Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Snímek WORD 2010 Část III. Ing. Jiří Suchomel tel.: 466 026 189 1 WORD 2010 III Snímek.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Snímek WORD 2010 Část III. Ing. Jiří Suchomel tel.: 466 026 189 1 WORD 2010 III Snímek."— Transkript prezentace:

1 Snímek WORD 2010 Část III. Ing. Jiří Suchomel tel.: WORD 2010 III Snímek

2 Osnova kurzu  Hromadná korespondence  Formuláře  Revize a komentáře  Makra 2 WORD 2010 III

3 Snímek Korespondence – obálky a štítky Hromadnou korespondenci potřebujeme hlavně tehdy, když potřebujeme vytvořit velké množství dopisů se stejným obsahem, štítků, obálek nebo ových zpráv, které jsou jednotné svým grafickým vzhledem, ale mají například různé adresáty a jiné další informace, které máme uložené v nějaké jiné databázi – zdroji dat. Při hromadné korespondenci tedy dochází k propojení dvou dokumentů, ze kterých se vytvářejí dokumenty další. Vlastnímu vytváření výsledných dokumentů říkáme slučování. Probíhá zde k načtení zdroje dat a k předání informací ze záznamů jednotlivým slučovacím polím v hlavním dokumentu. WORD 2010 III 3

4 Snímek  První dokument, tzv. hlavní - jsou to např. dopisy, oznámení, pozvání, adresní štítky… Tento dokument obsahuje mimo textu a grafiky - stejných ve všech finálních dokumentech - tzv. slučovací pole. Tato slučovací pole mají vazbu na druhý zdrojový dokument. Jako slučovací pole mohou být např. jméno, příjmení, ulice…  Druhý dokument, je zdrojem dat pro hlavní dokument. Obsahuje data ve tvaru záznamů v seznamu, v tabulkách vytvořených ve Wordu, v Excelu nebo v Accessu (nebo data z jiných databázových systémů). Zdroj dat můžeme mít předem vytvořený nebo ho vytvoříme pomocí „Průvodce hromadné korespondence“. Sloupce v seznamu jsou datová pole. Názvy datových polí jsou vždy v prvním řádku seznamu = záznam záhlaví. Řádky seznamu jsou záznamy, které potřebujeme k vygenerování dokumentu. JménoPříjmeníUliceČPMěstoPohlaví IvanPeterkaKdesi13Prahamuž LenkaSkořepováMilánská30Brnožena WORD 2010 III 4

5 Snímek Průvodce hromadné korespondence  Karta Korespondence  Skupina Spustit hromadnou korespondenci  Podrobný průvodce hromadnou korespondencí TIP: Proces vytváření hromadné korespondence je na první pohled poměrně složitý - doporučuje se nejen začátečníkům, ale i pokročilým uživatelům používat průvodce, který zajistí správný postup a zároveň zobrazuje velmi dobře zpracovanou nápovědu ke každé položce. WORD 2010 III 5

6 Snímek Krok 1 - Typ dokumentu:  Dopisy – tzv. formulářové dopisy – veškeré informace, které můžeme ve Wordu vytvořit (text, grafika, slučovací pole…)  y – vytvoří se ová zpráva  Obálky – vytvoření jednotlivých obálek  Štítky – vytvoří se arch štítků  Adresář – jedno nebo víceřádkový seznam ze zdroje dat Krok 2 - Výběr počátečního dokumentu (dopisy, y, adresář):  Použít aktuální dokument = právě otevřený  Začít ze šablony – Vybrat šablonu – Záložky Dopisy, Faxy (můžeme přizpůsobit)  Začít z existujícího dokumentu - Otevřít Vytvořte požadovaný dokument WORD 2010 III 6

7 Snímek Krok 2 - Výběr počátečního dokumentu (obálky):  Změnit rozložení dokumentu - Možnosti obálky - Záložky Možnosti pro obálky (velikost, písmo, umístění) a Možnosti pro tisk (způsob tisku) Krok 2 - Výběr počátečního dokumentu (štítky):  Možnosti štítku – výběr tiskárny – typ (číslo výrobku) Krok 3 - Výběr příjemce (připojení zdroje dat):  Použít existující seznam – Procházet – Seznam  Vybrat z kontaktů aplikace Outlook – Zvolit složku s kontakty  Zadat nový seznam - Vytvořit WORD 2010 III 7

8 Snímek Upravit seznam příjemců (seřadit, filtr, duplicitní položky, najít příjemce, ověřit adresy ) Krok 4 – Vytvořit dopis (dopis, , adresář):  Jestli není vytvořen dokument, tak ho vytvořte  Vložte slučovací pole (Blok adresy, Řádek s pozdravem…) Obálky:Správně vystředit umístění adresy! Štítky:Kurzor do levého horního rohu, tam vkládáme slučovací pole – Aktualizovat všechny štítky Krok 5 – Zobrazit náhled dopisů: Upravit seznam / vyloučit Krok 6 – Dokončit hromadnou korespondenci: Sloučit na tiskárnu / Sloučit do jednoho dokumentu / Sloučit do u / Do nového dokumentu Upravit jednotlivé dopisy, Uložit a zavřít WORD 2010 III 8

9 Snímek Vytvoření jedné obálky Karta Korespondence – Obálky (Alt+N M – Upřesnit - Obecné – Poštovní adresa) Vytvoření jednoho štítku Karta Korespondence – Popisky WORD 2010 III 9

10 Snímek Praktické příklady Vytvoření nového zdroje dat Kdy? Chceme-li posílat dopisy osobám, které nemáme v kontaktech či v jiné databázi, a proto si musíme zdroj dat vytvořit.  Karta Korespondence – Spustit hromadnou korespondenci – Podrobný průvodce hromadnou korespondencí  Pomocí tlačítka Další přejděte ke 3. kroku – Zadat nový seznam (nebo Vybrat příjemce - Zadat nový seznam)  Vytvořit  Vlastní nastavení sloupců, přidat, odebrat, přejmenovat… Naplnění údajů, Nová položka…- Ok – Uložit seznam adres WORD 2010 III 10

11 Snímek Jak rozlišit mužský a ženský rod  Založte Nový dokument  Karta Korespondence – Skupina Spustit hromadnou korespondenci – Vybrat příjemce – Použít existující seznam – Vybrat zdroj dat (Adresy.mdb) – Otevřít  Upravit seznam příjemců - Označit Zdroj dat Adresy.mdb – Upravit – Vlastní nastavení sloupců – přidat pole Přijat – Ok – vyplnit (Ano/Ne)  Ok – Ano –Ok (modifikace Adresy.mdb) = zdroj dat je připraven  Vytvořit dopis: Karta Korespondence – Skupina Zapsat a vložit pole – Vložit slučovací pole (Titul, mez, Jméno, mez, Příjmení, ENTER, Ulice, ENTER, PSČ, mez, Město, ENTER ) WORD 2010 III 11

12 Snímek Text dopisu: „Vážen oznamujeme vám, že jste byl přijat ke studiu na naší škole“  Kurzor před „byl“ - Skupina Zapsat a vložit pole – Pravidla – Pokud…pak…jinak (Název pole: Přijat, Porovnání: „=“, Porovnat s: „Ano“, Jinak vložit: „ne“) OK  Dále kurzor za „byl“ … (Název pole: Muž_žena …Porovnat s: „M“, Jinak vložit: „a“)  Totéž s „přijat“ …  Oslovení před (kurzor na začátek) : … Muž_žena – Porovnat s: „M“ – „Vážený pan“, OK, Shift+F9 – do prázdných uvozovek – znovu Muž_žena – „P“ – “Vážená paní“, jinak „Vážená slečna“ ….  Totéž pro „Vážen“  Náhled výsledků, Dokončit a sloučit (Upravovat jednotlivé dokumenty)  Případně Uložit WORD 2010 III 12

13 Snímek Tisk obálek  Založte nový dokument  Karta Korespondence – Skupina Spustit hromadnou korespondenci – Vybrat příjemce – Podrobný průvodce hromadnou korespondencí – Obálky – Další – Možnosti obálky (E65)  Další – Vybrat příjemce (adresy.mdb)  Další – Uspořádat obálku – Další položky  Zobrazit náhled  Dokončit … - Upravit jednotlivé obálky WORD 2010 III 13

14 Snímek Tisk štítků  Založte nový dokument  Karta Korespondence – Skupina Spustit hromadnou korespondenci – Vybrat příjemce – Podrobný průvodce hromadnou korespondencí – Štítky – Další – Možnosti štítku (kolik na stránce, velikost, mezera mezi)  Další – Vybrat příjemce (adresy.mdb)  Další – Uspořádat štítky – Další položky – Aktualizovat všechny štítky  Zobrazit náhled  Dokončit … - Upravit jednotlivé štítky WORD 2010 III 14

15 Snímek Formuláře Formulář je dokument, do kterého jsou vložena speciální pole, tzv. „Ovládací prvek obsahu“ – např. text nebo pole se seznamem. Ve formuláři lze měnit pouze vybraná pole. Formuláře můžeme:  Vytisknout a potom je použít pro ruční vyplnění  Umístit ve sdílené složce sítě  Umístit na webu  Rozeslat jako šablony a vyplňovat v počítači Formuláře vytváříme pomocí karty Vývojář – Skupina Ovládací prvky WORD 2010 III 15

16 Snímek Formulářové prvky:  Text ve formátu RTF ( Rich Text Format, je formát pro uložení textu s plnou množinu formátovacích příkazů) - na popisky, nadpisy, pojmy  Text (lze povolit více odstavců)  Obsah Obrázku  Pole se seznamem  Rozevírací prvek (omezený seznam)  Výběr data  Galerie stavebních bloků (různé vlastní nebo vestavěné typy prvků)  Zaškrtávací políčko  Nástroje starší verze  Starší formuláře  Ovládací prvky ActiveX POZN.: Ovládací prvek ActiveX může být jednoduchý (textové pole), nebo složitější (malá aplikace). Používají se na webech a v aplikacích v počítači. Mohou být spuštěny pouze z hostitelských aplikací, (např. aplikace IE nebo aplikace sady Microsoft Office). Ovládací prvky ActiveX jsou však velmi účinné, protože jsou to malé programy, které mohou rozšířit funkce existujících programů pracujících v operačních systémech Microsoft Windows a mají neomezený přístup k počítači. Ovládací prvky ActiveX mohou přistupovat k místnímu systému souborů a měnit nastavení registru operačního systému. Pokud počítačový podvodník zneužije ovládací prvek ActiveX k ovládnutí vašeho počítače, může dojít ke značnému poškození. WORD 2010 III 16

17 Snímek Vlastnosti – upravujeme vlastnosti označeného ovládacího prvku Režim návrhu – např. vepsání textu do ovládacího prvku Seskupit / oddělit – seskupení vybraného textu (potom text nelze upravovat – kdekoli v dokumentu) 2 typy zamčení formulářového dokumentu:  Vlastnosti ovládacího prvku (Ovládací prvek nelze odstranit, Obsah nelze upravit)  Celý dokument – rozdělit na oddíly (Rozložení stránky – Konce), Vývojář – Zámek – Omezit úpravy … Vyplňovací formuláře – vybrat oddíly (odznačíme oddíl, který nechceme zamknout) – Použít zámek WORD 2010 III 17

18 Snímek Praktické příklady Vytvoření dotazníku Nástroje: karta Vývojář – skupina Ovládací prvky Word 2010 má nové prvky + starší nástroje Dotazník bude tvořen: jméno a příjmení, datum narození, pohlaví a vzdělání, majetkové poměry, datum nástupu Připravte text dotazníku, nechte si volná místa pro ovládací prvky Dokument uzamkněte: Vývojář – Zámek – Omezit úpravy – Omezení úprav – Povolit v dokumentu… Vyplňovací formuláře – Použít zámek Otevřete09 Dotazník.docx WORD 2010 III 18

19 Snímek Revize a komentáře Revize (změny v dokumentu) a komentáře jsou dva nástroje, které mají sice každý jinou funkci, ale pracuje se s nimi stejným způsobem. Revize a komentáře vkládají do dokumentu značky, označující místa, ke kterým se změny nebo komentáře vztahují. Značky nijak nemění rozložení dokumentu. WORD 2010 III 19

20 Snímek Revize Revize (sledování změn) používáme tehdy, kdy na vytvoření dokumentu spolupracuje více lidí (firemní propagační materiály, společná seminární práce) nebo pokud někdo provádí korektury dokumentu. Je to obdobné, jako kdybyste na vytištěnou stránku zaznamenali změny červenou propiskou. Výhodou dokumentu v elektronické podobě je samozřejmě možnost jej ihned upravit, normálně ale nejsou změny v dokumentu vidět. Zapnete−li ale tzv. sledování změn, všechna smazaná nebo naopak připsaná slova (případně i změny formátování) se v dokumentu automaticky vyznačí. Jednotlivé změny je pak možné následně přijmout nebo odmítnout. V každém případě však při sledování změn zůstává v dokumentu zachována celá historie vzniku dokumentu. WORD 2010 III 20

21 Snímek Spuštění sledování změn : Karta Revize – horní část / dolní část Sledovat změny - Sledovat změny (světelná indikace) Omezení úprav:  Karta Revize – Zámek – Omezit úpravy – Omezit formátování a úpravy – Sledované změny (úpravy jen do komentářů!)  Karta Vývojář – Zámek – Omezit úpravy – Omezit formátování a úpravy – Sledované změny Zobrazení revizí:  Karta Revize – Sledování – Konečný / Původní: Zobrazit revize Zkontrolujte (případně upravte) položky Uživatelské jméno a Iniciály (Změnit jméno uživatele).Toto jméno bude použito při označování změn. V budoucnu tak bude možné rozpoznat, kdo konkrétní úpravy v dokumentu provedl. Vypnutí režimu Sledovat změny: Tlačítko Sledovat změny Způsob vyznačování změn je možné upravit. WORD 2010 III 21

22 Snímek Standardně se změny vyznačují takto (lze změnit):  Nový text (tedy ten, který do dokumentu připíšete) se vyznačí jinou barvou (podle autora) a podtržením. Platí to i pro ostatní objekty, které do dokumentu vložíte (například obrázek, tabulka, graf atd.)  Odstraněné položky (případně jiné objekty) se vyznačí jinou barvou a přeškrtnutím.  Změněné řádky – vnější označení, automatická barva  Změna formátování – formátování, barva Otevřete08 Revize.docx Zobrazení změn:  Postranní čára u řádku se změnou  V textu nebo v postranních bublinách (podle nastavení tlač. Bubliny)  V řádku v podokně revizí WORD 2010 III 22

23 Snímek Jaké změny uvidíme: Konečný / Původní / se značkami / beze značek Podokno revizí (vodorovně, svisle) Označení změny: Klepnout na trojúhelníček / v bublině / podokno revizí Úprava změny:  Přímo v textu  V bublině  V řádku podokna revizí TIP: Pokud chcete dokument vytisknout i s vyznačenými změnami, můžete využít funkce, která při tisku automaticky zajistí orientaci papíru na šířku, aby se bubliny po straně dokumentu vešly při tisku na papír. Stačí změnit volbu v nastavení sledování změn u položky Orientace papíru při tisku. WORD 2010 III 23

24 Snímek Přijmutí či odmítnutí změn:  Hromadně – skupina Změny – Přijmout / Odmítnout vše  Individuálně:  kurzor na začátek před revize - skupina Změny – Další – Přijmout / Odmítnout (popř. přejít k další)  v podokně revizí WORD 2010 III 24

25 Snímek Komentáře Kromě sledování změn můžete opatřit dokument také komentářem, který přidáte ke konkrétnímu slovu nebo libovolně velké části textu (větě, odstavci apod.). Při spolupráci více lidí na vytváření dokumentu tak můžete sdělit dalšímu autorovi (autorům) své nápady nebo připomínky, týkající se konkrétních částí textu. Stejně tak můžete opatřit například diplomovou práci vlastními komentáři typu „tady musím dopsat shrnutí“ nebo „tento obrázek vyměnit“. Místo všemožných ztracených papírků můžete efektivně pracovat přímo na dokumentu v elektronické podobě. WORD 2010 III 25

26 Snímek Vložení komentáře  Označte text - karta Revize – skupina Komentář – Nový komentář  Do bubliny napište vysvětlující text Úprava - klepnutím do bubliny nebo v řádku v podokně revizí Smazání - klepnutím pravým tlačítkem a z místní nabídky vyberte Odstranit komentář Odstranění všech - tlačítko Odstranit ve skupině Komentář (klepněte na spodní polovinu tohoto tlačítka a vyberte Odstranit všechny komentáře v dokumentu. WORD 2010 III 26

27 Snímek Porovnání dvou dokumentů Dokonce i v případě, že byly v dokumentu provedeny změny bez zapnutých revizí, je možné tyto změny jednoduše zobrazit. Musíte však mít k dispozici původní verzi dokumentu. TIP: Vytváříte-li delší dokument v delším časovém úseku (například déle než 14 dnů), ukládejte jednotlivé verze dokumentu vícekrát s jiným jménem (nejlépe s označením data uložení). Budete se tak moci kdykoliv vrátit ke starší verzi dokumentu. Stále platí zlaté pravidlo: zálohovat, zálohovat a zálohovat. 2 typy porovnání  Porovnat  Sloučit WORD 2010 III 27

28 Snímek Porovnání dvou dokumentů vedle sebe Otevřete08 Por 01.docx, 08 Por 02.docx Klepněte na08 Por 01.docx Karta Zobrazení – skupina Okno - Zobrazit vedle sebe (v případě více otevřených dokumentů: Okno Porovnat vedle sebe zvolit 08 Por 02.docx ) Synchronní posuv… Zpět: Zobrazit vedle sebe WORD 2010 III 28

29 Snímek Právní porovnání Není nutné, aby byl otevřen některý z porovnávaných dokumentů  Revize – Porovnat – Porovnat / Sloučit (sloučí verze od několika autorů do jednoho)  Originální dokument (08 Por 01.docx)  Revidovaný dokument (08 Por 02.docx)  Více – Nový dokument  OK Nový dokument uložte pod jiným názvem, projděte revize a opravte ho TIP: Ve skupině Porovnat se rovněž nachází tlačítko Zobrazit zdrojové dokumenty. Pomocí tohoto tlačítka můžete oba dva dokumenty zobrazit současně vedle sebe nebo pouze jeden z nich. WORD 2010 III 29

30 Snímek Makra Makro je sled předefinovaných příkazů (vlastně krátký program ve Visual Basicu), který lze provést automaticky. Makro se používá v případě provedení rutinních akcí, které se vykonávají často a jsou zbytečně pracné a zdržují. Makro si můžeme naprogramovat ve Visual Basicu (Vývojář – Visual Basic), nebo ho vytvořit jako sled příkazů Microsoft Word. Makro lze spustit jediným příkazem (panel Rychlý přístup) nebo klávesovou zkratkou. Může se stát nositelem počítačového viru – (Internet, pošta) – nastavit zabezpečení! Běžně do globální šablony (Normal.dot), specifická do dokumentu (*.docm) WORD 2010 III 30

31 Snímek Úprava prostředí Wordu pro práci s makry Kartu Vývojář: Soubor – Možnosti – Přizpůsobit pás karet… Centrum zabezpečení: Alt+N M - Centrum zabezpečení (Soubor – Možnosti – Centrum zabezpečení) – Nastavit centrum zabezpečení – Nastavení maker - Zakázat všechna makra s oznámením Pro vlastní makra: Alt+N M - Centrum zabezpečení – Nastavit centrum zabezpečení – Důvěryhodná umístění – Přidat nové umístění – Procházet… WORD 2010 III 31

32 Snímek Praktické příklady Nahrazení násobných mezer  Karta Vývojář – skupina Kód – Záznam makra  Vložíme název makra (např. „násobné“) – uložit v Normal.dotm – vložíme popis  OK (Word začíná zaznamenávat makro)  Stiskneme Ctrl+H – Najít=2 x mez - Nahradit 1 x mez – Nahradit vše (několikrát zopakovat…) – zavřít okno Najít / Nahradit  Ukončete záznam WORD 2010 III 32

33 Snímek Jak spouštět makro z panelu Rychlý přístup  Panel Rychlý přístup – Přizpůsobit – Další příkazy  Zvolit příkazy – Makra – Přidat  Změnit – piktogram – změnit název – Ok Jak spouštět makro klávesovou zkratkou  Panel Rychlý přístup – Přizpůsobit – Další příkazy  Klávesové zkratky - Vlastní – Kategorie (Makra)  Vybrat makro – v poli Stiskněte kláv. zkratku – zkratku - Přiřadit  Zavřít - Ok WORD 2010 III 33

34 Snímek Makro, které po otevření dokumentu vyhledá místo, kde jsme skončili 2 makra – autoclose a autoopen OtevřeteRozdělte dokument.docx Uložte jakoRD.docm WORD 2010 III 34

35 Snímek Vytvořte makro autoclose:  Karta Vývojář – skupina Kód – Záznam makra  Vložíme název autoclose – uložit makro v – aktuální soubor - zadejte popis – Ok (Word začíná zaznamenávat makro)  Karta Vložení – skupina Odkazy – Záložka  Název záložky (např. „label“) - Přidat  Ukončete záznam makra Vytvořte makro autoopen:  Karta Vývojář – skupina Kód – Záznam makra - autoopen – uložit makro v – aktuální soubor - zadejte popis – Ok (Word začíná zaznamenávat makro)  Karta Vložení – skupina Odkazy – Záložka  Vyberte záložku „label“ – Přejít na – Odstranit – Zavřít  Ukončete záznam makra Vyzkoušejte obě makra:  Přidejte text na konec dokumentu  Uložte a zavřete  Znovu otevřete WORD 2010 III 35

36 Snímek Shrnutí novinek WORDU 2010 Přepracované uživatelské rozhraní (Pás karet,Kontextové nástroje, Galerie, Živý náhled, Plovoucí panel nástrojů, Tlačítko Soubor, Panel Rychlý přístup, Spouštěče dialogů) Nové funkce (Stavební bloky, Grafika, Rychlá změna vzhledu, Pravopis a gramatika, Citace, Blog, Porovnání dvou dokumentů, Odstranění metadat, Převod dokumentů do formátu PDF nebo XPS, Okamžité zjištění přítomnosti maker) Nové možnosti dokumentů (formát XML -> Zmenšení velikosti dokumentu, Vlastnosti dokumentu Obnovení práce při potížích (Diagnostické nástroje, Obnovení aplikace) WORD 2010 III 36

37 Snímek A na co se nedostalo… Skrytý text Záložky Iniciály Textové pole Snímek obrazovky Publikování – Blog a Web WORD 2010 III 37

38 Snímek Děkuji za pozornost WORD 2010 III 38


Stáhnout ppt "Snímek WORD 2010 Část III. Ing. Jiří Suchomel tel.: 466 026 189 1 WORD 2010 III Snímek."

Podobné prezentace


Reklamy Google