Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Operační program přeshraniční spolupráce ČR-PR 2007 – 2013 Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia Realizace a ukončení projektu Seminář pro konečné uživatele.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Operační program přeshraniční spolupráce ČR-PR 2007 – 2013 Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia Realizace a ukončení projektu Seminář pro konečné uživatele."— Transkript prezentace:

1 Operační program přeshraniční spolupráce ČR-PR 2007 – 2013 Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia Realizace a ukončení projektu Seminář pro konečné uživatele Opava,

2 Témata semináře Dokumentace a informace pro KU Postupy po schválení projektu Smlouva o financování a její přílohy Realizace projektu: – publicita – změny v průběhu realizace – výběr dodavatelů – kontrola Způsobilost a dokladování výdajů Žádost o platbu Závěrečná zpráva Naplnění cílů projektu Udržitelnost projektu Kontrola Závěrečné zprávy a Žádosti o platbu ze strany Správce FM, proplacení dotace

3 Vysvětlivky Benefit7 = webová aplikace pro žadatele / KU CRR = Centrum pro regionální rozvoj ČR EŘV = Euroregionální řídící výbor FM = Fond mikroprojektů KU = konečný uživatel (= příjemce dotace z FM) MMR = Ministerstvo pro místní rozvoj ČR MONIT7+ = systém pro Správce FM NO = Národní orgán (Ministerstvo regionálního rozvoje PR) OPPS ČR-PR = Operační program přeshraniční spolupráce Česká republika – Polská republika ŘO = Řídící orgán (Ministerstvo pro místní rozvoj ČR) ŽoP = žádost o platbu

4 Dokumentace a informace pro KU Základní dokumentace: Příručka pro KU s přílohami – verze 3 platná do a verze 4 platná od Metodická příručka způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období (vydalo Ministerstvo pro místní rozvoj) Informace: (zejména Novinky, Výklady, Často kladené otázky, Publicita) (popř. y jednotlivých manažerů tel.: , , , (popř. mobilní telefony jednotlivých manažerů FM) DOPORUČENÍ: KU by měl být neustále v průběžném kontaktu se Správcem FM!

5 Postupy po schválení projektu Po schválení projektu EŘV: Správce FM zašle předběžné oznámení KU – em během několika dnů Správce FM následně zašle oficiální oznámení KU s pokyny a informacemi – em a poštou během několika týdnů KU dodá bankovní identifikaci a další požadované dokumenty dle rozhodnutí EŘV KU musí Správci FM oznámit všechny aktivity projektu (termín, čas a místo konání, program) – v dostatečném časovém předstihu (min. 14 dnů předem), bez ohledu, zda KU již obdržel oficiální oznámení či je uzavřena smlouva (v případě aktivit konaných před schválením projektu tato oznamovací povinnost platí i pro tyto aktivity) Správce FM připraví smlouvu o financování projektu UPOZORNĚNÍ: nezaslané oficiální oznámení či neuzavřená smlouva o financování nebrání KU realizovat projekt doba od schválení projektu až po uzavření smlouvy o jeho financování může trvat i několik měsíců (záleží na splnění stanovených podmínek, interních či zákonných postupech pro uzavření smlouvy u KU apod.) při korespondenci se Správcem FM uvádějte vždy registrační číslo projektu, popř. stačí poslední čtyřčíslí registračního čísla (např. „projekt č. 2984“)

6 Smlouva o financování vzor smlouvy s přílohou č. 1 „Všeobecná pravidla pro poskytnutí dotace z Fondu mikroprojektů v Euroregionu Silesia“ a č. 6 „Postupy pro zadávání zakázek malého rozsahu“ je k dispozici na - KU je povinen seznámit se s obsahem těchto dokumentů ještě před uzavřením smlouvy a musí se těmito dokumenty řídit!www.euroregion-silesia.cz dalšími přílohami smlouvy jsou kopie dokumentů k příslušnému projektu a KU:  projektová žádost Benefit7 (bez příloh)  příloha C „Podrobný rozpočet mikroprojektu“ (v případě změny rozpočtu před uzavřením smlouvy upravená příloha)  Změnový list mikroprojektu – v případě jakékoli změny před uzavřením smlouvy  Identifikace bankovního účtu KU UPOZORNĚNÍ: nové znění příloh č. 1 a č. 6 Smlouvy od

7 Realizace projektu – publicita (1) KU je povinen zajistit dostatečnou publicitu projektu a účasti evropských prostředků na jeho realizaci:  publicita projektu – konkrétní opatření uvádí žadatel v žádosti (v části E.5), EŘV nebo Správce FM může požadovat rozšíření těchto opatření, pokud jsou evidentně nedostatečná (např. konference – jediné opatření: zveřejnění na webových stránkách žadatele)  publicita účasti evropských prostředků – konkrétní opatření jsou předepsána: 1. symbol Evropské unie (v souladu s grafickými normami stanovenými v příloze I Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006) a odkaz na Evropskou unii (t.z. slovní spojení „Evropská unie“) 2. logo Programu 3. odkaz na Evropský fond pro regionální rozvoj (ERDF) 4. prohlášení (motto) Programu: "Překračujeme hranice." (v polštině "Przekraczamy granice."). V případě malých propagačních předmětů jsou povinná pouze opatření, která jsou uvedena v prvních dvou bodech. Způsob zajištění publicity závisí na typu mikroprojektu (operace). Správce FM doporučuje používat také logo Euroregionu Silesia – dle manuálu. (Změna oproti manuálu: logo Euroregionu Silesia nesmí být větší než logo EU.) Vše k dispozici na

8 Opatření v rámci povinné publicity CZ varianta velká: CZ-PL varianta velká: CZ-PL varianta malá: Lze použít i jen CZ variantu malou, tj. bez nápisu UNIA EUROPEJSKA

9 Realizace projektu – publicita (2) čl. 15 Všeobecných pravidel pro poskytnutí dotace z Fondu mikroprojektů v Euroregionu Silesia v rámci OPPS ČR-PR: Konečný uživatel odpovídá za to, že bude prováděna propagace mikroprojektu v souladu s opatřeními uvedenými v Žádosti a v souladu s Nařízením Komise (ES) č. 1828/2006. čl. 7 odst. 6 písm. a) Smlouvy o financování:... v případě porušení povinností stanovených v čl.... a čl. 15 Pravidel bude dotace krácena o výdaje, u kterých nebyly povinnosti splněny; Sankce za nedodržení povinné publicity - dle metodického doporučení MMR (podrobně viz kapitola 5.3 Příručky pro KU – verze 3)  publicita z hlediska jednotlivých výstupů (např. publikace, kulturní akce, školení apod.): chybí – krácení výdajů ve výši 10 %, nekompletní – 6 %, nepředpisová – 2 %  publicita z hlediska prostředků (nosičů) publicity (např. plakáty, letáky, pozvánky apod.): chybí – krácení výdajů ve výši 100 %, nekompletní – 50 %, nepředpisová – 25 %  publicita z hlediska propagačních předmětů (např. trička, tašky, psací potřeby apod.): chybí – krácení výdajů ve výši 100 %, nekompletní – 50 %, nepředpisová – 25 %

10 Realizace projektu – publicita (3) kontrola publicity ze strany Správce FM:  průběžná – např. při kontrole na místě, průběžná kontrola publicity na webových stránkách  po ukončení – v rámci kontroly Závěrečné zprávy za mikroprojekt – jsou porovnávána opatření uvedená v projektové žádosti se skutečně realizovanými; propagační opatření nutno doložit např. kopií pozvánky, kopií inzerátu v novinách, výtiskem obecního zpravodaje, vzorkem propagačních předmětů, náhledem na webovou prezentaci, fotodokumentací z akce apod. UPOZORNĚNÍ: publicitě je věnována velká pozornost (ze strany EK, MMR, CRR, tudíž i Správce FM) konkrétní opatření lze se Správcem FM vždy předem konzultovat, aby se předešlo chybám

11 Realizace projektu – změny (1) KU je povinen písemně oznámit nebo požádat o všechny změny projektu: nepodstatné změny  oznámení - např. změna bankovního účtu, změna termínu jednotlivé akce (bez vlivu na celkový harmonogram projektu), změna rozpočtu do 15 % dotčených kapitol - Správce FM se vyjádří do 30 dnů od doručení oznámení, může vyjádřit nesouhlas (např. neodůvodněný převod prostředků na nákup většího počtu, jiného či dražšího vybavení než bylo plánováno apod.) podstatné změny  žádost - např. změna harmonogramu realizace celého projektu, změna indikátorů, změna rozpočtu nad 15 % dotčených kapitol - schvaluje Správce FM, popř. EŘV (v případě závažných změn měnících charakter, strukturu nebo rozsah mikroprojektu) - Správce FM zašle vyjádření do 30 dnů od doručení žádosti včetně dodatku ke smlouvě UPOZORNĚNÍ: Každou změnu je nutné oznámit či o ni požádat oficiálně, tj. písemně s podpisem statutárního zástupce KU. em zaslané oznámení či žádost nestačí. U každé změny projektu je nutné uvést řádné zdůvodnění. Při jakékoli změně rozpočtu je nutné spolu s oznámením/žádostí předložit zároveň upravenou přílohu C „Podrobný rozpočet mikroprojektu“ s podpisem statutárního zástupce KU. Tuto přílohu je nutné předložit i v elektronické podobě (lze zaslat em).

12 Realizace projektu – změny (2) Rozšíření aktivit či výstupů projektu z důvodů úspor: – v případě dosažených úspor v projektu není možné rozšiřovat aktivity či výstupy projektu (např. rozšířit aktivitu o další výlet, zvýšit náklad vydávané tiskoviny, zvýšit počet kusů pořizovaného vybavení apod.). Rozšíření aktivit či výstupů je možné pouze ve výjimečných případech, kdy se ukáže, že toto je nezbytné pro dosažení cílů projektu. Rozšíření aktivit či výstupů podléhá schválení Správcem Fondu, popř. EŘV. Nepodstatné změny projektu v závěru realizace: – mikroprojektu, ke kterým dojde 30 a méně dnů před ukončením realizace, popř. před předložením Závěrečné zprávy za mikroprojekt a Žádosti o platbu za mikroprojekt, nemusí být Správci Fondu oznámeny, pokud budou uvedeny a zdůvodněny v Závěrečné zprávě za mikroprojekt a Žádosti o platbu za mikroprojekt. Tyto změny pak budou Správcem Fondu posouzeny v rámci kontroly Závěrečné zprávy a Žádosti o platbu. UPOZORNĚNÍ: Nepodstatné změny týkající se žadatele, např. změna bankovního účtu, musí být řádně oznámena. Nelze ji uvést až do Žádosti o platbu (neumožní aplikace Benefit7).

13 Realizace projektu - výběr dodavatelů (1) Při nákupu zboží, služeb a stavebních prací v rámci mikroprojektů je nutné postupovat dle Postupů pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (od 1 Kč):  Postup 1 – dodávky a služby do 200 tis. Kč bez DPH, stav. práce do 600 tis. Kč bez DPH: 1 cenová nabídka, objednávka/smlouva s dodavatelem; možný i přímý nákup v obchodě  Postup 2 – dodávky a služby od 200 tis. do 800 tis. Kč bez DPH: 3 cenové nabídky, výběr bez hodnotící komise, smlouva s dodavatelem  Postup 3 – dodávky a služby od 800 tis. do 1 mil. Kč bez DPH, stav. práce od 600 tis. Kč do 3 mil. Kč bez DPH: 3 cenové nabídky, výběr s hodnotící komisí (Správce FM jako pozorovatel), smlouva s dodavatelem UPOZORNĚNÍ: Od změny pravidel pro zadávání veřejných zakázek, které se dotýkají také zakázek malého rozsahu! U neobvyklých či větších zakázek může Správce FM po KU požadovat doložení ceny v místě a čase obvyklé – pozor v případě jediné cenové nabídky, kterou není s čím porovnat! Častá chyba KU: chybí cenová nabídka se specifikací a cenou zakázky od dodavatele (KU neví přesně, co a za kolik objednává).

14 Realizace projektu - výběr dodavatelů (2) závazné „Postupy pro zadávání zakázek malého rozsahu“ jsou přílohou č. 6 Smlouvy o financování v Příručce pro KU je v kap. 5.2 podrobně popsáno dokladování postupů KU při výběru dodavatelů dle hodnot zakázek (mimo dodávky a služby formou přímého nákupu)  je nutné doložit všechny dokumenty zde uvedené, tyto dokumenty je možné přiložit k Závěrečné zprávě nebo Žádosti o platbu k příslušné výdajové položce v Příručce pro KU je v kap. 5.2 je také nově popsána kontrola postupů při výběru dodavatelů ze strany Správce FM UPOZORNĚNÍ: u zakázek od 200 tis. Kč bez DPH stanovena povinnost předložit Správci FM zadávací dokumentaci ke schválení před vyhlášením výběrového řízení v případě stejných plnění ve stejném účetním období v různých projektech (např. tisk různých propagačních materiálů) se pro účely stanovení příslušných postupů při výběru dodavatele tyto hodnoty sčítají v případě stanovených lhůt (např. lhůta 7 či 10 dnů pro předložení nabídky) musí KU dodržení těchto lhůt doložit (např. doklady prokazující odeslání výzev k předložení nabídky)

15 Realizace projektu - výběr dodavatelů (3) při posuzování postupů při výběru dodavatelů se Správce FM řídí aktuálně platným Doplňujícím výkladem k postupům pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 sb., o veřejných zakázkách, v programovém období v příloze č. 1 tohoto výkladu je uveden minimální rozsah finančních oprav, které budou provedeny z důvodu nedodržení pravidel při realizaci výběrového řízení k dispozici na aktuální verze je platná od

16 Realizace projektu - kontrola FM i každý projekt je kontrolován.  Správce FM provádí: - kontrolu projektu na místě – u všech projektů, je-li možná - kontrolu výběrových řízení v průběhu realizace – u zakázek od 200 tis. Kč bez DPH - kontrolu Závěrečné zprávy – u všech projektů - kontrolu Žádosti o platbu – u všech projektů - ex-post kontrolu udržitelnosti – u vybraného vzorku  CRR provádí: - kontrolu vybraného vzorku projektů (kompletní kontrola celého projektu) - mimořádné kontroly - kontrolu souhrnných žádostí o platbu podávaných Správcem FM  MMR provádí: - kontrolu souhrnných žádostí o platbu podávaných Správcem FM - namátkové kontroly - monitoring realizace FM

17 Základní kritéria způsobilosti výdajů Aby výdaj mohl být považován za způsobilý, musí: být časově způsobilý být nezbytný pro realizaci projektu být způsobilý svým charakterem být hospodárný, účelný a efektivní být zaúčtován být doložen řádnými účetními doklady a doprovodnými podklady být uhrazen

18 Časově způsobilé výdaje = výdaje v kapitolách 1-6 vzniklé: - nejdříve po registraci projektu do systému MONIT 7+ (viz Oznámení o registraci projektu) - nejpozději v den ukončení realizace projektu (t.z. účetní doklad vystaven nebo datum zdanitelného plnění včetně převzetí prací/dodávek/služeb je nejpozději v den ukončení projektu) = výdaje v kapitole 7 související s přípravou projektové žádosti (např. personální výdaje, cestovní náhrady, překlady, projektová dokumentace apod.) vzniklé: - nejdříve nejpozději den před registrací projektu do systému MONIT 7+ - max. do 5 % celkových způsobilých výdajů, pouze o projektů se schválenou dotací nad EUR a pokud byly uvedeny v rozpočtu

19 Nezbytné výdaje Aby byl výdaj uznán způsobilým, je nutné prokázat jeho nezbytnost pro realizaci projektu, přičemž rozhodnutí EŘV o schválení dotace v určité výši nemusí být v této věci rozhodující. Zbytečnost výdaje se může prokázat až při kontrole projektu (např. nákup notebooku, který nebyl při projektu nijak využit) nebo při jeho vyúčtování (např. spotřeba papírů, tonerů, kancelářských potřeb). V ŽoP lze uplatnit i jen část výdajů (např. poměrnou část výdajů na toner dle skutečné spotřeby).

20 Charakter výdajů výčet nezpůsobilých výdajů je uveden jak ve Směrnici pro žadatele (kap. 2.8), tak v Příručce pro konečné uživatele (kap. 8.3) UPOZORNĚNÍ:  DPH je způsobilým výdajem pouze u neplátců DPH pro projekt (při vyúčtování se dokládá Čestným prohlášením k DPH)  nezpůsobilé jsou vždy výdaje na alkohol a tabákové výrobky  nezpůsobilé jsou výdaje na dary a ceny, pokud nesplňují pravidla publicity EU (pozor na publicitu „na obalu“ – loga povinné publicity musí být neoddělitelnou součástí předmětu – podrobněji viz kap. 5.3 Příručky pro konečné uživatele)  nezpůsobilé jsou výdaje na soubory, které nejsou amatérské a nejsou z území vymezeného pro OPPS ČR-PR  nezpůsobilé jsou také výdaje na zprostředkování uměleckých vystoupení zajištěných podnikatelskými subjekty

21 Hospodárnost, účelnost, efektivita ceny musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým – Správce FM může požadovat doložit, zejména pak u atypických zakázek, u kterých byl osloven pouze 1 dodavatel (do 200 tis. Kč bez DPH) – např. natočení propagačního filmu v rámci kontroly závěrečného vyúčtování může Správce FM některé výdaje vyhodnotit jako nehospodárné či neúčelné výše způsobilých výdajů na odměny z DPP/DPČ vychází z příslušné regionální statistiky ceny práce – KU dokládá (výtisk z internetu) příklady nehospodárných výdajů: - opakované cesty prázdného českého autobusu pro dopravu polského partnera na aktivity, když bylo možné objednat polského přepravce - cena překladu do polštiny bez korektur např. 500 Kč/NS - výdaje na překlady ve výši dle plánovaného rozpočtu bez ohledu na skutečný mnohem nižší počet přeložených normostran -...

22 Zaúčtování výdajů účetnictví spojené s realizací projektu musí být vedeno odděleně (analyticky), a to nejpozději od data registrace projektu v MONIT 7+ (výdaje na přípravu není nutné účtovat odděleně) v Čestném prohlášení k ŽoP se uvádí, jakým způsobem (např. číslo střediska, zvolený identifikátor apod.) – nutno uvést! každý účetní doklad by měl obsahovat informaci o způsobu zaúčtování (např. krycím listem na faktuře, kontovacím razítkem na faktuře, popisem uvádějícím účtovací předpis apod.) KU je povinen doložit výstupní sestavu dokládající zaúčtování účetních dokladů projektu analyticky, jednotlivé doklady musí být na sestavě identifikovatelné

23 Doložení výdajů výdaj je považován za způsobilý, pokud je doložen příslušnými účetními doklady a dalšími doprovodnými podklady (kopie) požadované doklady a podklady pro vybrané jednotlivé typy výdajů jsou uvedeny v Příručce pro KU faktura musí mít všechny náležitosti dle zákona o účetnictví, popř. zákona o DPH (i když o DPH neúčtujete, kontrolujte správnost vystavených daňových dokladů) a také dle obchodního zákoníku (včetně zápisu o „evidenci“ podnikatele) paragon jako zjednodušený daňový doklad lze vystavit jen do výše Kč (včetně DPH) každý účetní doklad musí být označen registračním číslem a názvem (popř. zkráceným názvem) projektu UPOZORNĚNÍ: Věnujte velkou pozornost formální i věcné kontrole účetních dokladů! Označeny musí být originály účetních dokladů, nikoli pouze kopie předkládané při vyúčtování!

24 Úhrada výdajů všechny výdaje musí být uhrazeny nejpozději před podáním Žádosti o platbu (t.z. nejpozději do 30 dnů od termínu ukončení projektu) skutečná úhrada výdajů se dokládá příslušným bankovním výpisem nebo výdajovým pokladním dokladem (kopie)

25 Personální výdaje jedná se o výdaje vznikající na základě Zákoníku práce a souvisejících právních předpisů:  mzdy / platy, odměny z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP, DPČ)  zákonné odvody zaměstnavatele na sociální a zdravotní pojištění  cestovní výdaje výjimkou je neplacená dobrovolná práce (nevzniká pracovněprávní vztah)

26 Mzdy (platy, odměny z dohod) a odvody mzdy (platy, odměny z dohod) se dokládají:  vyplněnou tabulkou Přehled personálních výdajů (u DPP) nebo Rekapitulace mezd (u DPČ a pracovních smluv) – 1x tištěný originál, 1x v elektronické podobě (nejlépe na CD)  pracovněprávními dokumenty (pracovní smlouvy, DPP, DPČ)  výplatními lístky (dle Zákoníku práce má zaměstnavatel povinnost vystavit písemný doklad s údaji o jednotlivých složkách mzdy a o provedených srážkách – týká se i dohod)  pracovními výkazy projektových pracovníků - musí být podepsány příslušným pracovníkem a pracovníkem přebírajícím odvedenou práci (vzor výkazu práce – viz příloha č. 11 Příručky pro KU)  doklady prokazujícími uhrazení mzdy / odměny, daně z příjmů, popř. odvodů na zdravotní a sociální pojištění  interními doklady o zaúčtování  výtiskem z internetu o použitém mediánu hodinové sazby pro danou podskupinu zaměstnání pro jednotlivé pracovníky

27 Cestovní výdaje cestovní výdaje se dokládají:  vyplněnou tabulkou Přehled pracovních cest – 1x tištěný originál, 1x v elektronické podobě (nejlépe na CD)  cestovním příkazem – z cestovního příkazu musí vyplynout souvislost pracovní cesty s projektem  vyúčtováním pracovní cesty  příslušnými výpočty - např. při použití soukromého vozidla (pozor na uvedení správné průměrné spotřeby – viz § 158 odst. 4 Zákoníku práce)  příslušnými doklady za jízdné, ubytování, popř. další nutné vedlejší výdaje (např. pojištění při zahraničních cestách, parkovné apod.)  dalšími relevantními dokumenty (např. kopie technického průkazu, kniha jízd, doklad o nákupu pohonných hmot apod.)  popř. interní směrnicí  pokladními doklady o proplacení cestovních výdajů

28 Neplacená dobrovolná práce neplacená dobrovolná práce se dokládá:  vyplněnou tabulkou Přehled dobrovolné práce – 1x tištěný originál, 1x v elektronické podobě (nejlépe na CD)  smlouvou o dobrovolnické činnosti např. dle Občanského zákoníku (smlouva innominátní – podle § 51, popř. smlouva příkazní – podle § 724), popř. čestným prohlášením o vykonání dané dobrovolnické činnosti – vždy musí být uvedeno kdo, co, pro jaký projekt a výše ocenění práce dobrovolníka  pracovními výkazy projektových pracovníků (dobrovolníků) - musí být podepsány příslušným dobrovolníkem a pracovníkem přebírajícím odvedenou práci  výtiskem z internetu o použitém mediánu hodinové sazby pro danou podskupinu zaměstnání pro jednotlivé pracovníky

29 Upozornění k personálním výdajům (I) DPP/DPČ nelze uzavřít na stejný druh práce jako je v hlavní činnosti pro KU. Cestovní náhrady na základě DPP/DPČ – nárok na ně musí být v dohodě sjednán, jinak nelze poskytnout (§ 155 odst. 1) Oznamovací povinnost zaměstnavatelů cizinců - občanů EU na ÚP. Způsobilost odměn z dohod (DPP, DPČ) se posuzuje podle regionální statistiky ceny práce. Většina KU jsou nepodnikatelskými subjekty, budou tedy vycházet ze statistiky pro nepodnikatelskou (platovou) sféru (NS). Vychází se z mediánu pro hodinovou mzdu dané podskupiny zaměstnání. Použití příslušného mediánu dokládá KU. Pokud daná podskupina není uvedena:  vůbec - KU vybere tomu nejblíže podobnou, musí případně také obhájit  ve statistice pro NS – KU vybere příslušnou podskupinu ve statistice pro podnikatelskou (mzdovou) sféru

30 Upozornění k personálním výdajům (II) počet hodin a k tomu vykázaná práce musí být adekvátní (např. 2 hodiny práce vykázané pro sestavení výkazu práce s pěti řádky není v žádném případě adekvátní) údaje ve výkaze musí být věrohodné a korespondovat s dalšími doklady (např. doba pracovní cesty pro projekt uvedená na cestovním příkaze 3 hodiny, ve výkazu práce uvedeno 5 hodin; ve výkazu práce uvedeno projednání smlouvy s dodavatelem, z doložené smlouvy však vyplývá, že byla uzavřena již 14 dnů před datem uvedeným ve výkazu apod.) u učitelů pozor na souběh práce na základě DPP a práce na základě pracovní smlouvy – v době předpokládané přímé vyučovací povinnosti nelze zároveň vykazovat práci pro projekt (pokud učitel např. nečerpá dovolenou)

31 Upozornění k personálním výdajům (III) I dobrovolná práce musí být zaúčtována, a to ve výnosech (příjmech), protože dobrovolná práce je nepeněžním plněním přijatým jako dar. Oceněná dobrovolná práce je „fiktivní“ výdaj pro projekt, ale není skutečným účtovaným nákladem, ale výnosem. Vznikne tedy rozdíl mezi součtem na soupisce výdajů a výsledovkou účetního střediska (na straně nákladů bude zaúčtováno méně, a to o celkovou cenu odvedené dobrovolné práce. Tato bude zároveň uvedena na výnosové straně výsledovky.) Dobrovolnou práci nemůže vykonávat zaměstnanec KU.

32 Režijní výdaje režijní výdaje se dokládají:  fakturami za poskytované služby  dalšími doklady (např. nájemní smlouva)  metodikou nebo výpočtem pro stanovení poměrné části výdajů nezbytných pro realizaci projektu (např. odečet z elektroměru, výpočet výdajů za pronájem části kanceláře využívané pro práci na projektu apod.)  doklady o úhradě

33 Výdaje na nákup vybavení a služeb tyto výdaje se dokládají:  cenovou nabídkou – např. cenová nabídka dodavatele, ceník z internetu, v případě ústní nabídky musí být dohodnuté podmínky uvedeny v objednávce  objednávkou (smlouvou)  fakturou, popř. paragonem  dokladem o úhradě  u výdajů typu ubytování, stravování apod. jmenným seznamem účastníků akce, popř. s podpisy účastníků (např. jmenný seznam dětí účastnících se výletu, prezenční listina z konference apod.) – není nutné přikládat, pokud je již přiloženo k Závěrečné zprávě

34 Žádost o platbu podává se prostřednictvím aplikace Benefit7 (podobně jako žádost o dotaci) změna od : záložka „Žádost o platbu“ se nachází na Kontě žádostí konečného uživatele v příslušné projektové žádosti (dříve na samostatném Kontě projektů) ŽoP je dostupná na Kontě žádostí zpracovatele původní projektové žádosti nebo jiného uživatele registrovaného v systému Benefit7, kterému zpracovatel předal přístupová práva k příslušné projektové žádosti (sdílení s právem editace) postupy pro zpracování žádosti jsou uvedeny v „Příručce pro zpracování Žádosti o platbu v Benefit7 pro FM“ a v „Příručce pro KU“ (kap. 8.2)

35 Přepočet výdajů na EUR  každý výdaj se v ŽoP (Soupisce výdajů) se uvádí v měně dle dokladu (většinou CZK nebo PLN)  v aplikaci je nastaven příslušný kurz EUR k dané měně (kurz pro daný měsíc = kurz ECB předposledního pracovního dne Evropské komise v předchozím měsíci)  přepočet na EUR se provede automaticky přes tlačítko „Přepočet na EUR“ – KU nemusí nic počítat  je také bezpředmětné řešit, jakým kurzem přepočítávat, KU to nemůže ovlivnit  po přepočtu se ukáže nárokovaná částka v EUR  v případě, že ŽoP je finalizována až v následujícím měsíci, je nutné provést nový přepočet na EUR (upozorní kontrolní funkce Benefit7)  kurz uvedený při finalizaci ŽoP zůstává automaticky fixován, dále se již nemění – ani při opakovaném odfinalizování ŽoP na základě pokynů Správce FM, ke změně kurzu dojde až při bankovním převodu z EUR účtu Správce FM na CZK účet KU dle aktuálního kurzu banky KU

36 Přílohy Žádosti o platbu (1) k ŽoP se přikládají tyto přílohy (= minimální výčet příloh uvedených v záložce Přílohy ŽoP): - složka kopií účetních dokladů a dalších dokumentů vztahujících se k jednotlivým výdajům - v 1 vyhotovení - Čestné prohlášení k žádosti o platbu (viz příloha č. 8 Příručky pro KU) – ve 2 originálních vyhotoveních - Čestné prohlášení k DPH (viz příloha č. 9 Příručky pro KU) - ve 2 originálních vyhotoveních - účetní sestavu dokládající oddělené účetnictví mikroprojektu - v 1 vyhotovení (KU, který vede daňovou evidenci bez možnosti výstupních sestav, doloží kopii své daňové evidence, např. peněžního deníku s vyznačenými příjmy a výdaji příslušného mikroprojektu)

37 Přílohy Žádosti o platbu (2) Nejrozsáhlejší přílohou ŽoP je složka účetních a dalších doprovodných dokladů vztahujících se k jednotlivým výdajům – pokyny: dokládejte výhradně kopie všech dokumentů v originále dokládejte pouze čestná prohlášení (např. o výplatě mezd, o úhradě daně apod.), předepsané sestavy k personálním výdajům a cestovním náhradám, doplňující vysvětlení apod. dokládejte kvalitní kopie všech dokladů – čitelné, nepřekrývající se apod. dokládejte všechny požadované doklady (viz informace k dokladování výdajů) všechny doklady označte číslem Pořadí (první sloupec Soupisky výdajů) a seřaďte podle kapitol 1-7, v rámci jedné kapitoly pak nejlépe podle Pořadí v Soupisce výdajů nebo vzestupně Dodržením výše uvedených pokynů urychlíte kontrolu své ŽoP.

38 Závěrečná zpráva za mikroprojekt nutno předložit do 30 dnů od data ukončení realizace projektu uvedeného ve smlouvě předkládá se na předepsaném formuláři (WORD) ve 2 tištěných vyhotoveních (originálech) a v 1 elektronické verzi na CD k oběma tištěným vyhotovením závěrečné zprávy konečný uživatel přiloží: - přílohy dokumentující průběh mikroprojektu a naplnění cílů (např. fotografie, plakáty, dokumentaci k výběru dodavatele, prezenční listiny či jmenné seznamy apod.) - ukázky výstupů mikroprojektu (např. fotografie, výtisk vydávaného materiálu, vydané CD apod.) - přílohy dokumentující dodržení pravidel publicity (např. fotografie, tištěné výstupy z internetu, kopie novinových článků, vzorek propagačních předmětů apod.) přílohy v podobě předmětů dokládajících výstupy mikroprojektu či propagační opatření lze přiložit pouze v 1 exempláři jedno vyhotovení schválené a Správcem FM potvrzené Závěrečné zprávy je zasláno zpět KU k archivaci s další dokumentací projektu

39 Naplnění cílů projektu = informace o splnění plánovaných indikátorů (kvantifikovaných výstupů projektu)  vyplňují se všechny indikátory uvedené v projektové žádosti, popř. v změnovém listě  splnění indikátorů je nutné doložit (např. prezenčními listinami, jmennými seznamy, vzorkem vydaného materiálu, fotodokumentací apod.)  indikátor je nutné splnit jak po kvantitativní, tak po kvalitativní stránce (např. poměr CZ a PL účastníků, jazykové mutace vydaných materiálů apod.)  důvody nesplnění plánovaných indikátorů je nutné uvést v Závěrečné zprávě

40 Plnění indikátorů Indikátory jsou součástí Smlouvy o financování projektu - jsou tedy závazné. Jejich splnění bude sledováno prostřednictvím Závěrečné zprávy, přičemž se sleduje míra splnění každého z plánovaných indikátorů (nikoli např. průměrem všech) a jejich nenaplnění bude sankcionováno – takto:  v případě nenaplnění indikátorů o méně než 15 % nebude dotace krácena  v případě nenaplnění indikátorů o 15 % až 30 % bude dotace krácena ve výši 50 % celkové částky dotace  v případě nenaplnění indikátorů o více než 30 % bude dotace krácena ve výši celkové částky dotace. UPOZORNĚNÍ:  Ohrožení nenaplnění plánovaných indikátorů je nutné řešit se Správcem FM ihned. V odůvodněných případech lze provést změnu projektu, nikoli však již po ukončení projektu!  Nepřekračujte plánované indikátory – neplatí „čím více, tím lépe“! Např. nelze na lyžařský kurz přibrat více dětí, protože se ukázalo, že skutečné výdaje za ubytování budou nižší, než bylo plánováno v projektové žádosti. V případě, že svévolné navýšení některého z indikátorů bude mít přímý dopad na výdaje, způsobilé výdaje budou v rámci závěrečného vyúčtování kráceny podle původně plánovaného indikátoru.

41 Udržitelnost projektu Do Závěrečné zprávy se uvádí způsob věcného a finančního zajištění pokračování projektu a jeho výsledků po ukončení podpory, např. možnosti opakování akce, akce v rámci další spolupráce, způsob dalšího nakládání s vydanými materiály apod. UPOZORNĚNÍ: Udržitelnost musí být zajištěna po dobu 5 let od ukončení projektu. KU je povinen zajistit po celou dobu udržitelnosti odpovídající pojištění investičního majetku spolufinancovaného dotací, zejména proti jeho poškození, zničení a ztrátě. V případě, že nelze na tento majetek nebo jeho část sjednat adekvátní pojištění dle tohoto odstavce (dané pojištění není běžnou nabídkou komerčních pojišťoven) a tato skutečnost je pojišťovnou potvrzena a Správcem FM akceptována, je KU této povinnosti zproštěn. Pořízené vybavení musí být řádně označeno dle pravidel publicity.

42 Kontrola udržitelnosti projektu Správce FM provádí ex-post kontrolu udržitelnosti vybraného vzorku projektů kontrola udržitelnosti projektu se provádí nejdříve 1 rok a nejpozději do 5 let od ukončení fyzické realizace projektu, a to formou administrativní kontroly a kontroly na místě na vzorku projektů: – administrativní kontrola zahrnuje kontrolu Zpráv o udržitelnosti předkládaných zpravidla 1x ročně stanovení povinnosti předkládat tyto zprávy včetně harmonogramu u projektů vybraných ke kontrole Správce FM vyznačí ve schválené Závěrečné zprávě – kontrola na místě provádí se u vybraného vzorku projektů, na které se vztahuje povinnost předkládat Zprávy o udržitelnosti zahrnuje namátkovou kontrolu příslušných účetních dokladů (originálů), kontrolu dokumentace projektu a způsob její archivace, kontrolu udržitelnosti výstupů projektu (např. stavby) či vybavení pořízeného v rámci projektu

43 Základní předpoklady pro úspěšné zpracování Závěrečné zprávy a ŽoP Základní předpoklady pro úspěšné zpracování Závěrečné zprávy a ŽoP: postupovat dle platné dokumentace: - Příručka pro KU (verze 4 platná od ) - Příručka pro zpracování ŽoP v Benefit7 - další dokumenty na (odkaz Programy EU / Cíl 3 / Dokumentace FMP)www.euroregion-silesia.cz vycházet z projektové žádosti včetně případných podmínek stanovených EŘV, oznámených či schválených změn v průběhu realizace a smlouvy využít konzultace – při konzultaci však není možné provést „předběžnou kontrolu“ předkládaných dokumentů! zpracovat Závěrečnou zprávu a ŽoP včas brát pokyny Správce FM vážně

44 Kontrola Závěrečné zprávy a ŽoP (1) KU předkládá do 30 dnů po ukončení projektu Správce FM provede kontrolu do 60 dnů po předložení v případě nedostatků Správce FM vyzve KU – KU má 30 dnů od odeslání výzvy v případě opakované výzvy má KU 20 dnů

45 Kontrola Závěrečné zprávy a ŽoP (2) Správce FM předkládá souhrnnou žádost o platbu za schválené mikroprojekty na své straně hranice max. 1x za 3 měsíce příslušnému národnímu kontrolorovi (pro ER Silesia na CZ straně: pobočka CRR v Ostravě, na PL straně: Slezský vojvodský úřad v Katovicích) – viz dále Termíny národní kontrolor má na kontrolu 30 dnů po schválení příslušným národním kontrolorem český Správce FM jako tzv. vedoucí partner FM připraví společnou souhrnnou žádost za CZ i PL stranu a vše znovu předloží CZ kontrolorovi – do 120 dnů po ukončení příslušného monitorovacího období FM další postup: pobočka CRR  CRR Praha  MMR  proplacení dotace Správci FM  proplacení na účet KU UPOZORNĚNÍ: KU musí počítat s delší lhůtou proplacení dotace na účet (půl roku a více)!

46 Proplacení dotace proplacení dotace na účet Správce FM lze očekávat do 6 – 8 týdnů po předložení souhrnné ŽoP CZ-PL (viz dále Termíny) po proplacení dotace na účet Správce FM proplatí Správce FM dotaci na účet KU do 5 pracovních dnů dotace je proplácena v EUR pokud je účet KU v CZK, banka provede převod EUR na CZK dle aktuálního kurzu příslušné banky KU – bez ohledu na kurz v Benefit7 !!!

47 Termíny pro předkládání souhrnných ŽoP Správcem FM Monitorovací období Termín ukončení monitorovacího období Termín předložení souhrnné ŽoP – národní (CZ nebo PL) Termín předložení souhrnné ŽoP – společné CZ-PL

48 Děkuji za pozornost. Ing. Jana Novotná Galuszková tajemnice Euroregionu Silesia - CZ hlavní manažer FM OPPS ČR-PR v Euroregionu Silesia Horní nám. 69, Opava Tel. :


Stáhnout ppt "Operační program přeshraniční spolupráce ČR-PR 2007 – 2013 Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia Realizace a ukončení projektu Seminář pro konečné uživatele."

Podobné prezentace


Reklamy Google