Projektové řízení ASP 2009, doc. Ing. Jiří Vacek, Ph.D.

Prezentace na téma: "Projektové řízení ASP 2009, doc. Ing. Jiří Vacek, Ph.D."— Transkript prezentace:

1

2 Projektové řízení ASP 2009, 13.11.2009 doc. Ing. Jiří Vacek, Ph.D.
katedra managementu, inovací a projektů Fakulta ekonomická ZČU v Plzni tel ,

3 Charakteristiky projektu
Jedinečný Specifický výstup Termín dokončení “Časově vymezené úsilí k vytvoření unikátního produktu (výrobku nebo služby” Project Management Institute, 2000 ASP - Projektové řízení

4 Podmínky efektivního řízení projektu
Řešení konfliktů Kreativita a flexibility Přizpůsobivost změnám Dobré plánování Vyjednávání win-win vs. win-lose ASP - Projektové řízení

5 ASP - Projektové řízení
Cíl projektu Přínos (výkonnost) Požadovaný přínos CÍL Náklady Rozpočtové omezení Čas Termín dokončení ASP - Projektové řízení

6 Životní cyklus projektu
ASP - Projektové řízení

7 Paretova analýza Také: pravidlo 80:20, ABC analýza
Relativně málo příčin vysvětluje většinu následků Provedení: setřídění položek (problémy, příčiny, rizika, výrobky, varianty) podle důležitosti (tj. ve vztahu k vytvářené hodnotě) Cíl: odhalit nejdůležitější položky, těm pak věnovat pozornost a odhlédnout od nedůležitých LS 2008/9 KIP/MR - 2

8 Kroky Paretovy analýzy
Sestavte tabulku příčin a jejich důležitosti, stanovte relativní podíl příčin. Seřaďte řádky podle důležitosti příčiny (nejdůležitější příčina na prvním místě) Vypočtěte kumulativní podíl příčin Sestrojte spojnicový graf, na jehož ose x jsou příčiny a na ose y kumulativní podíl S použitím vedlejší osy znázorněte důležitost příčin Určete rozsah skupiny A (80%), stanovte příčinu, při níž je dosažení této kumulativní hodnoty. V případě potřeby pokračujte pro skupinu B Oddělte významné příčiny od méně významných LS 2008/9 KIP/MR - 2

9 Paretova analýza - skupiny
Skupina položky hodnota A 10 – 20% 80% B 30 – 50% 15% C 45 – 50% 5% Příklad LS 2008/9 KIP/MR - 2

10 Paretova analýza – př. 2 Manažer přebírá servisní středisko, na které je spousta stížností. Nechá provést průzkum, proč jsou zákazníci nespokojeni a dostane následující odpovědi: Telefony se zvedají až po dlouhém vyzvánění. Personál vypadá utrápeně a vystresovaně. Technici nemají dobrou organizaci práce. Často se musejí vracet pro náhradní díly a zákazníci si musí brát další dovolenou na následující návštěvu. Není určena doba příchodu technika a zákazník na něj často musí čekat celý půlden. Zdá se, že personál často neví, co má vlastně dělat. Často se po příchodu technika zjistí, že celou záležitost bylo možné vyřešit telefonicky. LS 2008/9 KIP/MR - 2

11 Paretova analýza – př. 2, řešení
Manažer seřadí příčiny stížností podle počtu stížností: Nedostatečný výcvik personálu: položky 5 a 6: 51 stížností Malý počet zaměstnanců: položky 1, 2 a 4: 21 stížností Špatná organizace práce a příprava: položka 3: 2 stížnosti S použitím Paretovy analýzy se ukazuje, že většinu (69%) problémů lze vyřešit lepším výcvikem zaměstnanců. Poté by bylo vhodné zvýšit jejich počet. Je také možné, že se zaměstnanci naučí řešit více problémů telefonicky a nebude nutné počet zvyšovat. Zdá se, že stížností na organizaci práce je málo a mohou být mimo kontrolu manažera. Závěr: manažer by se měl soustředit na výcvik zaměstnanců. LS 2008/9 KIP/MR - 2

12 VÝBĚR PROJEKTU

13 Výběr projektu – kvalitativní postupy
Posvátná kráva (???) Nutnost (provozní, konkurenční) Porovnání přínosů ASP - Projektové řízení

14 Výběr projektu – kvantitativní postupy
Finanční hodnocení čistá současná hodnota diskontované peněžní toky doba návratnosti Bodové hodnocení kritéria, váhy ASP - Projektové řízení

15 Čistá současná hodnota
kde I0 = počáteční investice Ft = čistý tok hotovosti v období t k = diskontní míra ASP - Projektové řízení

16 Přijatelnost projektu
Podmínka přijatelnosti: NPV > 0 U mnoha nepodnikatelských projektů není splněno analýza přínosů a nákladů (CBA – cost-benefit analysis) – viz prezentace o podnikatelském plánu ASP - Projektové řízení

17 Bodové hodnocení kde Si = výsledné hodnocení projektu i
sij = hodnocení projektu i podle kritéria j wj = váha (důležitost) kritéria j ASP - Projektové řízení

18 Nejistota a řízení rizik

19 Co je v projektu nejistého?
Všechno, ale zvláště: Čas potřebný pro dokončení projektu Dostupnost klíčových zdrojů Náklady na zdroje Načasování řešení technologických problémů Aktivity konkurentů ASP - Projektové řízení

20 ASP - Projektové řízení
Analýza rizik Nejistotu nelze eliminovat, ale lze ji řídit Vypracujte model (analytický, simulační, …) Analyzujte výstupy modelu Dvě dimenze rizika: Frekvence závažnost ASP - Projektové řízení

21 ROLE PROJEKTOVÉHO MANAŽERA

22 ASP - Projektové řízení
Facilitátor Zprostředkovatel při řešení konfliktu projednáváním Manažer-jako-nadřízený vs. manažer-jako-facilitátor Systémový vs. analytický přístup Musí zajistit, aby členové týmu měli potřebné znalosti a zdroje ASP - Projektové řízení

23 ASP - Projektové řízení
Komunikátor ASP - Projektové řízení

24 Virtuální řízení projektu
Komunikace Web Telefon Videokonference “Svého šéfa nesmíte překvapovat (hlavně ne špatnými zprávami” ASP - Projektové řízení

25 ZODPOVĚDNOSTI PROJEKTOVÉHO MANAŽERA PŘI ŘÍZENÍ PROJEKTU

26 Tři hlavní zodpovědnosti
Zajištění zdrojů Získání zdrojů potřebné kvality a kvantity je klíčové Pozor na iracionální optimismus Překonávání překážek, hašení požárů Vedení (leadership), vyjednávání kompromisů ASP - Projektové řízení

27 Vyjednávání, řešení konfliktů, přesvědčování
Nutné pro výkon tří hlavních zodpovědností ASP - Projektové řízení

28 VÝBĚR PROJEKTOVÉHO MANAŽERA

29 ASP - Projektové řízení
Klíčová kritéria Důvěryhodnost , kompetence technická administrativní Citlivost – uvědomování si a schopnost řešení interpersonálních konfliktů Vedení, styl, etïka – schopnost řídit projekt etickým způsobem ASP - Projektové řízení

30 PLÁNOVÁNÍ PROJEKTU

31 ASP - Projektové řízení
Dva extrémy “Ke střelbě připravit - pal” “Paralýza z analýzy (Paralysis by Analysis)” ASP - Projektové řízení

32 Prvky projektového plánu - 1
Souhrn Stručný popis projektu Výstupy Milníky Očekávaný zisk (přínos), konkurenceschopnost Cílová skupina : vrcholový management Cíle Podrobný popis výstupů Mise projektu ASP - Projektové řízení

33 Prvky projektového plánu - 2
Celkový přístup k řešení technické a manažerské aspekty vztah k jiným projektům odchylky od standardních přístupů Smluvní aspekty souhlas s klienty a třetími stranami (stakeholdery) požadavky na reporting technické specifikace kontrolní dny ASP - Projektové řízení

34 Prvky projektového plánu - 3
Harmonogram Časový průběh, milníky Požadavky na zdroje Odhadované náklaedy Režie, fixní náklady Personál Speciální kvalifikační požadavky Potřebný výcvik Legislativní požadavky (předpisy, pravidla, …) ASP - Projektové řízení

35 ASP - Projektové řízení
Metody hodnocení Postupy a standardy hodnocení Postupy monitorování, sběru a ukládání dat týkajících se výkonnosti projektu Potenciální problémy Seznam pravděpodobných potenciálních problémů ASP - Projektové řízení

36 ASP - Projektové řízení
Akční plán projektu Specifikace činností projektu s rostoucí podrobností (po úrovních) Typ a množství všech zdrojů pro každou činnost Předchůdci a doba trvání každé činnosti Stanovení milníků Přidělení jednotlivců nebo týmů pro provedení všech činností ASP - Projektové řízení

37 STRUKTURA ROZPISU PRÁCE (THE WORK BREAKDOWN STRUCTURE – WBS)

38 Jednoduchý postup vytvoření WBS
Shromážděte projektový tým Rozdejte členům týmu samolepící poznámkové lístky Členové týmu zapíší všechny úkoly, které je napadnou Poznámkové lístky se roztřídí a nalepí na tabuli ASP - Projektové řízení

39 ASP - Projektové řízení
Matice odpovědností ASP - Projektové řízení

40 Paralelizace činností
Kroky probíhají paralelně místo postupně Klíčové výhody Zkrácení doby trvání projektu Snazší zahrnutí zpětných vazeb, částečné návraty Minimalizace konfliktů mezi různými funkcemi v týmu ASP - Projektové řízení

41 ASP - Projektové řízení
Delegování, zmocnění Participativní management Předání pravomocí a zodpovědností ASP - Projektové řízení

42 ASP - Projektové řízení
Výhody zmocnění Kvalitní řešení Není nutný mikromanagement Tým nese zodpovědnost za část výstupů Řešení využívá synergií Průběžné hodnocení Zahrnutí zpětných vazeb ASP - Projektové řízení

43 ROZPOČTOVÁNÍ PROJEKTU

44 ASP - Projektové řízení
Úvod Rozpočet je plán přidělení zdrojů organizace na provedení činností projektu. Předpověď požadovaných zdrojů – množství, kdy, náklady Rozpočet propojuje projekt s ostáními cíli organizace. Rozpočet je nástrojem vrcholového managementu pro monitorování a vedení projektů. ASP - Projektové řízení

45 METODY ROZPOČTOVÁNÍ

46 Rozpočtování shora dolů
Je založeno na kolektivním posouzení a zkušenostech vrcholového a středního managementu. Celkové náklady projektu jsou odhadnuty na základě nákladů hlavních úkolů Výhody Přesnost odhadu celkového rozpočtu Nemusíme se zabývat nepřesnosti ve financování méně důležitých úkolů. ASP - Projektové řízení

47 Rozpočtování zdola nahoru
Činnosti jsou definovány WBS nebo akčním plánem Osoby zodpovědné za provedení činností odhadnou požadavky na zdroje Výhoda Přesnější odhady pro všechny (i méně důležité) činnosti Nevýhoda Riziko přehlédnutí některé činnosti ASP - Projektové řízení

48 ODHADY NÁKLADŮ

49 Určení nákladů podle činností
Určete požadavky na zdroje a pak náklady pro každou činnost Náklady (např. materiálové) Pracovní doba lidí Vytížení pracovníků Pracovní doba strojů Vytížení strojů Režie (nepřímé náklady) ASP - Projektové řízení

50 ASP - Projektové řízení
Další faktory Změny v nákladech na zdroje (analýza citlivosti) Změňte všechny odhady o stejné procento Určete změny celkových nákladů a identifikujte vstupy, na něž jsou celkové náklady nejcitlivější Odpad, zmetky Fluktuace členů týmu “Mytický člověko-měsíc” Organizační klima ASP - Projektové řízení

51 Analýza nezdarů a následků (Failure Mode and Effect Analysis - FMEA)
Udělejte seznam možných důvodů nezdaru projektu Určete závažnost (S) každého nezdaru Určete pravděpodobnost (L) výskytu každého nezdaru Určete možnost detekování každého nezdaru (D) Vypočtěte priority rizik (RPN) Seřaďte potenciální nezdary podle RPN ASP - Projektové řízení

52 Příčiny a následky LIDÉ ŘÍZENÍ ORGANIZACE FINANCE
Nerozvinuté manažerské techniky Nedostatky týmové práce Nízká motivace k výkonu Nedostatky v komunikaci Zastaralá metodika Projektového řízení Uspořádání mezinárodní konference bylo drahé Nejasná pravidla pro poskytování služeb účastníkům Nedostatečné operativní informace Špatné určení zodpovědností a pravomocí schopnost a struktura přehledů Špatná vypovídající Náklady konference nevyčleněny z celkových nákladů organizace Nedostatečná podpora IT Plánování a rozpočtování zastaralé Nákladné prezentace ORGANIZACE FINANCE Zdroj: Pártl J., Řízení procesu projektového cyklu NNO ASP - Projektové řízení

53 HARMONOGRAM PROJEKTU

54 Terminologie PERT/CPM - 1
Činnost úkol nebo soubor úkolů spotřebovává zdroje Událost stav, který nastane po dokončení jedné nebo několika činností nespotřebovává zdroje ani čas předchozí činnosti musí být dokončeny ASP - Projektové řízení

55 Terminologie PERT/CPM - 2
Milník Událost vyznačující významný pokrok Síť Graf s uzly a spojnicemi Zobrazuje technologické vazby Cesta Řada propojených činností mezi dvěma událostmi ASP - Projektové řízení

56 Terminologie PERT/CPM - 3
Kritická cesta Cesta složená z činností, při jejichž zpoždění dojde ke zpoždění celého projektu Kritická doba Doba potřebná k provedení všech činností na kritické cestě ASP - Projektové řízení

57 GANNTŮV DIAGRAM

58 Ganttův diagram jednoduchého projektu
ASP - Projektové řízení

59 ASP - Projektové řízení
ASP - Projektové řízení

60 PŘIŘAZENÍ ZDROJŮ

61 ASP - Projektové řízení
Úvod Projekty spolu soutěží o zdroje Cílem přiřazení zdrojů je optimalizace využití omezených zdrojů Je třeba kompromisů časová omezení zdrojová omezení ASP - Projektové řízení

62 ASP - Projektové řízení
Využití softwaru Vypracujte harmonogram Pert/CPM Analyzujte činnosti podle času a zdrojů Tam, kde požadavek na zdroje převyšuje možnosti, jsou zdroje přiřazovány podle priorit ASP - Projektové řízení

63 ASP - Projektové řízení
Pravidla priorit Co nejdříve Co nejpozději Nejdříve nejkratší úkoly Nejdříve úkoly s nejmenší rezervou Nejkritičtějsí následníci Nejdříve úkoly s největšími požadavky na zdroje ASP - Projektové řízení

64 GOLDRATŮV KRITICKÝ ŘETĚZEC

65 ASP - Projektové řízení
Úvod Při práci na projektech trápí lidi podobné problémy: Nerealistické termíny Příliš mnoho změn Nedostupnost zdrojů, nedostatek času Nerealistický rozpočet Jsou nutné kompromisy Do jaké míry jsou tyto problémy způsobeny rozhodnutími a postupy? ASP - Projektové řízení

66 ASP - Projektové řízení
Obvyklé příčiny - 1 Podcenění času potřebného pro dokončení projektu Členové projektového týmu „nafukují“ odhady potřebného času a zdrojů Práce zabere tolik času, kolik je ho k dispozici studentský syndrom předčasné dokončení se neohlašuje ASP - Projektové řízení

67 ASP - Projektové řízení
Obvyklé příčiny - 2 Špatné zacházení s časovými rezervami vede k nedodržování termínů a komplikuje stanovení priorit projektových činností Nedostatečně jasné priority vedou ke špatnému multitaskingu Špatný multitasking prodlužuje trvání činností ASP - Projektové řízení

68 ASP - Projektové řízení
Obvyklé příčiny - 3 Ke špatnému multitaskingu vedou i nerovnoměrné požadavky na zdroje Aby se zajistilo využití zdrojů, zahajuje se více projektů Více projektů dále znesnadňuje multitasking ASP - Projektové řízení

69 ASP - Projektové řízení
Obrácení cyklu Snižte počet projektů přiřazených každému jednotlivci Plánujte zahájení nových projektů na základě dostupnosti „bottleneck“ zdrojů Zkraťte časové rezervy jednotlivých činností a převeďte je do projektového zásobníku (buffer) ASP - Projektové řízení

70 MONITORÓVÁNÍ A KONTROLA PROJEKTU

71 ASP - Projektové řízení
Úvod Výběr a plánování je základem rozhodování, co monitorovat určuje, co kontrolovat Monitorování je sběrem, záznamem a reportováním informací Kontrola používá monitorovaných informací pro sladění skutečného průběhu s plánem ASP - Projektové řízení

72 Cyklus plánování-monitorování-kontrola
Uzavřená smyčka, iterace Plánování-monitorování-kontrola se často věnuje málo času, aby ho více zbylo na „skutečnou práci“, ale to se m§že vymstít ASP - Projektové řízení

73 Návrh systému monitorování
Určete veličiny, které je třeba kontrolovat (výkonnost, náklady, čas, …) pro každou úroveň projektu Data o skutečném průběhu je třeba sbírat a porovnávat s plánovanými hodnotami Nesoustřeďujte se na data, která se sbírají snadno ASP - Projektové řízení

74 ASP - Projektové řízení
Reportování Zprávy o stavu projektu o čase a nákladech o odchylkách Různí stakeholdeři potřebují (a požadují) jiné informace Vezměte v úvahu možnosti elektronických médií Informační systém projektu by měl být propojen s informačním systémem organizace ASP - Projektové řízení

75 ASP - Projektové řízení
Porady Porady by se měly soustředit na týmové rozhodování Rozešlete program porady předem Zajistěte, aby byli všichni účastníci na poradu připraveni ASP - Projektové řízení

76 ASP - Projektové řízení
Porady – pokrač. Vedoucí porady zodpovídá za zápis Nebuďte příliš formální Pokud se má na poradě řešit určitá krize, omezte se jen na příslušné body. Stanovte dobu trvání porady, je-li to třeba, omezte délku diskusních příspěvků ASP - Projektové řízení

77 KONTROLA PROJEKTU

78 ASP - Projektové řízení
Důvod kontroly Redukce rozdílů mezi plánem a skutečností Obtíže: vliv chování lidí problémy často nejsou jasně vymezeny ASP - Projektové řízení

79 ASP - Projektové řízení
Účel kontroly Správa aktiv organizace: fyzické zdroje lidské zdroje finanční kontrola Změna činnosti ASP - Projektové řízení

80 Návrh systému kontroly
Účelem je náprava nedostatků, ne potrestání viníků Náklady na kontrolu mají snižující se návratnost Je třeba brát v úvahu dopad na kreativitu a inovace Nezdůrazňujte krátkodobé výsledky na úkor dlouhodobých cílů ASP - Projektové řízení

81 ASP - Projektové řízení
Typy systémů kontroly Pokračovat / zastavit Aby bylo povoleno pokračování projektu, musí být splněny předem stanovené požadavky Následná kontrola Po dokončení projektu Účel: učení se, uplatnění získaných zkušeností v dalších projektech ASP - Projektové řízení

82 HODNOCENÍ

83 ASP - Projektové řízení
Úvod Hodnocení projektu porovnává průběh a výkonnost projektu ve srovnání s původním nebo revidovaným plánem. Rovněž porovnává výstupy projektu s cíli stanovenými při výběru projektů Projekty by měly být hodnoceny v kritických bodech Účelem je zlepšit proces provádění projektů. ASP - Projektové řízení

84 ASP - Projektové řízení
Kritéria hodnocení Původní kritéria pro výběr a financování projektů Dosažené úspěchy Budoucí potenciál Příspěvek k dosažení cílů organizace Příspěvek k dosažení cílů členů týmu ASP - Projektové řízení

85 ASP - Projektové řízení
Měření Měření výkonnosti ve srovnání s plánovaným rozpočtem a harmonogramem Analýza přidané hodnoty – složitější ASP - Projektové řízení

86 UKONČENÍ PROJEKTU

87 ASP - Projektové řízení
Kdy ukončit projekt Ochota organizace investovat zdroje (čas, náklady, …) na ukončení projektu Stupeň plnění cílů ASP - Projektové řízení

88 Způsoby ukončení projektu
Zánik projektu Činnosti projektu náhle skončí Projekt je buď úspěšně dokončen nebo je vysoce pravděpodobný jeho neúspěch Ukončení připojením Přechází do nové části organizace Ukončení integrací Stává se integrální součástí organizačních systémů Ukončení „vyhladověním“ Jde o projekt jen podle jména ASP - Projektové řízení

89 ASP - Projektové řízení
Proces ukončení Rozhodnutí přijaté vrcholovým managementem Proces by měl být stanoven v plánu projektu ASP - Projektové řízení

90 Závěrečná projektová zpráva
Výkonnost projektu Čeho bylo dosaženo, důvody Administrativní výkonnost Posouzení administrativních postupů Organizační struktura Identifikace modifikací, které mohou pomoci budoucím projektům Techniky projektového managementu Doporučení pro zlepšení v budoucích projektech ASP - Projektové řízení

91 ASP - Projektové řízení
Příklady projektů ASP SPP - Společnost přátel přírody – patron lesa Domov Sue-Ryder – výstavba centra pro seniory Aktuality | Portus – chráněné bydlení Slapy, akce cihla ASP - Projektové řízení

92 REFERENCE

93 ASP - Projektové řízení
Knihy, příručky Základní Svozilová A., Projektový management, Grada Publishing, Praha, 2006, ISBN Dvořák D., Řízení projektů, Computer Press, Brno, 2008, ISBN Doporučená Hyndrák K., MS Office Project – Hotová řešení, Computer Press, Brno, 2008, ISBN Fiala P., Projektové řízení – modely, metody, analýzy, Professional Publishing, Praha, 2004 ISBN X Vacek J., Rozhodování za rizika a nejistoty, ZČU, Plzeň, 2008, ISBN ASP - Projektové řízení

94 Děkuji za pozornost dotazy, připomínky?