IT podpora projektového řízení

Prezentace na téma: "IT podpora projektového řízení"— Transkript prezentace:

1 IT podpora projektového řízení
Miroslav Lorenc

2 IT pro podporu PM Komunikace členů týmu Nástroje pro podporu řízení
Podpůrné nástroje

3 Komunikace Osobně IM Telefon Videokonference

4 K čemu potřebujeme SW Komunikace mezi členy týmu Plánování Sledování
Úkoly a zdroje, kritická cesta,… Sledování Čas Náklady Zdroje Kvalita Změny Vyhodnocení Výstupy

5 Sdílení dokumentů Sdílení DOC, XLS, apod. On-line nástroje Google docs
Office Live Workspace ZOHO Formáty .doc, .rtf,.odt, .csv, .xls, .ods, .ppt Web Access

6 Podporované prohlížeče
docs.google.com Jednoduchá registrace přes Snadné sdílení, práce více lidí najednou Verzování dokumentů Offline Podporované prohlížeče Mozilla Firefox: Mozilla SeaMonkey: 1.0+ Internet Explorer: 6.0+

7

8 workspace.officelive.com Nutná registrace přes LiveID apod.
Možnost propojení s MS Office přes plugin Videoukázka

9

10 Klasický projekt Velké množství úkolů Existence vazeb (závislostí)
Termíny (milníky) Více zdrojů Pracovní Materiálové

11 Informace Seznam lidí a jejich přiřazení úkolům
Přehled o možnostech splnění úkolů při aktuálním přiřazení zdrojů Varování v případě rizika Nesplnění termínu Přetížení zdrojů,… Sledování průběhu

12 Software Desktop 1 osoba, 1PC, ukládání do souboru Možnosti sdílení?
Web Internet, intranet, web prohlížeč Multi-user Rychlost?

13 Proč využít SW podporu řízení?
Shromáždění požadavků, úkolů, zdrojů,… Roztřídění Přidělování Časová náročnost jednotlivých fází Návaznosti Přehlednost

14 Výhody SW podpory Lepší načasování, sledování
Snadnější změny, aktualizace Průběžné výstupy v reálném čase Kontrola nad plněním úkolů, limitů, nákladů Lepší spolupráce mezi členy projektového týmu Někdy i nevýhody

15 Workflow Cíl Plánování Závislosti Omezení Rozvržení času
Kritická cesta Vykazování

16 Cíl projektu Identifikace hlavních fází projektu
Vytvoření úkolů a jejich logická návaznost Rozsah Rozdělení do menších projektů Upřesnění cíle

17 Plánování Úkoly Zdroje Lidé Vybavení Materiál
Zajistit vhodné kombinace Různé kombinace  různá náročnost Nejrychlejší, nejlevnější,…

18 Závislosti Které úkoly na sebe navazují
Které úkoly jsou na sobě závislé Kdy je potřeba který úkol splnit

19 Omezení Lhůty Nutné pořadí úkolů Neurčitost …

20 Rozvržení času Sledování, plnění jednotlivých fází Přehled / Rozvrh
Co je potřeba udělat, jak dlouho to bude trvat Project 2007 – 11 různých směrných plánů Pomáhá sledovat plnění plánu Byl původní plán reálný? Je potřeba plán upravit? Východisko pro budoucí obdobné projekty

21 Plánování kritické cesty
Nedodržení termínů u některých úkolů nutně vede ke zpoždění celého projektu Start A C F G Cíl D B E H 2 2 2 2 2 1 2 6 2 3 2 4

22 Vykazování Monitorování Zaznamenávání
Aktualizace termínů a nákladů při změně vstupních dat Jednoduché sdílení

23 MS Project

24 Řízení projektů MS Projekt není jediný nástroj, ale je hodně využívaný
Další produkty Bugzilla Primavera P3 Mind mapping software 3M systém …

25 MS Project Project 2007 – představení [EN] Nástroje na řízení projektů
Průvodce projektem, šablony Průběžné sledování projektu Integrace s MS Office  výstupy Srovnání verzí Project na

26 MS Project 2007 Sledování zdrojů problémů a dopady změn
Experimentování se scénáři citlivostních analýz Snadná kontrola financí Flexibilní sledování a analýzy projektů 3D Ganttův diagram

27 MS Project 2003

28 MS Project 2007

29 MS Project Professional
Pro velké organizace Možnost připojení k Project Serveru Společné prostředky Web Access

30 Popis prostředí

31 Výchozí nastavení Zde se nastaví společná nastavení pro projekty

32 Časová osa Podle délky projektu zvolíme odpovídající jednotky času

33 Stanovení počátku projektu
Nový projekt Projekt – Informace o projektu Od začátku nebo od konce?

34 Vložení úkolu Zápis do seznamu úkolů Zápis do vstupního řádku
Klávesa Insert Tažením myší v Ganttově diagramu … Insert vkládá řádky – vhodné např. pro vložení prázdných řádků mezi úkoly

35 Nový úkol Vložení nového úkolu mezi existující
Označíme řádek následujícího úkolu Klikneme na záhlaví řádku Z místní nabídky vybereme Nový úkol Nebo Insert

36 Dílčí úkoly Posunutí myší za počátek textu Tlačítko na panelu nástrojů
Projekt – Osnova – Zvětšit odsazení ALT + SHIFT +  Možno aplikovat na více úkolů najednou Označení myší SHIFT CTRL

37 Přesun úkolu Kopírování úkolů je možné kopírováním buněk
Pro vyjmutí a vložení je potřeba označit celý řádek S úkolem se přesouvají všechny podřízené úkoly Údaje na místě vložení se vždy přepíší!

38 Trvání úkolu Dvojklik na úkol Klik na buňku ve sloupci Doba trvání
Zahájení Dokončení Posun sloupce v Ganttově diagramu

39 Délka úkolu m  minuty h  hodiny (60minut) d  dny (např. 8 h)
t  týdny (např. 40 h) měs  měsíce (např. 20 d) ?  odhad p  dny? ud  uplynulé dny 0d  milník

40 Informace o úkolu Místní nabídka nad záhlavím sloupce SHIFT + F2
Nabídka Projekt – Informace o úkolu Ikona na panelu nástrojů Standardní

41 Opakování úkolu Vložit – Opakovaný úkol

42 Termíny Lhůta Nejzazší termín splnění úkolu
Informace o úkolu – Upřesnit Konečný termín V Ganttově diagramu se zobrazí jako Milník Specifický moment, který vyžaduje pozornost Nastavíme dobu trvání na 0

43 Komentáře k úkolům Informace k úkolu – karta Poznámky
Můžeme vkládat text i objekty z jiných aplikací Tisk poznámek  Soubor – Vzhled stránky – Zobrazení – Tisknout poznámky Poznámky budou na konci tisknuté strany resp. na posledních stránkách tisku

44 Závislosti Vazby úkolů FS: Dokončení–Zahájení SF: Zahájení–Dokončení
SS: Zahájení–Zahájení FF: Dokončení–Dokončení

45 Závislosti Návaznost několika úkolů Označíme úkoly CTRL+F2 Ikona
Úpravy – Vytvořit vazbu mezi úkoly

46 Závislosti Stanovení předchůdců
Zapsání čísla úkolu do sloupce Předchůdci Přetažení vazby v Ganttově diagramu Označení více úkolů a kliknutí na vazbu Zapsání na kartě Předchůdci v Informacích o projektu Automatické přepočítání zahájení a dokončení Závislostí může být i několik (oddělovač ;)

47 Rozdělení úkolu na části
Místní nabídka nad sloupcem v Ganttově diagramu Ikona na panelu nástrojů Standardní Nabídka Úpravy – Rozdělit úkol

48 Splnění úkolu K jednotlivým úkolům můžeme přiřadit jejich (částečné) dokončení

49 Plán vašeho projektu

50 Ganttův diagram MS Project GanttProject SmartDraw OmniPlan …

51 Ganttův diagram v Excelu

52 Ganttův diagram v Excelu

53 Myšlenkové mapy MindManager Freemind

54 Právní aspekty Osobní využití Studijní, vědecká apod. činnost Komerční využití

55 Děkuji za pozornost Miroslav Lorenc