Finanční řízení projektů Ing. Marcelína Horáková tel. 974818334.

Prezentace na téma: "Finanční řízení projektů Ing. Marcelína Horáková tel. 974818334."— Transkript prezentace:

1

2 Finanční řízení projektů Ing. Marcelína Horáková marcelina.horakova@mvcr.cz tel. 974818334

3 Obsah Základní pravidla finančního řízení Nástroje MV Nástroje MF

4 Odpovědnost za projekt Ředitel projektu Projektový manager Ekonom projektu

5 Odpovědnost - úkoly Zpracování požadovaných dokumentů Řízení projektu, realizace výběrových řízení Dodržování předpisů – externích a interních Realizace předběžné kontroly a předběžné řídící kontroly Realizace průběžné a následné kontroly

6 Rozpočtové procesy Návrh rozpočtu na další rozpočtové období a rozpočtový výhled (1 + 2) –Předložení požadavků na financování Návrh realizace investičních akcí –Zpracování investičních záměrů –Registrace akce

7 Rozpočtové procesy Rozpis rozpočtu na aktuální rozpočtové období dle „rozpočtové klasifikace koruny“ Převody nároků z přecházejícího rozpočtového období Realizace čerpání rozpočtu –Platby –Rozpočtová opatření Státní závěrečný účet - podklady

8 Finanční a řídící kontrola Základním úkolem je potvrzení alokace finančních prostředků Provádí jí příkazce operace (vedoucí zaměstnanec), správce rozpočtu a hlavní účetní, musí mít vždy písemné zmocnění k výkonu řídící kontroly

9 Finanční a řídící kontrola Okamžiky provedení –Před založením rezervace v IISSP podle zákona č. 218/2000 Sb., rozpočtová pravidla –Před vyhlášením veřejné soutěže podle NMV č. 51/2012 o zadávání veřejných zakázek –Před podpisem smlouvy podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole –Před úhradou faktury podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole

10 Projektové procesy Příprava projektu Realizace projektu Monitorování projektu Vyhodnocení projektu Udržitelnost projektu

11 Projektové procesy Příprava projektu –Definování finanční náročnosti na realizaci projektu –Definování etapyzace –Definování parametrů udržitelnosti a odhad potřeby finančních prostředků na udržitelnost

12 Projektové procesy Realizace projektu –Zpracování investičních záměrů –Realizace výběrových řízení –Realizace smluvních vztahů –Aktualizace struktury rozpočtu projektu –Účtování a evidování majetku

13 Projektové procesy Průběžné monitorování projektu –Status report a Monitorovací zpráva –Žádost o platbu Ukončení projektu –Závěrečná monitorovací zpráva –Žádost o platbu Zajištění udržitelnosti projektu

14 Realizace projektu příprava výběrového řízení Příprava výběrového řízení –Zpracování Rodného listu + řídící kontrola –Založení Rezervace v IISSP + řídící kontrola –Zpracování zadávací dokumentace a souvisejících dokumentů + schválení OSF –Realizace výběrového řízení, případně předání k realizaci výběrového řízení na OVZ

15 Realizace projektu před podpisem smlouvy Schválení návrhu smlouvy OSF Žádost o stanovení výdajů Aktualizace rozpočtu Aktualizace rezervace Předběžná řídící kontrola před založením závazku (podpisem smlouvy) Podpis smlouvy

16 Realizace - účetnictví Zaevidování smlouvy v EKIS MV Na úseku ICT také předání originálu smlouvy do Registru smluv Předání smlouvy ke zveřejnění dle NMV č. 6/2012

17 Realizace projektu plnění dle smlouvy Akceptace realizace dle charakteru smlouvy –Služby –Majetkové plnění – soupis pořízeného majetku s parametry potřebnými pro následné účtování a evidování Kontrola souladu finančního plánu s realizovanou smlouvou

18 Realizace - účetnictví Začíslování majetku – přidělení nomenklatur Založení objednávky v EKIS Vystavení platebního poukazu - předběžná řídící kontrola před platbou Předání faktury k úhradě

19 Realizace - účetnictví Průběžná kontrola zaúčtování Realizace rozpočtových opatření Zařazení dokončeného majetku do užívání (zpracování protokolu) Závěrečné vyhodnocení investiční akce

20 Realizace - udržitelnost Aktualizace požadavků na zajištění udržitelnosti Aktualizace potřeby finančních prostředků Uplatnění finančních prostředků do návrhu rozpočtu Realizace výběrového řízení Uzavření smlouvy (smluv)

21 Rizika a opatření Jiná struktura rozpočtu projektu při plnění –Zpracovat neprodleně žádost o změnu Nedostatek podkladů k pořizovanému majetku –Aktivní spolupráce s dodavatelem již při uzavírání smlouvy a při přebírání majetku

22 Rizika a opatření Chybné účtování –Průběžná kontrola, zejména na konci roku –Písemná žádost o nápravu Pozdní uvolnění nároků –Posunout plnění, resp. platby cca do února, března

23 Odborné útvary MV Odbor strukturálních fondů (OSF) Ekonomický odbor (EO) Odbor programového financování (OPF) Odbor účetnictví a statistiky (OUS) Odbor personální (OP) Odbor provozu a rozvoje EKIS (OPRE) (Ministerstvo financí, Ministerstvo pro místní rozvoj)

24 Nástroje MV EKIS – ekonomických informační systém SEP – systém evidence projektů (EDS/SMVS)

25 Trocha historie EKIS 04/1998 Zahájení budování EKIS I 01/1999 Start EKIS I 05/2001 Zahájení budování EKIS II 01/2003 Start EKIS II 09/2011 Další rozvoj - SEPIe 01/2013 Další rozšíření

26 EKIS v číslech Produktivní provoz již běží 15 let O systém se stará cca 50 zaměstnanců MV Využíváme cca 25 modulů a souvisejících aplikací cca 2900 uživatelů SAPu cca 10000 uživatelů web aplikací 59 účetních okruhů 75 tisíc kmenových záznamů zaměstnanců SAP a Solution Manager verze ERP 6.0

27 Implementované moduly (oblasti) FI - finanční účetnictví FI-FM - rozpočet AM - dlouhodobý majetek DM - drobný majetek MM - materiálové hospodářství Centrální číselník majetku CO - controlling SD - vydané faktury PM - údržba a opravy PS - systém řízení projektů OV - oděvní výdejny a konta operativní evidence a čárové kódy evidence instalací SW HR-PERS - personalistika HR-OSYS - organizace a systemizace HR-VZD - vzdělávání HR-OSZ - odměňování WEB aplikace – časové plánování

28 Implementované moduly (oblasti) SSD - správa dokumentů REM - správa nemovitostí MIS - manažerský informační systém výkazy pro CSUIS IISSP MF rezervace pro RISRE IISSP MF Solution Manager Change Management, Problem Management, Early Watch Alert

29 Hlavní přínosy EKIS – rok 1999, 2003 Vznikl integrovaný a komplexní IS pro celý resort Je možná průběžná kontrola čerpání rozpočtu Je integrováno finanční, materiálové a mzdové účetnictví s vazbou na čerpání rozpočtu Nastavení systému je jednotné a řízené z centra Existuje vazba mezi personálními potřebami a finančními zdroji při plánování mzdových prostředků Řídící pracovníci by tedy měli mít dostatečný zdroj informací Bylo tomu ale skutečně tak?

30 CO S TÍM ?

31 Systém ekonomických a projektových informací v eGovernmentu - SEPIe

32 Projekt financovaný z Integrovaného operačního programu EU č. CZ 1.04/4.1.00/07.06404 část - správa a evidence projektů, zejména spolufinancovaných z EU část - rozvoj EKIS

33 12/2013 Ukončení projektu 07/2008 Zahájení projektu 09/2011 SEPIe EKIS zahájení 02/2013 SEPIe SEP zahájení 09/2012 SEPIe EKIS ukončení 11/2013 SEPIe SEP ukončení Historie SEPIe

34 Část EKIS Realizace říjen 2011 - září 2012 upgrade systému na platformu ERP verze 6.0 SSD - správa dokumentů (smluv) datové úložiště REM – správa a provoz nemovitostí MIS - manažerský informační systém (datový sklad) upgrade Solution Manageru

35 Přínos EKIS – rok 2012 Realizace upgrade Realizace rozvoje implementace zcela nových modulů optimalizace stávajících Možnost rozšíření aktivního používání systému na všechny účetní jednotky v resortu MV Dostatek informací pro vedoucí pracovníky při rozhodování

36 Rozhodování Na základě kterých, či jakých informací se mohu rozhodovat, kde mám hledat úsporu? Mám přehled o všech uzavřených závazcích, smlouvách? správa dokumentů Hospodařím dobře se svěřenými objekty, využívám je optimálně, je jejich provoz hospodárný? REM Mám potřebné aktuální informace vždy a všude? datový sklad a manažerský informační systém

37 Správa dokumentů

38 Umožňuje: Centrální evidenci uzavřených smluv za celý resort Přikládat originální soubory a skeny dokumentů do centrálního úložiště dokumentů Realizovat objektová propojení do ostatních modulů Využívat informace pro sestavování rozpočtu Využívat informace pro zakládání rezervací do Státní pokladny

39 Správa dokumentů Aktivní využívání bylo zahájeno v únoru 2012 K dnešnímu dni jsou do systému vloženy informace o cca 17 000 smlouvách K cca k 13 000 záznamů je již přiložen i digitalizovaný dokument

40 Karta dokumentu - vstupní obrazovka

41 Správa nemovitostí REM

42 Správa nemovitostí - REM Resort MV spravuje −cca 3 000 objektů vlastních −cca 2 000 objektů v nájmu

43 Správa nemovitostí Co mě zajímá: Lze vůbec uspořit finanční prostředky při správě a provozování objektů? Jak optimalizovat umístění útvarů? Jak zjistit nákladovost objektů a útvarů v čase? Existuje nástroj, který umí na tyto otázky odpovědět ? REM

44 Správa nemovitostí Podpora evidence objektů Reporting dat o tomto majetku Plánování výdajů Controlling - sledování nákladovosti útvarů Plánování údržby, rozvoje, modernizace Optimalizace dislokace Úspora nákladů

45 Správa nemovitostí Neúčetní část (bez vazby na účetní okruh) - podrobná data o nemovitém majetku; Účetní část (vazba na účetní okruh) − financování provozu − evidence majetku s vazbou na modul AM − zúčtování odpisů z AM − rozúčtování nákladů na objekty REM − zúčtování nákladů na organizační NS

46 Kmenová data v REM

47 Reporting REM Existuje jednotná platforma pro správu, vyhledání a zobrazení kmenových dat nemovitostí (využití zejména v účetnictví REM) Možnost vyhodnocování nebo srovnávání nákladů popřípadě výnosů (data controllingu) Sledování rozúčtování nákladů na definované objekty Poskytování povinných informací do informačního systému CRAB (Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových)

48 Datový sklad

49 V rámci projektu SEPIe je implementován datový sklad s analytickými nástroji pro vytěžování dat Tento krok je logickým vyústěním automatizace ekonomických procesů zabezpečujících resort MV CÍL Zajistit manažerské a projektové informace vedoucím zaměstnancům resortu MV pro řízení ekonomiky MV ČR

50

51 Manažerský informační systém

52 Informační systém je určen pro podporu efektivity plánováních a rozhodovacích procesů Přístup přes portál, není nutná znalost ovládání IS SAP – přehledná navigace Přátelské uživatelské rozhraním které nezatěžuje −všechny nezbytné parametry pro výběr údajů budou přednastavené, −minimalizuje se počet kliknutí potřebných pro spuštění reportu, −bude možné přistupovat i z mobilního zařízení

53 Manažerský informační systém Zdroj dat: −v první fázi EKIS finanční část, −v druhé fázi i EKIS personální část, příp. další IS Manažerské sestavy lze vytvořit podle individuální potřeby konkrétního manažera, popř. jeho analytika Individuální nastavení Manažerských Dashboardů Zdroj on-line informací pro řídící pracovníky

54 Manažerský Dashboard Rozpočet

55 Část správa a evidence projektů Vyhlášena soutěž Předpoklad realizace červenec – prosinec 2013 Obsah −tvorba projektové dokumentace pro schválení EU projektu −sledování realizace −sledování finančního čerpání −zpracování monitorovacích zpráv

56 Příprava projektu definice projektového záměru definice projektu zpracování a podání žádosti o finanční podporu podle vyhlášené výzvy schvalovací proces žádosti - schválení projektu definice rozpočtu projektu vyhotovení rodného listu

57 Realizace veřejné zakázky sledování jednotlivých fází veřejné zakázky, popř. zakázek informace o uzavřené smlouvě, resp. smlouvách

58 Vlastní realizace projektu sledování plnění milníků evidence fakturace vazba na evidenci majetku kontrola čerpání rozpočtu porovnávání skutečnosti s nastavenými parametry

59 Sledování změn a ukončení sledování změn v projektu, včetně potřebných dokumentů zpracování dokumentů pro čerpání finanční podpory potvrzení oprávněnosti čerpané finanční podpory

60 Udržitelnost plánování nákladů na udržitelnost zpracování plánu výdajů přenos do návrhu rozpočtu rozpis rozpočtu

61 Udržitelnost projektu SEPIe Zajistit naplánování finančních prostředků na období 2013 – 2017 –uzavřena smlouva na provoz SEPIe - EKIS Stabilizace pracovního kolektivu, vznik „Kompetenčního centra“ –2011 vznikl samostatný odbor

62 Nástroje MF Integrovaný informační systém státní pokladny Evidenční dotační systém EDS Systém pro správu majetku ve vlastnictví státu SMVS

63 Systém IISSP CSUIS – centrální systém účetních informací státu – definován zákonem o účetnictví - 2010 MIS – manažerský informační systém - 2010 RIS – rozpočtový informační systém –PR – příprava rozpočtu - 2012 –RIS RE – realizace rozpočtu (rozpočtová opatření, rezervace a platební styk) - 2013

64 Přehled bloků IISSP včetně vazeb

65 Hlavní funkční bloky IISSP CENTRÁLNÍ ÚČETNÍ SYSTÉM (CÚS) - centrální informační systém, ve kterém budou shromažďovány účetní informace definovaných účetních jednotek  Základní pilíř tvoří CSUIS - stát se stane konsolidující jednotkou se specifickými způsoby agregace a konsolidace dat  Cílem bude získávat včasné informace, které budou dále využívány při sledování hospodaření státu jako celku i jeho jednotlivých složek, při řízení hotovosti a poskytování standardních výstupů jak pro Ministerstvo financí, tak statistické údaje ČR i EU

66 Hlavní funkční bloky IISSP ROZPOČTOVÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM (RIS) je nástroj pro plánování, schvalování a realizaci rozpočtu včetně Ex-ante kontroly, který umožňuje sjednotit postupy v oblasti rozpočtování, člení se na:  RIS PR – příprava rozpočtu, zpracování návrhu rozpočtu a zpracování rozpisu R1  RIS RE – realizace rozpočtu, alokování zdrojů (rezervace) a realizace plateb - řízením platebního styku se bude optimalizovat využití disponibilních prostředků státního rozpočtu. Platby realizuje ČNB

67 Hlavní funkční bloky IISSP MANAŽERSKÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM (MIS) je nadstavbový nástroj určený pro vrcholový a střední management k operativnímu rozhodování, pro řízení a kontrolu, prognózování apod. MIS pracuje s informacemi z RIS a CUS MIS je určen pro pracovníky MF, kapitol a krajských úřadů

68 EDS/SMVS Evidenční dotační systém (EDS) Správa majetku ve vlastnictví státu (SMVS) Systém je určen pro vstup a zpracování dat části státního rozpočtu s vazbou na IISSP Je využíván na jednotlivých ministerstvech s přímým napojením na Ministerstvo financí ČR, kde slouží k centrálnímu zpracování podkladů pro tvorbu plánu výdajů SR a evidování dotací

69 EDS/SMVS - funkce Pro každou akci umožní plánovat finanční potřeby a zdroje podle podmínek stanovených vyhláškou MF Akce je evidována, a v průběhu realizace sledována, podle hodnotových, termínových a technologických kriterií stanovených vyhláškou Systém umožňuje průběžné operativní sledování průběhu realizace akce a zpracování požadované dokladové dokumentace

70 EDS/SMVS - funkce Umožňuje zpracovat dokumentaci nutnou k uvolňování finančních prostředku v souladu se stanovenými postupy Umožňuje export a import dat, jak v samotném sytému, tak i mezi cizími vnějšími informačními systémy Základní údaje o jednotlivých akcí zpřístupňuje na Internetu.

71 DOTAZY ?

72 Děkuji Vám za pozornost