Time management Ing. Helena Smolová, Ph.D..

Prezentace na téma: "Time management Ing. Helena Smolová, Ph.D.."— Transkript prezentace:

1 Time management Ing. Helena Smolová, Ph.D.

2 Obsah

3 Charakteristika TM Time management = vyvíjející se a praxí neustále prověřovaná metodika racionálního využití času.

4 Formulace cílů Cíle = vědět, kam se dostat: profesní cíle,
duševní cíle (schopnosti a dovednosti, které se chci naučit), rodinné a sociální cíle, duchovní cíle (smysl života a konání), finanční cíle.

5 Formulace cílů Napište si své nejdůležitější cíle v hlavních oblastech života. V které životní oblasti máte své cíle nejméně vyhraněné a jasné? Jsou vaše životní oblasti v rovnováze? Je třeba z právě provedeného zjištění vyvodit nějaký závěr?

6 Formulace cílů Cíle: měřitelné, uskutečnitelné, pozitivně formulované.

7 Stanovování priorit Pravidlo 80/20 podle Pareta, Eisenhowerův princip,
pravidlo ABC, metoda párového porovnávání, pohled z helikoptéry.

8 Stanovování priorit Paretův princip: zhruba 20 % činností přináší až 80 % výsledků – pokud člověk své úsilí nerozmělňuje na množství malých a téměř bezvýznamných úkolů a zaměří se zejména na těch pár úkolů opravdu důležitých, dosáhne lepších výsledků.

9 Stanovování priorit Sepište deset činností, které chcete zvládnou v následujícím týdnu. Pravděpodobně nebudete mít čas na to, abyste stihli všechno → Paretův princip: vyřízením dvou nejdůležitějších úkolů dosáhnete % možného úspěchu.

10 Stanovování priorit Eisenhowerův princip:

11 Stanovování priorit Seznam priorit produktového manažera
reklamní pošta, ověření faktur a jejich předání dále, aktivní odpočinek, prohlédnout si řetězové y s vtipnými videoklipy, projekt s blížícím se termínem odevzdání, naplánování nových produktů, ověření a analýza prodejních čísel, internetové rešerše, nevyžádané nabídky na nepotřebné produkty a služby, odpověď na důležitou poptávku, četba několika důležitých zpráv, pošta (oběžník), návrh inzerátu na místo praktikanta, zpracování výrobních dat formou diagramů, vyzkoušet různé obrázky krajiny jako spořiče obrazovky, vyhledání fotografií pro projektovou prezentaci a grafická úprava textů, vyřešení chyb ve výrobě před uvedením nového produktu na trh a problému s expedicí, schůzka s výměnou zkušeností na přání pana Tkáče.

12 Stanovování priorit Seznam priorit produktového manažera
Priorita A: projekt s blížícím se termínem odevzdání; vyřešení chyb ve výrobě před uvedením nového produktu na trh a problému s expedicí. Priorita B: naplánování nových produktů, ověření a analýza prodejních čísel, aktivní odpočinek, internetové rešerše, odpověď na důležitou poptávku. Priorita C: ověření faktur a jejich předání dále, četba několika důležitých zpráv, pošta (oběžník), návrh inzerátu na místo praktikanta, zpracování výrobních dat formou diagramů, vyhledání fotografií pro projektovou prezentaci a grafická úprava textů. Priorita D: reklamní pošta, nevyžádané nabídky na nepotřebné produkty a služby, schůzka s výměnou zkušeností na přání pana Tkáče, prohlédnout si řetězové y s vtipnými videoklipy, vyzkoušet různé obrázky krajiny jako spořiče obrazovky.

13 Stanovování priorit Metoda ABC: praktické využití Paretova principu.
Jde o rozdělení konkrétních úkolů do skupin podle toho, jak jsou důležité pro dosažení konkrétního cíle. Podíl úkolů A-B-C z hlediska časové náročnosti neodpovídá jejich podílu na hodnotě všech úkolů.

14 Stanovování priorit Metoda ABC:
A (musí se udělat) – ty nejdůležitější činnosti, kterým by se člověk měl věnovat přednostně. → 15 % pracovního času, 65 % výsledků. B (mělo by se udělat) – důležité položky → 20 % pracovního času, 20 % výsledků. C (mohlo by se udělat) – denní rutinní činnosti → 65 % pracovního času, 15 % výsledků.

15 Stanovování priorit 1. Vraťte se k 10 úkolům pro příští týden.
2. Roztřiďte je podle důležitosti (podle Vašeho užitku nebo hodnot pro dosažení Vašeho cíle, životních hodnot atd.). 3. Zhodnoťte Vaše úkoly podle vzoru ABC: - prvních 15 % jsou A = úkoly (velmi důležité), - dalších 20 % jsou B = úkoly (důležité, významné), - zbylých 65 % jsou C = úkoly (méně důležité). 4. Podle toho přezkoumejte Váš časový plán (plánovanou časovou potřebu), zda Vaše časové možnosti odpovídají významu úkolů.

16 Stanovování priorit Metoda párového porovnávání: používá jednoduchý princip hodnocení pro dva úkoly. Porovnáme úkoly a důležitější vždy označíme krížkem. Máme-li čtyři úkoly, porovnává se první úkol ke druhému, ke třetímu a ke čtvrtému, druhý ke třetímu a ke čtvrtému a nakonec třetí ke čtvrtému.

17 Stanovování priorit Běžný To-do list vypadá následovně:
1. Zavolat partnerce/partnerovi ohledně změny plánu na večer. 2. Propustit Pavla Nováka pro hrubé poručení pracovní kázně. 3. Dokončit rozpočet. 4. Odpovědět na y, které se týkají běžných provozních záležitostí.

18 Stanovování priorit Pravděpodobný výsledek:
1. Zavolat partnerce/partnerovi ohledně změny plánu na večer. 2. Propustit Pavla Nováka pro hrubé poručení pracovní kázně. 3. Dokončit rozpočet. 4. Odpovědět na y, které se týkají běžných provozních záležitostí. Výsledné pořadí: 2, 1, 3, 4.

19 Stanovování priorit Pohled z helikoptéry: metoda rozděluje jednotlivé úkoly, aktivity a čas na jejich provedení do šesti úrovní → nadhled nad úkoly a pomoc při rozhodování o prioritách. Úroveň 1: aktivity jsou vykonávány pohotově, tak jak přicházejí průběžně na řadu. Úroveň 2: zjištění, jaké činnosti jsou potřeba udělat ihned (porovnává i jejich důležitost). Úroveň 3: vychází z činností, které jsou potřeba udělat v nejbližších hodinách.

20 Stanovování priorit Pohled z helikoptéry:
Úroveň 4: aktivity jsou potřeba učinit v nejbližších dnech, týdnech aj., dlouhodobé záměry se řadí do dalších skupin. Úroveň 5: založena na tom, čeho bychom měli dosáhnout v nejbližších měsících → rozhoduje se o důležitosti momentálních pracovních cílů a o rovnováze mezi pracovním a soukromým životem. Úroveň 6: čeho chceme dosáhnout v širším kontextu = nadhled nejen nad současností ale i nad sebou.

21 Plánování času Vytváření časového snímku. Zásady a metody.
Denní plánování. Týdenní a měsíční plánování.

22 Plánování času Vytváření časového snímku dne: audit pracovního rozdělení všech pracovních dnů v týdnu. Princip = rozdělení každého dne na patnáctiminutové úseky → na konci každé hodiny se zaznamená, jak bylo s časem vynaloženo. Inventura, jak je na tom člověk s časem – jaké činnosti vykonává, na čem pracuje, kde jsou „ztráty času“ a prostor k úsporám. 

23 Časový snímek dne

24 Plánování času Zásady plánování času:
Pokud je to jen trochu možné, všechno si zapisovat → skutečná představa o tom, co náš čeká. Odhadovat, kolik času která činnost zabere → zpočátku mírná rezerva – od 1/10 až po 40 % pracovního času (může pomoci časový snímek). Rezervní program, nastanou-li nepředvídatelné okolnosti.

25 Plánování času Náročné činnosti do tzv. produktivního času a do doby, kdy jsme nejméně vyrušováni. Podobné aktivity spojovat do účelných celků nebo je zařazovat do plánu následně po sobě. Na konci pracovního dne kontrola, jak si člověk v plnění úkolů → poučení z nezdarů a plánování nevyřízených úkolů tak, aby šly příště splnit. Neplánují se pouze pracovní povinnosti, ale i čas na vlastní rozvoj, na péči o svou kondici a čas pro rodinu a přátele.

26 Plánování času Denní plánování: písemně, doba bez vyrušování,
výkonnostní křivky, křivka rušivých prvků.

27 Denní plánování Písemný plán: přispívá k lepší motivaci (to, co napíšeme, má relativně větší váhu a důraznost). Uvolňujeme místo v mentální kapacitě (menší pravděpodobnost , že na něco zapomeneme). Teprve pohledem na písemný seznam získáváme skutečný přehled a nadhled nad tím, co musíme a co bychom chtěli udělat.

28 Denní plánování Doba bez vyrušování: tzv. tichá hodinka = doba, kdy se nenecháte vyrušovat ostatními kolegy. Zaznamenávat do diáře.

29 Denní plánování Výkonnostní křivky: každý živý organizmus má v sobě jakési vnitřní hodiny, které řídí pochody v celém těle (biorytmy). Dva chronotypy: skřivani vs. sovy.

30 Plánování času

31 Plánování času

32 Plánování času Která denní doba je dobou vaší nejlepší psychické výkonnosti? Které vaše zvyklosti jsou v souladu s vaším biorytmem, které naopak vašemu biorytmu nevyhovují? V čem můžete zlepšit pravidelnost vašeho života?

33 Denní plánování Křivka rušivých prvků: telefonáty, neohlášené návštěvy, nečekané konzultace, kolegové s pracovními i osobními problémy – tyto rušivé elementy mají svou křivku.

34 Plánování času

35 Plánování času Týdenní a měsíční plánování: Princip oblázků,
sloní technika, kontrolní seznamy pro pravidelné termíny a úkoly.

36 Týdenní a měsíční plánování
Princip oblázků: nádoba, kterou můžete zaplnit = týden, velké oblázky = skutečně důležité věci → úkoly priority A, popř. B, malé oblázky, písek, voda = méně důležité záležitosti a drobnosti → úkoly priority C a D.

37 Týdenní a měsíční plánování
Sloní technika: metoda se používá při řešení náročných a složitých úloh. Je-li třeba zkonzumovat slona, nedá se to uskutečnit najednou, ale v pravidelných dávkách  Složitý úkol si rozvrhneme do menších dílů, které budeme řešit každý den či týden → odpadá strach z rozsáhlosti této úlohy, protože se postupuje po jednotlivých krůčkách.

38 Týdenní a měsíční plánování
Kontrolní seznamy pro pravidelné termíny a úkoly, tzv. checklisty: ucelený seznam kroků či činností, které je potřeba vykonat (rutinní záležitosti). Splněné položky se odškrtávají → přehled o tom, co nás ještě čeká a o čase, který budeme potřebovat. Seznamy redukují riziko chyb, uvolňují kapacitu paměti.

39 Zloději času Osoby nebo činnosti, které způsobují plýtvání časem.
Pro dosažení efektivního hospodaření s časem musí člověk tyto „časožrouty“ identifikovat a snažit se o jejich eliminaci. Průměrný součet ztrátových časů dnešních českých manažerů = 10 – 25 % celkového pracovního času. 

40 Zloději času u VŠ studentů:
vyrušování ostatními členy rodiny, nepříjemné zvuky z okolí, studenti bydlící na koleji – zhoršené podmínky, odbíhání od činnosti, která člověka nebaví, anebo má pocit, že už jí věnoval dostatek času, hledání všemožných důvodů, jak oddalovat školní povinnosti – věnování času věcem všem ostatním věcem (uklízení), sledování televizních programů, které jedince nezajímají, bezcílné brouzdání po internetu,

41 Zloději času u VŠ studentů:
častá kontrola ové pošty, sledování seriálů a filmů, sociální sítě, neustálá kontrola zbylých povinností a plánů, i přes pevně daný rozvrh není výjimkou dlouhé čekání na vyučujícího, začátek semináře/zkoušky, mezery mezi jednotlivými předměty, nadbytek práce (studenti s problémem říci „ne“), zapomnětlivost daná především velkým množstvím nových informací a následným přetížením.

42 Aktuální metody TM metoda S.O.R.U.Z., Getting Things Done,
technika Pomodoro, Helicopter View, Seinfeldova metoda: Nepřetrhni řetěz, čtyřhodinový pracovní týden.

43 Metoda S.O.R.U.Z. Strukturování úkolů:
Sumarizace úkolů – každý plán je třeba promyslet, zohlednit nedokončené úkoly z minula, ale zabránit přecenění sil. Odhad času na jednotlivé úkoly – nutná je schopnost reálného odhadu časové zátěže opřená o zkušenosti (samotný úkol, přestávky, doba k přesunu). …

44 Metoda S.O.R.U.Z. Rezervní čas – minimum doporučené odborníky je 20 % pracovní doby. Určení priorit – brán zřetel na důležitost úkolů, ale i vlastní osobnost člověka (biorytmy). Zpětná kontrola – umožňuje nastavit správné korekční mechanismy ke zkvalitnění práce.

45 Getting Things Done Promyšlený systém pro časový management s důrazem na minimalizování nutnosti si pamatovat povinnosti a rozpracované úkoly. Ukáže vám cestu, jak si své úkoly vytřídit a naplánovat tak, abyste jejich plnění zvládali v klidu, bez stresu, a tedy maximálně efektivně. Poskytuje postupy, abychom méně zapomínali, mohli se lépe soustředit na právě rozdělanou práci, měli přehled o našich závazcích a mohli se tak lépe rozhodovat o dalších krocích.

46 Getting Things Done Pět fází: Sesbírej. Zpracuj. Zorganizuj. Zhodnoť.
Udělej.

47 Getting Things Done Sesbírej: sesbírání úkolů, nápadů, informací, požadavků, předsevzetí, záměrů, přání a dalších záležitostí do předem stanovených „sběrných míst“ – schránek (inboxů). 3 základní pravidla: každý otevřený problém → mimo mysl člověka, počet schránek → co nejmenší, ale i plně postačující, obsah schránek se musí pravidelně vyprazdňovat → zpracovat.

48 Getting Things Done Zpracuj: zpracování obsahu schránek → člověk může realizovat jednotlivé kroky, ale nikdy nezvládne celé projekty, které se z těchto kroků skládají. Zvážení realizovatelnosti položky v daném okamžiku. Nerealizovatelné záležitosti → zahodit, uložit do budoucnosti, reference k již zpracovávané záležitosti se založí. Realizovatelné záležitosti → udělat, delegovat, odložit pro pozdější zpracování (pravidlo 2 minut).

49 Getting Things Done Zorganizuj: zařazení zpracovaných položek na 5 různých míst: Další kroky (co bude následovat), čekající úlohy (nemohou proběhnout dříve, než nastane nějaká událost), projekt (každý úkol, který má více kroků se stává projektem), možná v budoucnu (potenciální úkoly), úkoly, které jsou vázané na kalendář.

50 Getting Things Done Zhodnoť: hodnocení probíhá na několika úrovních:
člověk v každém okamžiku přehodnocuje, zda dělá právě to, co dělat má (přehled dalších kroků a projektů), jedenkrát za týden provádí tzv. týdenní hodnocení, během nějž prochází celý systém a tím jej udržuje aktuální, hodnocení z hlediska tzv. úrovní soustředění.

51 Getting Things Done Udělej: měli bychom mít nastavený systém, podle nějž rozhodujeme o tom, co se bude dělat. Systém GTD vytváří 4 „priority“, podle nichž se rozhodujeme: kontext, v němž se nacházíme, priorita daného úkolu, energie, která nám zbývá, čas, který máme k dispozici.

52 Getting Things Done Možné problémy:
Metoda málo zdůrazňuje, že jednou z možností je také nechat věc být, nedělat to a odmítnout. Začátečník snadno propadne pocitu, že zvládá vše a nabírá si další a další úkoly. GTD málo pracuje se sebemotivací. Většina zkouší najednou vyřešit vše a tráví hodně času výběrem vhodného nástroje, místo soustředění na postupné osvojení návyků.

53 Getting Things Done – zjednodušený rozhodovací diagram

54 GTD pro studenty Schránka na vstupy
Sem budete zaznamenávat všechny příchozí podněty. Blok, složka, sofistikovanější nástroj, software, aplikace – musí být vždy a všude k dispozici! Princip = zaznamenat si všechno, co momentálně poutá vaši pozornost a dostat to z hlavy → člověk nebude přemýšlet, co vše musí vyřídit. Schránku pravidelně (alespoň 1x denně) kontrolovat, zpracovat vstupy, dostat počet položek na nulu.

55 GTD pro studenty Systém hodnocení položek
Rozhodnutí o položkách v inboxu, zda: je můžete stihnout vyřídit obratem, je bude třeba odložit na konkrétní den a čas, kdy mají být splněny, mohou být odloženy do seznamu kontextů a splněny co nejdříve, jak jen to bude možné, nebo jsou součástí nějakého projektu o více krocích.

56 GTD pro studenty Pravidlo 2 minut
Pokud splnění určité položky v inboxu nezabere více než dvě minuty → je nejefektivnější se jí věnovat okamžitě, jelikož její zaznamenání do systému by zabralo více času, než její splnění.

57 GTD pro studenty Použití kalendáře
Diář / kalendář používejte výhradně pro zaznamenání položek, které mají být splněny v konkrétní den a čas. Nezaznamenávat to, co bychom v daný den chtěli stihnout → frustrace z nedokončených položek a z jejich přesunu na další den.

58 GTD pro studenty Použití kalendáře
Na začátku každého semestru si do kalendáře zaznamenat všechny přednášky a cvičení, které jsou v rozvrhu. Usnadnění – vytvoření hodin jako opakovaných událostí a ve dnech „neobvyklého“ volna jednotlivé hodiny individuálně vymazat.

59 GTD pro studenty Seznamy kontextů
Seznamy slouží ke shromažďování položek, které není třeba splnit v konkrétní čas, ale neměly by být dlouho odkládány. Kontexty určují, v jaké situaci bude splnění úkolu nejvhodnější (u PC, v knihovně, doma, při pochůzkách ve městě, na u, v posluchárně apod.).

60 GTD pro studenty Seznamy kontextů knihovna – pro půjčování knih,
studovna – kvůli přístupu do informačních databází, internet – pro věci, ke kterým je potřeba internetové připojení, počítač – pro věci, ke kterým je třeba počítač, ale může být bez připojení k internetu, škola – pro všeobecné věci, které lze splnit jen ve škole, agenda – pro setkání s jednotlivými lidmi. Klidně se vyplatí vytvořit si kontext pro každého důležitého člověka, se kterým jste častěji v kontaktu, doma – pro všeobecné věci, které lze splnit jen doma, telefon – pro řešení věcí po telefonu.

61 GTD pro studenty Projektové plány
Všechny položky, které ke svému splnění potřebují více než dva kroky. Základ = zaznamenání položky do seznamu projektů a určení, jaký je další krok k jejímu splnění → s tímto krokem je třeba nakládat jako s každou položkou v inboxu, tzn. rozhodnout, kdy je možné ji splnit.

62 GTD pro studenty Projektové plány
Složky projektů podle jednotlivých předmětů, např. Strategický management a analýza. V každé složce jsou umísťovány jednotlivé projekty (úkoly, seminární práce, přípravy k testu) a jejich další kroky, které patří do daného předmětu. Ukázkovým projektem může být zpracování SP: Co všechno je potřeba, které informace, které knihy, které články; přiřadit kontexty; sesbírat materiál; pročíst ho; vybrat potřebné pasáže a ty začlenit do vlastního textu; doplnit grafickými náležitostmi; zkontrolovat práci; zasadit ji do šablony; odevzdat.

63 GTD pro studenty Týdenní hodnocení
Je nutné ohlídat, abyste se svým studijním povinnostem věnovali systematicky. Týdenní hodnocení může sloužit k usnadnění plnění školních povinností. I ve studentské sféře máte určité závazky, úkoly a termíny, které musíte plnit a dodržovat.

64 GTD pro studenty Týdenní hodnocení
Vyhraďte si pro něj pravidelný čas – pro studenty je optimální neděle – je opravdu důležité zavést tuto pravidelnost a konzistentně ji dodržovat. Projděte si svůj kalendář, , případně univerzitní informační systém, diskuzní stránku Vašeho ročníku nebo studentské skupiny – nesedět na chatu! Naučte se používat „trigger list“ (seznam podnětů k nehotovým položkám) → napomáhá k tomu, abyste nezapomněli na nic, co poutá vaši pozornost. Zaznamenejte si úkoly a události. Po sesbírání všech podnětů a projití „trigger listu“ si zapište úkoly a události do svého úkolníčku, kalendáře, případně osobního organizéru.

65 GTD pro studenty Trigger list

66 GTD pro studenty – vlastní Trigger list sestavený za pomocí myšlenkové mapy

67 Technika Pomodoro Základ = úsek 25 minut (Pomodoro), kdy se soustředíte pouze na práci –na jeden konkrétní úkol, nepřeskakujete z činnosti na činnost jinou. Následuje 5 minut pauza (občerstvení, protažení apod.). Po ukončení čtyř Pomodoro úseků – větší pauza (15-30 minut).

68 Helicopter View Např. jednou měsíčně v rámci úkolů a aktivit.
Jednou ročně v rámci svého osobního rozvoje. Položení následujících otázek: Na jakých úkolech, aktivitách, projektech v současné době pracuji? Splnění kterých úkolů mi přinese největší užitek? Které úkoly se mne vlastně netýkají, které musím odmítnout? Do jaké míry si mohu zodpovědět následky toho, když ten či onen úkol vynechám?

69 Helicopter View Které úkoly mohu delegovat?
Které úkoly musím bezpodmínečně splnit na 100 %, u kterých stačí menší kvalita? Kolik času mám skutečně k dispozici, abych jej v rámci plánování mohl rozdělit na jednotlivé aktivity? Na jakých velkých projektech v současnosti pracuji, jakých cílů tím chci dosáhnout? Kde se nacházím v průběhu realizace těchto projektů? Jaké mám přednosti? Na co mám talent? Jaké mám představy o ideální situaci v oboru, v němž pracuji?

70 Helicopter View Jaké mám představy o ideální situaci v mé privátní sféře? Čeho chci dosáhnout, jaké mám priority? Co dělám v současnosti pro to, abych své cíle a představy uskutečnil? Kde se nacházím ve svém osobním a profesním vývoji? Které dílčí cíle jsem si stanovil? Z čeho mám radost? Co mne motivuje?

71 Seinfeldova metoda: Nepřetrhni řetěz
Spočívá v kontinuitě a v přesvědčování sebe sama k dosažení vysněných cílů. Pomůcka – nejlépe obrovský nástěnný kalendář s políčky pro každý + červený zvýrazňovač. Volba činnosti, kterou chceme dělat každý den → splnění = křížek na daném dni v kalendáři. „Řetěz“ křížků slouží jako motivace jej nepřetrhnout.

72 Čtyřhodinový pracovní týden
Timothy Ferriss (2010) v své publikaci pojednává o oproštění se odběžného pracovního stereotypu → návod na to, jak nebýt celé produktivní období svého života svázán běžnými pracovními praktikami, které člověku zabírají neúměrné množství času. Nejedná se o klasickou metodu řízení času → lze získat zcela nový pohled na problematiku organizace svého vlastního života.

73 Čtyřhodinový pracovní týden
Čtyři kroky (DEAL): 1. DEFINICE (definovat a přehodnotit stávající zavádějící pravdy a stanovit si nové priority a cíle). 2. ELIMINACE (odložit zastaralé pojetí TM a zvýšit svoji produktivitu v souvislosti s eliminací času, který je potřeba vynakládat na práci). 3. AUTOMATIZACE (automatizace získávání příjmů za zlomek času). 4. OSVOBOZENÍ (oproštění se od běžného stylu života, otevření nových možností).

74 TECHNOLOGIČTÍ POMOCNÍCI

75 Tomatoi.st Metoda Pomodoro.
Měří pomodoro jednotku (25:00), krátkou pauzu (5:00), dlouhou pauzu (15:00). Web si pamatuje průběh a vypisuje, kolik již jednotek či přestávek jste využili. Pamatuje si údaje podle nicku/jména.

76 Po.modoro.cz Metoda Pomodoro. Odpočítává 25 minut.
Vhodný pro Google Chrome.

77 PomoTime Metoda Pomodoro.
Měření času, správa a editace úkolů, neplánovaných činností a vyrušení.

78 Tomato Timer Metoda Pomodoro. Bez registrace.
Jednoduchá tlačítka s odečítáním času – start, stop, reset – a dlouhou nebo krátkou přestávkou. Triviální ovládání; pro Pomodoro techniku skvěle připravené.

79 Gantter for Google Drive
Jednoduchý nástroj na správu projektů. Program je složený ze tří základních modulů, které se vzájemně prolínají. Úkoly, na nichž lze vidět, kdo má úkol v rámci projektu na starosti, v jaké je fázi řešení, co mu předcházelo, kdy má být ukončen. Zdroje (tedy práci a materiál). Organizace kalendáře. Ideální aplikace pro řízení projektů – poskytuje přehled o jejich plnění a práci jednotlivých osob.

80 Trello Služba vychází z metodologie Kanban.
Slouží jako virtuální nástěnka jak pro jednotlivce, tak pro týmy/společnosti. Základní varianta je bezplatná. Na jedno místo (nástěnku) jsou připínány úkoly či témata, která se řeší – lze pod nimi diskutovat, sdílet je, přesunovat atp.

81 Rescue Time Verze Solo Lite zdarma (registrace).
Zadáváte požadavky na skladbu vašeho času stráveného u PC – produktivní práce vs. nicnedělání. Kolik hodin a minut jste týdně strávili na Facebooku, Twitteru nebo čtením mailů, kolik z toho jste něco sepisovali ve Wordu a podobně. Možnost blokovat stránky.

82 Personal Activity Monitor
Desktopový nástroj. Bez možnosti jakéhokoliv nastavení poskytuje statistiku používanosti všech aplikací.

83 Doit.IM Aplikace dostupná pro většinu existujících platforem i pro web ve formě rozšíření pro Chrome. Určena pro metodu GTD. Soustředí se zejména na práci s projekty a kontexty, nabízí komplexní řešení pro plánování a plnění úkolů (synchronizace s dalšími zařízeními). Aktuálně nejlepší aplikací v Chrome pro tento účel. Služba je placená (dva dolary na měsíc, případně na 20 dolarů za rok).

84 Remember the milk Aplikace pro to-do listy – zapisujete úkoly podle jednotlivých témat (studium, práce, osobní). Úkolům lze přiřadit relevantní odkazy, data, termíny nebo priority, lze vytvářet poznámky. Upozornění na blížící se události prostřednictvím u nebo SMS. Lze synchronizovat s dalšími aplikacemi a sdílet s dalšími uživateli. V češtině, nutná registrace (zdarma). Lze upravit podle metody GTD.

85 Wunderlist Pomocník pro vytváření to-do seznamů, hlavně pro uživatele, kteří používají vícero zařízení (PC, mobil, tablet). Nutná registrace. Dostupný na většině desktopových a mobilních operačních systémů. Nabízí organizaci úkolů do složek, ty lze sdílet s dalšími uživateli online a lze tak plánovat a plnit úkoly ve více lidech. Každý z úkolů může mít několik podúkolů, lze k němu přidat poznámku, budík nebo opakování.

86 ToDoList Software pro správu úloh, který umožňuje vytvářet úkoly, opakovaně je přerozdělit na menší, lépe zvládnutelné části. Nabízí jednoduché a intuitivní uživatelské prostředí.

87 Toodlero Nástroj na správu úkolů.
Vychází z klasického odškrtávání úkolů; není spojen s metodou GTD. Jednotlivé úkoly je možné pokročilým způsobem organizovat; velice dobře je řešena možnost spolupráce více uživatelů na jednom projektu. Filtry, upozornění, přehled nejdůležitějších a naléhavých úkolů, plánování apod. Systém je možné si poměrně pečlivě přizpůsobit vlastním potřebám.

88 Life Balance Software pro správu úkolů a času pro Windows, Mac, Palm a iPhone (implementaci GTD s několika zajímavými vlastnostmi). Demo zdarma, jinak placený software. Ve stromové struktuře si nadefinujete jednotlivé oblasti života (práce, rodina, zdraví, kondice, osobní rozvoj atd.) Ty se dále větví na projekty, podprojekty a jednotlivé úkoly. Položkám se nastavuje důležitost, termíny atd.

89 Business Calendar Free
Aplikace pro Android. Ukládá schůzky na Google, aby se synchronizovaly s Outlookem v práci, doma, na notebooku atd. Zoomovatelný vícedenní pohled (1-14 dny). Grafická a textová prezentace poznámek. Vyhledávání. Rychlý denní přehled při přidávání nové události. Mnoho možností pro opakované události.

90 Asana Nástroj pro řízení celého týmu v rámci projektu.
Nabízí komplexní správu projektů s velkou možností interakce mezi jednotlivými členy týmu. Úkoly lze přiřazovat konkrétním lidem, přidávat komentáře a podúkoly, přikládat soubory z Disku Google nebo z počítače, či štítkovat pro lepší přehled. Synchronizace s kalendářem Google. Zdarma pro tým až patnácti lidí, pro větší počet členů je dostupná za měsíční poplatek od dolarů výše.

91 Evernote Zapisování poznámek i s multimediálním obsahem – můžete zde kreslit, připojovat fotky, obrázky, internetové odkazy, webové stránky, videa. (GTD), Zdarma, multiplatformní a je okamžitě synchronizována ve všech zařízeních. Lze poté sdílet s kýmkoliv a společně je upravovat. Lze označit i štítky nebo vyhledávat.

92 DĚKUJI ZA VÁM ZA POZORNOST 

93

94 Nástroje TM Klasické nástroje: Moderní nástroje: kalendáře, diáře,
checklisty, to-do listy. Moderní nástroje: elektronické kalendáře, to-do listy, plánovací systémy.

95 Nástroje TM Plánovací systémy: papírové plánovací systémy,
elektronické plánovací systémy: PIM v osobních počítačích (PC), PIM v kapesních počítačích (PDA).

96 Nástroje TM Čas a moderní technologie: mobilní telefony,
osobní počítače, Internet, .

97 The Action Method Založena na metodologii a softwaru společnosti Behance. Stejně jako GTD přistupuje k úkolu (záležitosti) jako k projektu.

98 The Action Method Akční kroky (ActionSteps): Reference (References):
jednotlivé „realizovatelné“ záležitosti definované „činnostními slovesy (zavolat, poslat atd.). Reference (References): Poznámky, odkazy, soubory, náčrtky → všechny informace, které se vztahují k projektu a vytváří kontext k Action Steps.

99 The Action Method Kompostiště (Bacburners): Diskuse (Discussions):
Místo, kam se odloží prozatím nepotřebné nápady a nechají se dozrát. Až přijde jejich čas, z dosud neakčních položek se stanou akční. Diskuse (Discussions): Odlišné od klasického vedení databáze. V samostatné kategorii diskusí může celý tým komunikovat – a spoluvytvářet dokumenty, probírat jejich jednotlivé verze vývoje projektu – přehledně a všechno na jednom místě.

100 The Action Method Události (Events):
Všechna klíčová data spojená s průběhem projektu – vedle milníků a klíčových okamžiků až po data nebo poznámky z jednotlivých porad.

101 Stanovování priorit Metoda maltézského kříže: roztřídění úkolů do čtyř kategorií: Proaktivní plánované úkoly jsou důležité úkoly, které posunují celou organizaci, firmu kupředu. Rutinní, běžné, všední úkoly, které nepovedou k cestě vpřed, ale jejich ignorování nás dostane o velký kus vzad. Reaktivní události, minikrize (pomoc ostatním). Zloději času – rušivé vnější nebo vnitřní elementy, které kazí time management.