Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Porady Management 29.10. 2013, Brno Připravil: Ing. Jiří Leitner.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Porady Management 29.10. 2013, Brno Připravil: Ing. Jiří Leitner."— Transkript prezentace:

1 Porady Management , Brno Připravil: Ing. Jiří Leitner

2 Náplň přednášky Proč porady Jak připravit poradu Jak vést poradu Jak zpracovat informace z porady strana 2

3 Proč vést poradu Informovat Řešit problém Zpětná vazba, inovace Delegování úkolů Kontrola strana 3

4 1. Část: Jak připravit poradu Základním stavebním kamenem úspěšné porady je její pečlivá příprava. První krok představuje rozhodnutí, je-li vůbec poradu třeba svolávat. Pokud ano, je vhodné předem stanovit její cíle, vybrat účastníky a stanovit program strana 4

5 Je vůbec schůzka nutná? Dříve než vůbec svoláte své spolupracovníky a vyrušíte je při jejich práce, vždy nejdříve prozkoumejte důvody a nutnost svolání porady. Muže se ukázat, že je porada zbytečná a že problémy se dají řešit rychleji a jiným způsobem. strana 5

6 Čas jsou peníze Hospodaření s časem hraj při přípravě porady rozhodující roli. Váš čas a čas vašich spolupracovníků představují hodnoty, jimiž nebudete mrhat jen při cílevědomém a systematicky strukturovaném plánování strana 6

7 Jak hospodařit s časem Vyhněte se době kdy jste nejčastěji vyrušováni Např. 10 – 12:00 hod Případně 14 – 17:00 Hod strana 7

8 Jak hospodařit s časem Dodržujte 3 min. pravidlo Zjistěte aby účastnící byly připraveni Zahajujte porady ke konci pracovní doby Respektujte pravidlo 60:20:20 strana 8

9 Jak hospodařit s časem Pravidlo 60:20:20 –60% - času věnujte naléhavým záležitostem –20% času na variabilní program –20% času rezervujte pro společné aktivity (přestávky, rozhovory, oběd) strana 9

10 Jak hospodařit s časem Stanovte přestávky (po 45 min.) Určete si čas k osobním rozhovorům Stanovte čas a délku porady Vše plánujte písemně Na termínech se předem dohodněte Zvolte správné místo strana 10

11 Formulujte cíle Co chci sdělit Jakým způsobem to podám Čeho chci dosáhnout Pokud je cíl měřitelný, definujte jej. Podělte se o své vize a záměry strana 11

12 Druhy porad Formální –Předem připravené porady s programem Účelové –Porady svolané zpravidla s malým předstihem a bez pevného programu. strana 12

13 Druhy porad Řešitelské –Cílem těchto porad je vyřešení problému nebo produkce nových nápadů. Informační –Schůzky, jejichž účelem je informovat ostatní. Mohou to být třeba krátké ranní porady útvarů strana 13

14 Kdo se má zúčastnit porady Výběr účastníků porady vyžaduje pečlivé zkoumání, protože každý spolupracovník, který s tématem porady nemá nic společného, promarní cennou pracovní dobu a ještě může nakazit kolegy svým nezájmem. strana 14

15 Je velikost skupin odpovídající Produktivita porady a spokojenost účastníků jsou výrazně ovlivněny velikostí skupiny. Zásadně platí: čím menší skupina tím lépe pro průběh porady. strana 15

16 Program porady Respektive plán porady představuje červenou nit každého zasedání Umožňuje následně kontrolovat, jak porada dopadla. strana 16

17 Program porady Neplánujte příliš nabitý program porady. Vystavujete tak spolupracovníky časovému tlaku a přispíváte ke špatné náladě. Důsledek může být neefektivní výsledek porady. strana 17

18 Kontrola skutečností Jsou všichni účastnici porady srozumění s: –Termínem, typem a naplní porady – podklady pro poradu potřebnými strana 18

19 2. část: Jak vést poradu Řízení průběhu porady klade na jejího moderátora různé nároky: –Musí umět řešit konflikty –Zvládat případné problematické účastníky –Aktivně zapojit do dění všechny přítomné spolupracovníky strana 19

20 Jak vést poradu –úkoly moderátora Bude-li porada efektivní, závisí rozhodujícím způsobem na komunikačních schopnostech a technikách moderátora porady. Jeho práce je jako obtížné balancování na okraji propasti. strana 20

21 Úkoly moderátora Objasňuje účastníkům význam společného úkolu a zdůrazňuje své očekávání. Krádce uvede body programu, vysvětluje stav věci a všechny účastníky informuje Stará se o dodržování základní stanovené linie a dodržuje časový plán strana 21

22 Úkoly moderátora –Oceňuje každý příspěvek do diskuze –Nikdy se nekompromituje –Zůstává nadstranický –Je stále věcný a uvolněný –Podporuje formulování stanovisek –Působí jako zprostředkovatel při konfliktech strana 22

23 Konflikty jsou pozitivní V každé situaci platí: v mezilidských vztazích jsou konflikty nevyhnutelné, protože každý má jiné hodnoty, osobní cíle, potřeby a vyjednávací možnosti. Často jsme účastníků konfliktu svědky obranných reakcí, které směřují k tomu, aby se vyhnuli sporu. Vyhýbáním se však spor neodstraní. strana 23

24 Konflikty jsou pozitivní Pokud se problémy neřeší ofenzívně, dále narůstají pod povrchem, a jednoduše nezmizí. Řešení problémů hned pročistí vzduch a umožní zdárné dokončení debaty Z konfliktů a čelení jim se můžeme mnohému přiučit a získat si tím i úctu zbylých účastníků porady. strana 24

25 Řešení konfliktů – úkol moderátora Udržení debaty na věcné úrovni Vyvarování se sklouznutí v debatě ke vztahové úrovni. Vyhnutí se hodnocení, i když se jedná o žádost Zachování si od problémů odstup strana 25

26 Kdo se ptá, poradu řídí Pomocí otázek můžete poradu cíleně řídit strana 26

27 3. část: jak zpracovat poradu po jejím skončení Po skončení porady je užitečné vyhotovit písemný zápis. Správně připravený zápis by měl být stručný, přehledný a dobře strukturovaný. strana 27

28 Zápis z porady Záznam výsledků Usnadnění zpětné kontroly Poklad k přípravě příští porady strana 28

29 Výběr zapisovatele Při výběru zapisovatele je dobré dbát, aby nebyl náhodný, ale aby úkol dobrovolně přijal. strana 29

30 Obsah zápisu Téma porady Projednané body a průběh porady Všechny výsledky a plánovaná opatření Body které zůstaly otevřené Další postupy a termíny příštího sezení strana 30

31 Které body nesmí v zápisu chybět Rozdělení účastníků Místo, datum, čas a doba trvání Podnik, oddělení pracovní skupina Podpis zapisovatele a případně vedoucího porady strana 31

32 Čemu je dobré se vyhnout Heslům Hovorovým výrazům Dvojsmyslům Nepochopitelným výrazům strana 32

33 Závěrem Porady nemusí znamenat jen neplodně strávené dlouhé hodiny, spoustu vypité kávy, plné popelníky a úmorné nekonečné proslovy. Mohou se naopak snadno stát ústředním bodem řešení pracovních problémů a místem kde mohou všichni projevit své názory. strana 33

34 Praktické cvičení Simulace porady Příprava: 5min. strana 34

35 Děkuji za pozornost Použitá literatura –Porady, Anita Bischof / Klaus Bischof, Grada, 2003, 112 s. ISBN strana 35


Stáhnout ppt "Porady Management 29.10. 2013, Brno Připravil: Ing. Jiří Leitner."

Podobné prezentace


Reklamy Google