratka názvu projektu: Všeobecně uznávaná zkratka, nebo první písmena ze slov názvu projektu  Typ dokumentu: Označení dle typu dokumentu, např.: SP – Studie proveditelnosti, CBA – Cost-benefit analýza atd.  Verze dokumentu: Verze dokumentu ve formátu v1 až v99.  Datum dokumentu:Datum ve formátu YYYYMMDD (RokMěsícDen), např značí

26  Projektová knihovna – úložiště elektronické verze projektové dokumentace  Projektová knihovna je určena pro centrální správu projektové dokumentace v elektronické podobě.  Jednotlivé projektové dokumenty, které jsou uchovávány v elektronické podobě a odpovídají svým formátem schváleným parametrům projektového prostředí, jsou z místa jejich vzniku strukturovaně ukládány v elektronické podobě do centrálního úložiště. Dokumenty lze přidávat, upravovat, prohlížet nebo vyhledávat z libovolného místa.  Projektová knihovna je vytvořena a spuštěna v přípravné fázi projektu. Pravidla a přístupová práva do Projektové knihovny definuje Projektový manažer. Přístupem k datům disponují pouze oprávněné role projektu.

27  Úložiště listinné verze projektové dokumentace  Projektové dokumenty, které jsou dle pravidel archivace vyžadovány uchovávat i v listinné podobě, jsou fyzicky archivovány u Administrátora projektu/PK  Ve většině případů se jedná o uložení podepsaných dokumentů projektu

28  Splnění termínů realizace jednotlivých aktivit projektu je zajišťováno institutem porad.  Porady Projektového týmu jsou hlavním nástrojem zadávání, řízení a kontrolování projektové práce.  Projektový tým se schází pravidelně ve stanovené frekvenci, která je určena při zahájení realizace projektu. Optimální je jednotýdenní frekvence, v případě potřeb projektu je frekvence porad zvýšena.  Porady Projektového týmu jsou dokumentovány zápisem, kterým jsou jednoznačně a transparentně rozděleny úkoly v rámci projektu. Zápisy z porad jsou distribuovány všem relevantním rolím projektu. Pokud není k zápisu do 24 hodin vznesena připomínka, je zápis považován automaticky za platný a závazný pro všechny projektové role.  Zápis schválený účastníky porady je závazná součást projektové dokumentace

29  při zahájení projektu stanovena pravidla pro eskalaci problému v rámci projektu, jež respektují navrženou organizační strukturu projektu.  Aktuální problémy / rizika, které se vyskytnou v průběhu realizace projektu, jsou primárně řešeny na té úrovni, na jaké věcně vznikly  Současně platí pravidlo, že problémy, které není možné při dobré vůli vyřešit z jakýchkoliv důvodů na úrovni Projektového týmu, jsou bez zbytečného odkladu postoupeny na vyšší úroveň řízení

30 Požadavek na změnu  Dokument požadující změnu jakéhokoliv jiného dokumentu, dodávky nebo statusu projektu  Schválená změna musí mít za následek změnu projektové dokumentace a/nebo plánu projektu  Požadavek může být  Přímý/nepřímý  Externí/interní  Nutný (vyvolaný legislativou) nebo volitelný  Změna může mít charakter  Korektivní – snaha odstranit odchylky od plánu  Preventivní – eliminovat dopředu problémy  Modifikace - reakce na chybu, nesoulad  Aktualizace – reakce na měnící se podmínky

31 General Information Date:Request Type: Project Name/ID:Category: Originator:Telephone: Change Description: Change Benefits: Tracking Information (Administrator's Use Only) Change Number:Date Received: Change Name:Priority: Evaluation and Analysis Assigned to:Due Date: Project Impact: Resources:Estimated Hours: Estimated Implementation Time:Estimated Cost: Estimated Completion Date:Estimated Benefit ($): Authorization and Completion Change Status: AcceptedDate Approved: To activate box, click twice, select checked RejectedDate Due: DeferredDate Completed: Signatures Project Manager:Date: Stakeholder:Date: Other:Date: Request Type CategoryPriority 1.Development 2.Maintenance 3.Guideline 4.Other 1.New requirement added 2.Overlooked requirement added 3.Accepted requirement revised 4.Incorrectly interpreted requirement 5.Revised processing logic 6. New report 7. New screen 8. Cosmetic change 9. Revised report 10. Revised screen 1.Fundamental 2.Major importance 3.Beneficial but can work around 4.Nice to have 5.Not required

32  název zprávy,  identifikace adresáta,  popis rozsahu auditu zahrnující:  identifikaci nebo popis projektu  použitá kriteria hodnocení nebo východiska hodnocení,  identifikaci účelu auditorské zprávy a těch, kteří se na toto hodnocení budou spoléhat a uvedení omezení pro využití zprávy k jiným účelům nebo pro jiné strany,  informace o všech omezeních, které ovlivnily průběh auditu,  pokud je to vhodné, součástí zprávy by měla být zvláštní část, která zahrnuje doporučení na opravné akce a reakce odpovědných rolí projektu,  pokud se kvalifikuje názor auditora, je třeba popsat způsob kvalifikace,  vyjádření názoru auditora na to, zda návrh a fungování kontrol v dané oblasti je efektivní (nejlépe v hodnotovém vyjádření),  podpis auditora,  adresa auditora  datum zpracování zprávy

33  V případě problémů v průběhu realizace projektu vypracuje Projektový manažer Krizový plán projektu, který předloží řídícímu výboru (spozorovi)  Na základě schváleného krizového plánu projektu je možné rozhodnout o předčasném ukončení projektu

34  Jaké dokumenty jsou důležité před zahájením projektu? Diskutujte jejich cíl a obsah.  Vyjmenujte alespoň 7 příkladů dokumentů důležitých pro zahájení, průběh a ukončení projektu; popište jejich obsah  Co je obsahem projektové dokumentace? Jaké jsou náležitosti jejího popisu a správy?


Stáhnout ppt "Projektová dokumentace. 1. Business case 2. Zadávací dokumentace 3. Zpráva hodnotící komise 4. Smlouvy 5. Projektový záměr (project charter) 6. Status."

Podobné prezentace


Reklamy Google