Notes na plný plyn. IBM Notes 9 - výhody Nový vzhled Nové možnosti kalendáře a pošty Lepší způsob upozornění na novou zprávu.

Prezentace na téma: "Notes na plný plyn. IBM Notes 9 - výhody Nový vzhled Nové možnosti kalendáře a pošty Lepší způsob upozornění na novou zprávu."— Transkript prezentace:

1 www.sutol.cz Notes na plný plyn

2 www.sutol.cz IBM Notes 9 - výhody Nový vzhled Nové možnosti kalendáře a pošty Lepší způsob upozornění na novou zprávu Našeptávání adres Integrovaný Sametime Postranní panel A další…

3 www.sutol.cz IBM Notes 9 - novinky Začátek zprávy zobrazen v seznamu zpráv Možnost seskupení zpráv podle data doručení Barevné označení událostí v kalendáři podle kategorie Nový vzhled

4 www.sutol.cz IBM Notes klient Nabídka Záložky s otevřenými okny Postranní panel Stavový řádek Vyhledávání Pruh s tlačítky Tlačítko Open pro záložky

5 www.sutol.cz Přehled otevřených oken Náhled na otevřená okna Lze filtrovat podle názvu okna Kliknutí na náhled okno zobrazí

6 www.sutol.cz Přehled otevřených oken 2 Klávesová zkratka Ctrl - F8

7 www.sutol.cz Tlačítko Open Pro přístup k záložkám Můžete ukotvit -> pravým tlačítkem myši a vybrat Dock the Open List. Záložky jsou vždy viditelné Use Large Icons – lepší pro vyšší rozlišení monitoru

8 www.sutol.cz Záložky Rychlý přístup k poště, kalendáři, úkolům, adresáři a dalším aplikacím Lze také přidat záložky na –Webovou stránku (iDnes, Obchodní rejstřík) –Aplikaci ve Windows (MS Word) –Soubor na disku (např. dokument Wordu) Jednoduše myší přesuňte soubor, aplikaci nebo webovou stránku z adresního řádku prohlížeče

9 www.sutol.cz Záložky – vlastní složky Řaďte záložky do vlastních složek –Klik pravou myší na nějakou záložku a vybrat New Folder –Pojmenovat a zařadit do jiné složky kliknutím na tuto složku

10 www.sutol.cz Vytvoření záložky Klikněte pravou myší na ouško otevřené aplikace nebo dokumentu Vyberte Create Bookmark Pojmenujte a zařaďte Potvrďte OK

11 www.sutol.cz Super záložky Záložka pro vytvoření nového dokumentu v aplikaci –Nový dokument lze pak vytvořit odkudkoliv, odpadá hledání ikony aplikace, čekání na otevření a hledání tlačítka pro vytvoření dokumentu Jak na to – další strana…

12 www.sutol.cz Záložka pro vytvoření nového dokumentu Otevřete požadovanou aplikaci Vytvořte nový dokument, ale nevyplňujte Klikněte pravou myší na ouško dokumentu Vyberte Create Bookmark… Vyberte složku More Bookmarks – Create Vypněte a znovu spusťte IBM Notes A je to – nová položka je u ikony pro nový dokument

13 www.sutol.cz Záložka pro vytvoření nového dokumentu Restart IBM Notes

14 www.sutol.cz Historie otevřených dokumentů Historie otevřených aplikací, pohledů a dokumentů –Podobné historii navštívených stránek ve webovém prohlížeči –Eviduje každý otevřený dokument nebo aplikaci

15 www.sutol.cz Otevření záložky při spuštění Notesů Lze nechat automaticky otevřít aplikaci nebo dokument při spuštění IBM Notes –Pravou myší na záložku a Add to Startup

16 www.sutol.cz Záložky - nalezení aplikace Když máte v záložkách nebo na ploše aplikaci, ale nemůžete najít ikonu

17 www.sutol.cz Záložky - nalezení aplikace 1.Klik na ikonu dalekohledu (první v pořadí) 2.Vložte část názvu aplikace 3.Stiskněte Enter 4.Zobrazí se záložky obsahující zadaný text

18 www.sutol.cz Postranní panel Obsahuje miniaplikace – Sametime, kalendář, RSS čtečku, webové stránky Může být otevřený (Ctrl – 4)– ukotvený (Ctrl-3) – zavřený (Ctrl-0) Můžete přidat vlastní Titulek Nabídka Ikony jiných panelů

19 www.sutol.cz Pošta

20 www.sutol.cz Pošta Nejdůležitější věc: Ctrl – M Vytvoří novou zprávu kdekoliv v IBM Notes

21 www.sutol.cz Pošta – klávesové zkratky Esc – zavře okno – není třeba myší hledat křížek pro zavření Enter – v pohledu otevře dokument, v dokumentu otevře další dokument – rychlé procházení mailů Backspace – předchozí dokument v pohledu F4 – další nepřečtená zpráva (nebo Tabulátor při otevřené zprávě) Ctrl – R Vytvoří odpověď na aktuální zprávu Klávesové zkratky šetří čas!

22 www.sutol.cz Pošta – klávesové zkratky Ctrl – Home/End – skok na začátek/konec pohledu (v inboxu rychle na nově přijaté zprávy) Ctrl – Shift – L – seznam dostupných zkratek Klávesové zkratky šetří čas!

23 www.sutol.cz Klávesové zkratky Ctrl – 1 Otevře poštu Ctrl – 2 Otevře kalendář Ctrl – 3 Otevře kontakty Ctrl – Shift – V Vloží jako prostý text (hodí se při vkládání textu z Wordu nebo z webu) Klávesové zkratky šetří čas!

24 www.sutol.cz Pošta – náhled na zprávy Pomocí náhledu můžete pracovat rychleji –Nemusíte otevírat každou zprávu, abyste ji přečetli –Náhled může být po straně nebo dole –Výzkumy ukazují, že postranní náhled vede k rychlejšímu čtení a efefktivnější práci –Postranní náhled je k dispozici i v kalendáři, kontaktech a úkolech

25 www.sutol.cz Pošta – náhled na zprávy

26 www.sutol.cz Pošta – zprávy v náhledu jako přečtené Zprávy zobrazené v náhledu lze automaticky označit jako přečtené –Menu File – Preferences, kategorie Basic Notes Client Configuration, volba Mark documents read when opened in preview pane (první v seznamu)

27 www.sutol.cz Pošta – konverzační mód Ze zprávy a odpovědí je v seznamu zobrazena nejnovější odpověď Ostatní společně po rozkliknutí –Není třeba je hledat v čase zpět mezi jinými zprávami

28 www.sutol.cz Upozornění na novou zprávu 1/3 Lepší upozornění na novou zprávu

29 www.sutol.cz Upozornění na novou zprávu 2/3 Rovnou víte, kdo vám píše a proč – můžete se rozhodnout, jestli se zprávě budete věnovat hned nebo později. Zobrazuje odesílatele, předmět a čas přijetí Ukazuje dvě nejnovější zprávy, ostatní při posunutí Zprávu lze dvojklikem přímo zobrazit Lze přímo otevřít přijatou poštu (tlačítko Open Inbox)

30 www.sutol.cz Upozornění na novou zprávu 3/3 Zapnutí: Menu File – Preferences Kategorie Mail – Sending and Receiving Část Alerts – Slide in a summary

31 www.sutol.cz Označení nepřečtených zpráv Ve výchozím stavu tučná černá Lze změnit barvu, typ písma, velikost

32 www.sutol.cz Označení nepřečtených zpráv Změna nastavení barvy a písma –menu File – Preferences, kategorie Fonts and Colors, panel Mail view font

33 www.sutol.cz Barevné označení zpráv Pro snazší rozpoznání zpráv podle odesílatele Zprávy od kolegů z projektu, nadřízených a kamarádů vyniknou mezi ostatními

34 www.sutol.cz Barevné označení zpráv - nastavení Otevřete poštovní schránku Menu Actions – More – Preferences Záložka Mail – Sender Colors –Funguje i s externími adresami např. klientů

35 www.sutol.cz Rychlé rozeznání zpráv určených vám Denně dostáváme řadu zpráv, jak rychle poznat ty, které jsou důležité? Důležité jsou zpravidla zprávy určené přímo vám.

36 www.sutol.cz Rychlé rozeznání zpráv určených vám Recipient icons – označují zprávy určené jen vám nebo úzké skupině lidí Pomáhají určit priority – zprávy určené jen vám zpravidla vyřídíte jako první

37 www.sutol.cz Rychlé rozeznání zpráv určených vám Nastavení –V poštovní schránce menu Actions – More – Preferences –Záložka Mail – Recipient Icons

38 www.sutol.cz Zobrazení zpráv podle příjmení odesílatele Odesílatelé zpráv se ve výchozím stavu zobrazují v podobě Jméno Příjmení. Pokud se lépe orientujete podle příjmení, můžete si tak nastavit zobrazení zpráv:

39 www.sutol.cz Zobrazení zpráv podle příjmení odesílatele - nastavení V nastavení Notesů (menu File – Preferences, část Mail v části View and Folder Management) změňte pole Display names in mail in this format

40 www.sutol.cz Seskupení zpráv podle data přijetí Zprávy je možné seskupit podle data přijetí Zapíná se v menu View – Show – Group By Date

41 www.sutol.cz Začátek zprávy se zobrazuje přímo v seznamu přijatých zpráv Inbox může zobrazit začátek zprávy Jak na to: –Menu View – Show – Beginning of Message

42 www.sutol.cz Seznam zpráv zobrazuje datum ve zkrácené podobě Seznam zpráv zobrazuje jen čas, když je zpráva dnešní, „včera“ a čas, když včerejší, datum a měsíc, když starší, ale letošní. Můžete vrátit předchozí vzhled, kdy je vždy zobrazeno celé datum (viz další strana)

43 www.sutol.cz Seznam zpráv zobrazuje datum ve zkrácené podobě Otevřete složku, ve které chcete nastavení změnit Vyberte menu View – Customize this View… V okně označte sloupec Date Vypněte Use abbreviated dates Potvrďte tlačítkem OK

44 www.sutol.cz Odvolání odeslané zprávy 1/2 Můžete odvolat zprávu, kterou jste odeslali. Zpráva pak bude odebrána ze schránek příjemců Jak na to: –Vyberte odeslanou zprávu –Klikněte pravým tlačítkem myši a v menu vyberte Recall Message…

45 www.sutol.cz Odvolání odeslané zprávy 2/2 Jak na to (pokračování): –Vyberte příjemce, kterým chcete zprávu odebrat ze schránky –Vyberte, jestli se má zpráva odebrat, i když už ji příjemci četli –Potvrďte OK

46 www.sutol.cz Vyhledávání zpráv

47 www.sutol.cz Vyhledávání Vyhledávání v Notes je základní dovedností Jsou tři způsoby: Rychlé hledání (Quick Search) Najít (Find) Full-textové vyhledávání (Full-text Search) Funguje stejně ve všech Notesových aplikacích

48 www.sutol.cz Rychlé hledání (Quick Search) Pro rychlé nalezení dokumentu v pohledu Začněte rovnou psát Vyhledává v seřazeném sloupci Otevřete pohled Začněte psát a klikněte Find. (Find In je seřazený sloupec) Začněte psát a klikněte Find. (Find In je seřazený sloupec) Notesy skočí na první dokument, který začíná na uvedený text

49 www.sutol.cz Rychlé hledání (Quick Search) Najde dokument, který v seřazeném sloupci začíná na vámi zadaný text Vhodné pro hledání podle jména osoby, kategorie, názvu firmy, označení položky (čísla jednacího, čísla faktury, objednávky, datové zprávy, čísla účtu apod.)

50 www.sutol.cz Najít (Find) Najde odpovídající text kdekoliv na obrazovce (uprostřed slova, v neseřazeném sloupci) Začněte pomocí Ctrl-F Napište hledaný text (klávesa Enter pro první výsledek, znovu Enter pro další)

51 www.sutol.cz Najít (Find) Ctrl-F otevře okno (Find in: je Any Column – libovolný sloupec) Ctrl-F otevře okno (Find in: je Any Column – libovolný sloupec) Enter nebo Find Next jdou na další záznam

52 www.sutol.cz Fulltextové vyhledávání Jedna z nejsilnějších vlastností IBM Notes Prohledává celý obsah dokumentů včetně příloh! Dostupné pomocí –Menu View – Search this view –Lišta „Search Central“ Zadáte klíčová slova, najde dokumenty odpovídající zadaným slovům

53 www.sutol.cz Fulltextové vyhledávání Funguje podobně jako Google (používá operátory AND, OR, NOT) Použijte uvozovky pro přesný výraz Když je vytvořený full-textový index, je hledání mnohem rychlejší Označení vytvořeného indexu

54 www.sutol.cz Fulltextové vyhledávání Jak hledat např. v adresní knize oliva –najde všechny osoby, kde nějaké pole obsahuje „oliva“ oli* –najde všechny osoby, kde nějaké pole začíná na „oli“ (Příjmení Oliva, Křestní jméno Olina, manažer Oliva apod).

55 www.sutol.cz Fulltextové vyhledávání Jak hledat např. v adresní knize oli* manager –Najde všechny osoby, kde nějaké pole začíná na oli a jiné obsahuje „manager“

56 www.sutol.cz Fulltextové vyhledávání Jak hledat např. v adresní knize oli* not manager –Najde všechny osoby, kde nějaké pole začíná na oli a žádné pole neobsahuje „manager“

57 www.sutol.cz Fulltextové vyhledávání - složitější V poštovní schránce: [From] = „hana ruzickova„ –Najde zprávy, které poslala Hanka Růžičková [From] = "hana ruzickova„ and [DeliveredDate] >= 1.1.2014 –Najde zprávy, které Hanka Růžičková poslala od 1.1.2014 [From] = "hana ruzickova" and [Subject] = chat* –Najde zprávy, které poslala Hanka Růžičková a týkají se chatu

58 www.sutol.cz Fulltextové vyhledávání Pomocí podobných dotazů lze např. v aplikaci Faktury nalézt –Faktury přijaté v určitém období… –A na částku vyší než… –A týkající se projektu Everest… –A přijaté od firmy XY

59 www.sutol.cz Fulltextové vyhledávání Názvy polí jsou v hranatých závorkách Znak = u textového pole je ve smyslu „obsahuje“ U číselných a datumových polí lze použít (větší než), = (rovno) a kombinovat Pole v poštovní schránce, která můžete využít: –[Subject] – předmět –[Body] – tělo zprávy –[From] – odesílatel zprávy –[DeliveredDate] – datum kdy byla zpráva doručena

60 www.sutol.cz Co se má hledat Fulltextové vyhledávání Možnosti Uložení dotazu na pozdější použití Jak seřadit výsledky

61 www.sutol.cz Fulltextové vyhledávání Seřazení výsledků Relevance –Podle „skóre“ By Date (last modified) –Naposledy změněné jsou zobrazeny nahoře By Date (first modified) –První změněné jsou zobrazeny nahoře Sorted like current view –Zůstává zachováno aktuální řazení (můžete pak seřadit podle jiného sloupce) Within all documents –Označí nalezené dokumenty mezi ostatními (můžete je pak snadno zkopírovat a vložit do emailu)

62 www.sutol.cz Zobrazení zpráv podle odesílatele nebo předmětu Jsou situace, kdy chcete najít jiné zprávy od stejného odesílatele nebo všechny zprávy týkající se stejného subjektu Využijte funkce Search by Sender a Search by Subject (pravé tlačítko myši na zprávě)

63 www.sutol.cz Zobrazení zpráv podle odesílatele nebo předmětu V aktuálním pohledu se vyhledají zprávy se stejným předmětem nebo od stejného odesílatele (podle předchozí volby)

64 www.sutol.cz Fulltextové vyhledávání Pro zvídavé je tu nápověda: Lotus Notes Help > Search > Advanced Search topics > How can I refine a search query using operators?

65 www.sutol.cz Vyhledávání odkudkoliv Lišta Search Central umožňuje hledat v poště, kalendáři a kontaktech, aniž byste aplikace otevírali -> šetří to čas Lišta automaticky mění zaměření podle otevřené aplikace

66 www.sutol.cz Vyhledávání odkudkoliv Při otevření jiné aplikace lišta sama změní zaměření Není třeba otevírat poštovní schránku a přepínat se do pohledu All documents, abyste prohledali celou poštu

67 www.sutol.cz Vyhledávání odkudkoliv Výsledky se zobrazí na nové záložce Jsem v poště, prohledávání pošty je výchozí stav Bez opuštění pošty mohu prohledat kalendář

68 www.sutol.cz Vyhledávání odkudkoliv Dobrá zpráva - sami můžete přidat další aplikace! Když otevřete Notesovou aplikaci, můžete aplikaci přidat do seznamu pomocí „Always Show in Search List Nyní můžete aplikaci prohledávat odkudkoliv, třeba z pošty!

69 www.sutol.cz Vyhledávání odkudkoliv Ještě lepší zpráva – vámi vložená aplikace je dostupná v kontextové nabídce nad označeným textem –Když dostanete zprávu se jménem kolegy, rychle ho vyhledáte např. v adresní knize

70 www.sutol.cz Vyhledávejte současně v poště i v archivu Lišta Search Central umožňuje prohledávat současně poštovní schránku i všechny archivy Jak na to: –Z nabídky možností vyberte All Mail and Archives –Zadejte výraz pro vyhledávání

71 www.sutol.cz Jak si organizovat poštu Jeden ze způsobů: Udržujte čistý Inbox –Jakmile zprávu vyřídíte, přesuňte ji do jiné složky (nebo ji rovnou smažte) Zprávy, které budete řešit „až jindy“, přesuňte do zvláštní složky –Pravidelně ji procházejte a vyřizujte

72 www.sutol.cz Jak si organizovat poštu Vytvořte si systém složek –Skutečně jich potřebujete tolik? Zprávy si uchováváte, abyste je později našli Vyhledávání je rychlejší než procházení

73 www.sutol.cz Našeptávání adres Při psaní jména příjemce Notesy nabízejí odpovídající možnosti Ve výchozím stavu se zobrazuje IBM Notes adresa a emailová adresa Nabízí jména z firemní i vaší soukromé adresní knihy

74 www.sutol.cz Našeptávání adres - vylepšení Nechte si zobrazit údaje, které mají smysl –Název oddělení –Funkci

75 www.sutol.cz Našeptávání adres - nastavení V nastavení Notesů (menu File – Preferences) Kategorie Contacts Část Type-ahead option Vyberte Department Name (oddělení) nebo Job Title (funkce)

76 www.sutol.cz Tip: Jak poslat zprávu jen některým členům skupiny 1.Vložte skupinu jako příjemce zprávy 2.Klikněte na tlačítko More – Expand Public Groups

77 www.sutol.cz Tip: Jak poslat zprávu jen některým členům skupiny 3.Skupina se rozbalí na jednotlivá jména 4.Klikněte na odkaz To: před polem 5.Odeberte lidi, kterým nechcete zprávu poslat

78 www.sutol.cz Jak na něco nezapomenout Když se ke zprávě chcete vrátit, protože z ní vyplývá nějaký úkol, můžete si ji po přečtení zase nastavit na nepřečtenou… …existuje lepší způsob: Praporky !!

79 www.sutol.cz Praporky Označte praporkem zprávy, ke kterým se chcete později vrátit Praporky mají tři priority –Nízká (bílá) –Běžná (zelená) –Vysoká (červená) Notesy vás upozorní, když u praporku nastavíte datum a čas

80 www.sutol.cz Praporky – jak na ně Nastavení praporku u zprávy v seznamu nebo při čtení: Quick flag: okamžité nastavení praporku s výchozími hodnotami Add or Edit flag: nastavení praporku s určením parametrů (objeví se okno) Remove flag: odebrání praporku z označených zpráv

81 www.sutol.cz Praporky – okno pro parametry Jak je to důležité Co je potřeba udělat Kdy je potřeba to udělat Chci upozornit Kdy upozornit Jak upozornit

82 www.sutol.cz Praporky – pohled se zprávami Všechny označené zprávy jsou zobrazeny v pohledu Follow Up Zprávy je možné seřadit podle priority a termínu tlačítkem v pravém horním rohu

83 www.sutol.cz Praporky - minipohled Zprávy s praporky jsou také zobrazeny v minipohledu v levém dolním rohu Notesů

84 www.sutol.cz Kalendář

85 www.sutol.cz Kalendář Typy záznamů: Porada – Meeting (svolávám ostatní na schůzku) Schůzka – Appointment (týká se jen mě) Upomínka – Reminder (Notesy upozorní) Celodenní událost - All Day Event Výročí – Anniversary (opakuje se jednou ročně) Oznámení – Event Announcement (zvu ostatní, ale nechci přijetí nebo zamítnutí)

86 www.sutol.cz Jak naplánovat schůzku Vytvořte nový záznam Meeting Vložte nadpis (subject) a vyberte povinné a volitelné účastníky

87 www.sutol.cz Jak naplánovat schůzku Klikněte na záložku Find Available Times a najděte vhodný čas

88 www.sutol.cz Jak naplánovat schůzku Vyberte zasedací místnost pomocí tlačítka Find Rooms

89 www.sutol.cz Jak naplánovat schůzku Nakonec rozešlete pozvánky – Save and Send Invitations

90 www.sutol.cz Zobrazení pozvánek na schůzky V kalendáři se s šedivým pozadím zobrazují pozvánky na schůzky, na které jste ještě neodpověděli Pozvánky je možné přijmout nebo odmítnout rovnou z kalendáře Schůzka bez odpovědi

91 www.sutol.cz Kalendář – přeplánování schůzky Když navrhnete nový čas na schůzku, starý čas nyní zůstane v kalendáři stále blokován Nastavuje se individuálně při vložení nového návrhu, ale…

92 www.sutol.cz Kalendář – přeplánování schůzky Výchozí stav se nastaví pomocí menu File – Preferences Kategorie Calendar & ToDo záložka Display, záložka Views Položka By default, leave a placeholder for countered meetings

93 www.sutol.cz Kalendář Tip: Buďte pánem svého času Nastavte čas, kdy ostatní uvidí, že máte volno Nechte si pauzu na oběd a čas na odchod z práce –Když chcete skončit v pět a do pěti máte schůzku, odejdete vždy později Když vám čas schůzky nevyhovuje, navrhněte jiný

94 www.sutol.cz Kalendář Určete svůj volný čas – nastavení Menu File – Preferences Kategorie Calendar and ToDo Záložka Scheduling / Scheduling

95 www.sutol.cz Jak rychle vytvořit záznam v kalendáři Přijde vám email, ze kterého vyplývá událost v kalendáři Přetáhněte mail myší do postranního kalendáře Upravte detaily a uložte

96 www.sutol.cz Jak rychle vytvořit záznam v kalendáři Druhá možnost – tlačítko More – Copy Into New – Calendar Entry Předvyplněný typ schůzky závisí na vašem nastavení pro výchozí typ (menu File – Preferences, Calendar and Todo záložky Display – Entries a Defaults

97 www.sutol.cz Jak si zpřehlednit kalendář Záznamy v kalendáři můžete barevně odlišit Snadno pak rozeznáte události k určitému projektu nebo tématu

98 www.sutol.cz Jak si zpřehlednit kalendář 1/3 Záznamům v kalendáři můžete přiřadit různé barvy podle kategorie (projektové schůzky, školení, jednání s klienty) Jak na to: –Otevřete nastavení kalendáře (v kalendáři tlačítko More – Preferences) –Uveďte kategorie, které budete používat

99 www.sutol.cz Jak si zpřehlednit kalendář 2/3 Jak na to: –Otevřete nastavení kalendáře (v kalendáři tlačítko More – Preferences) –Přiřaďte barvy kategoriím

100 www.sutol.cz Jak si zpřehlednit kalendář 3/3 Události v kalendáři přiřaďte kategorii –Přímo z události můžete vytvořit novou kategorii a přiřadit ji barvu pomocí tlačítka Assign Colors

101 www.sutol.cz Skupinový kalendář 1/3 Skupinový kalendář ukáže čas více lidí najednou (např. členů jednoho projektového týmu) Vidíte tak přehledně dostupnost nebo obsazenost jednotlivých lidí

102 www.sutol.cz Skupinový kalendář 2/3 Jak na to: –Otevřete kalendář –V levé nabídce v části Group Calendars klikněte na Create Group Calendar –Objeví se pohled pro práci se skupinovými kalendáři –Klikněte na tlačítko New Group Calendar

103 www.sutol.cz Skupinový kalendář 3/3 Jak na to (pokračování): –Pojmenujte skupinový kalendář –Vyberte osoby –Klikněte OK –Kalendář se zobrazí a vloží se do levé nabídky v kalendáři

104 www.sutol.cz Jak rychle zjistit, která zasedací místnost je právě volná Skupinového kalendáře můžete využít i ke zjištění, v které zasedačce je právě volno Jak na to: –Vytvořte si skupinový kalendář s názvem např. Zasedačky –Přidejte místo osob zasedačky, které jsou blízko vás nebo je často využíváte –Kalendář Zasedačky je pak k dispozici přímo z kalendáře

105 www.sutol.cz Vychytávky

106 www.sutol.cz Vychytávky Kopírování z pohledu do tabulky Údaje, které vidíte v pohledu můžete snadno přenést do tabulky (Excelu, mailu) Označte potřebné dokumenty Vyberte v menu Edit – Copy As - Table V Excelu vyberte Paste

107 www.sutol.cz Vychytávky Posílejte odkazy na dokumenty. Nemusíte kolegyni popisovat „Najdeš to tam, rozklikneš toto a druhý od shora“. Jednoduše pošlete odkaz, na který se klikne a dokument se otevře. Označte dokument a vyberte Edit – Copy As – Document link Vytvořte nový mail (Ctrl-M) a vložte pomocí Ctrl-V

108 www.sutol.cz Propojení s mapami Klient napíše mail s detaily schůzky v jeho sídle. Nevíte, kde to je Označíte v mailu adresu, kliknete pravým tlačítkem myši a vyberete položku Mapy Google

109 www.sutol.cz Propojení s mapami Notesy přenesou vybraný text do Google Maps a zobrazí mapu:

110 www.sutol.cz Propojení s mapami – jak na to

111 www.sutol.cz Propojení s mapami – jak na to 1.Zapněte zobrazení ikon pro widgety –Menu File – Preferences, kategorie Widgets, pole Show Widget Toolbar 2.Klikněte na ikonu pro vytvoření nového widgetu

112 www.sutol.cz Propojení s mapami – jak na to 3.Vyberte Web Page jako typ widgetu a stiskněte Next

113 www.sutol.cz Propojení s mapami – jak na to 4.Označte položku Web page by URL a vložte adresu http://maps.google.com a stiskněte Next http://maps.google.com

114 www.sutol.cz Propojení s mapami – jak na to 5.Označte druhou položku – vytváříme widget vyplněním formuláře a stiskněte Next

115 www.sutol.cz Propojení s mapami – jak na to 6.Načte se stránka a zobrazí seznam formulářů, označený formulář je podbarven zeleně s vyplněným slovem Lotus. Vyberte položku Form 1 (aby bylo označeno pole pro zadání adresy) a klikněte Next

116 www.sutol.cz Propojení s mapami – jak na to 7.Vložte název widgetu a označte pole Wire as an action

117 www.sutol.cz Propojení s mapami – jak na to 8.Vložte –název položky pro nabídku na pravém tlačítku myši –označte položku Other content, –v seznamu se vybere Text Selection –stiskněte Finish

118 www.sutol.cz Propojení s mapami – Hotovo! Funguje:

119 www.sutol.cz Přijatá pošta v postranním panelu Postranní panel umí zobrazit pohled v aplikaci Lze takto zobrazit libovolný pohled v aplikacích. Dokumenty v pohledu jsou tak stále na očích.

120 www.sutol.cz Přijatá pošta v postranním panelu 1.Zapněte zobrazení ikon pro widgety pokud nemáte –Menu File – Preferences, kategorie Widgets, pole Show Widget Toolbar…

121 www.sutol.cz Přijatá pošta v postranním panelu 2.Otevřete poštovní schránku v základním módu –Při otevření držte stisknuté klávesy Ctrl a Alt –Není nutné pro jiné aplikace 3.Klikněte na ikonu pro vytvoření nového widgetu

122 www.sutol.cz Přijatá pošta v postranním panelu 4.Označte položku Open this view a klikněte Next

123 www.sutol.cz Přijatá pošta v postranním panelu 5.Widget pojmenujte a označte položku Display as a panel a klikněte Finish. Hotovo

124 www.sutol.cz Více kalendářů v jednom Zobrazení kalendáře z jiné aplikace ve vlastním kalendáři Lze takto zobrazit i kalendář kolegů, pokud vám umožnili přístup

125 www.sutol.cz Zobrazení dalšího kalendáře 1.V kalendáři klikněte na Add a Calendar

126 www.sutol.cz Zobrazení dalšího kalendáře 2.Nastavte nový kalendář Vyberte Notes user’s calendar Zadejte jméno kolegy/ně (začněte psát příjmení) Nastavte barvy pozadí a textu Potvrďte OK

127 www.sutol.cz Zobrazení dalšího kalendáře Kalendář se zobrazí jako další vrstva:

128 www.sutol.cz Sametime

129 www.sutol.cz Sametime Nástroj pro takové to domácí chatování Samostatná verze umí webové konference, audio/video konference Integrován v postranním panelu Lze vytvořit nové skupiny nebo použít ty z adresní knihy Umí několik šikovných věcí…

130 www.sutol.cz Sametime – poslání mailu skupině Máte vytvořenou skupinu v Sametime (např. pro projekt) a chcete všem poslat email Postup: –Vytvořte nový email (pomocí Ctrl-M) –Přetáhněte myší skupinu z panelu Sametime do pole pro příjemce

131 www.sutol.cz Sametime – upozornění na změnu stavu Chcete vědět, kdy dotyčná osoba bude na Sametime k dispozici… …nastavte si upozornění: –Klik pravým tlačítkem myši na osobu –Vyberte Alert Me When Available

132 www.sutol.cz Sametime – kdy má někdo čas Když někdo není k dispozici a chcete vědět, kdy bude mít čas Klik pravým tlačtíkem na osobu Vyberte Find Available Time

133 www.sutol.cz Sametime – uložení chatu Konverzace přes Sametime může být uložena! Menu File – Preferences Kategorie Sametime – Chat history Volby Automatically save chats a Save to mail file Konverzace je tak uložena na stejném místě jako maily, tj. lze ji prohledávat!

134 www.sutol.cz Sametime – rozešlete informaci Pro odeslání jednorázové informace bez zahájení chatu Vyberte skupinu nebo několik kontaktů Klikněte pravou myší a vyberte Send – Announcement… Vložte text a klikněte Send

135 www.sutol.cz Kratší jména v seznamu lidí 1/2 Ve výchozím stavu Sametime zobrazuje plnou adresu lidí. Můžete si seznam zpřehlednit zkrácením jmen:

136 www.sutol.cz Kratší jména v seznamu lidí 2/2 Jak na to: –Klikněte na ikonu nabídky vpravo nahoře –Z menu View vyberte Show Names

137 www.sutol.cz Konec Díky za pozornost! Jan Krejcárek jan.krejcarek@gmail.com jan_krejcarek